Carter Cook CPAs Ervaring: Een Accountantskantoor van deze Tijd Bouwen

Maak kennis met Michelle Cook, een van de partners bij Carter Cook CPAs die kleine lokale bedrijven helpt om efficiënter te werken en de winst te maximaliseren. 

Michelle heeft oorspronkelijk een boekhoudkundige achtergrond voor particulieren. Echter, nu is ze van plan om een bedrijf op te zetten waar klanten het gevoel bij hebben dat er naar hen wordt omgekeken. Daarnaast is ze gefocust op de balans tussen werk en privé. Hierdoor wil ze er bijvoorbeeld voor zorgen dat haar medewerkers niet opbranden.

“Ik ben mijn eigen bedrijf begonnen omdat ik vond dat de accountantsbranche veel potentieel heeft. Als een bedrijf goed wordt geleid en bestuurd, dan kunnen we onze klanten bijgevolg superieure service bieden en tegelijkertijd voor de werknemers zorgen. Daarom ben ik een bedrijf aan het opzetten waarin onze werknemers tijdens het belastingseizoen geen overuren maken. Iets wat ongehoord is in de branche. Zonder TaxDome zou dit echter onmogelijk zijn”.

Bedrijfsstructuur organiseren

Michelle is gepassioneerd over het bouwen van een accountantskantoor van deze tijd, een zogenaamd new age accountantskantoor. Daarom besluiten we dieper in te gaan in de structuur van zo’n bedrijf.

“Een van de problemen die ik als werknemer bij een particulier accountantskantoor heb ondervonden, was dat ik tien verschillende bazen op verschillende projecten had. Nu probeer ik dat te voorkomen door zogenaamde ‘pods’ te maken. 

Elke pod werkt als een team die aan dezelfde klanten werken. We hebben maandpakketten voor belastingen, aangiften omzetbelasting, boekhouding en kwartaalgesprekken met klanten. Een pod zal bestaan uit boekhouders, een registeraccountant, een manager en een virtuele assistent. Zo zijn alle diensten gedekt. Nu bouwen we onze eerste pod en concentreren ons op het opzetten van al onze systemen. TaxDome en de pijplijnen die we hebben ingesteld, hebben daar een groot deel van uitgemaakt.”

Op het moment van publicatie heeft Carter Cook CPAs zes werknemers in dienst en wil het groeien door op basis van de bovengenoemde structuur extra pods te bouwen. 

Bekijk hoe Michelle Cook uitlegt hoe pods werken:

Lees hoe Brooklyn FI in twee jaar tijd groeide van een eenmanszaak naar vijf medewerkers en vervolgens in hun eerste jaar bij TaxDome naar 13 mensen.

Verbetering van de teamprestaties

Het opzetten van een nieuw bedrijf betekent dat je processen van de grond af aan opbouwt. Michelle denkt terug aan de tijd dat ze begonnen.

“We hadden geen systeem. We gebruikten Google Drive voor het delen van documenten, organizers en het bijhouden van taken. Het viel niet mee om erachter te komen waar we ons in projecten bevonden. Toen kwam ik op het punt dat ik met het opzetten van een team begon. Ik wist dat ik niet alles alleen kon doen. Maar zodra je andere mensen binnenhaalt, haal je daar het gebrek aan organisatie niet mee weg. Ik had een systeem nodig waarmee mijn team zou weten op welk punt elk project zich bevond.”

Michelle bekent dat ze veel tijd heeft besteed aan het onderzoeken van verschillende software oplossingen. De meeste opties waren niet alles-in-één, zoals TaxDome dat wel is. Voor Carter Cook CPAs ging de keus tussen TaxDome en Canopy. Maar uiteindelijk werd door de transparante prijsstructuur voor TaxDome gekozen. 

Alles-in-één was een must voor Carter Cook CPAs. Michelle weet uit de eerste hand dat het wisselen van context een van de ergste dingen is om productief te zijn. Met TaxDome heeft haar team echter een gecentraliseerd systeem tot haar beschikking. In het bijzonder voor projecten, klanten en documenten zodat ze alles efficiënter kunnen volgen.

Top 5 TaxDome-tools om de team efficiëntie te verhogen, volgens Carter Cook CPAs:

1. E-mailsynchronisatie: gedeelde inbox om klanten te e-mailen en het team van alle communicatie op de hoogte te houden.
2. CRM systeem: mogelijkheid om klantinteracties, notities en persoonlijke informatie te volgen.
3. Voorwaardelijke organizers: efficiënte en professioneel ogende methode om informatie van opdrachtgevers te verkrijgen. Vervolgvragen verschijnen op basis van de antwoorden van de klant (bent u getrouwd, heeft u onroerend goed verkocht, enz.).
4. Mobiele scanner: veel klanten hebben namelijk geen fysieke scanners, waarmee ze gemakkelijk documenten kunnen scannen in de mobiele Android- of iOS-mobiele apps
5. Projectmanagement boards: een beheersysteem om alles bij te houden zonder de context te verliezen is de sleutel tot de efficiëntie van een team.

Bekijk hoe Michelle Cook vertelt hoe TaxDome helpt de efficiëntie van hun team te vergroten: 

Voor een betere klantervaring zorgen

Carter Cook CPAs werkt in de hele VS op afstand met klanten. Michelle’s partner heeft een klantenbestand die uit voornamelijk oudere klanten bestaat. Bij hem komen klanten dus naar kantoor om hem hun papieren te overhandigen. Michelle volgt zelf een andere aanpak:

“Ik heb millennium klanten, iedereen gebruikt wel technologie. Ik heb fantastische feedback gehad over de mobiele app. Ik vind het geweldig dat ik organizers via het klantenportaal kan sturen. Ik neem een Loom-video op waarin wordt uitgelegd hoe je organizers gebruikt. Met video-instructies kunnen klanten deze invullen wanneer het hen uitkomt. Als ze het om tien uur ’s avonds willen doen, geen probleem! Het maakt mijn agenda vrij om me op andere dingen te kunnen concentreren dan administratief werk.”

Kijk hoe Michelle Cook over haar klantervaring praat:

Carter Cook CPAs zijn gericht op communicatie en het opbouwen van vertrouwen met hun klanten – kleine bedrijven.

“Als ik verkoopgesprekken met klanten heb, is in 90% van de tijd de reden dat ze van accountant veranderen, dat ze hun accountant niet te pakken kunnen krijgen en dus geen antwoord krijgen. We willen TaxDome daarom proactief inzetten om mensen blij en geïnformeerd te kunnen houden.”

Carter Cook CPAs heeft daar in TaxDome een heel proces voor:

1. Discovery call; waarin klanten een vragenlijst invullen. 
2. De accountmanager maakt een account aan in TaxDome.
3. Klanten veilig informatie uploaden.
4. Telefonisch contact met de klant om de wensen van de klant vast te stellen.
5. Contract verzonden en ondertekend.
6. Welkomstmail met instructies verzonden.
7. Tags toegepast.
8. ACH automatische incasso ingesteld.

Carter Cook CPAs zijn van plan hun communicatie nog meer te verbeteren. In het bijzonder door visuele beschrijvingen van waar hun klanten zich in het proces bevinden toe te voegen aan automatische e-mails. Hieronder ziet u hoe deze beschrijvingen eruit zouden kunnen zien:

Lees hoe Joseph & Hetrick, LLC hun klantenbestand uitbreidt met een eersteklas klantervaring.

Al met al kost het hebben van deze contactmomenten met klanten Carter Cook CPAs geen extra tijd. Het creëert immers juist diepere relaties met hen, iets waar Michelle altijd al van droomde. 

Wilt u uw klantenbestand uitbreiden en een betere ervaring bieden voor uw team en klanten? Bekijk hoe u het met TaxDome kunt opbouwen.