Atualização de Julho de 2023

Concluímos este mês alguns trabalhos importantes para reduzir os tempos de carregamento, garantir a estabilidade contínua da plataforma mesmo sob a pressão do pico do período fiscal e mudámos para um conjunto de tecnologias de ponta para melhorar a escalabilidade e lançar novas funcionalidades com maior rapidez.

Descubra tudo o que foi feito para melhorar a estabilidade e o desempenho>>

Quanto às funcionalidades, introduzimos melhorias significativas no portal do cliente, no CRM, no fluxo de trabalho e muito mais. Estamos prestes a lançar alguns lançamentos de relevo, uma nova aplicação móvel do portal do cliente para iOS e Android que se encontra em fase beta. Para mais informações, consulte abaixo

Dê uma espreitadela:

As seguintes funcionalidades foram lançadas para a comunidade de acesso antecipado e serão lançadas ao público geral em breve!

• Criar faturas a partir de entradas de tempo
• Tabelas reformuladas: ajuste a largura das colunas, oculte colunas, tenha acesso rápido aos filtros guardados e muito mais

Assista ao vídeo que apresenta uma visão geral de todas as nossas novas funcionalidades e melhorias:

👨‍👩‍👧‍👧 Portal do cliente

Página inicial reformulada

A página inicial contém uma lista organizada de todos os itens pendentes da sua empresa na nova secção “A aguardar ação”. Os seus clientes saberão sempre o que precisa ser feito:

• Documentos que requerem aprovação ou assinatura
• Novos chats e/ou tarefas pendentes do cliente
• Faturas a pagar
• Questionários a preencher
• Contratos (em breve propostas e acordos) a assinar

O ecrã inicial apresentará as notificações “A aguardar ação” agrupadas por categoria e ordenadas por data.

Nova aplicação móvel para clientes iOS e Android em versão beta!

Lançámos uma nova aplicação móvel para clientes iOS e Android – atualmente disponível para teste beta!

iOS App Store, Android Google Play

Para testar a nova aplicação, o utilizador e os seus clientes não necessitam de eliminar ou substituir a aplicação móvel de cliente existente, ambas as versões podem ser instaladas em simultâneo.

Eis alguns dos principais destaques da nova aplicação:

• Página inicial reformulada com ações rápidas que permitem fazer o upload de documentos e muito mais
• Separadores reorganizados – Documentos, Chats e Faturação – contêm ações rápidas específicas para cada uma das respetivas secções
• Interface de chats melhorada para dar uma resposta mais rápida ao cliente
• Ajuda na aplicação: o ícone “i” em cada separador responderá às questões que os clientes possam ter
• Início de sessão seguro com Touch e Face ID, ou com o seu início de sessão e palavra-passe existentes

Se pretender que os seus clientes testem a versão beta, preparámos um modelo de e-mail para ser enviado aos clientes.

🚤 Velocidade e infra-estruturas: Melhorias 4x

Na TaxDome, o nosso objetivo é proporcionar um espaço de trabalho excecional que seja rápido, fácil de utilizar e repleto de funcionalidades vitais que ajudem as empresas a simplificar as suas operações. Reconhecemos o papel fundamental que o desempenho da plataforma e a introdução de novas funcionalidades desempenham na concretização do nosso objetivo. Por esse motivo, não quisemos fazer concessões e optámos por nos concentrar em ambos os aspectos.

O melhoramento contínuo está enraizado nos valores da nossa empresa – a nossa equipa trabalha consistentemente na atualização do nosso produto para satisfazer os requisitos do cliente e alinhar-se com a nossa visão. Nos bastidores, investimos constantemente na melhoria da infraestrutura, velocidade e escalabilidade da nossa aplicação. Enquanto que o desempenho é um indicador-chave (KPI) para a totalidade da nossa equipa, no ano passado, atribuímos equipas específicas para se concentrarem exclusivamente na melhoria do desempenho.

• Melhoria de 4x no carregamento da página com a transição para o SPA
• Os diretórios de documentos carregam agora até 40% mais rápido, facilitando o acesso e o trabalho das empresas nos arquivos dos clientes
• Os projetos carregam 30% mais rápido. Para as grandes empresas com mais de 1000 contas, os carregamentos de velocidade são ainda mais substanciais
• As entradas de tempo carregam 25% mais rápido

Mais informações sobre o nosso investimento contínuo na estabilidade e no aumento do desempenho na nossa atualização do terceiro trimestre de 2023.

📞 CRM

Consulte contas relacionadas para obter uma imagem mais completa

Por vezes, é necessário obter mais informação de uma conta relacionada para concluir a tarefa em causa. Pode estar a trabalhar numa declaração conjunta para um casal ou a preparar documentos para uma empresa cujo diretor executivo também é seu cliente.

Anteriormente, só era possível consultar as contas associadas a partir da página de um contacto. Avançámos um pouco mais: poderá agora consultar as contas relacionadas diretamente a partir do separador Informações da conta. Uma conta relacionada é definida como qualquer conta que tenha um contacto partilhado. Tal permite poupar esforços à sua equipa na procura de contas associadas através da pesquisa de contactos individuais.

Saiba mais sobre as contas relacionadas na nossa secção de Ajuda >>

🤖 Fluxo de trabalho

Agende recorrências de projetos e tarefas para qualquer dia que necessitar para usufruir de maior flexibilidade

Pode agora personalizar as recorrências de tarefas para corresponder aos horários específicos de que necessita. Anteriormente, só podia selecionar uma das duas opções disponíveis: um dia personalizado que necessitasse ou o último dia do mês. Pode agora definir recorrências personalizadas, as que precisar, e no(s) dia(s) específico(s) que desejar.

Esta alteração permitir-lhe-á, tanto a si como à sua equipa, beneficiar de uma maior flexibilidade e adaptar a sua abordagem às necessidades específicas dos seus clientes.

Tenha em atenção que caso o dia personalizado que escolher seja o último dia do mês, apenas será criada uma tarefa.

Como configurar agendamentos de recorrência personalizados >>

📚 Documentos

O KBA para as assinaturas eletrónicas estão agora disponíveis para as empresas de todo o mundo

O KBA (autenticação baseada no conhecimento) é utilizada para verificar a identidade de um contribuinte, a fim de obter assinaturas eletrónicas compatíveis com o IRS (utilizadas para os formulários fiscais). Se a sua empresa está registada fora dos EUA mas trabalha com clientes sediados nos EUA, pode agora utilizar a verificação KBA.

Para ativar esta funcionalidade para empresas não americanas, ative o KBA nas definições da empresa e carregue o saldo da empresa.

Em breve: Está em curso a adição da verificação da Assinatura Eletrónica Qualificada (QES) para as empresas da UE. Fique atento às atualizações!

Monitorize o progresso da assinatura eletrónica passando o cursor sobre o estado

Foi adicionada uma descrição para facilitar a visualização dos signatários pendentes, sem ter de os abrir.

Enquanto anteriormente apenas mostrávamos os e-mails dos clientes e o estado das suas assinaturas (Pendente/Assinado/Falhou o KBA), pode agora verificar que membros da sua equipa assinaram.

Apenas o nome do colaborador e o estado da assinatura são exibidos: não mostraremos o seu endereço de e-mail aos clientes – para proteger a privacidade dos membros da sua equipa. Também adicionámos os nomes dos clientes à dica de ferramenta, para além dos seus endereços de e-mail, para que os seus gestores possam facilmente associar os documentos enviados aos nomes dos clientes.

Como funcionam as assinaturas eletrónicas na TaxDome>>

Reenvie rapidamente documentos para serem assinados eletronicamente após uma tentativa falhada de KBA

Para as empresas que utilizam a autenticação baseada no conhecimento, é agora mais fácil reenviar um pedido de KBA se o seu cliente não tiver sido aprovado da primeira vez.

É agora possível reenviar um documento para ser assinado após falhar no KBA, sem necessidade de carregar um novo documento.

Saiba mais acerca do KBA e do seu funcionamento >>

💰 Faturação

Duplique faturas recorrentes e poupe tempo e trabalho administrativo

Pode agora clonar faturas recorrentes, que lhe permitem poupar tempo a si e aos seus colaboradores, que de outra forma seriam gastos a fazer a correspondência e copiar informações manualmente.

Para clonar faturas recorrentes, aceda ao separador Faturas ou localize a fatura necessária na página Clientes. Clique nos três pontos e selecione “Duplicar” para transferir os dados para uma nova fatura.

Mais informações sobre as faturas recorrentes>>

Adicione códigos de texto às faturas para dar um toque pessoal

Tem agora a opção de incluir códigos de texto (campos e datas personalizados) para personalizar as descrições das faturas. Os códigos de texto podem ser adicionados a:

• Faturas pontuais (enviadas a um ou vários clientes)
• Modelos para faturas pontuais
• Faturas recorrentes

Com esta atualização, poderá utilizar os códigos de texto em e-mails, chats, trabalhos, contratos e questionários.

Mais informações sobre os códigos de texto TaxDome >>

Adicione mensagens personalizadas às faturas pontuais

Os clientes verão mensagens personalizadas ao receberem uma notificação de e-mail sobre uma nova fatura pontual. Para tal, introduza o texto que pretende que os seus clientes vejam no campo “Enviar fatura por e-mail ao cliente” ao criar uma nova fatura.

Pode também adicionar texto personalizado aos modelos de faturas ou ao enviar faturas em massa para vários clientes a partir do separador “Clientes”. O campo de texto personalizado também é compatível com os códigos de texto da TaxDome.

Como criar uma fatura pontual (com uma mensagem de e-mail personalizada) >>.

💬 Chats

Envio de notificação no chat após a conclusão das tarefas

É conveniente utilizar os chats para criar e monitorizar as tarefas dos clientes. Introduzimos mais um elemento: uma notificação quando o cliente conclui todas as tarefas que lhe foram atribuídas.

Enquanto antes recebia um e-mail e uma notificação na Inbox+, recebe agora também uma mensagem diretamente na caixa de chat (para além de a tarefa ser riscada da lista de tarefas). Também ajustámos as notificações de e-mail e da Inbox+, para não receber dois alertas distintos sobre a mesma lista de tarefas.

Mais informações sobre as tarefas e notificações do cliente >>

📚Ajuda e formação

• Economize 40 horas mensais a cada um dos seus colaboradores: configure o fluxo de trabalho e as automatizações da sua empresa com os nossos cursos. Fique atento à nossa master class de 9 passos sobre fluxos de trabalho que será lançada em julho!
• Precisa de configurar os seus processos de processamento de vencimentos? O nosso curso em vídeo ajudá-lo-á a iniciar o processo
• Configure facilmente contas familiares após assistir ao nosso clip de 3 minutos
• Ainda está a tentar orientar-se com a TaxDome? Veja o nosso seminário online sobre como utilizar a plataforma

🔥 Outros

• G2 – uma das principais plataformas de avaliação de software – acaba de nomear a TaxDome o software líder no seu relatório de verão de 2023! Conquistámos os títulos de High Performer, Leader e Best Estimated ROI – o que não teria sido possível sem o vosso apoio! Gostaríamos de aproveitar esta oportunidade para agradecer a todos vocês por estarem connosco e por terem feito avaliações tão positivas. São os melhores!
• Já aderiu ao nosso programa de acesso antecipado? Os membros do acesso antecipado são os primeiros a utilizar e a comentar as nossas novas funcionalidades. Saiba mais e junte-se ao programa >>

Todos os itens acima – mais 61 ajustes e correções! Junte-se à nossa Comunidade Facebook para colocar questões, solicitar funcionalidades ou conversar com outros utilizadores TaxDome.

Caso não tenha visto, eis um resumo das principais funcionalidades que abordámos na nossa publicação anterior.