F&S Projects sobre TaxDome ‘Levar a indústria fiscal e de contabilidade para o século XXI’

Descubra como TaxDome permitiu a uma empresa de serviços financeiros com 650 clientes melhorar os seus processos e permanecer organizada, apesar do COVID-19.

Bem-vindo(a) a #TestemunhoQuinta-Feira! A entrevista desta semana é com Rafael Ferrer de F&S Projects, uma empresa sediada na Flórida que fornece serviços integrais para empresários, particularmente nas áreas de estratégias, fiscais, contabilísticas e administrativas.

Por que razão escolheu TaxDome?

Optei por TaxDome porque era a melhor empresa de software que encontrámos no Fórum Fiscal do IRS de Orlando, EUA.

O produto tinha tudo o que procurávamos numa solução de gestão de prática.

Procurava algo que nos permitisse comunicar com a minha equipa de preparadores fiscais e que tivesse a informação num só local, emails, documentos, tudo – de modo a não perder nada. Também queríamos algo que fosse fácil de utilizar, mas ao mesmo tempo, que pudesse adaptar-se às nossas necessidades. 

Outro factor importante foram os extensos rastreios de auditoria, que nos permitiriam afirmar que o cliente nos forneceu tais informações em tal data, de modo a não haver qualquer negação ou necessidade de procurar tais informações na nossa caixa de entrada.

TaxDome era exatamente o que procurávamos. 

Tentámos também desenvolver um software a nível interno, mas foi demasiado complicado e dispendioso.

Os outros serviços são limitados. O Quickbooks funciona bem, mas limita-se a fazer pagamentos. Existem outros sistemas para reunir documentos, mas não são flexíveis e são sistemas distintos. TaxDome permite-nos, entre várias outras coisas, estabelecer um fluxo de trabalho, enviar emails, comunicar com o cliente, tudo num único local, o que não é habitual. Ao longo do ano fui a três fóruns e feiras comerciais, IRS Forum, NACVA, e Scaling New Heights, em busca de um software, mas não consegui encontrar nenhum software com as funcionalidades que TaxDome oferece. Não existe grande perturbação na indústria fiscal e contabilística (a idade média de alguns destes eventos é de 65 anos ou mais), pelo que é fantástico ver que alguém está a levar esta indústria para o século XXI.

Além disso, adoro o facto de ninguém saber que TaxDome está por detrás de F&S; estamos totalmente personalizados.

Que funcionalidades lhe parecem mais úteis?

O armazenamento de documentos e a sincronização de email. Poder consultar todos os emails entre a equipa é fundamental. Utilizo muito as mensagens, podendo configurar lembretes automáticos para que nunca tenha de rastrear clientes. Quando se tem 650, torna-se muito complicado perseguir os clientes um por um. A Sra. Martha fazia isso todo o dia. Agora está responsável pelos serviços corporativos. Ao reduzir as tarefas administrativas, TaxDome libertou-a para que possa concentrar-se em assuntos de maior valor. 

A nossa equipa não tem o maior conhecimento em informática, porém consideramos que é muito fácil e útil utilizar TaxDome. O Sr. Juan, trabalhava para o IRS. Tinha feito este trabalho desde os dias em que se registava com caneta e papel – mesmo antes de existirem softwares. O facto de ele poder utilizar TaxDome sem quaisquer problemas mostra como é fácil.

TaxDome faz com que estejamos organizados. Está tudo centralizado. Há rastreios de auditoria e registos de horas digitais. 

Se um cliente me ligar num fim-de-semana, posso aceder à sua informação a partir de qualquer lugar. O que facilita a vida. 

Quero utilizar a funcionalidade de trancar um documento a uma fatura; será interessante experimentar esta funcionalidade. Estamos desejosos de reduzir as despesas administrativas adicionais através da faturação em TaxDome.

Para além da administração do escritório e do fluxo de trabalho, planeamos enviar todos os nossos emails de marketing através de TaxDome. Enviámos a nossa última atualização através de TaxDome utilizando a funcionalidade de emails em massa, recebemos mais respostas do que habitualmente recebíamos com Constant Contact. Continuaremos a enviar estes emails com informações relevantes, tais como a informação de pagamento, avisos sobre esquemas, etc. – através da funcionalidade de emails em massa.

Qual tem sido o feedback dos seus clientes?

Os meus clientes adoram. Abrangem uma vasta gama de dados demográficos: Tenho agricultores que ainda usam telefones fixos antigos, os quais adoram; tenho milénios, que obviamente adoram. 

Eis o nosso processo:

1. Solicitamos-lhes que façam o download da aplicação móvel.
2. Mostramos-lhes como ativar a sua conta através de um vídeo que lhes enviamos.
3. Fotografam os documentos, e a seguir fazem o upload dessa informação.
4. Após prepararmos a declaração, enviamos-lhes um número limitado de páginas para lhes mostrar a declaração e evitar a confusão de que podem imprimi-la e enviar a declaração com o recurso de aprovação.
5. Se o aprovarem, emitimos-lhes uma fatura e enviamo-la (não através de TaxDome de momento). Assim que pagarem, publicamos a declaração com a funcionalidade de assinatura ativada.
6. Isto é crucial nos dias de hoje, especialmente com o Covid-19!
7. Depois enviamos a declaração por email

Muitos deles utilizam também TaxDome nos seus telemóveis. É fantástico.

Utilizou outros sistemas de gestão de prática no passado?

Utilizamos Drake Software para preparar as declarações fiscais. Todos os anos, antes de irmos de férias em Novembro e Dezembro, imprimia a lista completa de todas as declarações que preparámos naquele ano. Essa lista era convertida numa folha de cálculo Excel. No início do Ano Novo, imprimia a lista física de cada preparador e da Sra. Martha. Passávamos um a um sobre cada cliente e codificados por cores. Se já tivéssemos estabelecido contacto, marcamos o cliente a verde. As outras colunas eram para extensões, etc. No final do ano, tínhamos uma página com vários códigos de cores, e comparamos a lista antiga com a nova. Era muito trabalhoso! Hoje em dia, a nossa lista está a tornar-se cada vez mais digitalizada, uma vez que podemos gerir tudo em TaxDome. 

Existem muitas mais funcionalidades. Estamos entusiasmados em adaptá-las à nossa realidade.

Por exemplo, uma das coisas que utilizamos frequentemente são os questionários. Os questionários reduzem consideravelmente o tempo despendido com cada cliente. Atualmente, cada um sabe exatamente o que precisa de nos enviar. Podemos facilmente rastrear o que nos enviaram; é muito mais rápido do que anteriormente.

Temos diferentes questionários personalizados para o 1040, 1040NR, e outro destinado aos negócios.

Para o questionário destinado aos negócios, posso acrescentar uma pergunta sobre como o cliente deseja fornecer a sua informação. Posso indicar que a forma menos organizada custará mais, para que eles saibam o que esperar. Se eu tiver de passar mais tempo num ficheiro, tenho de faturar em conformidade.  

Não me agrada ser eu a preparar a declaração e explicar as taxas. Trabalharia de graça, isso não é realista. Tal elimina essa conversa irritante. 

Antes de utilizarmos os questionários, tínhamos de fazer isso com cada cliente, um a um, ao telefone. Utilizaria o mesmo guião do IRS. Imprimimos centenas de cópias, sentia-me mal por desperdiçar tanto papel, porém, já não necessitamos de o fazer.

Está a utilizar os projetos ou alguma das ferramentas de gestão de tarefas? De que forma o configurou?

As tarefas são bastante úteis. Permitem-nos evitar problemas que costumávamos enfrentar. Ao utilizar as listas de verificação nos modelos de tarefas, somos capazes de reduzir os erros. Temos tarefas com listas de verificação para indivíduos e para empresas.

Endereço, número de segurança social, informações sobre contas bancárias: Podem parecer tolices, mas a razão pela qual lhes acrescentamos tarefas é que cometemos erros no passado. Uma cliente não conseguiu obter um reembolso porque fechou a sua conta bancária e não nos informou. Agora nada nos escapa. Na lista de verificação, temos os itens mais básicos: “Se o 8879 está assinado”, “Se o depósito direto está concluído”, etc. Só podemos encerrar um ficheiro após tudo ter sido verificado. Criamos modelos, sendo que agora tudo é feito automaticamente.

Além disso, enviar emails a cada cliente costumava ser uma tarefa demorada: “A sua declaração está registada” ou “Estamos a rever a sua informação”.  Podemos automatizar estes emails com projetos.

Tem sido um grande processo de aprendizagem?

Ao mudarmos para TaxDome, fomos forçados a rever os nossos processos; identificámos várias áreas para melhorar. 

No início, foi um pouco difícil, mas tivemos tempo para aprender e a oportunidade de aprofundar o assunto. Assim que aprendemos, foi fácil, tudo tinha um fluxo. Esta foi a primeira vez que não criámos pastas físicas em papel para cada cliente. Acabávamos por ter 500. Pela primeira vez, este ano, não houve. No início foi um pouco aterrorizador, mas queríamos obrigar-nos a adoptar o novo sistema. Hoje em dia, está tudo no lugar. Acabou-se a impressão. É tudo eletrónico. Costumávamos colocar documentos no lugar errado; agora isso já não acontece. E, apesar do COVID-19, conseguimos nos manter organizados. 

Tem mais algum feedback?

Não, mas o facto de ver diariamente comunicados sobre as novas funcionalidades no fórum da comunidade no Facebook é muito tranquilizador. Para mim, foi difícil colocar toda a nossa informação em TaxDome, psicologicamente exigente. Se dedicarmos o nosso tempo e o tempo dos nossos clientes a algo, pretendemos que seja um matrimónio a longo prazo. Caso contrário, é uma má experiência. Mas tivemos a adesão dos nossos clientes, que vêem como é cómodo. O produto continua constantemente a melhorar, com a entrada de novas funcionalidades. Até a equipa de apoio técnico é excelente. Sinto-me apoiado e sinto que as coisas estão a ir na melhor direção.

A única razão pela qual usamos Drake deve-se ao facto de que se eu estiver a trabalhar numa declaração num sábado, alguém me irá responder. Isto é importante para mim, TaxDome fornece o mesmo apoio incrível. Estou muito satisfeito com a forma como TaxDome está a melhorar dia após dia. Excedeu de longe as nossas expectativas.

Ponderamos sempre em melhorar TaxDome e gostaríamos de lhe dar a conhecer as nossas atualizações e as datas previstas de lançamento. Haverá funcionalidades que lhe pareçam faltar? Ou funcionalidades que gostaria que acrescentássemos?

Gostaria de poder trancar uma declaração a um cliente sem trancar a fatura. 

O facto de já estarem a trabalhar no KBA é muito positivo. Mal posso esperar que chegue.

Conhece outras pessoas no sector que utilizam TaxDome?

Informamos a alguns dos nossos amigos, mas estes são vagarosos. Estou ciente de que, após a época terminal, irão querer feedback, e creio que a nossa experiência irá deixá-los impressionados.