Wat is een boekhoudworkflow? De ultieme gids met voorbeelden

Wanneer je werkdruk toeneemt, loont het om georganiseerd te zijn. Natuurlijk ziet organisatie of structuur er voor veel mensen en bedrijven anders uit, afhankelijk van hun doelen en behoeften. Voor accountants is het essentieel om georganiseerd te blijven als je een goede balans wilt vinden tussen communicatie, marketing, groei en gefocust boekhoudkundig werk. Dat is waar het hebben van een effectieve boekhoudworkflow bij komt kijken. 

Wat is een boekhoudworkflow?

In een boekhoudworkflow worden de stappen beschreven die nodig zijn om een proces te voltooien. Zie het als een organisatiehulpmiddel. Je workflow neemt je mee vanaf de eerste stap van het voltooien van een bepaalde opdracht tot het einde ervan.

Voor boekhouders standaardiseren workflows de maandelijkse processen. Van het maken van journaalposten gedurende de maand tot het afsluiten en afstemmen van deze posten, een boekhoudworkflow creëert een te volgen georganiseerd proces.

Voor belastingprofessionals kan een workflow bestaan uit het verzamelen van documenten over inkomsten en uitgaven, het voorbereiden en beoordelen van aangiften, beoordelingen en handtekeningen van klanten, het indienen van aangiftes en het innen van betalingen voor diensten.

Waarom het in een accountantskantoor essentieel is om workflows te beheren

Hoewel de bijzonderheden van de workflow van elk kantoor variëren op basis van de specifieke diensten die worden aangeboden, is het belang van een georganiseerde workflow universeel. Het implementeren van een effectieve workflow biedt accountantskantoren van elke omvang de volgende voordelen.

Laten we deze voordelen eens nader bekijken.

• Verhoogde efficiëntie: een goed gedefinieerde workflow vermindert de tijd en moeite die nodig zijn om taken af te ronden. Door duidelijk te maken wie wat wanneer doet, kun je overbodige taken elimineren en taken sneller voltooien.
• Verbeterde nauwkeurigheid: met elke stap die ontworpen is om fouten te achterhalen en te corrigeren, verkleinen gestructureerde workflows de kans op fouten. Deze nauwkeurigheid is niet alleen essentieel voor naleving, maar ook voor het opbouwen van vertrouwen bij je klanten.
• Persoonlijke verantwoordelijkheid: duidelijk gedefinieerde workflows betekenen dat specifieke taken worden toegewezen aan individuele teamleden. Dit bevordert de verantwoordelijkheid binnen het team. Elke medewerker weet namelijk waar hij of zij verantwoordelijk voor is en begrijpt hoe zijn of haar werk van invloed is op het algehele resultaat.
• Klanttevredenheid: efficiënte en nauwkeurige workflows leiden tot snellere doorlooptijden, wat resulteert in een hogere klanttevredenheid. 
• Naleving van regelgeving: een effectieve workflow bevat nalevingscontroles op kritieke punten om ervoor te zorgen dat alle financiële rapportages en belastingaangiften voldoen aan de wettelijke normen. Dit helpt overtredingen te voorkomen en versterkt de reputatie van je bedrijf als betrouwbaar en compliant. 
• Voortdurende verbetering: naarmate je bedrijf verandert, veranderen ook je werkstromen. Deze aanpassing is essentieel om de effectiviteit van je werkstromen te evalueren en verbeteringen in efficiëntie te ontdekken. 

Sleutelelementen van een effectieve boekhoudworkflow

Een effectieve boekhoudworkflow bestaat uit verschillende essentiële onderdelen. Dit heb je allemaal nodig om je workflow functioneel, strategisch en aanpasbaar te maken.

Automatiseringstools en software

Het juiste hulpmiddel vinden om je te helpen je opdrachten uit te voeren is de eerste stap in het creëren van een betere workflow. Gelukkig biedt technologie accountants geweldige hulpmiddelen, zoals workflow-managementsoftware. 

Workflow-managementsoftware verbetert de efficiëntie van accountantskantoren aanzienlijk door verschillende administratieve taken te automatiseren, zoals:

• Het versturen van opdrachtbrieven
• Documentverzoeken
• E-handtekeningverzoeken
• Facturen
• Herinneringen

Dit bespaart je bedrijf tijd doordat er minder handmatige handelingen nodig zijn. Hierdoor kan het personeel zich meer op belangrijkere taken richten.

Sommige software biedt zelfs inzicht in de efficiëntie en productiviteit van je team, zodat je je workflows kunt verfijnen om deze belangrijke voordelen te maximaliseren. 

Het gebruik van sjablonen

Niet alleen besparen boekhoudsjablonen je de tijd en moeite die het kost om alles elke keer opnieuw te doen. Ze zorgen echter ook voor consistentie en standaardisatie in alle documenten of rapporten. Dit bevordert de efficiëntie doordat medewerkers documenten snel kunnen invullen zonder zich te hoeven concentreren op lay-out of ontwerp. Het vermindert ook de kans op fouten. 

Sjablonen dienen ook als waardevolle trainingshulpmiddelen voor nieuwe teamleden. Ze illustreren de standaardprocedures voor het maken en verwerken van documenten binnen je bedrijf. Dit helpt bij de training en zorgt ervoor dat minder ervaren teamleden toch werk kunnen produceren dat voldoet aan de normen van je bedrijf. Sjablonen maken het ook makkelijker om taken met vertrouwen te delegeren, wetende dat de output consistent aan de eisen zal voldoen.

Gestandaardiseerde processen

Het standaardiseren van processen in een boekhoudworkflow gaat over het creëren van een consistente aanpak voor het afhandelen van taken. Zie het als een sjabloon voor de manier waarop teamleden taken uitvoeren. In feite bieden gestandaardiseerde processen dezelfde voordelen als sjablonen. Ze helpen de efficiëntie en nauwkeurigheid te verbeteren en maken het gemakkelijker om nieuw personeel te trainen in het uitvoeren van hun taken. 

Bedrijven met gestandaardiseerde processen hebben er ook meer vertrouwen in dat ze zich houden aan de nalevingsnormen. 

Dit alles leidt tot een betere consistentie als het gaat om het leveren van een hoogwaardige, conforme ervaring aan je klanten. 

Schaalbaarheid

Met een verbeterde efficiëntie kun je meer klanten aannemen en je bedrijf laten groeien. Het aanpassen van je workflow om een groot aantal nieuwe klanten aan te nemen heeft echter zijn uitdagingen. Om je workflow effectief op te schalen, kun je het volgende overwegen:

• Uitgebreide technologische oplossingen implementeren: workflow managementsoftware is gebouwd om mee te groeien met bedrijven. Daarom is het een must om het te gebruiken om je boekhoudworkflow opnieuw vorm te geven
• Gedegen training en ontwikkeling bieden: hoe meer je team weet over de software die je gebruikt, hoe beter ze zijn toegerust om het maximale uit de oplossingen te halen.
• De toewijzing van je middelen optimaliseren: tools voor tijdregistratie gebruiken om inzicht te krijgen in de efficiëntie van je team en knelpunten en andere inefficiënties te elimineren
• Je workflow herzien en verfijnen: gebieden identificeren die voor verbetering vatbaar zijn door je processen regelmatig te evalueren en de nodige wijzigingen aan te brengen

Feedback mechanismen

Bij het herzien en verfijnen van je workflows gaat het echter niet alleen om het interpreteren van cijfers. Er zijn verschillende manieren waarop bedrijven feedback kunnen krijgen over de effectiviteit van hun workflows.

Feedback van medewerkers is bijvoorbeeld van onschatbare waarde omdat medewerkers dagelijks te maken hebben met werkstroomprocessen. Medewerkers aanmoedigen om hun observaties en suggesties te delen kan inefficiënties, overbodige zaken of zaken die verduidelijking behoeven aan het licht brengen.

Feedback van klanten is een andere essentiële bron van informatie. Regelmatig klanten vragen naar hun ervaring met de diensten van het kantoor helpt ervoor te zorgen dat de workflow klantgericht is en aan hun behoeften voldoet. Deze feedback kan aspecten van de dienstverlening aan het licht brengen die goed werken of gebieden waar klanten problemen ondervinden. 

Daarnaast dragen managementbeoordelingen bij aan een strategische laag van feedback, waarbij de nadruk ligt op hoe goed de workflow is afgestemd op de algemene doelstellingen van het bedrijf. Dit helpt bij het creëren van een boekhoudworkflow die dagelijks soepel verloopt en bredere bedrijfsdoelen en -strategieën ondersteunt.

5 voorbeelden van boekhoudworkflows

Natuurlijk zijn er verschillende workflows binnen een accountantskantoor die verschillende doelen nastreven. Hier volgen een paar workflows die je misschien wilt verbeteren binnen je bedrijf.

1. Klant-onboarding

Het effectief inwerken van klanten helpt de communicatie te stroomlijnen, schept duidelijke verwachtingen en geeft je de nodige informatie om je klanten van dienst te kunnen zijn. Je begint met een eerste opdrachtbevestiging waarin je duidelijk je voorwaarden, diensten, prijsstelling en andere belangrijke informatie voor je klanten beschrijft.

Zodra alles akkoord is en je klant de opdrachtbrief heeft ondertekend, moet je alle essentiële informatie en documentatie verzamelen. Dit is waar CRM (customer relationship management) en tools voor praktijkbeheer van pas komen. Ze kunnen: 

• Automatisch de eerste communicatie versturen
• Het ondertekende document verzamelen en opslaan
• Eventueel welkomstmateriaal versturen
• Een lijst sturen met benodigde informatie en documenten die de klant moet verstrekken
• Deze informatie automatisch importeren in je CRM 

Je kunt veel tijd besparen in dit proces als je workflow gestandaardiseerd en geautomatiseerd is – vooral als je veel nieuwe klanten tegelijkertijd aanneemt.

2. Klantcommunicatie

Communicatie is een belangrijk aspect van het runnen van een accountantskantoor, of je nu klanten op de hoogte houdt van de status van hun opdrachten of hen om aanvullende informatie vraagt. Om deze communicatie zo georganiseerd en efficiënt mogelijk te houden, is het het beste om duidelijke communicatiekanalen via één bron te hebben, zodat je geen tijd verspilt met het heen-en-weer gaan tussen je e-mail inbox of andere chats die je gebruikt. 

Deze ene bron kan je helpen om op verschillende manieren met klanten te communiceren. Met TaxDome kunnen klanten bijvoorbeeld veilig communiceren met boekhoudprofessionals via gesynchroniseerde e-mail, chats in het portaal, de mobiele klantenapp. Al deze communicatie wordt vervolgens afgeleverd bij accountants en boekhouders binnen het TaxDome platform, waardoor het makkelijker wordt om alles bij te houden en tijd te besparen. 

3. Accounting true-up

True-up is essentieel om ervoor te zorgen dat je financiële administratie een accurate weergave is van de werkelijke financiële status van je bedrijf. Het past voorlopige schattingen, overlopende activa en voorzieningen aan zodat ze overeenkomen met de werkelijke bedragen en corrigeert eventuele incongruenties tussen geschatte cijfers en werkelijke uitkomsten.

Belangrijke onderdelen van deze workflow zijn o.a.:

• Belastingvoorzieningen aanpassen nadat aangifte is gedaan
• Bijwerken van overlopende activa voor uitgaven zoals nutsvoorzieningen en huur op basis van werkelijke facturen
• Afstemmen van voorraadkosten
• Afschrijvingen van activa aanpassen aan het gebruik

Lees meer in onze blog over true-up best practices om je te helpen een effectieve workflow te creëren.

4. Maandelijkse financiële afsluiting

Als we het hebben over workflows om de financiële administratie van je bedrijf op orde te houden, bespaar je je team tijd en energie als je een consistente workflow hebt voor je maandelijkse financiële afsluiting. Om dit te doen, moet je voor elke stap duidelijke processen vaststellen, bepalen wie voor elke stap verantwoordelijk is en tijdlijnen bepalen voor het voltooien van deze taken.

• Alle rekeningen afstemmen
• Debiteuren nakijken
• Crediteuren nakijken
• Journaalposten aanpassen
• Financiële overzichten opstellen
• Controleren en goedkeuren

Nadat alles is afgerond en goedgekeurd, deel je de eindrapporten met alle betrokkenen. Zo blijft iedereen op de hoogte van de financiële prestaties van het bedrijf en van de hele workflow, zodat ze feedback kunnen geven voor verbetering.

5. Debiteuren

Het bijhouden van het geld dat klanten je schuldig zijn is van vitaal belang om inzicht te krijgen in de financiële gezondheid van je bedrijf. Sjablonen helpen je om alles te organiseren en overzichtelijk te houden, terwijl het proces gestroomlijnd verloopt.

Het gebruik van een sjabloon voor debiteuren biedt een veelheid aan waarden en voordelen, zoals:

• Een consistent en gestandaardiseerd proces dat de kans op fouten verkleint
• Tijdsbesparing doordat je geen tijd hoeft te besteden aan formatteren
• Meer mogelijkheden om financiële gegevens bij te houden en te beheren
• Tijdsbesparing bij de voorbereiding op audits
• Minder moeite om nieuwe teamleden te trainen met behoud van normen

Hoe je een boekhoudworkflow implementeert en onderhoudt

Het creëren van een effectieve boekhoudworkflow is niet altijd een eenvoudig proces – er komt wat vallen en opstaan bij kijken. Maar deze aanpassingen maken deel uit van het ontwikkelen van een systeem dat echt past bij de unieke behoeften van je bedrijf. Door een gestructureerde aanpak te volgen, kun je een sterke basis leggen om vanuit te werken. Begin met deze stappen:

1. Beoordeling van de huidige praktijken

Voer een grondig onderzoek uit naar de bestaande boekhoudprocessen en workflows binnen je bedrijf. Evalueer hoe transacties worden vastgelegd, hoe gegevens door het systeem stromen en hoe taken zoals facturatie, betalingen en rapportage worden beheerd. Dit zal inefficiënties, overbodigheden en gebieden waar je huidige workflow tekortschiet aan het licht brengen.

2. Onderzoek boekhoudworkflowtools

Kijk uit naar boekhoudkundige workflowsoftware die past bij jouw behoeften. Denk aan functies, kosten, integratie en schaalbaarheid. Je wilt iets dat gemakkelijk te gebruiken is, tijd bespaart door automatisering, de nauwkeurigheid helpt verbeteren door organisatie en andere nuttige functies biedt voor je workflows.

3. Train je personeel

Organiseer uitgebreide trainingssessies waarin wordt besproken hoe je de nieuwe tools effectief gebruikt, welke veranderingen er zijn in de workflowprocessen en hoe je eventuele problemen aanpakt. Zorg ervoor dat je voldoende tijd uittrekt voor deze training, zodat je personeel goed voorbereid is op het moment dat de nieuwe workflows in werking treden.

4. Monitor voor optimalisatie

Houd je nieuwe workflows voortdurend in de gaten om te ontdekken wat er over het hoofd is gezien of waar er mogelijkheden voor verbetering zijn. Dit zal niet alleen de efficiëntie na verloop van tijd verhogen, maar zal je bedrijf ook trainen om zich aan te passen aan veranderingen.

Als je je workflow eenmaal op orde hebt, ontwikkel dan belangrijke prestatie-indicatoren (KPI’s) om je te helpen bij het bewaken en optimaliseren van je workflowautomatiseringen. Het verzamelen van feedback van teamleden op alle niveaus zal je ook helpen om aanpassingen te maken die ieders efficiëntie verbeteren.

Belangrijke conclusies

Het creëren van gestroomlijnde boekhoudworkflows die gebruik maken van automatisering bespaart je bedrijf tijd en geld doordat teamleden zich kunnen richten op taken van een hoger niveau en meer klanten van dienst kunnen zijn.

Als je op zoek bent naar een oplossing voor praktijkbeheer die niet alleen je werkstromen stroomlijnt, maar ook krachtige AI-gestuurde rapportagefuncties, een eersteklas mobiele klantenapp en veilig communicatie- en documentbeheer biedt, vraag dan een demo aan om te ontdekken hoe TaxDome accountantskantoren van elke omvang naar een hoger niveau tilt.