De Ervaring van Joseph & Hetrick: 50% Omzetgroei Met Taxdome

Maak kennis met Randy Joseph en Deva Hetrick, medeoprichters van Joseph & Hetrick, LLC. In 1988 opende Randy haar eigen belastingkantoor en leidde het tot 2011 met succes. Toen besloot ze de praktijk te verkopen. Aanvankelijk was ze van plan om met pensioen te gaan en zich te richten op kunst, gemeenschapsactivisme en tijd doorbrengen met haar gezin, maar Randy’s plannen werden door een nieuw plan omgegooid: haar dochter Deva besloot dat ze het familiebedrijf wilde leren kennen.

In 2013 bundelde het moeder-dochter team hun krachten en richtten ze samen hun nieuwe onderneming op waarin ze beiden partner zijn. Het duo heeft gemerkt dat hun unieke mix van ervaring, ondernemerschap en vertrouwen het hen mogelijk heeft gemaakt om succesvol te zijn. Op dit moment richten ze zich op het aannemen van personeel en het uitbreiden van hun bedrijf – met TaxDome. Hun doel is om in 2021 hun omzet met 50% te laten groeien.

We vroegen Deva wat hen tot dit ambitieuze doel heeft gebracht en hoe ze van plan zijn het te verwezenlijken:

“Dit najaar [2020] hebben we veel nagedacht over onze groeidoelstellingen, we hebben besloten om een beheerder aan te nemen en over te stappen op TaxDome. We wilden echt ons niveau met alle technologie op afstand verhogen. Daarom zijn we nu veel oude software aan het wegdoen nu alles binnen TaxDome kan worden gedaan.”

Een team uitbreiden

Het aannemen van nieuw personeel kan een uitdaging lijken. Jarenlang hebt u bepaalde werkwijzen gevolgd. Maar het aannemen van een nieuw personeelslid betekent dat u uw bestaande workflows moet heroverwegen of zelfs opnieuw moet opbouwen.

Joseph & Hetrick had het geluk Linden aan te nemen, die met eigen ideeën en verantwoordelijkheden een echt teamlid is geworden.

“We namen in eerste instantie een beheerder aan om bestanden van Dropbox en ShareFile naar TaxDome te verplaatsen. Maar toen ze eenmaal met TaxDome werkte, heeft ze ons geholpen betere processen, automatiseringen en berichtgeving binnen TaxDome te ontwikkelen. We vinden het geweldig dat Linden in TaxDome berichten kan sturen naar onze klanten, zodat mensen ons alle drie als team leren kennen.”

Het betrekken van Linden bij het ontwikkelen van processen rondom TaxDome heeft echt het verschil gemaakt. Kijk hoe Randy en Deva praten over het aannemen en inwerken van nieuw personeel:

Overbodige apps elimineren en volledig digitaal gaan

Randy geeft toe dat hun groei succesvol is geweest omdat ze een intergenerationeel bedrijf zijn. Zij voelde zich niet zo op haar gemak met nieuwe technologie, maar Deva heeft daar de leiding in genomen.

Wanneer bedrijven technologie omarmen in hun praktijk, hebben ze de neiging om zich te abonneren op een heleboel verschillende applicaties om aan hun zakelijke behoeften te voldoen. Met TaxDome als een alles-in-een oplossing waren Joseph & Hetrick in staat om de kosten en de overdaad aan apps te verminderen door het elimineren van diverse tools die ze niet langer nodig hadden. 

“We zijn afgestapt van ShareFile, Dropbox, Zoho en Right Signature. Zoho was ons oude CRM, ShareFile was het klantportaal, en Dropbox werd gebruikt voor onze interne bedrijfsbestanden. Het was een gekkenhuis. Nu is het met TaxDome veel gemakkelijker.”

TaxDome stelde het team ook in staat om eindelijk over te schakelen op een 100% papierloos kantoor. Het kostte Joseph & Hetrick 7 jaar om eindelijk van het papierwerk af te komen. Randy legt uit:

“Ik ben 10 jaar geleden overgestapt op papierloos werken. Als je begint is er nog steeds veel papier in omloop. Dus toen we samen deze firma oprichtten was ik vastbesloten om Deva niet mee te sleuren in de oude gewoontes, maar met haar hulp een nieuwe weg in te slaan. We zijn behoorlijk papierloos geworden door verschillende hulpmiddelen samen te voegen.”

Uitbreiding van hun klantenbestand

Het gebruik van moderne technologie heeft niet alleen invloed gehad op de interne bedrijfsvoering van het bedrijf, maar heeft ook geleid tot geweldige feedback van hun klanten. Millennials willen (en verwachten) een geweldige gebruikerservaring. 

“Een groot deel van ons klantenbestand bestaat uit softwareontwikkelaars en mensen in de tech-industrie van Seattle. We werken met veel werknemers van Amazon, Microsoft en andere tech-startups. We wilden er zeker van zijn dat we op hetzelfde niveau zaten als onze klanten. En dat geeft ons een enorm gevoel van voldoening en trots.”

Veel nieuwe klanten komen bij Joseph & Hetrick via doorverwijzing, en hun snelle en gestroomlijnde onboardingproces maakt een enorme indruk op klanten. Deva herinnert zich:

“Ik heb onlangs iemand aangenomen die in een andere staat woont. Hij probeerde te beslissen of hij bij zijn plaatselijke contactpersoon wilde blijven. Toen hij besloot met ons in zee te gaan en we hem een uur later verwelkomden, zei hij: ‘Wow, alleen al het gebruik van TaxDome maakt me blij dat ik naar jullie bedrijf ben overgestapt’. Ik denk dat klanten op die manier het gevoel hebben dat er goed voor ze gezorgd gaat worden.”

Automatisering van communicatie met klanten

We vroegen Randy en Deva wat ze het vervelendst aan het belastingseizoen vonden. En hun antwoord was — de verstoorde klantcommunicatie. 

“We zaten op een bepaald moment midden in het belastingseizoen met veel klanten en hadden geen tijd om hen te informeren over wat er achter de schermen gebeurde. Een van de ergste e-mails of telefoontjes die we kregen was: “Wat is de status van mijn belastingaangifte?” Omdat je weet dat die persoon daar over zit te piekeren.”

Deva was erop gefocust om haar klanten op de hoogte te houden van de voortgang. Als gevolg daarvan stagneerde de groei van het bedrijf omdat ze te veel persoonlijke aandacht aan de klanten gaven.

“Ik haatte het idee dat klanten dat niet zouden weten. We hebben nu zo’n 250 klanten, en we geven hen graag persoonlijke aandacht. Met de geautomatiseerde berichten en e-mails in TaxDome, voelen we ons echt op ons gemak. Het is een van de eerste keren dat we wekelijks veel nieuwe klanten binnenhalen.”

Joseph & Hetrick hebben hun communicatie geautomatiseerd met een mix van geautomatiseerde e-mails, berichten en organizers:

• Voor nieuwe klanten sturen zij een geautomatiseerde welkomst e-mail en bericht waarin hen wordt gevraagd hun belastingaangifte van vorig jaar te uploaden
• Ze sturen een welkomstgeschenk naar klanten nadat ze klant zijn geworden (met een geautomatiseerde taak aangemaakt voor Linden)
• Ze sturen organizers naar klanten om geboortedatum en andere gegevens te verzamelen in plaats van hen op te bellen om ernaar te vragen
• Ze wijzen taken toe aan klanten en laten ze die afvinken zodat het team weet wanneer ze klaar zijn met hun verzoek
• Wanneer de cliënten klaar zijn met uploaden, stuurt Automove geautomatiseerde e-mails om hen te informeren dat het kantoor de gegevens heeft ontvangen en zal beginnen met de beoordeling
• Wanneer het team de aangifte elektronisch indient wordt ter informatie een automatische e-mail naar de klant gestuurd

Bekijk meer automatiseringstrucs van Joseph & Hetrick LLC:

Met Inbox+ en Beveiligde Berichten onderhoudt Joseph & Hetrick LLC alle klantcommunicatie in TaxDome. In plaats van voortdurend honderden e-mails in Gmail of Outlook door te spitten, heeft het team voor het hele project nu snel toegang tot de communicatie. 

De medeoprichters zijn ervan overtuigd dat een moderne praktijk gestroomlijnde technologieën nodig heeft om geld te verdienen, klanten aan te trekken en klanten een echt goede klantervaring te bieden. Je kunt niet langer een bedrijf leiden en geld verdienen op de oude manier. 

Help uw bedrijf de klantervaring te verbeteren en de omzet met TaxDome te verhogen.