4 Eenvoudige Manieren om Documenten van Klanten te Krijgen (+3 Hacks om Uw Documentstroom te Automatiseren)

Als uw belasting- of accountantskantoor regelmatig documenten van klanten ontvangt, kan de portal software voor klantdocumenten u helpen tijd en geld te besparen en tegelijkertijd de klantervaring te verbeteren. Het proces van verzenden, herinneren, wachten en vervolgens controleren of alle documenten zijn ontvangen kost veel tijd en middelen.

Wanneer u effectieve manieren voor klanten creëert om documenten te uploaden en voor werknemers om documenten te controleren, verbetert dit de workflow van uw hele bedrijf.

Door portals voor klantdocumenten te gebruiken, creëert u manieren waarop uw klanten documenten kunnen uploaden zonder dat u ze steeds opnieuw hoeft te herinneren of pingen. Nadat u de klantbestanden heeft ontvangen kunt u TaxDome zelfs gebruiken om uw portal een stap verder te brengen met workflowautomatisering.

4 Manieren om Klantdocumenten te Krijgen

Klantdocumenten vormen een belangrijk onderdeel van uw workflow. Zonder ze kunt u uw werk niet doen. Hoewel er veel manieren zijn om aan de documenten die u nodig hebt te komen, kunt u gecentraliseerde platforms zoals TaxDome  gebruiken voor het uploaden en organiseren van klantdocumenten.

1. Gedeelde Team Inbox en E-mailsynchronisatie

Door uw e-mail te synchroniseren met TaxDome, kunt u het uploadproces van documenten stroomlijnen. Wanneer uw e-mail is gesynchroniseerd, worden klantbestanden geüpload naar hun profiel in de TaxDome CRM. Geen “download het hiervandaan en upload het hier” meer voor uw team – alles wordt automatisch opgeslagen. 

Synchronisatie werkt als een gedeelde inbox voor uw team – u hoeft niet iedereen te ccen, alle teamleden met toegang tot de klant kunnen uw e-mailcommunicatie met de klant zien. 

Wanneer u een gedeelde team inbox en e-mailsynchronisatie gebruikt, kunt u tijd besparen terwijl u al uw teamleden op de hoogte houdt. 

2. Organizers en Vragenlijsten

Een andere eenvoudige manier om klantdocumenten te krijgen is door vragenlijsten te verzenden waarbij documenten moeten worden geüpload. U kunt vragen stellen waarbij een document moet worden geüpload. Als u deze vragen verplicht maakt, kunnen klanten deze stappen niet overslaan. 

TaxDome maakt het eenvoudig om vragenlijsten te maken met behulp van de tool Organizers. Organizers stroomlijnen het onboarding proces en maken het gemakkelijk om de klantdocumenten te krijgen die u nodig hebt zonder meerdere keren heen en weer te hoeven gaan.

Stel in voor welke klanten de Opdracht beschikbaar zal zijn, herhalingsfrequentie, begin- en einddatums, voeg automatiseringen toe.

Door aangepaste Organizersjablonen te maken, wordt het nog gemakkelijker om op deze manier documenten te krijgen.

• Organizersjablonen kunnen met behulp van automatiseringen naar meerdere klanten tegelijk worden gestuurd, zodat uw team kostbare tijd bespaart die men aan belangrijkere taken kan besteden.
• Klanten krijgen altijd een vragenlijst toegestuurd en belangrijke vragen worden niet vergeten.
• U kunt automatische herinneringen instellen die vergeetachtige klanten voor u pingen, zodat u niet hoeft te onthouden welke klant u nog een organizer schuldig is.

Organizers en vragenlijsten zijn een geweldige manier om feedback van uw klanten te krijgen zonder frustrerend heen en weer gevraag. Vraag specifieke informatie van uw klanten aan met behulp van een sjabloon en besteed minder tijd aan het verkrijgen van de informatie die u nodig heeft om uw werk te doen.

Kies de beste online tools voor het maken van formulieren om uw praktijk te stroomlijnen. Lees meer in onze vergelijking.

3. Veilig Uploaden van Documenten

Sommige klanten zijn niet zo technisch onderlegd als andere, maar u heeft hun documenten nog steeds nodig. Als klanten niet kunnen inloggen op de documentenportal kunt u een beveiligde link maken waarmee ze hun bestanden kunnen uploaden door middel van slepen en neerzetten. Nadat de documenten zijn ingediend kan de toegang worden ingetrokken om alles veilig te houden.

Leer hoe u de gevraagde documenten van niet-techneuten kunt ontvangen zonder dat zij er moeite voor hoeven te doen:

4. To-Do-Lijsten voor Klanten

Het kan handig zijn om to-do-lijsten voor klantdocumenten te maken. Klanten kunnen alle documenten zien die ze moeten verzenden en taken afvinken terwijl ze bestanden verzenden.

Bij TaxDome kunt u beveiligde berichten gebruiken om checklists te versturen. Zodra klanten alle items op de lijst hebben aangevinkt, ontvangt uw team een melding. Dit bespaart kostbare tijd omdat u niet voortdurend hoeft te controleren of alle documenten zijn ingediend.

Checklists zijn een eenvoudige en vertrouwde manier om documenten van klanten te krijgen. Zo werkt het:

• Uw team stuurt een direct bericht met een checklist naar een klant.
• De klant uploadt het bestand naar het bericht.
• Ze kunnen zelfs documenten rechtstreeks vanaf hun mobiele telefoon scannen en delen.
• Het bestand wordt automatisch opgeslagen in uw CRM in het account van de klant.

Om tijd te besparen kunnen teamleden berichten handmatig verzenden of ze kunnen automatisch worden verzonden via automatisering. U kunt bijvoorbeeld automatisch maandelijks of driemaandelijks berichten met checklists verzenden om de documenten van uw salaris- of boekhoudklanten te krijgen. 

3 Hacks om de Documentstroom te Automatiseren

Wilt u het uploadproces van documenten stroomlijnen en nog meer tijd besparen? Hier zijn drie hacks om uw documentenstroom te automatiseren.

1. Stuur organizers en To-Do’s in bulk

De meeste organizers en checklists lijken veel op elkaar, dus u kunt ze bijvoorbeeld één keer maken en ze in bulk naar meerdere klanten sturen. U wilt bijvoorbeeld uw boekhoudklanten om bankafschriften vragen en uw fiscale klanten om hun vorige aangiften.

Met TaxDome kunt u deze allemaal in bulk versturen, zodat meerdere klanten tegelijkertijd de Organizer of checklist ontvangen. 

Of u nu klanten eraan moet herinneren dat er documenten ontbreken, of u wilt dat klanten hun aangifte inkomstenbelasting verzenden, bulkberichten en organizers besparen kostbare tijd en helpen dingen georganiseerd te houden.

2. Voeg Tags Toe Om Eenvoudig Te Filteren

Klanten moeten verschillende bestanden naar uw bedrijf uploaden en het bijhouden van deze uploads kan vervelend zijn.

Met TaxDome kunt u tags bij de klanten toepassen wanneer ze specifieke documenten uploaden. U kunt een tag ‘Aangifte inkomstenbelasting’ of ‘Geüploade bankafschriften’ noemen, zodat u ze later gemakkelijk kunt filteren.

3. Geautomatiseerde Herinneringen

Soms hebben klanten een herinnering nodig om hun documenten op te sturen. Met TaxDome kunt u automatische herinneringen instellen voor vergeetachtige klanten. Wanneer en hoe vaak u deze herinneringen verstuurt is geheel aan u.

Als een klant bijvoorbeeld niet binnen vier dagen reageert op uw bericht “alstublieft, upload documenten”, ontvangt hij een klein herinneringsbericht. U kunt ook bepalen hoe vaak herinneringen worden verzonden, zodat u de inbox van de klant niet met berichten bombardeert. 

Herinneringen voorkomen dat uw team moet bellen of handmatig vervolgmails moet verzenden. Meestal zijn er slechts een of twee herinneringsmails voor nodig om klanten te laten reageren en hun documenten in te dienen.

Afsluitend

Klantdocumenten zijn een essentieel onderdeel van de dagelijkse bedrijfsvoering van een accountants- of belastingkantoor. Als u over de juiste systemen beschikt, kunt u uw klanten helpen om de juiste documenten te verstrekken, het document proces te stroomlijnen en alle medewerkers op de hoogte te houden wanneer klantaccounts klaar zijn voor de volgende stap.