Automatização Avançada do Fluxo de Trabalho: Apresentamos as Etapas Condicionais

Recentemente, introduzimos as automatizações condicionais. Esta poderosa funcionalidade permite-lhe executar automatizações distintas para diferentes tipos de clientes no mesmo projeto, com base em etiquetas de conta. Por exemplo, poderá enviar diferentes modelos de email a novos clientes e a clientes retornados. 

Com base nas nossas conversações com a comunidade, ficou evidente que havia etapas inteiras de projetos que eram somente necessárias para certos tipos de clientes (exemplo: clientes em extensão). Relativamente aos seus clientes de IRS, o processo é o mesmo, embora alguns clientes tenham extensões e outros não. As etapas condicionadas dão-lhe essa flexibilidade acrescida através da automatização. 

O que são etapas condicionais?

As etapas condicionadas permitem que os Trabalhos prossigam para determinadas etapas no seu projeto se cumprirem determinados critérios. Dito de outra forma, as etapas condicionais permitem que os Trabalhos possam saltar etapas no seu Projeto se não satisfizerem determinados critérios. 

Neste exemplo abaixo, condicionamos a 3ª etapa do Projeto com base no facto de a conta possuir a etiqueta “Extensão”. 

O Cliente A não possui a etiqueta ‘Extensão’, pelo que o trabalho saltará a 3ª etapa, avançará para a 4ª a partir da 2ª.

O cliente B possui a etiqueta ‘Extensão’, pelo que o trabalho irá passar por todas as etapas, incluindo a 3ª.

Quando é que necessita de etapas condicionais?

Seguem-se alguns casos de utilização sobre como fazer para que funcionem.

Uma etapa em vez de múltiplas automatizações

Pode utilizar uma etapa condicional quando tem múltiplas automatizações específicas para um tipo de cliente. Em vez de adicionar condições para cada automatização, pode criar uma etapa com automatizações específicas e executá-la unicamente para as contas com a etiqueta ‘Novo cliente’. Se uma conta de cliente não possuir essa etiqueta, o trabalho irá saltar para a etapa seguinte. 

Funcionários offshore e temporários

Caso contrate funcionários suplementares para o ajudar durante a época alta, poderá querer criar uma etapa condicional para os mesmos. Por exemplo, uma etapa particular onde atribui contas a equipas offshore e cria tarefas com notas específicas para as mesmas. 

Como resultado, poderá ser semelhante a este Projeto:

Neste exemplo, durante a etapa de revisão dos documentos podem-se aplicar manualmente etiquetas ‘internas’ se as preparar internamente ou ‘offshore’ para uma equipa offshore. Dependendo da etiqueta, o trabalho terminará quer na etapa de Preparação Fiscal, quer na etapa de Preparação Fiscal Offshore, para que as tarefas e o acesso à conta sejam atribuídos ao pessoal certo.

Múltiplos funcionários num único fluxo de trabalho (Projeto)

Utilizando a mesma lógica dos funcionários offshore e temporários, poderá utilizar etapas condicionais para ajudar a distribuir o trabalho pela sua equipa. Digamos que tem uma grande prática fiscal, prestando serviços a 5000 clientes. Neste cenário provavelmente terá cerca de 10 preparadores a trabalhar nas declarações. Com as etapas condicionais, poderá ter uma etapa distinta para cada preparador, racionalizando o processo e permitindo que os trabalhos passem da 3ª para a 10ª etapa (exemplo).

A imagem abaixo serve para simplificar, tendo 4 preparadores, a mesma lógica funcionaria se tivesse 50. Neste cenário, os clientes do Bob saltarão da 2ª etapa (Preparação do Bob) para a 6ª etapa (Revisão do Gestor), assim que o Bob terminar a sua preparação.

Aguardando retenção

Se pretender cobrar retentores de pré-pagamento unicamente aos novos clientes, pode criar uma etapa de ‘Aguardando retenção’ e criar uma fatura de 500€ (ou o valor que desejar cobrar) e adicionar a condição de que esta etapa só se aplica aos que foram etiquetados como ‘Novo Cliente’ — desta forma, pode facilmente verificar quais dos seus contactos não estão a avançar porque ainda não pagaram o seu retentor. 

Extensões 

Durante os nossos ensaios com utilizadores, tomámos conhecimento de que vários membros da comunidade utilizavam uma determinada etapa no Projeto exclusivamente para as extensões e para a movimentação manual dos Trabalhos dentro e fora da comunidade. Ao utilizar etapas condicionais, poderá agora automatizar esse processo. 

Usando a lógica descrita acima, se adicionar a etiqueta ‘Extensão IRS necessária’ à conta do cliente, somente as contas com a referida etiqueta terão os seus Trabalhos a entrar na etapa de extensão, todos os outros irão saltá-la. Partindo da ideia, se esta etapa possuir uma tarefa de ‘extensão de ficheiro’ e se o botão de alternância de movimentação automática for ativado, assim que a tarefa for concluída, o Trabalho passa para a etapa seguinte do seu fluxo de trabalho. 

1. Revisão
2. Preparar sem extensão.
   1. Caso seja necessário uma extensão, aplique manualmente a etiqueta – necessita de extensão.
3. Extensão
   1. Condição “necessita extensão”
4. Preparar extensão

Note: alguns membros da comunidade preferem ter um Projeto distinto para as extensões. Em breve, será possível mover trabalhos entre Projetos! 

Como configurar etapas condicionais?

As etapas condicionais são desencadeadas com base em etiquetas de conta. Para condicionar uma etapa, basta clicar no ícone da engrenagem e selecionar as etiquetas requeridas para que os Trabalhos se movam automaticamente para essa etapa. Se a etiqueta de conta não estiver presente, o Trabalho saltará a etapa. 

Note:

• A primeira e última etapa de um Projeto não pode ter condições. 
• Como lembrete, a movimentação automática funciona quando há uma ação binária desencadeada (isto é, contrato assinado, fatura liquidada etc).
• As condições da etapa só impactam a movimentação automática. Pode mover manualmente qualquer trabalho para qualquer etapa. 

Saiba mais sobre como configurar etapas condicionais.

O que se segue?

Como foi referido, em breve será possível mover Trabalhos entre Projetos, estamos a trabalhar na capacidade de estabelecer horários diferentes consoante as contas dentro do mesmo Projeto!

Não se esqueça de partilhar as suas ideias no nosso Quadro de Pedidos de Funcionalidades!