Terugkerende facturen: elimineer repetitief administratief werk en zorg voor een stabiele cashflow door klanten automatisch te factureren

Duizenden TaxDome bedrijven maken gebruik van onze factureringsfunctionaliteit. Hiermee kunnen TaxDome-klanten – en hun klanten – de administratieve rompslomp van het afdrukken en verzenden van facturen overslaan. Medewerkers van bedrijven hoeven hun klanten ook niet aan te sporen om te ondertekenen of te betalen: De herinneringen van TaxDome doen dat voor hen.

Daarom introduceren wij met onze laatste update terugkerende facturen. Deze zijn vooral nuttig voor bedrijven die hun klanten voortdurend terugkerende diensten leveren. Terugkerende facturen automatiseren het factureringsproces, zodat werknemers facturen slechts eenmaal hoeven in te stellen. Tegelijkertijd kunt u klanten de mogelijkheid bieden om eenmalig hun betalingsgegevens met betalingsautorisatie in te voeren. In plaats van de facturen elke maand handmatig te moeten voldoen, wordt het geld automatisch volgens het afgesproken schema ingehouden.

Wat zijn terugkerende facturen?

Met terugkerende facturen kan een kantoor klanten op een regelmatige, vooraf bepaalde basis (wekelijks, maandelijks, enz.) facturen laten sturen voor de diensten die in die periode zijn geleverd. Voor uw klanten is het gewoon een periodieke betaling die zij doen – niet anders dan Netflix of Spotify, die abonnees maandelijks factureren.

Wat is betalingsauthorisatie?

Betalingsautorisatie stelt een kantoor in staat om automatisch geld te innen volgens een vooraf bepaald schema – of dat nu via creditcard of automatische incasso (ACH, SEPA, BECS…..) is. Wij bevelen dit als een best practice aan, klanten kunnen namelijk eenmaal toestemming voor betaling geven en alle betalingen vinden vervolgens automatisch plaats, zonder dat het kantoor of de klant er tijd aan hoeven te besteden. Momenteel zijn terugkerende facturen met betalingsautorisatie alleen ingeschakeld voor Stripe.

U kunt klanten automatisch factureren (als Stripe uw betalingsprovider is)

Als betalingsautorisatie is uitgeschakeld – worden facturen nog steeds automatisch op de gekozen tijdstippen verzonden, maar dan moeten klanten elke keer handmatig hun betalingsgegevens invoeren. Veel kantoren maken elders al gebruik van betalingsautorisatie – het voordeel van dit in TaxDome te doen, stelt onze klanten in staat hun klanten een uitstekende gebruikerservaring te bieden. Vergeet handmatige ‘autorisatie’ formulieren die vervolgens door een administrateur moeten worden afgehandeld – klanten kunnen hun rekeninginformatie invoeren in uw beveiligde, op maat gemaakte portaal – vanaf hun desktop of mobiel.

Voor toekomstige releases: voor degenen die al betalingsautorisatieformulieren in hun bestand hebben, zijn wij van plan u in staat te stellen deze als bedrijfsmedewerker over te zetten naar TaxDome, zonder dat u de klant hier opnieuw naar hoeft te vragen.

Hoe een terugkerende factuur in TaxDome te maken

Voor alle details over het creëren van een terugkerende factuur, zie ons helpartikel. Voor het doel van deze blog, buiten de hierboven beschreven betalingsautorisatie, zijn er een paar belangrijke opties die we willen benadrukken:

• Betalingsmethode: ofwel creditcard, bankoverschrijving of zowel creditcard of bankoverschrijving
• Acceptatie: de factuur kan worden ingesteld om onmiddellijk in te gaan, of pas bij acceptatie, of op een bepaalde datum, wat de onderneming flexibiliteit biedt
• Gepersonaliseerd bericht: u kunt een gepersonaliseerd bericht toevoegen dat zowel in de e-mail aan de klant als op de pagina waar de klant het kan bekijken, komt te staan.

Terugkerende facturen, de klantervaring

Wanneer een praktijkmedewerker een terugkerende factuur aanmaakt, ontvangen de klanten een notificatie in hun e-mail en/of pushnotificatie naar hun mobiele app. Het verzoek om de terugkerende factuur te controleren en te ondertekenen verschijnt ook in hun “To-Do” lijst in het klantenportaal.

Zodra de klant op de melding klikt, kan hij de factuurgegevens bekijken. Het proces is gestroomlijnd en eenvoudig – geen overtollige informatie op het scherm. 

Indien een betalingsautorisatie werd gevraagd, moet de klant zijn creditcard- of bankgegevens invoeren (vergeet niet dat het bedrijf zelf kan kiezen hoe de facturen worden betaald!) Zolang de betalingsinformatie niet is verstrekt, kan de klant niet ondertekenen.

Hoe het factuuroverzicht en de betalingsautorisatie er voor klanten uitzien

Wat er gebeurt aan de kant van de onderneming zodra de klant tekent

Na ondertekening wordt de terugkerende factuur actief – u kunt de status controleren in het Factuur tabblad, het Terugkerende Factuur subtabblad. Houd er rekening mee dat u een terugkerende factuur kunt bewerken (behalve het “Rekening” veld) – zowel voordat de klant de factuur accepteert als daarna. In het laatste scenario kunt u de volgende velden niet wijzigen:

• Begint op
• Eerste factuurdatum
• Herhaling (wekelijks, maandelijks, enz.)

Zodra een terugkerende factuur is ingesteld, kunnen bedrijfsmedewerkers deze zo nodig bewerken, pauzeren en wijzigen. 

Voordelen van het gebruik van terugkerende facturen

1. Uw factureringsproces automatiseren (meer nog met betalingsautorisatie)

U hoeft er niet aan te denken om elke week/maand op een bepaalde datum een factuur te sturen – of uw klanten eraan te herinneren dat ze moeten betalen. Het gebeurt allemaal automatisch, waardoor u tijd bespaart en geen administratieve rompslomp meer hebt.

Opmerking: TaxDome’s betalingsautorisatie is alleen beschikbaar voor bedrijven die Stripe als hun standaard betalingsprovider gebruiken.

2. Uw facturen plannen

U kunt instellen dat de facturen worden betaald bij acceptatie, of op een bepaalde datum per maand. Welke kant u ook opgaat met uw klanten, met terugkerende facturen kunt u verschillende schema’s voor verschillende klanten opstellen – en dat verbetert zeker hun ervaring met uw bedrijf.

3. De inkomsten verhogen door het instellen van een automatische incasso

TaxDome ondersteunt wereldwijd meerdere bankdebiteringsopties – ACH in de VS, SEPA in Europa, BECS debit in Australië en pre-autorized debit in Canada. Aan automatische incasso’s zijn lagere kosten verbonden dan aan creditcards, waardoor bedrijven aanzienlijk kunnen besparen op commissies voor credit/debitcards.

4. Facturen automatisch verzenden

Het aanmaken van terugkerende facturen zal veel van uw werk automatiseren, of u nu vertrouwt op Stripe of CPA Charge als uw provider. Momenteel zijn terugkerende facturen met betalingsautorisatie alleen ingeschakeld voor Stripe.

Toekomstige verbeteringen

In de nabije toekomst zullen wij terugkerende facturen nog geavanceerder maken door:

• Betaling aan te bieden zonder in te hoeven loggen op het portaal: klanten kunnen terugkerende facturen dan bekijken en ondertekenen en bestaande facturen betalen
• Bedrijfsmedewerkers in staat te stellen betalingsinfo te wijzigen en facturen namens klanten te betalen
• Bedrijfsadmins de mogelijkheid te bieden om vooruitbetalingsopties in het klantenportaal uit te schakelen

Als u suggesties hebt om de factureringsfunctionaliteit op TaxDome te verbeteren, laat het ons dan weten op het Functie Verzoek Board!