7 belangrijke stappen voor boekhoud workflowautomatisering

Boekhoudtaken zoals gegevensinvoer en facturering vereisen nauwkeurigheid. Hierdoor neemt de kans op menselijke fouten helaas toe. Andere taken, zoals het schrijven van e-mails en het organiseren van documenten, kosten vaak meer tijd dan verwacht, waardoor het moeilijk kan zijn om efficiënt te blijven werken.

Dankzij automatisering kunnen boekhoudtaken als deze betrouwbaar en efficiënt worden uitgevoerd, zodat je tijd vrijmaakt om:

• De waarde van je diensten te verbeteren
• Aanvullende diensten te leveren
• Je capaciteit voor meer klanten te vergroten

Dus hoe implementeer je met succes automatisering? Hier zijn zeven belangrijke stappen voor het automatiseren van je boekhoudworkflows, van planning tot optimalisatie.

Stap 1: breng je huidige workflow in kaart

Of je nu belastingaangifte, de boekhouding of salarisadministratie doet of ander boekhoudkundig werk, het in kaart brengen van je boekhoudworkflow van start tot finish is een belangrijke eerste stap om automatisering effectief te implementeren.

Over het algemeen moet je proceskaart je een duidelijk overzicht geven van je huidige workflow – dus kies een aanpak die voor jou werkt. Je kunt je proces horizontaal of verticaal in kaart brengen en kleuren en symbolen gebruiken om gemakkelijk onderscheid te maken tussen verschillende stappen, zoals bijvoorbeeld alternatieve processen.

Stap 2: identificeren van inefficiënte processen 

Als je je workflow in kaart hebt gebracht, is de volgende stap het aanwijzen van inefficiënte zaken. Dit kunnen repetitieve of tijdrovende handmatige processen zijn, maar ook knelpunten die vertragingen veroorzaken of die ervoor zorgen dat je een taak niet kunt afmaken.

Voorbeelden hiervan zijn het schrijven en versturen van e-mails, factureren, verzamelen en organiseren van documenten, rapporteren of het handmatig invoeren van gegevens. Door inefficiënties in je workflow te identificeren, krijg je een beter inzicht in mogelijke processen die het automatiseren waard zijn.

Stap 3: de juiste automatiseringssoftware kiezen

Met TaxDome kun je met geavanceerde voorwaardelijke logica aanpasbare taken en opdrachten automatiseren. 

Het zoeken naar de beste automatiseringssoftware voor jouw bedrijf kan overweldigend zijn. Uiteindelijk komt het er echter op neer dat je een tool moet vinden die al je inefficiënte processen effectief automatiseert – de processen die je misschien al eerder hebt geïdentificeerd.

Doe onderzoek naar verschillende softwares voor accountingworkflowbeheer met je behoeften in gedachten, terwijl je rekening houdt met belangrijke factoren zoals gebruiksvriendelijkheid, maatwerk, schaalbaarheid, integraties, beveiligingsfuncties en compliance. 

Als het tijd is om een definitieve beslissing te nemen, kan het helpen om de voor- en nadelen van de software tegen elkaar af te wegen, gebruikersreviews te bekijken en de mening van collega’s te vragen.

Stap 4: je automatiseringen opzetten en testen

TaxDome’s pijplijnen bieden krachtige workflow automatiseringen die taken en opdrachten door elke fase verplaatsen. 

Zodra je je automatiseringssoftware hebt geïmplementeerd, begin je met het configureren en testen van verschillende automatiseringen. Veel softwaretools bieden handleidingen voor het gebruik van hun automatiseringsfuncties of automatiseringssjablonen. Die kun je uitproberen en aanpassen, dus hiervan profiteren is de eenvoudigste manier om te beginnen.

Test eerst eenvoudige automatiseringen voordat je overgaat op complexe automatiseringen die meestal extra regels en logica vereisen. Naarmate je beter begrijpt hoe de automatiseringsfuncties werken, kun je ze op meer van je processen gaan toepassen.

Stap 5: train personeel om automatiseringen te gebruiken

TaxDome biedt handige cursussen over het gebruik van alle krachtige functies, inclusief automatiseringen.

Als je personeel hebt, is het essentieel dat zij ook begrijpen hoe de automatiseringssoftware die je hebt geïmplementeerd moet worden gebruikt. Dit houdt tevens in dat ze moeten begrijpen hoe de automatiseringsfuncties werken en hoe ze de automatiseringen kunnen aanpassen om individuele werkstromen te verbeteren.

Wijs je bedrijfsleden op relevante handleidingen, educatieve video’s en trainingen die de software te bieden heeft. Vraag tegelijkertijd hun feedback over hoe automatisering het beste past in hun werkstromen, en andere handmatige processen die geautomatiseerd zouden kunnen worden.

Stap 6: monitor prestaties

Met de AI-gestuurde rapportage in TaxDome kun je de prestaties van je bedrijf volgen met realtime gegevens.

Als de workflow is geautomatiseerd, begin dan met het monitoren van de prestaties van je nieuwe geautomatiseerde processen. Dit moet regelmatig gebeuren, omdat het je bruikbare gegevens oplevert die je kunt meten aan de hand van verschillende KPI’s (Key Performance Indicators) en je rendement op investering (ROI).

Enkele belangrijke voorbeelden van KPI’s voor automatisering zijn tijdsbesparing, kostenbesparing, foutenpercentage en productiviteit van het personeel. Al met al is het doel om te analyseren of de automatiseringen die je hebt ingesteld je processen ten goede komen of misschien niet zo goed werken als je aanvankelijk dacht.

Stap 7: optimaliseer je automatiseringen

De laatste stap is continuïteit; het voor meer efficiëntie regelmatig beoordelen en optimaliseren van je workflowautomatisering.

Gebruik regelmatig prestatiegegevens om beslissingen te nemen, vraag feedback aan medewerkers en klanten om inzicht te krijgen in wat er verbeterd kan worden en blijf altijd op de hoogte van de nieuwste automatiseringstrends en best practices.

Naarmate je meer automatisering in je processen opneemt, zul je ook meer manieren ontdekken waarop je automatisering kunt gebruiken om de activiteiten van je bedrijf te stroomlijnen – en grotere doelen kunt stellen voor productiviteit, kostenbesparingen en groei.

Conclusie 

Het automatiseren van je boekhoudkundige workflows kan grote voordelen opleveren, zoals een verbeterde efficiëntie, een grotere klanttevredenheid en een grotere capaciteit voor bedrijfsgroei – maar net als bij elk nieuw proces is het belangrijk om met een plan van aanpak te beginnen.

Tot slot moet je onthouden dat automatisering slechts één manier is om de activiteiten van je bedrijf te verbeteren. Door automatisering te implementeren door middel van praktijkbeheersoftware zoals TaxDome kun je ook je teamsamenwerking een boost geven, de besluitvorming met realtime gegevensrapportage verbeteren, evenals de ervaring van je klanten en nog veel meer.

Probeer TaxDome vandaag nog gratis uit en ontdek hoe de krachtige workflowautomatisering de handmatige processen van je bedrijf kunnen versnellen – en jou tijdsbesparing kunnen opleveren.