Gestroomlijnde teamtraining en -samenwerking met TaxDome’s Wiki Pages

Gemiddeld besteden werknemers 9,3 uur per week aan het zoeken naar informatie om hun werk gedaan te krijgen; dat zijn per werknemer per maand vele uren die in factureerbaar werk hadden kunnen worden gestoken. Met onze krachtige nieuwe functie Wiki Pages kunnen bedrijven van elke omvang standaardwerkprocedures (SOP’s) opstellen en ervoor zorgen dat alle medewerkers precies weten wat ze moeten doen om het werk af te maken.

Hoe SOP’s met Wiki Pages te maken?

Als u al bestaande SOP’s in Microsoft Word of Google Docs hebt, dan kunt u ze in nieuwe Wikipagina’s kopiëren en plakken met behoud van alle opmaak. U kunt afbeeldingen, video’s, opsommingstekens en vele andere opmaakhulpmiddelen in de rich-text-editor invoegen. 

Wiki Pages opnemen in uw workflow

Om ervoor te zorgen dat elke Opdracht conform het bedrijfsproces wordt uitgevoerd, kunt u Wikipagina’s koppelen aan Opdrachtsjablonen. Op deze manier zal wanneer een opdracht wordt aangemaakt het alle belangrijke informatie bevatten:

1. Wie het moet doen (opdrachttoegewezene)
2. Hoe het gedaan moet worden en de SOP (wikipagina)
3. Wat de prioriteit is van die opdracht
4. Wat de vervaldatum van de opdracht is

Zodra de opdracht is opgestart, zal het ook dienen als de centrale plaats voor alle informatie met betrekking tot die opdracht. Alle gekoppelde elementen met betrekking tot de opdracht (berichten, facturen, urenregistraties, contracten en meer) worden ook weergegeven op de opdrachtkaart, zodat medewerkers en managers alle informatie die ze nodig hebben op één plek hebben.

Als u bijvoorbeeld een boekhouder op contractbasis inhuurt, zal hun werkproces veel gemakkelijker en productiever zijn als zij vanaf het begin duidelijke instructies krijgen. U, op uw beurt, hoeft dan niet steeds dezelfde vragen te beantwoorden en u geen zorgen te maken dat er iets tussen wal en schip valt.

Wiki Pages in verschillende fasen van de opdracht automatisch veranderen

In plaats van één document dat beschrijft hoe de opdracht van A tot Z moet worden uitgevoerd, kunt u, als u afzonderlijke documenten wilt voor elke fase van het proces, pijplijnautomatisering gebruiken en de wikipagina koppelen aan de specifieke fase; wanneer de opdracht die fase bereikt, zal de gekoppelde wikipagina veranderen. 

Hoe u Wiki Pages wilt gebruiken hangt af van uw bedrijf’s workflow. In de toekomst zullen Wiki Pages toestemmingscontroles bevatten, zodat u de toegang tot bepaalde wiki’s voor verschillende leden van uw team kunt beperken.

Verhoog de kwaliteit en productiviteit van uw werknemers

Een medewerker kan zich per dag met meerdere opdrachten moeten bezighouden, en productiviteit onder dergelijke omstandigheden vereist niet alleen vakbekwaamheid, maar ook het bezit van de relevante informatie voor de desbetreffende opdracht. Met Wiki Pages hoeven ze nooit meer collega’s of managers met eenvoudige vragen lastig te vallen, want ze hebben alle informatie die ze nodig hebben direct bij de hand

Voorbeeld:

U wilt dat uw facturatiemanager tijdens het crediteurenproces toeziet op de juistheid van de facturen van het bedrijf. Herinner hen eraan waar ze in de fase ‘Crediteuren’ op moeten letten door de nodige richtlijnen toe te voegen:

Sneller nieuwe medewerkers inwerken

Het verwelkomen van een nieuwe werknemer wordt eenvoudiger en minder tijdrovend als op één plaats trainings- en inwerkdocumenten, functiebeschrijvingen, beleidsregels en gemeenschappelijke weblinks worden verzameld. Door een sneller inwerkproces kan uw personeel minder tijd besteden aan administratief werk en meer tijd besteden aan het leveren van waarde aan uw klanten en het laten groeien van uw bedrijf.

Voorbeeld:  

Als boekhouder neemt u een seizoensgebonden factureringsmanager aan. U kunt ze met de Wiki Pages veel sneller inwerken door alle benodigde bestanden in één centraal wiki-punt te bewaren, dat voor hen en alle andere medewerkers toegankelijk is wanneer dat nodig is.

Hoe u Wiki in uw workflow kunt implementeren, kunt u lezen in ons helpartikel en in de video’s hierboven.

Aangezien Wiki Pages in TaxDome een nieuwe functie is, zijn we benieuwd naar uw feedback en suggesties over hoe het kan worden verbeterd. Deel uw gewenste gebruikssituaties door nieuwe berichten aan te maken of stem op suggesties van uw collega’s in ons functie verzoek board. Ons productteam zal deze beoordelen en u van aankomende wijzigingen in onze roadmap op de hoogte houden.