Boekhoudprocessen automatiseren: 10 belangrijke stappen

Om in de huidige ultracompetitieve wereld van de boekhouding succesvol te zijn, moeten accountantskantoren zeer efficiënt en gestroomlijnd werken. Dat betekent dat ze technologie moeten omarmen waarmee ze met minder meer kunnen doen – o.a. procesautomatisering. 

Procesautomatisering betekent dat veel van de repetitieve taken die bij de boekhouding komen kijken automatisch worden uitgevoerd. Als gevolg daarvan hoeven accountants zich niet meer bezig te houden met laagwaardig alledaags werk, waardoor ze meer tijd kunnen besteden aan het leveren van echte waarde aan hun klanten. 

In dit artikel duiken we diep in automatisering van boekhoudprocessen, waarbij we ingaan op:

• De voordelen die het kan opleveren
• De belangrijkste processen die geautomatiseerd kunnen worden
• Hoe je met succes je boekhoudprocessen kunt automatiseren
• Voorbeelden van procesautomatisering in actie
• Risico’s en uitdagingen waar je op moet letten

Inzicht in boekhoudprocessen

Voordat we onderzoeken hoe automatisering je boekhoudprocessen kan transformeren, is het belangrijk om te begrijpen wat die processen inhouden en met welke uitdagingen accountants van oudsher te maken hebben. 

Laten we eens kijken naar enkele belangrijke voorbeelden.

1. Crediteuren

Crediteurenbeheer is het beheren van het geld dat je bedrijf verschuldigd is aan leveranciers en crediteuren. Dit proces omvat het verwerken van facturen, het autoriseren van betalingen en het zorgen voor tijdige betalingen. 

2. Debiteuren

Debiteurenbeheer richt zich op het beheren van het geld dat klanten aan jouw bedrijf verschuldigd zijn. Dit proces omvat facturering, het bijhouden van betalingen en het innen van openstaande vorderingen. Die zijn namelijk allemaal cruciaal voor het behouden van een gezonde cashflow.

Neem een diepere duik in debiteuren en download ons gratis daarvoor bestemde sjabloon >

3. Financiële verslaglegging

Financiële verslaglegging omvat het opstellen en presenteren van jaarrekeningen aan interne en externe belanghebbenden. Het geeft inzicht in de financiële prestaties van je bedrijf, zodat je weloverwogen beslissingen kunt nemen.

4. Grootboek

Het grootboek is de kern van de financiële administratie van je bedrijf. Het verzamelt alle financiële transacties, categoriseert ze in categorieën en geeft een uitgebreid overzicht van de financiële positie van je bedrijf.

5. Budgettering en prognoses

Dit proces omvat het maken van budgetten, prognoses en financiële plannen om de financiële beslissingen en bredere strategie van je bedrijf te sturen. Dit proces is afhankelijk van nauwkeurige en tijdige financiële gegevens, evenals effectieve modellen om die gegevens mee te interpreteren.

6. Verwerken van aangiftes

In het hoogseizoen worden accountantskantoren overspoeld met verzoeken om belastingaangifte. Het verwerken van deze volumepiek is een enorme uitdaging voor accountants. Zo moeten ze belangrijke belastingdocumenten verzamelen en klanten tijdens het hele proces op de hoogte houden.

Ontdek hoe je een aangiftebrief voor je klanten maakt >

7. Praktijkbeheer

Naast de fijne kneepjes van het boekhouden zijn er ook een aantal processen die accountants moeten afhandelen met betrekking tot de dagelijkse gang van zaken in hun bedrijf. Deze zijn onder meer:

• Onboarden nieuwe klanten
• Communiceren met klanten
• Beheren van projecten en taken
• Sturen van offertes, opdrachtbrieven en facturen

De bovenstaande processen zijn allemaal cruciaal voor het succes van een accountantskantoor of bedrijf. Zonder de juiste technologie zijn er echter allerlei uitdagingen die je kunnen weerhouden van het leveren van hoogwaardig, nauwkeurig werk op schaal. Laten we eens naar een paar voorbeelden kijken:

• Menselijke fouten bij handmatige processen
• Handmatige processen kunnen veel middelen vergen, waardoor het moeilijk is om je bedrijf uit te breiden
• Gebrek aan realtime gegevens en inzichten
• Complexiteit van naleving en rapportage

De opkomst van automatisering in de accountancy

Om te snappen wat een game-changer automatisering van boekhoudprocessen is, is het belangrijk om eerst te begrijpen hoe technologie het boekhoudlandschap tot nu toe heeft gevormd. 

In dit gedeelte verkennen we de historische context en kijken we naar de drijvende krachten achter de invoering van automatisering van boekhoudprocessen.

1. Pre-technologie

Ooit deden boekhouders alles handmatig. Ze hadden geen rekenmachines, geen pc’s en al helemaal geen boekhoudsoftware. Sinds die begindagen heeft de technologische vooruitgang de manier waarop accountants werken veranderd.

2. De spreadsheet tijd

De introductie van Microsoft Excel in de jaren 80 van de vorige eeuw zorgde voor een revolutie in het beheer van financiële gegevens, waardoor gegevens en basisberekeningen efficiënter konden worden uitgevoerd. De boekhouder moest echter nog steeds alle gegevens zelf handmatig invoeren.

3. Speciale accountingsoftware

Aan het eind van de 20e eeuw kwam speciale boekhoudsoftware op, zoals QuickBooks en Peachtree (nu Sage 50). Deze systemen automatiseerden bepaalde taken, maar gegevens moesten vaak handmatig worden ingevoerd. Ze misten ook de integratiemogelijkheden die we vandaag de dag zien.

4. Cloudgebaseerde oplossingen

Met de komst van cloudtechnologie in de 21e eeuw is boekhoudsoftware overgegaan naar de cloud. Dit biedt realtime samenwerking, toegankelijkheid van gegevens en vereenvoudigde updates. Ook de integratiemogelijkheden verbeterden, waardoor verschillende platforms gegevens naadloos kunnen delen.

5. Boekhoud procesautomatisering

Vandaag de dag staan we aan het begin van een nieuwe technologische revolutie: procesautomatisering. In essentie zorgt dit ervoor dat mensen zich niet langer zorgen hoeven te maken over al die repetitieve, laagwaardige taken die traditioneel de productiviteit in de weg staan.

Omdat de boekhouding vol zit met deze taken, is de potentiële impact van automatisering op de boekhouding enorm. Taken als communicatie met klanten, afstemmen van rekeningen, verzenden van documenten en facturering kunnen allemaal worden geautomatiseerd, zodat accountants zich kunnen richten op werk dat meer waarde heeft.

De invoering van automatisering van de boekhouding is niet slechts een trend — het is een fundamentele verschuiving in de branche. Wat ooit een futuristisch idee was, is nu realiteit, zoals deze statistieken laten zien:

• Bijna de helft (43%) van de accountantskantoren gebruikt al software met automatiseringsmogelijkheden
• Afdeling financiën geniet een grotere ROI uit automatisering dan enige andere afdeling in 30% van de organisaties
• Slechts een kleine minderheid van de boekhoudprofessionals (6%) denkt dat automatisering voor hun praktijk niet nuttig is 

Voordelen van boekhoudautomatisering

In dit gedeelte bekijken we een aantal van de belangrijkste voordelen die automatisering van de boekhouding voor je praktijk kan opleveren. 

Efficiëntie en tijdsbesparing

Het meest voor de hand liggende voordeel van het automatiseren van repetitieve taken is misschien wel dat je boekhoudpraktijk efficiënter en gestroomlijnder wordt. Als je accountants verlost zijn van alledaags werk, heb je meer tijd om klanten te helpen en je bedrijf te laten groeien. 

Kostenbesparingen

Als automatisering je tijd kan besparen, kan het je ook geld besparen. Je personeel werkt nu efficiënter, wat betekent dat het minder werk kost om je klanten van dienst te zijn.

Grotere nauwkeurigheid

Het automatiseren van gegevensinvoer en berekeningen minimaliseert niet alleen het risico op kostbare menselijke fouten, maar je kunt er ook afwijkingen of discrepanties in realtime mee signaleren. Het zorgt er ook voor dat processen consistent op schaal worden uitgevoerd.

Real-time gegevensinzichten

Automatisering zorgt ervoor dat besluitvormers toegang hebben tot realtime financiële informatie, zodat ze snel weloverwogen beslissingen kunnen nemen en nauwkeurige analyses en voorspellingen kunnen doen.

Naleving en rapportage

Automatisering maakt het ook gemakkelijker om te voldoen aan wettelijke vereisten en rapportagenormen. Je kunt nalevingscontroles in realtime automatiseren, waardoor het risico op niet-naleving en bijbehorende boetes afneemt. Je kunt ook het genereren van financiële rapporten automatiseren.

Schaalbaarheid

In tegenstelling tot menselijke boekhouders kan je automatiseringstool tijdrovende taken direct uitvoeren. Het kan dezelfde taak ook meerdere keren tegelijk uitvoeren. Dit betekent dat accountants hun activiteiten aanzienlijk kunnen opschalen, waardoor ze meer klanten kunnen aannemen zonder nieuw personeel aan te hoeven nemen.

De klantervaring

Uit een recent rapport is gebleken dat 87% van de accountants van mening is dat klanten nu meer flexibiliteit en een betere service verwachten zonder dat hun tarieven stijgen. Met automatisering kunnen accountantskantoren aan deze verwachting voldoen en de snelheid van de dienstverlening, de communicatie met klanten en de algehele klantervaring verbeteren.

Belangrijke boekhoudprocessen die geautomatiseerd kunnen worden

We hebben het gehad over de voordelen van automatisering in de boekhouding. Laten we nu eens kijken naar enkele voorbeelden uit de praktijk van processen die geautomatiseerd kunnen worden. 

1. Facturering

Accountantskantoren werken met veel klanten. Dat betekent dat er elke maand veel facturen moeten worden gemaakt en verstuurd. Dit handmatig doen kan erg tijdrovend zijn, maar met de juiste tool kun je:

• Automatisch facturen genereren en versturen op vooraf bepaalde data of wanneer bepaalde acties worden geactiveerd
• Automatisch herinneringen versturen voor openstaande facturen
• Bepaalde acties activeren (zoals het verzenden van een ingevulde aangifte) wanneer een factuur is betaald

Het automatiseren van het factureringsproces bespaart je niet alleen tijd, maar zorgt er ook voor dat facturen altijd op het juiste moment, in het juiste formaat en zonder fouten worden verzonden.

Welke tools kan ik gebruiken?

Populaire boekhoudsoftware zoals QuickBooks Online en Xero, maar ook praktijkbeheersoftware zoals TaxDome.

2. Rekeningafstemming

Afstemming is essentieel om de nauwkeurigheid van financiële gegevens te garanderen. Automatisering kan dit proces verbeteren door:

• Automatisch financiële transacties met bankafschriften te vergelijken
• Discrepanties te identificeren en mogelijke fouten te signaleren
• Afstemmingsrapporten te genereren met minimale menselijke inbreng

Welke tools kan ik gebruiken?

Naast boekhoudsoftware zijn er nicheprogramma’s voor het automatiseren van het afstemmen van rekeningen, zoals BlackLine, ReconArt en Duco.

3. Payroll management

Bij salarisadministratie gaat het om het berekenen en verdelen van werknemerssalarissen, inhoudingen en belastingen. Automatisering kan dit proces vereenvoudigen door:

• Automatisch salaris te berekenen op basis van vooraf gedefinieerde regels
• Automatisch loonstrookjes en belastingformulieren te genereren

• Salarissen direct op bankrekeningen van werknemers te storten

Welke tools kan ik gebruiken?

Boekhoudsoftware zoals QuickBooks Online, alsmede HR en payroll software zoals Deel, Gusto en Paychex.

4. Onkostenrapportage

Het handmatig bijhouden, controleren en rapporteren van uitgaven kan een tijdrovende en complexe taak zijn. Automatisering kan dit verbeteren door:

• Automatisch bonnetjes en onkostengegevens vast te leggen
• Uitgaven te valideren aan de hand van het bedrijfsbeleid
• Onkostendeclaraties te genereren voor goedkeuring en vergoeding

Welke tools kan ik gebruiken?

Tools voor het automatiseren van onkostenrapportage waaronder Expensify, Zoho Expense en SAP Concur.

5. Financiële rapporten genereren

Het opstellen van financiële rapporten is nog zo’n tijdrovende taak als het handmatig moet worden gedaan. Gezien de complexiteit is de kans op onnauwkeurigheden of fouten ook groot. Automatisering kan dit vereenvoudigen door:

• Gegevens uit verschillende boekhoudbronnen te halen
• Gestandaardiseerde financiële rapporten te genereren, zoals balansen en winst- en verliesrekeningen
• Rapporten aan te passen op basis van specifieke bedrijfsbehoeften

Welke tools kan ik gebruiken?

De meeste moderne boekhoudsoftware kan het genereren van financiële rapporten automatiseren. Je kunt ook AI-gebaseerde tools gebruiken om te helpen bij het genereren en opstellen van financiële rapporten. 

6. Klantcommunicaties

Bovenop de al genoemde processen moeten accountants ervoor zorgen dat ze een uitstekende klantervaring leveren — en dat betekent dat ze hun klanten in alle fasen geïnformeerd en up to date moeten blijven houden. 

Handmatig talloze berichten schrijven en versturen kan je veel tijd kosten. De juiste automatiseringstool bespaart je echter veel tijd, door:

• Automatisch welkomstmails te genereren en te versturen
• Klanten berichten te sturen wanneer bepaalde acties worden geactiveerd
• Automatische herinneringen te versturen voor openstaande facturen of taken

Welke tools kan ik gebruiken?

Met platforms voor praktijkbeheer zoals TaxDome kun je automatisch e-mails en berichten naar klanten verzenden als onderdeel van een bredere geautomatiseerde workflow. 

Je kunt ook gebruik maken van marketingautomatisering, e-mailmarketing en CRM platforms om klantcommunicaties te automatiseren. Of je kunt AI tools zoals ChatGPT gebruiken om concept klantene-mails, -berichten en herbruikbare sjablonen mee te maken. 

7. Documentbeheer

Of het nu gaat om het inwerken van nieuwe teamleden of het verwerken van individuele belastingaangiften, boekhouden betekent meestal het verzamelen, opslaan en verzenden van een heleboel documenten. Het automatiseren van documentbeheer bespaart je talloze uren handmatig werk.

Hier zijn een paar manieren waarop een automatiseringstool kan helpen:

• Automatisch documenten verzenden tijdens het inwerken van klanten of werknemers
• Automatisch formulieren versturen om belangrijke documenten te verzamelen
• Automatisch mapsjablonen toepassen op klantenaccounts 
• Automatisch vragen om e-handtekeningen

Welke tools kan ik gebruiken?

Nogmaals, met praktijkbeheersystemen zoals TaxDome kun je automatisch documenten, vragenlijsten of verzoeken voor e-handtekeningen versturen wanneer bepaalde acties worden geactiveerd. Speciale documentbeheersystemen zoals DocuWare en M-Files hebben ook automatiseringsmogelijkheden.

Je kunt ook een automatiseringstool zoals Zapier of Make gebruiken om je bestandsopslagdienst (Google Drive, OneDrive, iCloud, etc.) met andere tools te verbinden en op die manier geautomatiseerde workflows te maken.

10 stappen voor een succesvolle boekhoud procesautomatisering

Het automatiseren van je boekhoudprocessen kan een transformerend effect hebben op je bedrijf, maar het vereist wel zorgvuldige planning en uitvoering. Om je te helpen op je automatiseringsreis, zijn hier 10 stappen die je kunt volgen.

Stap 1: Definieer je automatiseringsdoelen

Voordat je je op automatisering stort, moet je eerst duidelijk je doelstellingen bepalen. Neem de tijd om te bepalen welke boekhoudprocessen je wilt automatiseren en wat je wilt bereiken.

Stap 2: Evalueer je huidige workflow

Kijk goed naar je bestaande boekhoudprocessen en identificeer eventuele knelpunten op het gebied van efficiëntie. Je moet rekening houden met de gegevensstroom, afhankelijkheden en pijnpunten in je huidige workflows voordat je ze kunt automatiseren.

Stap 3: Kies de juiste automatiseringstools

Er is een groeiend aantal automatiseringstools op de markt, dus je zult er een moeten kiezen die aansluit bij je behoeften, doelen en budget. Houd bij het maken van je keuze rekening met factoren als schaalbaarheid, integratie, gebruiksvriendelijkheid en gegevensbeveiliging. Doe eerst grondig onderzoek door gebruikersbeoordelingen te bekijken. 

Stap 4: Integratieplan

Je automatiseringstools moeten samenwerken met je boekhoudsoftware, CRM en andere tools. Kies een tool met kant-en-klare integraties. Of kies een systeem waarmee je meerdere tools kunt vervangen door één.

Stap 5: Datamigratie en training

Je moet je gegevens migreren naar het nieuwe automatiseringssysteem en je team trainen. Maak je personeel vertrouwd met de nieuwe processen, hulpmiddelen en workflows om de efficiëntie te maximaliseren.

Stap 6: Definieer automatiseringsregels en workflows

Stel automatiseringsregels in die je gewenste processen en doelen weerspiegelen. Definieer workflows voor taken zoals het goedkeuren van facturen, reconciliatie en het genereren van rapporten. 

Nog beter is het om tools te kiezen die kant-en-klare workflowsjablonen hebben. TaxDome biedt bijvoorbeeld een bibliotheek met pijplijnen, compleet met automatiseringen, die je naar wens kunt selecteren en aanpassen. Er zijn kant-en-klare pijplijnen voor het onboarden van klanten, individuele aangiften, maandelijkse boekhouding – en nog veel meer.

Stap 7: Monitor en verfijn

Als alles eenmaal werkt, moet je de prestaties van je geautomatiseerde workflows voortdurend in de gaten houden. Houd belangrijke statistieken bij, zoals foutenpercentages, verwerkingstijden en kostenbesparingen. Herzie en verfijn je automatiseringsprocessen regelmatig om de efficiëntie te optimaliseren.

Stap 8: Meet ROI

Evalueer het rendement op je investering (ROI) van je automatiseringsinspanningen door de bespaarde kosten en de bereikte verbeteringen met elkaar te vergelijken. Gebruik deze gegevens om je automatiseringsstrategie verder te verfijnen.

Stap 9: Schaal en breid uit

Als je een paar belangrijke taken hebt geautomatiseerd, kun je vervolgens je automatiseringsinitiatieven opschalen en uitbreiden naar andere boekhoudprocessen. Je kunt automatisering zelfs integreren in andere bedrijfsafdelingen, zoals marketing, klantenservice of HR.

Stap 10: Blijf op de hoogte van opkomende technologieën

De accountancy is een snel veranderende branche, dus je moet op de hoogte blijven van opkomende technologieën en trends op het gebied van boekhoudautomatisering. Evalueer regelmatig je automatiseringstools en -processen om ervoor te zorgen dat ze concurrerend blijven en in lijn zijn met de best practices in de sector.

Boekhoud procesautomatiseringsvoorbeelden

Om de transformerende kracht van automatisering van boekhoudprocessen echt te begrijpen, kijken we naar drie voorbeelden uit de praktijk van bedrijven die deze technologie in hun voordeel hebben gebruikt. 

1. Hoe Polaris Tax & Accounting haar klantenbestand van 50 maar 1500 opschaalde met behulp van de geautomatiseerde workflows van TaxDome

Polaris Tax & Accounting is een virtuele accountantspraktijk gevestigd in Florida. Door de overname van een lokaal kantoor steeg het klantenbestand van 50 naar 1500 klanten. Om deze enorme toename van de vraag aan te kunnen, moest het team van Polaris zijn processen zo schaalbaar en efficiënt mogelijk maken. Hier kwam TaxDome om de hoek kijken.

Door over te stappen op TaxDome kon Polaris de belangrijkste boekhoudprocessen van begin tot eind automatiseren, inclusief alle communicatie met klanten en het verzenden van documenten. Nu doorlopen boekhoudopdrachten automatisch de verschillende fasen van een pijplijn, waarbij nieuwe automatiseringen worden geactiveerd telkens wanneer belangrijke acties worden voltooid.

Dit is wat Joseph Serrone, president en managing partner van Polaris, erover zei:

“Wanneer we een klant toevoegen aan een aangifte, krijgen ze automatisch een kopie van de opdrachtbevestiging om te ondertekenen. Zodra ze die ondertekend hebben, gaan ze naar de volgende fase en worden ze per e-mail op de hoogte gesteld dat we aan hun aangifte werken. Zodra dat is afgerond, gaan ze naar de volgende fase, om ze te laten weten dat de aangifte is beoordeeld.”

Het automatiseren van de workflows van het bedrijf heeft het Polaris-team in staat gesteld slimmer, sneller en efficiënter te werken dan ooit tevoren en tegelijkertijd een superieure klantervaring te bieden.

Lees hier het volledige verhaal >

2. Hoe Acc Pro Group de efficiëntie verhoogde door handmatige processen te elimineren

Acc Pro, een in Singapore gevestigd compliance- en adviesbureau, kampte met allerlei knelpunten op het gebied van efficiëntie als gevolg van handmatige boekhoudprocessen. 

Toen ze hun oude boekhoudsysteem dumpten en overstapten naar QuickBooks Online, konden ze veel van de handmatige processen die hen hadden tegengehouden elimineren, waaronder boekhouding en rapportage. Hierdoor konden het bedrijf en zijn klanten talloze uren besparen en tegelijkertijd de nauwkeurigheid van de gegevens verbeteren.

3. Hoe Firebolt hun crediteurenadministratie met behulp van automatisering stroomlijnde

Firebolt is een snelgroeiend cloud datawarehouse, maar werkt met een relatief klein financieel team van drie personen, waaronder slechts één interne boekhouder. 

Door DOKKA te gebruiken, een AI-gestuurd automatiseringssysteem voor boekhouding en accountancy, konden ze hun facturatie- en crediteurenproces automatiseren en stroomlijnen. Hierdoor konden ze hun bedrijf met behoud van een klein team snel uitbreiden. Ze hebben slechts één persoon die verantwoordelijk is voor de crediteurenadministratie, wat zonder automatisering onmogelijk zou zijn.

Efficiëntie verhogen met boekhoud workflowautomatisering

We hebben al besproken hoe het accountantsberoep vol zit met terugkerende transactionele taken die rijp zijn voor automatisering. Maar hoewel het automatiseren van individuele taken krachtig genoeg is, wordt het met boekhoud workflowautomatisering pas echt interessant.

Boekhoudworkflows omvatten een reeks onderling verbonden taken en processen. Met de juiste

workflowbeheersoftware, kun je deze bredere processen bijna volledig automatiseren. Elke taak sluit aan op de volgende in de workflow, dus als de ene taak is voltooid, wordt de volgende automatisch geactiveerd. 

Laten we eens kijken hoe dit proces zou kunnen werken voor een specifieke boekhoudworkflow: individuele belastingaangiften voor nieuwe klanten. 

1. Nieuwe klanten krijgen automatisch een welkomstmail en een opdrachtbevestiging.
2. Zodra de opdrachtbevestiging is ondertekend, wordt automatisch een belastingvragenlijst verzonden om belangrijke informatie en documenten te verzamelen
3. Zodra de belastingvragenlijst is ingevuld, wordt automatisch een taak aangemaakt voor een accountant om deze documenten te controleren en de aangifte te voltooien – de klant ontvangt een automatisch bericht om hem op de hoogte te houden van wat er gebeurt
4. Zodra de aangifte is voltooid, wordt er automatisch een factuur gegenereerd en naar de klant gestuurd.
5. Zodra de klant de factuur heeft betaald, wordt de ingevulde aangifte automatisch naar de klant gestuurd.

Hier zie je hoe een geautomatiseerde workflow voor individuele aangiften eruit zou kunnen zien in TaxDome:

Dit is slechts één voorbeeld van hoe een boekhoudworkflow kan worden geautomatiseerd. Er zijn nog veel meer automatiseringsmogelijkheden, zoals het inwerken van klanten, het verwerken van facturen en de maandelijkse boekhouding. 

Het punt is dat je niet alleen losse taken automatiseert, maar hele processen van begin tot eind. Dit kan een enorme waarde voor je bedrijf creëren, waardoor je de efficiëntie kunt verhogen, tijd kunt besparen, de nauwkeurigheid kunt verbeteren en klanten een betere ervaring kunt bieden — allemaal met minimaal handmatige inspanning.

Zorg ervoor dat je bedrijf automatisering succesvol implementeert met onze 7 belangrijke stappen voor boekhoud workflowautomatisering.

De risico’s en uitdagingen van boekhoudautomatisering

We hebben de voordelen besproken die automatisering van de boekhouding voor je bedrijf kan opleveren, maar het is ook belangrijk om de mogelijke uitdagingen te begrijpen die gepaard gaan met het invoeren van deze relatief nieuwe technologie. 

Laten we eens kijken naar de belangrijkste risico’s en enkele strategieën om de overgang naar geautomatiseerde boekhouding soepel te laten verlopen.

Gegevensbeveiliging

Risico: Het automatiseren van boekhoudprocessen gaat vaak gepaard met de verwerking van gevoelige financiële gegevens. Als er geen adequate beveiligingsmaatregelen worden genomen, kunnen deze gegevens kwetsbaar zijn voor inbreuken of ongeautoriseerde toegang.

Wat te doen: Implementeer robuuste maatregelen voor gegevensbeveiliging, waaronder versleuteling, toegangscontroles en regelmatige beveiligingsaudits. Train medewerkers op best practices voor gegevensbeveiliging en zorg voor naleving van relevante regelgeving zoals GDPR, afhankelijk van je branche.

Baanverdringing

Risico: Automatisering leidt tot meer efficiëntie, maar de keerzijde is dat bepaalde handmatige functies minder nodig zijn. Verstoringen in het personeelsbestand kunnen leiden tot een slecht moreel en onzekerheid onder je team. 

Wat te doen: Benadruk dat automatisering bedoeld is om menselijke functies te verbeteren, niet om ze te vervangen. Investeer in het om- en bijscholen van je werknemers om ze te helpen bij de overgang naar meer strategisch, hoogwaardig werk, zoals gegevensanalyse, strategieontwikkeling en besluitvorming.

Integratieuitdagingen

Risico: Integratie van automatiseringstools met je bestaande boekhoud tech stack en processen kan complex zijn, en leiden tot incompatibiliteit of problemen met gegevensoverdracht.

Wat te doen: Beoordeel de compatibiliteit voordat je een automatiseringstool kiest. Het is ook zinvol om samen te werken met IT-experts om een naadloze integratie met je bestaande systemen te garanderen. Als je eenmaal een tool hebt gekozen, voer dan rigoureuze tests uit om integratieproblemen op te sporen en op te lossen voordat je het in je hele bedrijf implementeert.

Technische storingen

Risico: Automatiseringstools zijn gevoelig voor technische storingen of systeemuitval. Deze problemen kunnen de bedrijfsvoering verstoren en financiële onnauwkeurigheden veroorzaken.

Wat te doen: Ontwikkel een robuust noodherstelplan en back-upsystemen. Controleer automatiseringstools regelmatig op storingen en zorg ervoor dat IT-ondersteuning direct beschikbaar is om technische problemen snel op te lossen.

Gebrek aan expertise en inzicht

Risico: Je kunt de perfecte automatiseringstool hebben, maar als je personeel niet weet hoe het werkt, zal het uiteindelijk niet effectief zijn.

Wat te doen: Investeer in training voor medewerkers die de automatiseringstool gaan gebruiken om ervoor te zorgen dat ze de vaardigheden en het vertrouwen hebben om er effectief mee te werken. Leg de doelen en voordelen van automatisering uit aan je team en ga in op eventuele zorgen die ze hebben.

Conclusie

Voor accountantskantoren die concurrerend willen blijven in de snel veranderende bedrijfsomgeving van vandaag, is procesautomatisering niet alleen maar een kwestie van gemak — het is een strategische noodzaak. 

Met automatisering kun je niveaus van efficiëntie en nauwkeurigheid bereiken die voorheen onmogelijk waren, waardoor je tijd en geld bespaart. Je kunt je team verlossen van alledaagse administratieve taken, zodat ze zich kunnen richten op het creëren van waarde en het laten groeien van je bedrijf. 

Door het advies, de stappen en de best practices in deze handleiding te volgen, ben je in een goede positie om automatisering van boekhoudprocessen en alle voordelen die daarbij horen te omarmen.