Hoe begin je een accountantskantoor: een stap-voor-stap handleiding om je eigen RA-accountantskantoor te beginnen

Het is nog nooit zo eenvoudig geweest om een accountantskantoor te beginnen. Nu werken op afstand standaard is en technologie routinetaken automatiseert, zijn veel van de traditionele drempels hiervoor verdwenen. 

Er zitten allerlei voordelen aan het runnen van je eigen accountantskantoor, zoals de vrijheid om je eigen schema te bepalen, je klanten te kiezen en het plafond van je inkomsten weg te halen. Maar voor jezelf beginnen is niet zonder uitdagingen.

In dit artikel leiden we je door de stappen die je moet nemen om een succesvol accountantskantoor op te zetten. Dus als je klaar bent om je eigen baas te zijn, lees dan verder!

Een stap-voor-stap handleiding om een accountantskantoor te beginnen

Een eigen bedrijf beginnen kan zo ontmoedigend zijn dat veel mensen het idee al bij voorbaat opbergen in een map met de tekst “wensdromen”. Maar door de stappen in deze handleiding te volgen, heb je alle informatie die je nodig hebt om die eerste stap te zetten en om er een succes van te maken.

1. Je kwalificaties en vaardigheden beoordelen

Voordat je je op het starten van een eigen bedrijf stort, is het de moeite waard om ervoor te zorgen dat je over de juiste kwalificaties en ervaring beschikt. Meestal betekent dit een bachelordiploma in boekhouden, financiën of een verwant vakgebied als basis. Er zijn twee typen accountants in Nederland:

1. Accountant-Administratieconsulent (AA)
   Duur: Minimaal 4 tot 5 jaar (HBO en praktijkopleiding)
   Opleidingstraject: Je moet een HBO-opleiding Accountancy volgen, gevolgd door een praktijkopleiding om het AA-diploma te behalen.
2. Registeraccountant (RA)
   Duur: Minimaal 6 tot 8 jaar (Universitaire studie en praktijkopleiding)
   Opleidingstraject: Eerst moet je een universitaire opleiding Accountancy volgen, waarna je een praktijkopleiding afrondt. RA’s zijn bevoegd om jaarrekeningcontroles uit te voeren bij middelgrote en grote bedrijven.

Deze opleidingspaden zijn intensief en de duur ervan hangt af van het type accountant dat je wilt worden. Over het algemeen ben je na je studie en praktijkopleiding klaar om als erkend accountant te werken.

Als je niet aan de RA-accountantsvoorwaarden voldoet, zodat het starten van een eigen bedrijf geen haalbare optie lijkt te zijn, geef dan niet op! Maak een plan om de kwalificaties te behalen die je nodig hebt en ga van daaruit verder.

Naast de benodigde kwalificaties is het de moeite waard om ook je hard en soft skills te ontwikkelen. Het runnen van een bedrijf vereist organisatorische vaardigheden, timemanagement, veerkracht en aanpassingsvermogen om er maar een paar te noemen.

2. Ontwikkel een ondernemingsplan

Een andere belangrijke stap voordat je in het diepe springt, is het opstellen van een ondernemingsplan. Om je te helpen je strategie te bepalen en ambitieuze doelen te stellen, moet je voor jezelf een paar belangrijke vragen beantwoorden. 

Wat voor soort diensten ben ik van plan te leveren?

Wil je brede boekhouddiensten aanbieden, of wil je je specifiek richten op een beperkter dienstenaanbod, zoals belastingaangifte? Het kan verleidelijk zijn om alles breed aan te bieden, maar een smal dienstenaanbod kan juist aantrekkelijker zijn voor klanten met specifieke behoeften.

  Wil ik een nichemarkt aanbieden?

Als je de ervaring en expertise hebt, kun je overwegen om je te richten op nichesectoren, zoals vastgoed, gezondheidszorg of horeca, die allemaal specifieke boekhoudkundige eisen hebben. Je kunt je ook specialiseren in gebieden met een hoog groeipotentieel, zoals de belasting op cryptocurrency. 

Door je focus te beperken, richt je je op een kleinere groep klanten, maar heb je meer kans om een leider te worden in die specifieke niche.

Hoe ziet mijn ideale klant eruit en hoe werf ik die?

Besteed wat tijd aan het nadenken over je “ideale klant” – d.w.z. het type persoon dat je wilt aantrekken en met wie je wilt werken. Sommige accountantskantoren werken voornamelijk met zelfstandige ondernemers en eigenaren van kleine bedrijven, terwijl andere zich richten op vermogende particulieren of klanten met internationale belastingzaken. 

Hoe ziet de concurrentie eruit?

Om een succesvol ondernemingsplan te ontwikkelen, moet je begrijpen hoe de concurrentie eruitziet. Hoe zien websites van concurrenten eruit? Hoeveel vragen ze voor hun diensten? Welke unieke verkoopargumenten hebben ze – en hoe kun jij iets beters bieden?

Welke technologie kan ik gebruiken om belangrijke processen te stroomlijnen en te automatiseren?
Technologie zal een vitale rol spelen in het succes van je bedrijf. Het is daarom zinvol om na te denken over het soort software dat je wilt gebruiken en de mate waarin je zaken als automatisering en AI zult omarmen.

Wat zijn mijn korte- en lange termijnbedrijfsdoelstellingen?

Bedenk wat je wilt bereiken over verschillende tijdsbestekken en hoe je succes gaat meten. Je kunt kijken naar statistieken zoals omzet, winst of aantal klanten, en doelen stellen voor bijvoorbeeld zes maanden, een jaar en meerdere jaren.

3. Financiering veiligstellen

Het starten van een accountantskantoor brengt een initiële investering met zich mee om alles van de grond te krijgen, met veel eenmalige of terugkerende aankopen om te budgetteren, zoals: 

• Bedrijfsregistratie en vergunningskosten
• Professionele certificering
• Softwarelicenties
• Hardware (computer, beeldschermen, enz.)
• Apparatuur en meubilair voor thuiskantoor
• Website bouwen en hosten

Als je eenmaal een goed beeld hebt van de kosten om te beginnen, kun je verschillende financieringsopties bekijken. 

Als je genoeg spaargeld hebt, kun je je bedrijf zelf financieren. Je kunt ook een banklening of een speciale lening voor kleine bedrijven aanvragen. Dit is voor de meesten een verstandige optie, maar het is belangrijk om goed te letten op de toegepaste rentepercentages en voorwaarden.

Je kunt ook externe investeerders zoeken om het kapitaal te verschaffen dat je nodig hebt om te starten. Dit kan een succesvolle manier zijn om je bedrijf een financiële impuls te geven, maar het gaat wel ten koste van het opgeven van een deel van het eigenaarschap en de autonomie die het runnen van je eigen bedrijf zo lonend maken.

4. Een ondernemingstructuur kiezen

Het soort bedrijf waarvoor je kiest heeft verschillende juridische en fiscale gevolgen. Daarom is het belangrijk om hier goed onderzoek naar te doen. Laten we eens kijken naar de beschikbare opties.

Eenmanszaak
Als je voor jezelf begint, is eenmanszaak heel zinvol. Het is het eenvoudigste en gemakkelijkste soort bedrijf om op te zetten en alle winst wordt beschouwd als persoonlijk inkomen, dus je betaalt inkomstenbelasting in plaats van vennootschapsbelasting. Aan de andere kant biedt eenmanszaken geen aansprakelijkheidsbescherming – je bent dus persoonlijk verantwoordelijk voor eventuele schulden of verliezen. 

Vennootschap

Als je samen met anderen zaken gaat doen, geeft een vennootschap je gedeelde eigendomsrechten en verantwoordelijkheid. Het geeft je bedrijf ook toegang tot meer kapitaal en expertise. Aan de andere kant ben je medeverantwoordelijk voor eventuele verliezen van het bedrijf, zelfs als je er niet direct verantwoordelijk voor was. Je geeft ook een deel van je autonomie en beslissingsbevoegdheid op.

BV (besloten vennootschap)

Een bv biedt je persoonlijke aansprakelijkheidsbescherming, dus je bent niet persoonlijk verantwoordelijk voor het betalen van schulden als het bedrijf het financieel moeilijk heeft. Als eigenaar wordt alle winst beschouwd als onderdeel van je persoonlijke inkomen en dienovereenkomstig belast.

NV (Naamloze vennootschap) 

Deze bieden de meeste aansprakelijkheidsbescherming, maar ze zijn ingewikkelder op te zetten en te onderhouden. Als je je net in de wereld van het bedrijfseigendom waagt, is het misschien het beste om voor een eenvoudigere structuur te kiezen. Je kunt je bedrijf later altijd nog veranderen.

5. Je bedrijf registreren en vergunningen aanvragen

Om je bedrijf legaal te exploiteren, moet je het registreren bij de relevante autoriteiten en de benodigde bedrijfsvergunningen verkrijgen. De exacte stappen hiervoor zullen verschillen afhankelijk van je locatie en het soort bedrijf dat je kiest, maar hier zijn enkele algemene stappen die je moet volgen:

• Kies een naam voor je bedrijf— je kunt dit zoekhulpmiddel gebruiken om te checken of een naam al geregistreerd staat
• Schrijf je in bij de Kamer van Koophandel
• Afhankelijk van je sector en locatie, heb je mogelijk vergunningen of andere goedkeuringen nodig
• Open een zakelijke bankrekening 
• Zorg dat je een privacyverklaring hebt als je persoonsgegevens verzamelt (b.v. via je website)

Je moet er ook voor zorgen dat je de nodige vergunningen en kwalificaties hebt om legaal als accountant te kunnen werken. 

6. Je bedrijfslocatie bepalen

Je moet beslissen of je een fysieke kantoorlocatie wilt aanhouden of dat je als een virtueel bedrijf wilt werken vanuit het comfort van je eigen huis (of waar dan ook!). 

Met de komst van cloud-software is het niet langer nodig om een fysiek bedrijf te hebben, en je bespaart veel geld door volledig virtueel te gaan. Door virtueel te gaan kun je ook een breder klantenbestand bedienen, omdat je niet beperkt bent door geografische beperkingen.

7. In technologie en tools investeren

Technologie is de sleutel tot een efficiënt en winstgevend bedrijf, dus het is belangrijk dat je de opties onderzoekt en een verstandige keuze maakt. Hoe meer je terugkerende handmatige taken kunt overlaten aan software, hoe meer klanten je kunt aannemen – en hoe meer geld je zult verdienen!

Dus wat heb je nodig om een succesvolle technologiestack te bouwen? Allereerst moet je investeren in accounting- of belastingsoftware. Dan raden we aan om uitgebreide praktijkbeheersoftware te zoeken die alle tools combineert die je nodig hebt om je bedrijf efficiënt te runnen. 

TaxDome, bijvoorbeeld, biedt een centraal punt voor het beheren van je klanten, taken, workflows en documenten, waardoor je niet langer meerdere op zichzelf staande klantenapps nodig hebt.

Om de gegevens van je klanten te beschermen, moet je ook kijken naar cyberbeveiligingshulpmiddelen, zoals een VPN en internetbeveiligingssoftware. Dan zijn er nog AI tools die je kunt gebruiken, zoals ChatGPT om allerlei verschillende processen te versnellen.

8. Zet je bedrijf in de markt

Als je bedrijf eenmaal draait, moet je het wereldkundig maken en interesse wekken. Er zijn allerlei strategieën die je kunt gebruiken om mensen te laten weten dat je bedrijf bestaat, maar we zetten hieronder een aantal van de meest beproefde op een rij:

• Bouw een website: focus op een strak en professioneel ontwerp, en verklaar in simpele termen wie je bent en wat je biedt 
• Maak gebruik van SEO : door de juiste trefwoorden op te nemen, regelmatig blogs te publiceren en ervoor te zorgen dat je inhoud gezaghebbend en nuttig is, verhoog je de positie van je website in zoekmachines, wat helpt om verkeer aan te trekken.
• Sociale media: stimuleer betrokkenheid door nuttige, branchespecifieke inhoud te plaatsen op LinkedIn, Instagram, Facebook en zelfs YouTube 
• Netwerken: ga naar zoveel mogelijk branche-evenementen en boekhoudkundige conferenties en verspreid je boodschap

Algemene uitdagingen en oplossingen

In dit gedeelte bespreken we enkele van de belangrijkste hindernissen die je kunt tegenkomen bij het starten van je eigen accountantskantoor – en wat je kunt doen om ze te overwinnen.

Klanten aantrekken en behouden

Om klanten aan te trekken moet je je onderscheiden van de massa. Dit betekent dat je een sterke online aanwezigheid moet hebben, met een SEO-geoptimaliseerde website. Je moet ook duidelijk communiceren over je diensten en kosten, en de redenen benadrukken waarom klanten jou zouden moeten kiezen boven andere bedrijven.

Klanten behouden is weer een heel andere uitdaging, maar uiteindelijk komt het neer op één ding: de klantervaring. Bied een uitstekende service, duidelijke communicatie en naadloze digitale processen en je klanten zullen bij je blijven.

Cashflow managen

Als je net begint met ondernemen, kan de cashflow in het beste geval onregelmatig zijn. Dit kan je vermogen om te investeren en te groeien belemmeren. Er zijn verschillende dingen die je kunt doen om de gevolgen van een onregelmatige cashflow te beperken, zoals:

• Een gedetailleerd budget maken om inkomsten en uitgaven te voorspellen
• Factureringssoftware gebruiken om het versturen van facturen te automatiseren en de betaling te versnellen
• Verzoeken om wat geld vooraf in de vorm van een aanbetaling
• Overweeg kredietlijnen of leningen voor kleine bedrijven om tekorten te dekken

Op de hoogte blijven van wijzigingen in regelgeving

Belastingwetten en industrienormen zijn aan verandering onderhevig. Als bedrijfseigenaar ligt de verantwoordelijkheid bij jou, daarom is het noodzakelijk dat je op de hoogte blijft van de laatste regels. Hier lees je hoe:

• Meld je aan voor fiscale en boekhoudkundige nieuwswaarschuwingen van officiële bronnen zoals de belastingdienst.
• Duik in populaire accountingblogs, websites, en podcasts
• Geef prioriteit aan voortdurende professionele ontwikkeling

• Gebruik software voor boekhouding en praktijkbeheer die veranderingen in de regelgeving omvat

Administratieve taken afhandelen

Het runnen van een accountantskantoor brengt allerlei terugkerende administratieve taken met zich mee. Als deze taken handmatig worden uitgevoerd, kunnen ze een enorm beslag leggen op je tijd en middelen. Dit is waar technologie bij kan helpen.

Door software te kiezen die repetitieve processen automatiseert, maak je jezelf vrij om je te richten op de groei van je bedrijf. Met de juiste software voor praktijkbeheer kun je bijvoorbeeld hele accountingworkflows automatiseren, inclusief alle communicatie met klanten, taakbeheer, documentbeheer en facturering.

De voordelen van een eigen accountantskantoor

Zoals je ziet, is het bezitten van een accountantskantoor niet zonder uitdagingen. Maar als je het met toewijding en oprechte passie en zorg uitvoert, wegen de voordelen ruimschoots op tegen de nadelen. Hier zijn een paar van de voordelen van het runnen van je eigen bedrijf:

• Financiële onafhankelijkheid met onbeperkte verdienmogelijkheden
• Carrièreruimte en een balans tussen werk en privé die bij je past
• Autonomie in besluitvorming
• De kans om iets zinvols op te bouwen
• De kans om nieuwe vaardigheden te leren en jezelf te versterken

Vragen en antwoorden

Moet ik een registeraccountant zijn om een accountantskantoor te beginnen?
Om jezelf aan te prijzen als accountant en klanten van dienst te kunnen zijn, moet je gekwalificeerd zijn, en het juiste opleidingstraject hebben gevolgd en op zijn minst enige praktijkervaring hebben. Een RA zijn is zeker een groot voordeel dat je onderscheidt van veel andere accountants, maar afhankelijk van de diensten die je wilt aanbieden, is het misschien geen noodzaak.

Kan ik een accountantskantoor vanuit huis beginnen?

Ja, absoluut. Een volledig virtueel kantoor is niet alleen mogelijk, maar in de meeste gevallen ook beter. Je bespaart de tijd, het gedoe en de kosten die gepaard gaan met het vinden en huren van kantoorruimte. Met de juiste software kun je een boekhoudkantoor overal vandaan runnen!

Heb ik eerdere boekhoudervaring nodig om mijn eigen bedrijf te beginnen?
Enige boekhoudervaring is noodzakelijk om je eigen boekhoudkantoor te runnen. Zonder ervaring maak je jezelf klaar om te mislukken en word je niet serieus genomen door potentiële klanten.

Wat zijn de beste manieren om klanten te vinden voor een nieuw accountantskantoor?
In de huidige digitale wereld is online aanwezigheid de beste manier. Met een aantrekkelijke website, SEO-inhoud en regelmatige posts op sociale media kun je een gestage stroom nieuwe klanten aantrekken.

Hoe lang duurt het doorgaans om een accountantskantoor te beginnen?
Het hangt af van verschillende factoren, zoals de bedrijfsstructuur die je kiest en andere formaliteiten, zoals jezelf inschrijven bij de beroepsorganisatie, vergunning aanvragen en inschrijven bij de Kamer van Koophandel. Dit kan enkele weken tot maanden duren. Er gaat echter veel planning aan vooraf en hoe meer tijd je besteedt aan het afstemmen van je strategie, hoe beter je er klaar voor bent.

Zijn er specifieke verzekeringseisen voor accountantskantoren?
Ja, je hebt verzekeringen nodig die je beschermen tegen juridische stappen van klanten, zoals een beroepsaansprakelijkheidsverzekering, een algemene aansprakelijkheidsverzekering en een cyberaansprakelijkheidsverzekering. Wat je precies nodig hebt, hangt af van de grootte en structuur van je bedrijf, dus neem hiervoor contact op met een jurist of verzekeringsspecialist.

Samenvattend

Een eigen accountantskantoor beginnen kan een grote stap in het onbekende lijken, maar met de juiste ervaring, vaardigheden en voorbereiding kan het een van de beste beslissingen zijn die je neemt. We hopen dat de stappen in dit artikel je de informatie geven die je nodig hebt om te beslissen of het runnen van een accountantskantoor iets voor jou is. 

Een van de belangrijkste factoren bij het runnen van een efficiënt en winstgevend bedrijf is het kiezen van de juiste technologie. Als je uit eerste hand wilt zien hoe TaxDome je boekhoudworkflows kan transformeren en repetitieve taken kan automatiseren, vraag je vandaag nog een gratis demo aan.