Opdrachtbrief in Boekhouding: Do’s en Don’ts Die U Helpen Uw Praktijk Te Beschermen

Als uw bedrijf zowel uw klanten als uzelf zekerheid wil bieden, is het belangrijk dat u weet hoe u een opdrachtbrief moet schrijven. Fiscalisten die zich afvragen wat een opdrachtbrief in de boekhouding is, moeten de do’s en don’ts van opdrachtbrieven weten.

Maar voordat we bekijken waarom uw onderneming een opdrachtbrief nodig heeft en hoe u er een moet schrijven, bekijken we eerst wat die brieven zijn.

Wat is een Opdrachtbrief bij Boekhoud- of Belastingkantoren?

Een opdrachtbrief is een juridisch bindend contract tussen u en een klant. De brief definieert uw relatie en bevat details zoals onder andere:

Bedrijven moeten eisen dat alle klanten een opdrachtbrief ondertekenen.

Waarom bedrijven voor elke klant een opdrachtbrief nodig hebben

Elke klant moet een opdrachtbrief ondertekenen vóór het werk begint, want daarin worden de verantwoordelijkheden van uw bedrijf en de omvang van het uit te voeren werk uiteengezet. Opdrachtbrieven zijn namelijk juridisch bindend.

Wanneer ze ondertekend zijn, profiteert uw bedrijf van:

• Minder misverstanden 
• Juridisch bindende overeenkomst door alle partijen ondertekend
• Duidelijk omschreven verwachtingen

Uw klant kan niet terugkomen en werk verlangen dat buiten het bestek van de opdrachtbrief valt. Meerdere diensten kunnen in de brief worden opgesomd, maar het is vaak beter om omwille van de duidelijkheid voor elke dienst een eigen opdrachtbrief op te stellen. 

Do’s in Opdrachtbrieven

Opdrachtbrieven moeten correct opgesteld zijn, zodat u er ten volle gebruik van kunt maken. De juiste onderdelen met de juiste bewoordingen vormen de sleutel. Een paar van de must do’s in uw brief moeten het volgende bevatten:

Verwachtingen vastleggen

De verwachtingen moeten zo duidelijk en grondig mogelijk worden uiteengezet. U moet de volgende verwachtingen stellen:

• Tijdlijn. Vergeet niet het tijdschema op te nemen voor de uit te voeren werkzaamheden, zodra de klant aan alle documenten en verplichtingen heeft voldaan. Dit kunnen mijlpalen zijn.
• Prijzen. De prijs- en betalingsvoorwaarden moeten worden opgenomen. Als er meerdere diensten worden verleend, zorg er dan voor dat u een uitsplitsing van de prijzen geeft.
• Deadlines. Wanneer zullen de werkzaamheden klaar zijn? U moet er bepalingen in opnemen waarin staat dat de klant de nodige documenten vóór een bepaalde tijd en datum moet verstrekken, wil de termijn gehaald worden.
• Reikwijdte. De reikwijdte van het werk en de specifieke diensten die u aanbiedt, moeten worden vermeld. 

Wanneer u uw verwachtingen voor de klant uitwerkt en vaststelt welke verwachtingen de klant van uw dienst mag hebben, helpt dat misverstanden te voorkomen.

Verantwoordelijkheden

Beide partijen, u en de klant, zullen verantwoordelijkheden hebben die nagekomen moeten worden. Bij het aangaan van een contract moeten de verantwoordelijkheden relevante informatie en details bevatten, zoals de volgende:

• De klant is verantwoordelijk voor het verstrekken van de juiste informatie
• De klant is verantwoordelijk om u alle financiële documenten te bezorgen
• Het bedrijf is verantwoordelijk voor het verstrekken van verslagen en/of documenten
• Informatie over tijdige communicatie van elke partij
• En meer, afhankelijk van de individuele omstandigheden

Als u tijd besteedt aan het schetsen van de verantwoordelijkheden van beide partijen, zal uw hele relatie met de klant beter zijn.

Dienst Details

Uw onderneming kan een verscheidenheid van diensten aanbieden om aan de behoeften van uw klanten te voldoen. Details over de dienstverlening kunnen misverstanden helpen voorkomen en de verwachtingen verder verduidelijken. Deadlines en tariefstructuren kunnen ook in deze rubriek worden opgenomen.

TaxDome kan u helpen uw diensten in uw opdrachtbevestiging te vermelden.

U kunt met TaxDome eenvoudig contracten opstellen en verzenden. Door uw diensten te specificeren, zorgt u ervoor dat beide partijen de verleende dienst volledig begrijpen en ermee instemmen. 

Jaarlijkse opdrachtbrieven

Elk jaar moet u nieuwe opdrachtbrieven opstellen. Uw dienst zal in de loop van het jaar evolueren en veranderen, en door nieuwe brieven te versturen, kunt u er zeker van zijn dat u een aantal dingen doet:

• Uw aansprakelijkheid voor voorgaande jaren beperken
• Eventuele prijsstijgingen toevoegen

Als uw diensten zijn gewijzigd of als uw klant een bepaalde dienst niet meer nodig heeft, kunnen jaarlijkse opdrachtbrieven ervoor zorgen dat u niet langer verantwoordelijk bent voor deze diensten.

Verzend snel opdrachtbrieven

Klanten hebben uw dienst nu nodig, maar u moet ook de tijd nemen om ervoor te zorgen dat uw klant goed wordt ingewerkt. 

Waarom voegt u uw opdrachtbrief niet toe aan uw onboarding proces?

We schreven een heel artikel over dit onderwerp: Hoe U Klant Onboarding Automatiseert Met Taxdome. U moet een opdrachtbrief sturen zodra de klant uw onboarding proces heeft doorlopen.

Hoe sneller iedereen tekent, des te beter.

Zodra de brief is ondertekend kunt u beginnen met de dienstverlening en wordt de klant snel geholpen.

Voeg deze extra’s toe

U zou moeten overwegen een aantal, zo niet alle, van de volgende punten in de brief op te nemen:

• Beleid inzake het bewaren van gegevens
• Stoppen-met-werken clausule
• Consequenties en kosten in verband met te late betalingen
• Vermelden dat de nauwkeurigheid van het werk afhangt van de door de klant verstrekte feiten

Don’ts in opdrachtbrieven:

U weet nu wat u moet opnemen in uw opdrachtbrief, maar nu is het tijd om te leren wat u niet moet doen. Soms kunnen de kleinste foutjes een groot verschil maken in klanttevredenheid en -ervaring.

Een aantal zaken die moeten worden vermeden bij het schrijven en versturen van opdrachtbrieven zijn de volgende:

Verzenden in Google Docs

Google Docs is prima voor een heleboel dingen, maar u kunt voor uw brieven beter niet op de dienst vertrouwen. In plaats daarvan kunt u beter een dienst als TaxDome gebruiken, waarmee u:

• Uw opdrachtbrief kunt voorzien van uw branding
• Uw opdrachtbrief kunt aanpassen

Uw bedrijf en diensten zijn uniek, en u wilt gebruik maken van een platform zoals TaxDome dat u volledige controle geeft over de creatie en branding van uw brief.

Fysieke ondertekening van documenten afdwingen

Het ondertekenen van een fysiek document is niet nodig of gebruiksvriendelijk in die gevallen dat uw de klant niet op uw kantoor aanwezig is. Als u uw klanten dwingt uw brief af te drukken en te ondertekenen, zullen ze het uitstellen tot ze er tijd voor hebben.

Die wachttijd is niet nuttig voor u of uw klanten.

Maak in plaats daarvan gebruik van e-ondertekening en laat uw klanten documenten meteen na de onboarding ondertekenen. 

Als u TaxDome al gebruikt, kunt u uw klanten vragen hun opdrachtbrief rechtstreeks via de klantportal te ondertekenen.

Wat is het verschil in tijd tussen het ondertekenen van een fysiek document en het elektronisch ondertekenen? 

• Klanten doen er 37 minuten over om elektronisch te ondertekenen, tegenover 5 dagen voor fysieke ondertekening.
• E-handtekeningen verminderen bovendien drastisch het aantal ondertekeningsfouten.

Als u nog steeds fysieke kopieën van documenten van klanten vraagt, moet u zeker overschakelen op e-handtekeningen.

“In Effect”-clausules

U zou een “evergreen” contract moeten opstellen dat uw aansprakelijkheid up-to-date houdt. Als u een contract hebt waarin staat dat het van kracht blijft totdat een van de partijen het contract opzegt, kan dat leiden tot potentiële leemten in de aansprakelijkheid. 

Taal die als “Alles Omvattend ” wordt Beschouwd

De taal die u in uw opdrachtbevestiging gebruikt, moet beknopt en nauwkeurig zijn. Als u te vaag bent of de reikwijdte van het werk opsomt met taal die als allesomvattend kan worden beschouwd, zal dat de reikwijdte van het geleverde werk ongewenst vergroten.

U wilt dat de omvang van het werk zo duidelijk wordt omschreven dat er nooit onenigheid kan ontstaan over wat er van uw bedrijf wordt verlangd.

Toevoeging van jargon

Uw klant is waarschijnlijk niet zo goed op de hoogte van juridisch of boekhoudkundig jargon als u, en zal dat in de meeste gevallen ook niet zijn. Als professional in accountancy is het gemakkelijk om te vergeten dat klanten de afkortingen of ingewikkelde taal die u in uw opdrachtbrief zet, misschien niet zullen begrijpen.

Zorg er daarom voor dat u uw brief naleest en het volgende verwijdert (of duidelijk toelicht):

• Juridisch jargon 
• Afkortingen
• Termen die alleen een Registeraccountant zou kennen

Zorg ervoor dat uw klanten de opdrachtbrief in zijn geheel kunnen lezen en begrijpen, en pas hem indien nodig aan.

Maak geen reclame voor uw diensten

Sommige bedrijven gebruiken de opdrachtbrief als een laatste verkoopoffensief, en dit is het slechtste moment om te proberen klanten extra diensten te verkopen. Uw opdrachtbrief is een contract en mag nooit worden gebruikt voor promotie of verkoop.

Vraag u bij het doornemen van uw brief af of elk onderdeel uw diensten al dan niet beperkt tot precies datgene wat de klant heeft gevraagd.

Nu u weet hoe u een opdrachtbrief moet schrijven, is het belangrijk om processen in te voeren die ervoor zorgen dat alle klanten ondertekenen voordat er diensten worden verleend. Vanuit zakelijk oogpunt beschermt uw brief u en uw klant – het is zo een win-win voor iedereen.