Documenten, kopieën, archiveren: hoeveel kost papier een bedrijf?

Papier: hoeveel kost het ons?

In kantoren is papier schrappen niet alleen de meest verantwoorde keuze, het is zeker ook de meest kosteneffectieve. Maar weten bedrijven en professionals dat wel? Laten we de situatie eens analyseren.

Papier- en dossierbeheer kosten bedrijven middelen en ruimte, terwijl het digitaliseren van documenten op lange termijn zeker voordelen biedt. 

Hoewel technologie een groot deel van bepaalde processen in een bedrijf heeft vervangen, worden er per jaar gemiddeld door een werknemer nog zo’n 10.000 vellen papier gebruikt. Als men dan bedenkt dat een pak papier ongeveer 3,30 US dollar kost, dan zijn de kosten van het papierbeheer in een bedrijf nog eel hoger. Volgens een onderzoek door PairSoft bedragen de kosten van een document archiveren $20, een zoekgeraakt document terughalen $120, en $220 om het te reproduceren…bij al deze cijfers moeten de kosten voor de rekken, kasten en dozen die nodig zijn voor de opslag nog worden bijgeteld, om nog maar te zwijgen van de kosten voor het kopen of huren van een kantoorprinter met bijbehorende toner. En laten we een van de belangrijkste kosten van dit alles niet vergeten: de kosten van de persoon die print, fotokopieën maakt en ze dan archiveert…uren en uren iemand betalen om documenten af te drukken en te archiveren die met een paar klikken ook in de cloud zouden kunnen worden opgeslagen. Uiteindelijk zijn de kosten van papier voor een bedrijf 30 keer hoger dan de aanschafkosten ervan. Documenten digitaliseren en ze in de cloud opslaan betekent dat alle documenten op één plaats worden opgeslagen en geordend: het document dat u zoekt vinden zal slechts enkele ogenblikken in beslag nemen.

Papier afschaffen: documenten digitaliseren

De voornaamste oplossing voor deze verspilling van middelen is digitaal te gaan werken, en de overgang wordt bevorderd door twee belangrijke factoren:

1. Cloud-gebaseerde opslag
2. Gebruik van een geïntegreerde scanner

Gelukkig biedt TaxDome dit allemaal met zijn alles-in-één software voor professionele bedrijven. 

Beveiligde documentenopslag minimaliseert het risico op verlies van documenten en informatie. Bedrijven hebben namelijk voortdurend toegang tot hun bestanden, dus er is geen risico van gegevensverlies. Documenten worden gedigitaliseerd en kunnen worden aangemaakt of gearchiveerd, overal vanaf waar u maar een internetverbinding heeft. Bovendien is een van de redenen waarom digitale documenten de voorkeur verdienen boven papieren, dat papieren dossiers meer risico lopen op beschadiging door natuurlijke factoren en weersomstandigheden. Dit aspect mag zeker niet onderschat worden, onder andere gezien de periodes van ernstige weerscrises en natuurrampen die momenteel in de wereld voorkomen. Al deze aspecten zijn een bevestiging van het feit dat beveiligd documentmanagement de winstgevendheid en het professionalisme van een bedrijf verhogen.

Het scannen van documenten helpt bedrijven niet alleen om op hun bedrijfskosten te besparen, maar het verhoogt ook de productiviteit van het bedrijf. Alle uren die besteed worden aan het zoeken en archiveren van documenten kunnen dan besteed worden aan rendabelere activiteiten. Met het scannen van documenten hebben de werknemers onmiddellijk toegang tot alle bedrijfsdocumenten. Bestanden zijn bewerkbaar en deelbaar, wat een verbetering van de samenwerking op de werkplek betekent. Door documenten te digitaliseren en papier af te schaffen kunnen de vaste uitgaven voor papier in een bedrijf uit de begroting worden geschrapt en vervolgens kunnen deze middelen voor andere activiteiten worden gebruikt.

TaxDome stimuleert een duurzaam management van belastingkantoren, zodat ze tegelijk groen, winstgevend en economisch efficiënt kunnen zijn. Het afschaffen van papier is daarom goed voor het milieu en goed voor uw bedrijf.