Wat is boekhoudfraude? Definities, gevolgen, en hoe voorkom je het

Voor een branche die gebouwd is op vertrouwen, nauwkeurigheid en integriteit, komt boekhoudfraude verontrustend vaak voor. Volgens een recent Amerikaans onderzoek pleegt naar schatting 41% van bedrijven in de Verenigde Staten elk jaar boekhoudkundige overtredingen door hun financiële verslagen opzettelijk verkeerd voor te stellen.

Het plegen van boekhoudfraude is als spelen met vuur, met hoge boetes en reputatieschade voor bedrijven die betrapt worden als gevolg. Daarom is het cruciaal om te begrijpen wat boekhoudfraude inhoudt, wat de gevolgen zijn van het plegen ervan en hoe het kan worden voorkomen.

In dit artikel leggen we alles uit wat je moet weten over boekhoudfraude, zodat je je personeel, klanten en accountantskantoor kunt beschermen tegen schade.

Wat is boekhoudfraude?

Boekhoudfraude is het opzettelijk manipuleren van financiële overzichten en bestanden om hiermee een verkeerd beeld te geven van de financiële positie van een bedrijf. Hierbij gaat het meestal om het verbergen, toevoegen of wijzigen van transacties, zodat financiële verslagen er gezonder uitzien dan ze in werkelijkheid zijn.

Boekhoudfraude is een ernstig strafbaar feit en heeft verstrekkende gevolgen voor de betrokken personen en organisaties. Er zijn in de loop der jaren veel spraakmakende voorbeelden geweest van boekhoudfraude, van het Enron-schandaal aan het begin van de 21e eeuw tot de ondergang van Lehman Brothers enkele jaren later. Maar boekhoudfraude is niet beperkt tot wereldwijde ondernemingen – het kan op elk bedrijfsniveau gebeuren. 

Soorten boekhoudfraude

Boekhoudfraude kan vele vormen aannemen, waarbij de daders allerlei “creatieve” methoden en illegale achterdeurtjes gebruiken om de waarheid over de financiële gezondheid van hun bedrijf te verbergen. In dit gedeelte belichten we enkele van de meest voorkomende vormen van boekhoudfraude. 

Vervalsen van financiële verklaringen

Hierbij worden financiële gegevens opzettelijk gewijzigd om een misleidend beeld te geven van de financiële positie van een bedrijf. Het doel is om belanghebbenden te misleiden, waaronder investeerders, crediteuren en regelgevende instanties, vaak in een poging om slechte financiële prestaties te verdoezelen. Ingewijden van bedrijven kunnen bijvoorbeeld: 

• Verkoopcijfers overwaarderen of valse facturen maken om het bedrijf winstgevender te laten lijken dan het in werkelijkheid is, in een poging investeerders aan te trekken of leningen met gunstigere voorwaarden te krijgen
• Bedrijfskosten opzettelijk verbergen of weglaten in een poging om het bedrijfsresultaat te “verbeteren” 

Verduisteren van bedrijfsfondsen 

Verduistering is een vorm van financiële fraude waarbij een werknemer, leidinggevende of bedrijfseigenaar bedrijfsmiddelen of fondsen steelt voor persoonlijk gewin. Dit kan inhouden dat er geld van het bedrijf waar het oorspronkelijk voor bedoeld was wordt weggenomen of dat er geld van het bedrijf zonder toestemming wordt gebruikt. Bijvoorbeeld: 

• Een bedrijfseigenaar kan geld van investeerders, bijvoorbeeld bedoeld voor bedrijfsuitbreiding, overhevelen naar een persoonlijke rekening, zonder dat de investeerder of andere belanghebbenden hier weet van hebben
• De bedrijfseigenaar kan vervolgens zijn daden verdoezelen door de boekhouding te vervalsen om ontdekking te voorkomen

Verduisteren van bedrijfsactiva

Hierbij misbruiken werknemers of leidinggevenden bedrijfsmiddelen voor persoonlijk gewin. Dit soort fraude kan moeilijk op te sporen zijn omdat het kan gaan om kleine, oplopende bedragen in de loop der tijd. Bijvoorbeeld: 

• Een medewerker op de financiële afdeling kan bedrijfsgeld doorsluizen naar een persoonlijke rekening onder het mom van een “aankoop”
• Een voorraadbeheerder kan fysieke goederen stelen en vervolgens zijn sporen uitwissen door de administratie te manipuleren

Frauduleuze salarisadministratie

Loonfraude is het manipuleren van het loonproces om onverdiend bedrijfsgeld te stelen. Dit kan het veranderen van werkuren in het salarissysteem inhouden, het creëren van “spookwerknemers” die in werkelijkheid niet bestaan, of het ontvangen van ongeoorloofde of onrechtmatige bonussen of voordelen. Een manager kan bijvoorbeeld: 

• Valse werknemersgegevens creëren en vervolgens hun salaris en/of voordelen in eigen zak steken
• Zichzelf prestatiegerelateerde bonussen toekennen op basis van valse resultaten

Fraude met onkostenvergoedingen

Bij deze vorm van boekhoudfraude dienen werknemers valse of misleidende onkostendeclaraties in, waardoor ze vergoedingen krijgen waar ze geen recht op hebben. Een manager kan bijvoorbeeld:

• Bonnetjes of bewijzen overleggen voor niet-werkgerelateerde reiskosten
• Persoonlijke artikelen kopen en deze ten onrechte categoriseren als werkgerelateerde uitgaven 

Hoe je de waarschuwingssignalen van fraude kunt herkennen

Als boekhoudprofessional help je de integriteit en nauwkeurigheid van je financiële rekeningen te behouden als je de waarschuwingssignalen van frauduleuze activiteiten kunt herkennen. In dit gedeelte geven we een aantal signalen van boekhoudfraude waar je op moet letten. 

Discrepanties in financiële gegevens

Als je inconsistenties, onverklaarbare afwijkingen of ongebruikelijke patronen ziet in de financiële overzichten van een bedrijf, dan is het de moeite waard om dit verder te onderzoeken. Bijvoorbeeld:

• Onverklaarbare verschillen tussen rapportagecijfers
• Stijgende inkomsten terwijl de kasstromen stagneren
• Kwartaalresultaten die ingaan tegen langetermijntrends, vooral in het 4e kwartaal
• Sterke financiële prestaties ondanks duidelijke economische of organisatorische tegenwind

Verdachte transacties

Let op ongebruikelijk grote transacties die niet overeenkomen met reguliere bedrijfspatronen of activiteiten. Bijvoorbeeld: 

• Herhaalde kleine transacties die net onder de drempel voor handmatige goedkeuring vallen
• Onverklaarbare grote geldopnames of stortingen
• Grote overschrijvingen naar onbekende leveranciers of buitenlandse rekeningen

Onverklaarde aanpassingen  

Onverklaarbare aanpassingen zijn een ander alarmsignaal, vooral als ze gebeuren tegen het einde van een rapportageperiode en niet kunnen worden gerechtvaardigd of onderbouwd met documentatie. Bijvoorbeeld: 

• Aanzienlijke afschrijvingen van voorraden of vorderingen zonder adequate verklaring
• Veelvuldige aanpassingen van jaarrekeningen vlak voor het einde van het boekjaar
• Grote aanpassingen met ronde getallen en vage omschrijvingen zoals “diversen”.

Ontbrekende documenten

Als je een onvolledige administratie of een gebrek aan ondersteunende documentatie voor transacties ziet, graaf dan eens wat dieper. Bijvoorbeeld: 

• Ontbrekende facturen en bonnetjes voor belangrijke transacties/uitgaven
• Belangrijke financiële documenten die tijdens een controle niet kunnen worden gevonden
• Ontbrekende leverancierscontracten of overeenkomsten met betrekking tot grote transacties

Boekhoudkundige controles negeren

Interne controles zijn er niet voor niets — ze garanderen namelijk consistente processen die in lijn zijn met de beste zakelijke praktijken en wettelijke vereisten. Als interne controles regelmatig worden genegeerd, is dat een groot waarschuwingssignaal. Bijvoorbeeld: 

• Managers die hun eigen uitgaven goedkeuren
• Het financiële team dat aanbevelingen van accountants negeert of terzijde schuift
• Medewerkers die de standaard goedkeuringsprocessen voor grote aankopen omzeilen

Gevolgen van boekhoudfraude

Boekhoudfraude is een strafbaar feit met ernstige juridische en financiële gevolgen. Afhankelijk van de overtreding in kwestie kunnen daders lange gevangenisstraffen krijgen, terwijl bedrijven torenhoge boetes kunnen krijgen van toezichthouders en overheidsinstanties.

Afgezien van deze tastbare gevolgen kan boekhoudfraude ook aanzienlijke schade toebrengen aan de reputatie en het merk, wat de bedrijfsvoering kan lamleggen en de groei kan belemmeren. Wanneer klanten, investeerders en zelfs het personeel het vertrouwen in een bedrijf verliezen, kan het extreem moeilijk zijn om hiervan te herstellen en verder te gaan.  

Wie is verantwoordelijk voor het controleren van boekhoudfraude?

Het opsporen van boekhoudfraude is een gezamenlijke inspanning van interne medewerkers, onafhankelijke derden en overheidsinstanties. In dit gedeelte kijken we naar de verschillende mensen en entiteiten die betrokken zijn bij het opsporen van boekhoudfraude en de rollen die ze spelen.

Interne controleurs

Interne controleurs zijn de eerste verdedigingslinie van een bedrijf tegen boekhoudfraude. Door te evalueren hoe effectief de interne controles, het risicobeheer en de bestuursprocessen van hun bedrijf zijn, bevinden ze zich in een goede positie om voorzorgsmaatregelen te nemen en potentiële afwijkingen op te sporen die kunnen wijzen op fraude.

Externe controleurs

Externe controleurs bieden een extra niveau van zekerheid. Omdat het onafhankelijke derden zijn, kunnen ze een objectievere, afstandelijke beoordeling geven van processen en financiële overzichten. Ze kunnen ook controles uitvoeren om er zeker van te zijn dat de financiële verslaglegging van een bedrijf voldoet aan de boekhoudkundige regels en normen.

Regelgevende instanties

Regelgevende instanties, zoals de Autoriteit Financiële Markten (AFM) zijn verantwoordelijk voor het opstellen en handhaven van financiële regels. Deze regelgevende instanties treden op als handhavers, voeren onderzoeken uit, ondernemen handhavingsacties en delen hoge boetes uit voor niet-naleving. 

Wetshandhavingsinstanties

Wetshandhavingsinstanties zoals bijvoorbeeld het Ministerie van Justitie en Veiligheid en de FIOD zijn verantwoordelijk voor het onderzoeken van strafbare gevallen van boekhoudfraude. Ze hebben de bevoegdheid om arrestatiebevelen en dagvaardingen uit te vaardigen en strafrechtelijke vervolging in te stellen tegen personen en organisaties die betrokken zijn bij frauduleuze activiteiten.

Klokkenluiders

Klokkenluiders spelen ook een belangrijke rol bij het melden van gevallen van boekhoudfraude. Meestal zijn het ingewijden van een bedrijf die naar voren stappen om leidinggevende personeelsleden of zelfs wetshandhavingsinstanties te waarschuwen als ze vermoeden dat er iets achterbaks aan de hand is. In de meeste gevallen zijn klokkenluiders in Nederland beschermd tegen vergelding onder de Wet bescherming klokkenluiders.

Hoe je boekhoudfraude kunt voorkomen

Boekhoudfraude opsporen is één ding, maar hoe voorkom je het volledig? In dit gedeelte belichten we een aantal stappen die je kunt implementeren om je bedrijf te beschermen en een cultuur van verantwoording en transparantie te creëren.

1. Krachtige interne controles implementeren

Interne controles zijn er om de integriteit van je financiële verslaglegging te waarborgen en je bedrijf te beschermen tegen onregelmatige, niet-conforme of malafide processen, waaronder boekhoudfraude. Hier zijn een paar voorbeelden die je kunt implementeren:

• Scheiding van taken: ervoor zorgen dat geen enkele werknemer controle heeft over een kritiek financieel proces
• Autorisatieprotocollen: duidelijke goedkeuringsprocessen op meerdere niveaus invoeren voor transacties boven een bepaalde drempel
• Rekeningafstemming: ervoor zorgen dat rekeningen op regelmatige tijdstippen op elkaar worden afgestemd, zodat de gegevens overeenkomen met de werkelijke saldi
• Processen systematiseren: interne checklists, sjablonen en controletrajecten gebruiken om ervoor te zorgen dat processen consistent en transparant zijn

2. Regelmatige controles uitvoeren

Door regelmatig controles uit te voeren zorg je ervoor dat je boekhoudprocessen en -procedures efficiënt, transparant en compliant zijn. Er zijn verschillende benaderingen die je kunt combineren om de impact van audits te maximaliseren, waaronder: 

• Interne controles met regelmatige tussenpozen
• Externe controles door onafhankelijke derde partijen
• Verrassingsaudits om onregelmatigheden op te sporen

3. Technologie inzetten

Als het aankomt op efficiënte boekhoudprocessen, is technologie je beste vriend – en dit is niet anders bij fraudepreventie. Er zijn allerlei tools die je kunt implementeren om frauduleuze activiteiten te helpen voorkomen, van AI-gestuurde fraudedetectie en audit software tot accounting praktijkbeheerplatforms, zoals TaxDome. 

TaxDome biedt de volgende functies om je te helpen de efficiëntie, nauwkeurigheid en transparantie te verbeteren:

• Geautomatiseerde workflows, inclusief facturering en betalingen
• Granulaire toegangsrechten en machtigingen
• Robuuste beveiliging, met twee-factor- en biometrische verificatie
• Veilig documentbeheer
• Tijdgestempelde audit trails en activiteitenlogboeken
• CRM voor een volledig overzicht van alle gegevens en interacties van klanten 

4. Training voor medewerkers organiseren

Opleiding kan een belangrijke rol spelen bij het voorkomen van boekhoudfraude. Door regelmatig trainingen te geven die bedoeld zijn om werknemers te helpen verdachte activiteiten te signaleren en te melden, kun je problemen misschien al herkennen voordat ze escaleren. Daarnaast kun je een duidelijk beleid opstellen om klokkenluiders te beschermen en aan te moedigen om naar voren te stappen zonder bang te hoeven zijn voor repercussies. 

5. Een ethische, transparante cultuur creëren

Je kunt fraude tot op zekere hoogte voorkomen door een cultuur te creëren waarin het belang van ethische bedrijfspraktijken en transparante processen wordt gepromoot. Hier zijn enkele manieren waarop je dit kunt bereiken:

• Een bedrijfsbrede gedragscode opstellen die werknemers moeten lezen en waarmee ze formeel moeten instemmen
• Ervoor zorgen dat bedrijfsleiders ethisch en betrouwbaar gedrag vertonen
• Een omgeving van open communicatie, transparante praktijken en verantwoordingsplicht bevorderen 

Samengevat

Boekhoudfraude is een ernstig misdrijf waarbij financiële overzichten, gegevens en transacties opzettelijk worden gemanipuleerd in een poging om belanghebbenden te misleiden over de werkelijke gezondheid van een bedrijf. Bedrijven die schuldig worden bevonden aan boekhoudfraude kunnen hoge boetes krijgen en met juridische aanklachten en reputatieschade te maken krijgen. 

Daarom moet je er alles aan doen om boekhoudfraude te voorkomen. Dit betekent dat je strenge interne controles moet invoeren, deze regelmatig moet uitvoeren en waakzaam moet zijn bij het controleren van de boekhouding. 

Technologie kan hier ook bij helpen. Met TaxDome bijvoorbeeld, krijg je gedetailleerde audit trails die elke interactie met documenten, taken, klanten en meer bewaken, vastleggen en van een tijdstempel voorzien. En met tools voor tijdregistratie naast geautomatiseerde facturen en betalingen kun je er zeker van zijn dat je altijd het juiste bedrag voor het juiste werk factureert.

Om te zien hoe TaxDome je kan helpen een zeer efficiënt, transparant, en controleerbaar bedrijf te zijn, vraag je vandaag nog een demo aan.