Geavanceerde Workflow Automatiseringen: Introductie van Voorwaardelijke Fasen

Nog niet zo lang geleden hebben we voorwaardelijke automatiseringen geïntroduceerd. Met deze krachtige functie kunt u op basis van accounttags verschillende automatiseringen voor verschillende soorten klanten binnen één pijplijn uitvoeren. U kunt bijvoorbeeld verschillende e-mailsjablonen naar nieuwe en terugkerende klanten sturen. 

Uit onze gesprekken met de community bleek dat er hele pijplijnfasen waren die alleen nodig waren voor bepaalde soorten klanten (bijvoorbeeld: klanten die uitstel hebben gekregen). Al met al is het proces voor al uw particuliere klanten hetzelfde. Echter, sommige klanten hebben uitstel gekregen en andere niet. Door middel van automatisering helpen voorwaardelijke fasen u die extra flexibiliteit te geven. 

Wat zijn voorwaardelijke fasen?

Met voorwaardelijke fasen kunnen Opdrachten in uw pijplijn alleen doorgaan naar bepaalde fasen als ze aan bepaalde criteria voldoen. Met andere woorden, door middel van voorwaardelijke fasen kunnen Opdrachten fasen van uw pijplijn overslaan als ze niet aan bepaalde criteria voldoen. 

In ons onderstaande voorbeeld hebben we de derde fase in de pijplijn voorwaardelijk gemaakt op basis van of het account de tag ‘Extensie’ (uitstel) heeft. 

Klant A heeft de tag ‘Extensie’ niet. Daarom zal de taak de 3e fase overslaan en vanaf de tweede doorgaan naar de vierde.

Klant B heeft wel de tag ‘Extensie’. Bijgevolg zal de taak alle fasen doorlopen. Dus inclusief de derde fase.

Wanneer heeft u voorwaardelijke fasen nodig?

Hier zijn verschillende praktijkvoorbeelden over hoe u kunt zorgen dat ze werken.

Eén fase in plaats van meerdere automatiseringen

U kunt een voorwaardelijke fase gebruiken wanneer u specifiek voor één type klant meerdere automatiseringen heeft. In plaats van voor elke automatisering voorwaarden toe te voegen, kunt u een fase maken met specifieke automatiseringen. Vervolgens wordt deze alleen uitgevoerd voor accounts met de tag ‘Nieuwe klant’. Als een klantenaccount die tag niet heeft gaat de Opdracht naar de volgende fase. 

Offshore- & tijdelijk personeel

Als u extra personeel inhuurt om u tijdens het drukke seizoen te helpen, wilt u misschien voor hen een voorwaardelijke fase creëren. Bijvoorbeeld een speciale fase waarin u accounts toewijst aan offshore-teams en taken met specifieke notities voor hen maakt. 

Hierdoor zou deze pijplijn er ongeveer zo uit kunnen zien:

In ons voorbeeld kunt u tijdens de Review Docs-fase handmatig de tag ‘intern’ toepassen als u deze intern voorbereidt of bijvoorbeeld ‘offshore’ voor een offshore-team. Afhankelijk van een tag komt de Opdracht ofwel in de fase Tax Prep (Belastingvoorbereiding) of in de fase Offshore Tax Prep terecht. Dit zorgt er vervolgens voor dat taken en accounttoegang aan de juiste mensen worden toegewezen.

Meerdere medewerkers in één workflow (pijplijn)

Met dezelfde logica als offshore en tijdelijk personeel in gedachten, kunt u voorwaardelijke fasen gebruiken om het werk onder uw team te verdelen. Stel dat u een grote belastingpraktijk heeft en 5000 klanten bedient. In een dergelijk scenario heeft u waarschijnlijk ~tien voorbereiders die aan aangiften werken. Met voorwaardelijke fasen kunt u voor elke voorbereider een andere fase hebben. Hierdoor wordt het proces gestroomlijnd en kunnen Opdrachten fases vier tot en met 9 overslaan (voorbeeld).

De onderstaande afbeelding is om het eenvoudig te houden, met vier voorbereiders. Echter, dezelfde logica zou ook werken als u er 50 heeft. Bijvoorbeeld, zodra Bob klaar is met zijn prep (voorbereiding) zullen de klanten van Bob in dit scenario van fase 2 (Bob’s Prep) naar fase 5 gaan (Manager Review).

Wachten op voorschot

Als u vooruitbetalingen (retainer) alleen bij nieuwe klanten in rekening wilt brengen, kunt u een fase ‘Waiting for Retainer’ maken. U maakt dan bijvoorbeeld een factuur voor €500 (of hoeveel u ook in rekening wilt brengen) en voegt een voorwaarde toe dat deze fase alleen van toepassing is op degenen met de tag ‘Nieuwe klant’. Al met al kunt u op deze manier gemakkelijk in één oogopslag zien welke van uw leads niet doorgaan omdat ze hun voorschot nog moeten betalen. 

Extensies (uitstel) 

Tijdens onze gebruikerstests kwamen we erachter dat veel leden van de community een specifieke pijplijnfase uitsluitend gebruikten voor gevallen van uitstel en er handmatig Opdrachten in- en uit verplaatsten. In het bijzonder kunt u met behulp van voorwaardelijke fasen dit proces nu automatiseren. 

Gebruikmakend van de hierboven beschreven logica; als u de tag ‘Uitstel aangifte inkomstenbelasting nodig’ aan het klantenaccount toevoegt, zullen alleen Opdrachten van de accounts met die tag in de uitstelfase komen. Alle anderen zullen deze overslaan. Als een idee, als deze fase de taak ‘bestand uitstel’ heeft en automatisch verplaatsen is ingeschakeld, gaat deze zodra de taak is voltooid naar de volgende fase van uw workflow. 

1. Review
2. Prep no ext.
   1. Als uitstel nodig is, past u de tag handmatig toe – ‘uitstel nodig’.
3. Extension
   1. Voorwaarde ‘uitstel nodig’
4. Prep post extension

Opmerking: sommige leden van de community geven er de voorkeur aan om een aparte pijplijn voor uitstel te hebben. Binnenkort kunt u Opdrachten tussen pijplijnen verplaatsen! 

Hoe stelt u voorwaardelijke fasen in?

Voorwaardelijke fasen worden geactiveerd op basis van accounttags. Om een fase voorwaardelijk te maken klikt u gewoon op het tandwielpictogram en kiest u de tags die om Opdrachten automatisch naar deze fase te laten gaan. Als de accounttag niet aanwezig is slaat de Opdracht de fase vervolgens over. 

Let op:

• De eerste en de laatste fase van een pijplijn kunnen geen voorwaarden hebben. 
• Ter herinnering: Automatisch Verplaatsen werkt wanneer er een binaire actie is geactiveerd (dwz contract ondertekend, factuur betaald, enz.).
• Fase voorwaarden hebben alleen invloed op automatisch verplaatsen. U kunt elke taak handmatig naar elke fase verplaatsen. 

Lees meer over het instellen van voorwaardelijke fasen.

Wat is het volgende?

Zoals eerder vermeld kunt u binnenkort taken tussen pijplijnen verplaatsen. Ook werken we aan de mogelijkheid om voor verschillende accounts verschillende schema’s binnen dezelfde pijplijn in te stellen!

Vergeet niet uw ideeën te delen in ons Functie Verzoek Board!