O que é fraude contábil? Definição, consequências e como prevenir

Para um setor que se baseia em confiança, precisão e integridade, a fraude contábil está perigosamente disseminada. De acordo com um estudo recente, estima-se que 41% das empresas cometam violações contábeis todos os anos, deturpando deliberadamente seus relatórios financeiros.

Cometer fraude contábil é como brincar com fogo, com multas pesadas e danos à reputação para as empresas que forem pegas. É fundamental, portanto, entender o que constitui uma fraude contábil, as consequências de cometê-la e como pode ser evitada.

Neste artigo, vamos explicar tudo o que você precisa saber sobre fraudes contábeis, para que possa proteger sua equipe, seus clientes e seu escritório de contabilidade contra danos.  

O que é fraude contábil?

A fraude contábil é a manipulação deliberada de demonstrações financeiras e registros para apresentar uma imagem falsa da posição financeira de uma empresa. Isso normalmente envolve ocultar, adicionar ou alterar transações, de modo que os relatórios financeiros tenham uma aparência mais saudável do que realmente são.

Sendo um crime grave, a fraude contábil tem repercussões abrangentes para as pessoas e organizações envolvidas. Houve muitos exemplos de fraude contábil de alto nível ao longo dos anos, desde o escândalo da Enron no início do século XXI até a falência do Lehman Brothers vários anos depois. Mas a fraude contábil não se limita a empresas globais, pois pode ocorrer em qualquer  negócio. 

Tipos de fraude contábil

A fraude contábil pode ocorrer de várias formas, sendo que os criminosos usam todos os tipos de métodos “criativos” e brechas ilegais para ocultar a verdade sobre a saúde financeira da empresa. Nesta seção, destacamos alguns dos tipos mais comuns de fraude contábil. 

Falsificação de demonstrações financeiras

Isso envolve a alteração intencional de registros financeiros para apresentar uma imagem enganosa da posição financeira de uma empresa. O objetivo aqui é enganar as partes interessadas, incluindo investidores, credores e agências reguladoras, geralmente em uma tentativa de encobrir um desempenho financeiro ruim. Por exemplo, os insiders da empresa podem: 

• Superestimar os números de vendas ou criar faturas falsas para fazer com que a empresa aparente ser mais lucrativa do que é na realidade, em uma tentativa de atrair investidores ou obter empréstimos com termos mais favoráveis
• Ocultar ou omitir deliberadamente as despesas operacionais em uma tentativa de “melhorar” os resultados financeiros da empresa 

Desvio de fundos da empresa 

O desfalque é uma forma de fraude financeira que envolve um funcionário, executivo ou proprietário de empresa que rouba ativos ou fundos da empresa para ganho pessoal. Isso pode envolver o desvio de dinheiro da empresa para outro fim que não o originalmente planejado ou o uso de fundos da empresa sem autorização. Por exemplo: 

• O proprietário da empresa pode desviar o dinheiro do investidor destinado à expansão da empresa para uma conta pessoal, sem que o investidor ou outras partes interessadas tenham conhecimento
• O proprietário da empresa pode encobrir suas ações falsificando registros contábeis para evitar a detecção

Apropriação indevida de ativos da empresa

Envolve funcionários ou executivos que usam indevidamente os recursos da empresa para seu próprio ganho pessoal. Esse tipo de fraude pode ser difícil de detectar, pois pode envolver pequenas quantias incrementais ao longo do tempo. Por exemplo: 

• Um funcionário do departamento financeiro pode desviar fundos da empresa para uma conta pessoal sob o pretexto de uma “compra”
• Um gerente de inventário pode roubar bens físicos e depois encobrir seus rastros manipulando registros

Atividades fraudulentas na folha de pagamento

A fraude na folha de pagamento envolve a manipulação do processo da folha de pagamento para roubar dinheiro não ganho da empresa. Isso pode envolver a alteração das horas de trabalho no sistema da folha de pagamento, a criação de “funcionários fantasmas” que na verdade não existem ou o recebimento de bônus ou benefícios não autorizados ou ilegítimos. Por exemplo, o gerente pode: 

• Criar registros falsos de funcionários e depois embolsar seus salários e/ou benefícios
• Conceder a si mesmos bônus relacionados ao desempenho com base em resultados falsos

Fraude no reembolso de despesas

Esse tipo de fraude contábil envolve funcionários que enviam relatórios de despesas falsos ou enganosos, o que lhes permite receber reembolsos aos quais não têm direito. Por exemplo, um gerente pode:

• Apresentar recibos ou registros de despesas de viagem não relacionadas ao trabalho
• Comprar itens pessoais e categorizá-los falsamente como despesas relacionadas ao trabalho 

Como identificar indícios de fraude

Como profissional da área contábil, saber identificar os indícios de atividade fraudulenta ajudará você a manter a integridade e a precisão de suas contas financeiras. Nesta seção, destacamos alguns sinais reveladores de fraude contábil a serem observados. 

Discrepâncias nos registros financeiros

Se você detectar quaisquer inconsistências, discrepâncias inexplicáveis ou padrões incomuns nas demonstrações financeiras de uma empresa, convém investigar mais a fundo. Por exemplo:

• Variações inexplicáveis entre os valores informados
• Aumento das receitas enquanto os fluxos de caixa estão estagnados
• Resultados trimestrais que vão contra as tendências de longo prazo, especialmente no quarto trimestre
• Forte desempenho financeiro apesar dos claros ventos contrários econômicos ou organizacionais

Transações suspeitas

Preste atenção a transações excepcionalmente grandes que não correspondam a padrões ou operações regulares da empresa. Por exemplo: 

• Pequenas transações repetidas que ficam um pouco abaixo do limite para aprovação manual
• Depósitos ou saques em dinheiro em grande quantidade e sem explicação
• Grandes transferências para fornecedores desconhecidos ou contas no exterior

Ajustes inexplicáveis  

Ajustes inexplicáveis são outro indicador alarmante, especialmente se ocorrerem no final de um período de relatório e não puderem ser justificados ou respaldados por documentação. Por exemplo: 

• Baixas significativas de estoque ou contas a receber sem explicação adequada
• Ajustes frequentes feitos nas demonstrações financeiras perto do final do ano fiscal
• Grandes ajustes de números redondos com descrições vagas, como “diversos”

Documentos ausentes

Se detectar registros incompletos ou falta de documentação de apoio para as transações, convém investigar um pouco mais a fundo. Por exemplo: 

• Faturas e recibos ausentes para transações/despesas significativas
• Registros financeiros importantes que não podem ser localizados durante uma auditoria
• Falta de contratos ou acordos de fornecedores relacionados a grandes transações

Substituir controles contábeis

Os controles internos foram criados por uma razão: garantir processos consistentes que se alinhem às práticas comerciais recomendadas e aos requisitos regulamentares. Quando os controles internos são substituídos regularmente, isso é um grande indicador de alerta. Por exemplo: 

• Gerentes que aprovam suas próprias despesas
• A equipe financeira ignora ou ignora as recomendações de auditoria
• Os funcionários ignoram os processos de aprovação padrão para compras grandes

Consequências da fraude contábil

A fraude contábil é um delito criminal que acarreta sérias repercussões jurídicas e financeiras. Dependendo do delito em questão, os autores podem ser condenados a longas penas de prisão, enquanto as empresas podem receber multas de seis dígitos dos órgãos reguladores e governamentais.

Além dessas consequências tangíveis, a fraude contábil também pode causar danos significativos à reputação e à marca, o que pode prejudicar as operações da empresa e impedir o crescimento. Quando clientes, investidores e até mesmo a equipe perdem a confiança em uma empresa, a recuperação e o avanço são extremamente difíceis.  

Quem é responsável pelo monitoramento das fraudes contábeis?

Detectar fraudes contábeis é um esforço colaborativo, que combina a equipe interna, terceiros independentes e órgãos governamentais. Nesta seção, veremos as diferentes pessoas e entidades envolvidas na detecção de fraudes contábeis e as funções que desempenham.

Auditores internos

Os auditores internos são a primeira linha de defesa de uma empresa contra fraudes contábeis. Ao avaliar a eficácia dos controles internos, do gerenciamento de riscos e dos processos de governança da empresa, os auditores internos estão bem posicionados para implementar salvaguardas e detectar possíveis anomalias que possam indicar fraude.

Auditores externos

Os auditores externos oferecem um nível adicional de garantia. Por serem terceiros independentes, podem fornecer uma análise mais objetiva e imparcial dos processos e das demonstrações financeiras. Eles também podem realizar verificações de conformidade para garantir que os relatórios financeiros de uma empresa sigam as normas e os padrões contábeis.

Órgãos reguladores

Os órgãos reguladores, como a Securities and Exchange Commission (SEC) dos EUA, são responsáveis por estabelecer e aplicar as normas financeiras. Esses órgãos reguladores agem como policiais, conduzindo investigações, tomando medidas coercitivas e aplicando multas pesadas em caso de não conformidade. 

Agências de aplicação da lei

Os órgãos de aplicação da lei, como o Department of Justice (DOJ) e o Federal Bureau of Investigation (FBI), são responsáveis pela investigação de casos criminais de fraude contábil. Têm o poder de emitir mandados e intimações e apresentar acusações criminais contra os indivíduos e organizações envolvidos em atividades fraudulentas.

Denúncias

Os denunciantes também desempenham um papel importante na denúncia de casos de fraude contábil. Normalmente, são pessoas que fazem parte da empresa e dão o primeiro passo para alertar os membros sênior da equipe ou até mesmo as autoridades policiais quando suspeitam que algo não está sendo feito. Na maioria dos casos, os denunciantes são protegidos contra retaliação nos EUA pela Lei Sarbanes-Oxley.

Como prevenir fraudes contábeis

Detectar fraudes contábeis é uma coisa, porém, o que fazer para preveni-las totalmente? Nesta seção, destacamos algumas medidas que podem ser implementadas para proteger a sua empresa e criar uma cultura de responsabilidade e transparência.

1. Implementar controles internos sólidos

Os controles internos existem para garantir a integridade de seus relatórios financeiros e proteger sua empresa de processos irregulares, não conformes ou desonestos, inclusive fraudes contábeis. Apresentamos alguns exemplos que você pode implementar:

• Segregação de funções: assegure que nenhum funcionário tenha controle de um processo financeiro crítico
• Protocolos de autorização: introduza processos de aprovação claros e em vários níveis para transações acima de um determinado limite
• Reconciliação de contas: garanta que as contas estejam reconciliadas em intervalos regulares para que os registros correspondam aos saldos reais
• Sistematize os processos: use listas de verificação internas, modelos e trilhas de auditoria para garantir que os processos sejam consistentes e transparentes

2. Realize auditorias regulares

A realização de auditorias regulares garante que seus processos e procedimentos contábeis sejam eficientes, transparentes e estejam em conformidade. Há diferentes abordagens que você pode combinar para maximizar o impacto das auditorias, incluindo: 

• Auditorias internas em intervalos regulares
• Auditorias externas realizadas por terceiros independentes
• Realização de auditorias surpresa para detectar irregularidades

3. Use a tecnologia

Quando se trata de processos contábeis eficientes, a tecnologia é seu melhor amigo e a prevenção de fraudes não é diferente. Há todos os tipos de ferramentas que você pode implementar para ajudar a evitar atividades fraudulentas, desde software de auditoria e detecção de fraudes com tecnologia de inteligência artificial até plataformas de gerenciamento, como a TaxDome. 

TaxDome oferece os seguintes recursos para ajudar você a aumentar a eficiência, a precisão e a transparência:

• Fluxos de trabalho automatizados, incluindo faturamento e pagamentos
• Direitos de acesso e permissões granulares
• Segurança robusta, com autenticação biométrica e de dois fatores
• Gerenciamento seguro de documentos
• Trilhas de auditoria e registros de atividades com carimbo de data/hora 
• CRM para uma visão completa de todos os dados e interações do cliente 

4. Organize o treinamento dos funcionários

A educação pode desempenhar um papel importante na prevenção de fraudes contábeis. Ao realizar sessões regulares de treinamento destinadas a ajudar os funcionários a reconhecer e sinalizar atividades suspeitas, você poderá identificar problemas antes que eles se agravem. Você pode estabelecer políticas claras para proteger e incentivar os denunciantes a se manifestarem sem medo de repercussões. 

5. Estabeleça uma cultura ética e transparente

Você pode evitar a ocorrência de fraudes criando uma cultura que promova a importância de práticas comerciais éticas e processos transparentes. Apresentamos algumas maneiras de alcançar esse objetivo:

• Estabeleça um código de conduta para toda a empresa, que os funcionários devem ler e concordar formalmente em manter
• Assegure que os líderes da empresa demonstrem um comportamento ético e confiável
• Promova um ambiente de comunicação aberta, práticas transparentes e responsabilidade 

Resumindo

A fraude contábil é um crime grave que envolve a manipulação deliberada de demonstrações financeiras, registros e transações na tentativa de enganar as partes interessadas sobre a verdadeira natureza da saúde de uma empresa. As empresas consideradas culpadas de cometer fraude contábil estão sujeitas a multas pesadas, encargos legais e danos à reputação. 

Com isso em mente, você deve fazer tudo o que puder para evitar a ocorrência de fraudes contábeis. Isso significa implementar controles internos rigorosos, realizar auditorias regulares e estar atento ao analisar os registros contábeis. 

A tecnologia também pode ajudar nesse ponto. Com TaxDome, por exemplo, você obtém trilhas de auditoria detalhadas que monitoram, registram e marcam a hora de cada interação com documentos, tarefas, clientes e muito mais. E com as ferramentas de controle de tempo, juntamente com faturas e pagamentos automatizados, você pode ter certeza de que está sempre faturando o valor certo pelo trabalho certo.

Para saber de que forma TaxDome pode ajudar você a administrar uma empresa altamente eficiente, transparente e auditável, solicite hoje mesmo uma demonstração.