As solicitações de clientes ficaram ainda mais rápidas e fáceis: modelos, automatizações e envios em massa

Coletar informações dos clientes é um dos maiores desafios dos preparadores de impostos, contadores e contabilistas de todo o mundo. Na TaxDome, temos o compromisso de fornecer soluções inovadoras que simplificam e aprimoram sua prática. Por isso, introduzimos as solicitações de clientes no início deste ano – uma forma segura e eficiente de coletar informações e documentos ad-hoc dos clientes.

Como se tornou uma das favoritas das empresas, nós tornamos as solicitações de clientes mais eficientes do que nunca com modelos, automatizações mais personalizáveis e ações em massa, permitindo às empresas gerenciar as necessidades complexas dos clientes, desde a consultoria até a escrituração contábil e, claro, a preparação de impostos. 

O que são as solicitações de clientes?

Se você ainda não conhece as solicitações de clientes, elas permitem obter informações e documentos ad-hoc dos clientes de forma rápida e fácil. É tão fácil quanto enviar uma mensagem de bate-papo, mas é organizado e rastreável, garantindo a coleta eficiente de todas as informações necessárias.

• Rápido e personalizável: as solicitações de clientes são totalmente personalizáveis e podem ser enviadas rapidamente, o que permite fazer solicitações ad-hoc no meio do engajamento. 
• Respostas mais rápidas aos clientes: crie e envie solicitações de informações ou documentos diretamente aos clientes sem que eles precisem fazer login na TaxDome.
• Fluxo de trabalho automatizado: vincule solicitações a trabalhos específicos, permitindo que o trabalho avance automaticamente quando as informações solicitadas forem fornecidas.

Sempre nos preocupamos com a segurança de seus dados, sendo esse recurso totalmente seguro para uso na comunicação com os clientes:

• Todos os dados transferidos por meio das Solicitações de Clientes são criptografados de ponta a ponta. Isso garante que somente as partes autorizadas possam acessar as informações compartilhadas, fornecendo proteção robusta contra interceptação ou acesso não autorizado.
• Com a certificação SOC 2, a TaxDome foi verificada de forma independente para fornecer segurança líder do setor para todas as ferramentas voltadas para o cliente, incluindo as Solicitações de Clientes.
• A plataforma TaxDome tem mecanismos 2FA e SSO para fornecer uma camada extra de segurança.

As Solicitações de Clientes, juntamente com nossos organizadores e tarefas de clientes, lhe permitem obter facilmente informações de seus clientes. Eles complementam nossa funcionalidade existente, fornecendo uma abordagem holística para o gerenciamento de clientes. Nossos organizadores ajudam você a enviar formulários de admissão de novos clientes por meio de organizadores, enquanto as tarefas do cliente lembram seus clientes de cuidar de tarefas vitais, como preencher um formulário de autorização no website do banco. As solicitações de clientes ajudam você a obter respostas para perguntas esclarecedoras no decorrer do projeto, garantindo tudo o que você precisa para manter os trabalhos em andamento e seus clientes satisfeitos. 

Solicitações de clientes 2.0: mais rápido, avançado e dimensionável

Com nossas atualizações mais recentes—modelos, automatizações, e envios em massa—eliminamos as limitações. Juntamente com seus recursos já avançados, esses aprimoramentos permitem às empresas lidar com operações complexas com facilidade, escalonar sem estresse extra e proporcionar uma experiência superior ao cliente.

Modelos reutilizáveis

Algumas solicitações são feitas com frequência e recriá-las manualmente é um desperdício de tempo. Com os modelos de solicitação do cliente, você pode eliminar essa ineficiência padronizando e reutilizando as solicitações enviadas com frequência. 

Se você estiver coletando resumos atualizados da folha de pagamento ou precisar de listas detalhadas da quilometragem dos clientes que viajam para o trabalho, os modelos simplificam a solicitação regular dessas informações e garantem que todos seus clientes obtenham solicitações precisas e bem elaboradas.  

Como usar modelos

1. Acesse Solicitações de Clientes e crie uma nova solicitação.
2. Adicione suas perguntas, instruções ou requisitos de documentos.
3. Salve a solicitação como um modelo, que pode ser gerenciado e editado posteriormente na aba Modelos.
4. Quando necessário, selecione o modelo, atribua-o a um cliente ou trabalho e envie-o. Para processos recorrentes, vincule modelos a fluxos de trabalho para automatizar o processo.

Automatizações personalizáveis

Na TaxDome, a automatização é a base do que fazemos para as empresas. Com a personalização aprimorada das solicitações de clientes, as empresas agora podem integrar totalmente as solicitações em seu fluxo de trabalho – desde solicitações que atingem um grupo específico de clientes até as necessidades exclusivas de um único cliente recorrente. 

Quer você precise solicitar contagens de estoque no final do mês durante um trabalho recorrente de contabilidade ou precise de comprovante de doações para instituições de caridade ao calcular uma declaração de imposto de renda, as solicitações de clientes fornecem as informações de que você precisa no momento necessário, sem precisar solicitá-las manualmente todas as vezes. Veja como funciona:

1. Crie um modelo de solicitação de cliente para padronizar as solicitações enviadas com frequência.
2. Atribua o modelo a uma etapa específica em seu projeto de fluxo de trabalho.
3. Ative a funcionalidade de movimentação automática para que, quando um cliente atender à solicitação, o trabalho avance para a próxima etapa.
4. Monitore o status das solicitações e dos trabalhos correspondentes em tempo real para manter sua equipe no caminho certo.

Envio em massa

O envio da mesma solicitação a vários clientes pode se tornar repetitivo e ineficiente rapidamente. O envio de solicitações em massa permite que você envie uma única solicitação para várias contas simultaneamente. Se você trabalha com agentes imobiliários que precisam informar registros de quilometragem ou com clientes que alugam imóveis e precisam fornecer declarações de receitas e despesas de aluguel, o envio em massa assegura o atendimento a todos os clientes relevantes sem esforço extra.

Como usar envios em massa

1. Acesse a seção solicitações de clientes e crie ou selecione um modelo de solicitação
2. Use o campo de seleção múltipla para escolher as contas ou contatos específicos que deseja incluir.
3. Envie a solicitação com uma ação, e cada conta terá sua própria solicitação de cliente individual para rastreamento e respostas.
4. Monitore o progresso em tempo real para assegurar o recebimento e a contabilização de todas as respostas.
5. Certifique-se de que você criou e salvou um modelo de solicitação de cliente antes de prosseguir com o envio em massa. Dessa forma, você terá o modelo disponível para uso sempre que precisar.

Como os clientes respondem às solicitações?

Os clientes podem responder às suas solicitações de várias maneiras. Como sempre, eles podem responder por meio do portal do cliente ou por meio do nosso aplicativo móvel para clientes altamente avaliado para iOS e Android; eles vão receber uma notificação push e poderão responder quando desejarem. 

Você também pode determinar se deseja permitir ao cliente responder à solicitação sem fazer login. Ao enviar uma solicitação, você tem controle total sobre a configuração de autorização em cada solicitação de cliente. Você pode selecionar “Exigir login”, se desejar que os clientes tenham que fazer login para atender à sua solicitação de cliente, ou desmarcar essa opção se desejar facilitar o atendimento da sua solicitação pelos clientes.

TaxDome foi criado para você

Na TaxDome, desenvolvemos um software que não só atende às necessidades dos profissionais e clientes de contabilidade de hoje, mas que se adapta continuamente para atender às necessidades futuras. A TaxDome foi criada para todos os que confiam em nós a fim de ajudá-los a sair das intermináveis sequências de e-mails e planilhas que consomem seu tempo e limitam seu espaço para crescer. 

Gostaríamos de fazer parceria com você para construir um setor contábil melhor. Se você ainda não faz parte da comunidade TaxDome, agende uma demonstração gratuita e junte-se a mais de 10.000 empresas em todo o mundo para redefinir o que significa trabalhar como profissional da área contábil.