Os Nove Desafios que as Empresas Fiscais Enfrentam num Mercado Competitivo

A preparação fiscal tornou-se uma indústria lucrativa com um número crescente de consultores fiscais e especialistas tributários. Mas devido a uma base de clientes diversificada e a um número crescente de empresas fiscais em concorrência, as empresas fiscais enfrentam vários desafios, nomeadamente a rentabilidade, a retenção de clientes, e a diferenciação de produtos.

Nas secções seguintes, iremos abordar os nove desafios que as empresas fiscais enfrentam. É claro que as empresas fiscais enfrentam muitos outros desafios. No entanto, iremos limitar-nos a estas nove.

1. Sobreviver a um ambiente cada vez mais complexo e competitivo

Os serviços fiscais enfrentam o desafio de acompanhar o ritmo de um ambiente cada vez mais competitivo e com legislações tributárias complexas. Estes desafios incluem:

• A necessidade de novas tecnologias.
• A necessidade de mais funcionários com competências especializadas.
• A necessidade de se manter a par das mudanças na legislação tributária.

Os contabilistas e consultores fiscais precisam de se manter a par das últimas tendências na indústria fiscal, como a utilização crescente da tecnologia e do surgimento de software baseado na cloud (nuvem).

Têm também de competir para obterem negócios, o que pode ser difícil quando as margens são apertadas.

Um outro desafio é atrair e reter os melhores talentos.

A concorrência também cria uma necessidade adicional de reduzir os custos, o que afeta a qualidade.

Os serviços fiscais deparam-se com o desafio de se distinguirem dos seus concorrentes de modo a sobreviverem e a prosperarem.

2. Distinguir-se da concorrência e fazer a diferença 

Como é que uma empresa fiscal se pode diferenciar da concorrência e fazer a diferença? 

Poderão distinguir-se ao:

• Concentrarem-se no serviço ao cliente.
• Oferecer serviços únicos que os diferenciam dos restantes.
• Fornecer uma presença robusta online com um website bem concebido e com contas atraentes nas redes sociais.

3. Tornar o processo de embarque para novos clientes perfeito

Um bom processo de embarque deve minimizar o medo entre os utilizadores, dar-lhes uma sensação de poder e familiarizá-los rapidamente com o produto. 

Porém, não deve ser apressado. Pelo contrário, deve ser holístico e cobrir a experiência do utilizador, desde a inscrição até à utilização do produto.

Se o processo de embarque não for gerido corretamente, pode constituir uma preocupação significativa tanto para a empresa como para o cliente.

Quando adicionam novos clientes à sua base de clientes:

• Os contabilistas e os preparadores fiscais devem assegurar que todos os novos clientes sejam devidamente avaliados e que toda a papelada necessária seja recebida.
• As empresas deverão providenciar os serviços certos para cada cliente e assegurar que os seus serviços se enquadram nos seus objetivos de planeamento financeiro.

4. Mantendo-se atualizado com a tecnologia

Os serviços fiscais têm de acompanhar a evolução tecnológica.

Para tal, têm de:

• Investir em novos sistemas e de atualizar regularmente o seu software. 
• Instruir os clientes a utilizarem dispositivos portáteis que permitam o acesso aos seus ficheiros;
• Instalar software nos seus sistemas para fazer o download dos seus dados quando estão fora do escritório.
• Utilizar a Internet para encontrar informações quando estão fora do escritório e para comunicar com os seus clientes.
• Estabelecer comunicação online com os seus clientes através do email, meios de comunicação social, e tecnologia móvel.

5. Dar prioridade à cibersegurança

O período fiscal pode ser uma época estressante tanto para os indivíduos como para as empresas.

Para além das habituais preocupações, os serviços fiscais têm agora de se preocupar com as ameaças da cibersegurança.

A cibersegurança é um problema global, e a maioria das violações de segurança não provém de um só país. 

Estas ameaças podem assumir muitas formas, incluindo malware, ataques de phishing, e pedidos de resgate.

Os cibercriminosos adaptam constantemente as suas tácticas, pelo que os serviços fiscais precisam de se manter vigilantes.

A cibersegurança requer que as empresas:

• Mantenham-se a par da evolução da tecnologia.
• Estejam cientes das ameaças cibernéticas.
• Otimizem os protocolos de segurança.
• Assegurem a continuidade das operações.

6. Acréscimo de serviços de alto valor para além dos fiscais e de auditoria

Os serviços fiscais enfrentam vários desafios e deverão fazer mais do que prestar serviços fiscais e de auditoria para se manterem competitivos e relevantes.

Oferecer serviços de alta qualidade é essencial, inclusive ajudar as empresas a diferenciarem-se dos seus concorrentes. Assim, conseguem atrair e manter melhor os clientes.

Os serviços fiscais poderão estabelecer parcerias com outras empresas a fim de criar um ecossistema completo.

Tal permite-lhes oferecer um maior valor aos seus clientes, alavancando os seus pontos fortes.

Por exemplo, uma empresa poderia trabalhar com um escritório de advocacia para prestar aconselhamento fiscal sobre a sua estrutura empresarial.

Ou poderão trabalhar com um planeador financeiro para os ajudar a construir uma carteira de investimentos.

Um bom serviço fiscal fornecerá também outros conselhos comerciais e jurídicos.

Este tipo de serviço é difícil de justificar para muitas empresas caso tenham de ser elas próprias a pagar tal serviço.

7. Certificando-se de que utilizam o seu tempo de forma sensata

Muitos serviços fiscais queixam-se de não terem tempo suficiente para acompanhar a crescente procura de declarações fiscais, consultoria fiscal, e planeamento financeiro.

Para além disso, os regulamentos fiscais estão frequentemente a mudar, o que dificulta a atualização das agências fiscais. Existe ainda muita concorrência entre as empresas fiscais, o que dificulta a sua cobrança de taxas mais elevadas. Como resultado, precisam de se concentrar em manter o seu fluxo de trabalho e as suas equipas manejáveis.

8. Gerir uma mão-de-obra externa e manter um fluxo de trabalho regular

Os serviços fiscais que gerem uma mão-de-obra externa poderão enfrentar uma série de questões. Um dos maiores desafios é a comunicação. Sem uma boa comunicação, os funcionários poderão ter dificuldade em realizar eficazmente o seu trabalho. 

Os serviços fiscais necessitam também de encontrar uma forma de rastrear a produtividade dos seus funcionários quando estes estão fora do escritório. Poderão fazê-lo recorrendo a um software que rastreie a atividade dos funcionários ou estabelecendo prazos específicos para os projetos. 

Por último, os teletrabalhadores deverão assegurar o seu desenvolvimento pessoal e profissional. Por conseguinte, devem assegurar-se de que se mantêm saudáveis e que cumprem as suas responsabilidades.

9. Satisfazer as expectativas de (novos) clientes 

Os serviços fiscais devem satisfazer as expectativas dos seus clientes ao: 

• Comunicar de forma clara
• Tornar o processo de embarque para novos clientes perfeito
• Cumprir as suas promessas

Os serviços fiscais vêem-se pressionados a satisfazer as expectativas dos seus clientes, comunicando de forma clara e eficiente.

Os contabilistas e preparadores fiscais que não conseguem acompanhar a competição poderão perder novas oportunidades de negócio. 

A má comunicação pode igualmente levar a mal-entendidos, prazos não cumpridos e a insatisfação do cliente. Felizmente, existem formas de evitar estas situações  e de assegurar uma interação bem sucedida com o cliente. 

Ao dedicar tempo para compreender as necessidades dos seus clientes e ao comunicar de forma clara, conseguirá construir relações fortes e conquistar novos clientes fiscais.

Ao conseguir um novo cliente, certifique-se de que o processo de embarque seja perfeito!

Para o fazer, precisa de seguir alguns passos simples:

• Explique claramente ao novo cliente quais são as suas responsabilidades e porquê. Isso assegura a compreensão da função de cada um desde o primeiro dia. 
• Acompanhe o novo cliente no prazo de poucos dias. Tal garante a satisfação do novo cliente e a compreensão do seu papel.
• Certifique-se também que os seus funcionários estão cientes das suas responsabilidades.
• Forneça um processo que possa ser utilizado como lista de verificação para o embarque de novos clientes. Ajudá-lo-á a lembrar-se do que necessita de fazer. É particularmente importante caso tenha vários clientes ou projetos.

Conclusão

À semelhança de várias pequenas, médias e grandes empresas, os serviços fiscais enfrentam muitos desafios diários.

Embora cada empresa tenha os seus desafios, partilham um desafio comum: crescer e ter sucesso num ambiente competitivo.

Com TaxDome, os escriturários, contabilistas e preparadores fiscais dispõem de um espaço de trabalho simples e poderoso para gerir a sua empresa: clientes, tarefas, documentos, e equipas, tudo num só local.

Foi concebido para ajudar as empresas a gerir os seus clientes e a financiar de forma mais eficiente.

Por que não participar numa demonstração ao vivo ou iniciar um período experimental gratuito para saber de que forma TaxDome o(a) pode ajudar com alguns dos seus desafios diários?