De que modo TaxDome está a ajudar uma empresa de contabilidade em Criptomoeda durante o período fiscal

Bem-vindo(a) a #TestemunhodeQuinta-Feira! Esta semana a entrevista é com Matt Metras, fundador de MDM Financial Services, uma empresa familiar especializada na preparação fiscal de criptomoedas.

Por que razão escolheu TaxDome?

Estava à procura de uma ferramenta CRM, sendo que a minha prática estava dispersa por várias plataformas. Era difícil manter o meu fluxo de trabalho organizado, saber o que era devido, quando e que fluxos de trabalho estavam em processo. Foi isto que me fez procurar algo diferente.

Houve pessoas que tinham recomendado fortemente TaxDome em grupos do Facebook para profissionais da área fiscal. Uma vez que havia um período experimental gratuito, achei que não tinha nada a perder ao dar uma oportunidade.

Já utilizou outros sistemas de gestão de práticas no passado?

Estava a utilizar o CRM incorporado no meu software fiscal. Foi ótimo durante algum tempo, porém a minha empresa é especializada em contabilidade de criptomoeda, a qual não se integrava com o meu software, pelo que eu estava a fazer reconciliações criptográficas fora do programa.

Também estava a utilizar uma ferramenta gratuita denominada de Wunderlist, mas não era suficientemente detalhada para que eu me mantivesse organizado. Estava a utilizar HubSpot, mas nunca me comprometi realmente a colocar lá toda a minha informação. 

Uma das coisas que foi realmente agradável em TaxDome foi a capacidade de importar em massa e não ter de inserir clientes um por um ou endereços de email manualmente.

Qual tem sido o feedback dos seus clientes?

A capacidade de assinar e pagar diretamente no portal tem sido muito bem recebida pelos meus clientes. 

Nem sequer estava à procura de uma nova ferramenta de portal e na verdade hesitei em mudar, especialmente a meio do período fiscal. Para além disso, já tinha passado bastante tempo a treinar os meus clientes a utilizar o que eu tinha na altura. Mas faltavam-lhe funcionalidades. 

No final, foi uma transição muito tranquila para os meus clientes. O processo de inscrição de conta foi fácil – bastou clicar e criar uma palavra-passe. É realmente muito fácil.

De que forma a integração do seu processo empresarial com TaxDome fez a diferença para a sua empresa?

Ainda não cheguei ao ponto em que esteja totalmente integrado. Ainda estou a fazer os meus agendamentos fora de TaxDome. E estou a utilizar três plataformas diferentes de contabilidade em criptomoeda. Estou a aguardar que alguém, algures, apresente algo que combine tudo numa única plataforma. 

Mas em geral, estou bastante satisfeito. Estou sempre hesitante em fazer a transição para um novo software – especialmente em Janeiro, quando começa o período fiscal!-mas tenho estado super satisfeito.

O facto de poder solicitar imediatamente assinaturas e anexar e trancar faturas a documentos tem sido crucial. 

Com a declaração fiscal, tem a possibilidade de não a declarar até que esta seja paga. Com folhas de cálculo e criptoanálise, não tinha qualquer vantagem assim que enviasse os documentos.

O meu problema era mais a lentidão nos pagamentos do que a falta de pagamento. Ser capaz de trancar os ficheiros às faturas faz com que eu seja pago substancialmente mais depressa hoje em dia. E não ter de perseguir as pessoas tem sido algo muito positivo. 

Também gosto do aspeto móvel – de conseguir fazer alterações rápidas em viagem. Gostaria que a funcionalidade do projeto tivesse um melhor aspecto no telemóvel. É utilizável mas não tão conveniente como a versão desktop.

Está a utilizar projetos ou alguma das ferramentas de gestão de tarefas?

As tarefas e os projetos são o que eu mais trabalho. Passo 90 por cento do meu tempo no ecrã dos projetos, acompanhando todos os diferentes estados dos clientes e onde cada um deles está no processo. Trata-se da maior poupança de tempo!

Estou também a utilizar as ações automatizadas – mas não em todo o seu potencial. Quando adiciono um cliente a um projeto, as tarefas automatizadas são desencadeadas para a minha equipa. Tenho mais ações automatizadas configuradas para quando um ficheiro eletrónico é aceite: Os clientes recebem um email automatizado quando a sua declaração fiscal é reconhecida pelo IRS. Várias pessoas apreciam isso, e eu aprecio o facto de eu não ter de fazer nada manualmente!

Também utilizo as Mensagens para me manter organizado com perguntas para o cliente.

O que seria realmente útil para mim é se o conteúdo da mensagem estivesse correto no email. Mas, a segurança é um factor importantíssimo, por isso percebo por que razão erram por precaução!

Tem sido um grande processo de aprendizagem?

Não, nem por isso. É simples e bem organizado. Assim que se aprende a fazer algo à primeira, não se tem de aprender de novo – é intuitivo.

Estou satisfeito com o facto de, quando tenho alguma dúvida, a equipa de apoio ter sido super receptiva. É extremamente refrescante verificar isso numa empresa. 

A sua equipa trabalha remotamente ou num escritório?

Trabalhamos remotamente. Encontro-me pessoalmente com cerca de 25 por cento dos meus clientes; o resto é remotamente.

Estamos constantemente a considerar realizar melhorias em TaxDome e queremos informá-lo das nossas atualizações e das datas previstas para a implementação. Acha que lhe faltam algumas funcionalidades? Ou que desejaria que adicionássemos algumas?

Sei que KBA está para breve – será extremamente útil. Gostaria de ver uma indicação do tempo que um cliente esteve numa determinada etapa no projeto.

[Esta funcionalidade está agora disponível!]

A comunidade do Facebook tem sido ótima para sugestões, e eu realmente gosto que as novas atualizações sejam publicadas lá – no caso de eu as perder no meu email. 

Gostaria de acrescentar mais alguma coisa?

Esqueci-me de mencionar que a biblioteca dos questionários é fantástica! Só uso questionários para os novos clientes, mas é conveniente não ter de os fazer de raiz.