TaxDome participou pela segunda vez na Tili -ja Veropäivät na Finlândia, Helsínquia

A TaxDome teve o prazer em participar na Tili-ja Veropäivät 2023, o evento mais importante e altamente esperado da indústria da contabilidade, fiscalidade e escrituração em Helsínquia, Finlândia. Foi a segunda participação da TaxDome no evento, o que fez com que fosse um nome reconhecido entre os participantes.

O evento foi realizado ao vivo no centro de exposições Helsingin Messukeskus, após dois anos de eventos virtuais, o ambiente estava eletrificante. Os organizadores, participantes e expositores estiveram com boa disposição durante todo o evento, o evento foi também transmitido parcialmente para os participantes virtuais, pelo que centenas de contabilistas, escriturários, consultores salariais e responsáveis puderam acompanhar os cursos e palestras de forma a manter-se atualizados com os últimos desenvolvimentos no sector. No total, o evento contou com 1200 participantes, metade dos quais compareceram pessoalmente.

O principal parceiro da TaxDome na Finlândia desde Dezembro de 2021, Taloushallintoliitto (Associação Finlandesa de Contabilidade, Impostos e Auditoria), foi o anfitrião do evento. A TaxDome aproveitou a oportunidade para trabalhar com outros profissionais da indústria, partilhar a sua visão para o futuro do sector e discutir de que forma o seu software pode contribuir para impulsionar a inovação e o crescimento.

De uma forma geral, o evento foi um grande sucesso para a TaxDome, proporcionando uma importante exposição e conectando a empresa com uma vasta gama de profissionais do sector. A equipa TaxDome agradece a todos os participantes por terem feito do evento um enorme sucesso. Esperamos vê-los a todos novamente na próxima Tili-ja Veropäivät.

A centralização da comunicação com o cliente e a partilha de documentos e dados foi um tema em destaque no evento

No segundo dia do evento, recebemos várias perguntas sobre este tópico e tivemos a oportunidade de mostrar como o software pode ajudar a apoiar o trabalho diário de rotina e auxiliar na colaboração de equipa, com a mais recente tecnologia.

Imagine: Talvez utilize uma aplicação para arquivar importantes documentos que estejam relacionados com os seus clientes. Talvez utilize múltiplas aplicações/vias de comunicação com os seus clientes, e outro software para os clientes assinarem os documentos importantes e depois trazer esse documento para a aplicação de arquivamento, tudo realizado manualmente. De que forma é que estes programas e aplicações comunicam entre si? Se um cliente envia um e-mail que inclui um documento importante, este é guardado automaticamente no armazenamento do documento? Não soa nada prático, mas para a maioria das empresas de contabilidade, esta continua a ser a sua prática diária.

Vejamos um exemplo real:

A empresa de contabilidade tem um cliente empresarial. A sua principal forma de comunicação é através de e-mail, chamadas telefónicas e WhatsApp. Concordaram que a maior parte do material necessário para efetuar a contabilidade e a escrituração de rotina é partilhado diretamente no software de contabilidade. Todos os meses têm uma reunião para discutir o progresso do negócio. O cliente empresarial envia regularmente e-mails e mensagens pelo WhatsApp contendo anexos, fotografias de recibos e vouchers, atas de reuniões de administração que requerem a assinatura dos participantes e documentos de maior importância que precisam de ser armazenados ou tratados pela empresa de contabilidade. A empresa de contabilidade recebe regularmente cerca de 100 e-mails, 20 chamadas telefónicas e 50 mensagens WhatsApp por dia dos seus clientes. 

O cliente empresarial envia um e-mail à empresa de contabilidade contendo a ata de uma reunião do conselho de administração realizada no mesmo dia e precisa de ser assinada eletronicamente por todas as partes. A empresa de contabilidade recebe o e-mail, lê-o, guarda o documento anexado na unidade local no seu computador e envia-o para o software de assinatura eletrónica. Enviam-no a todas as partes que estão listadas na ata da reunião para obter a assinatura através do software de assinatura. O software de assinatura não lembra automaticamente os clientes para assinarem, pelo que a empresa de contabilidade tem de fazer o acompanhamento para se certificar de que todas as partes tenham assinado o documento. 

Uma vez que todas as partes tenham finalmente assinado o documento, a empresa de contabilidade é notificada e procede ao arquivamento do documento. Para arquivar o documento, a empresa de contabilidade precisa de fazer o download do ficheiro a partir do software de assinatura que contém as assinaturas e depois movê-lo para o espaço de armazenamento na cloud (nuvem) partilhado com o cliente, Google Drive. Têm a sua própria pasta para cada cliente no Google Drive, e para colocar o documento na pasta correta, têm de percorrer o diretório e selecioná-lo manualmente. Por fim, o documento é inserido na pasta correta e é arquivado. A empresa de contabilidade envia um e-mail ao cliente a informar que a tarefa foi concluída e prossegue com outras tarefas.

Soa familiar? Vejamos como o mesmo processo pode ser realizado tirando partido das ferramentas e funcionalidades da TaxDome:

Principais benefícios de software como o da TaxDome:

1. Todos os seus documentos importantes num espaço partilhado para a sua equipa e clientes
   – Facilitar o upload de documentos através do portal do cliente personalizado
   – Rastreio de auditoria e histórico de quem realizou o quê em cada documento
   – Armazenamento seguro na cloud (nuvem), com backup diário
2. Comunicação centralizada com o cliente
   – Ferramentas de mensagens integradas no portal
   – Lembretes automáticos que poderão reduzir o volume dos pedidos de documentos importantes de 1 semana para 1 dia
   – Envio automatizado de mensagens e e-mails que incluem tarefas para os clientes
   – Guardar automaticamente anexos de e-mails para a pasta do próprio cliente

Voltemos ao nosso exemplo. Digamos que o cliente empresarial envia um e-mail à empresa de contabilidade com a ata de uma reunião de administração que precisa de ser assinada eletronicamente por todas as partes. A empresa de contabilidade inicia sessão em TaxDome e recebe o e-mail diretamente na plataforma. Em seguida, guardam o documento anexado e fazem o seu upload para o software de assinatura eletrónica incorporado. O software de assinatura é integrado com a TaxDome e lembra automaticamente todas as partes para assinarem, reduzindo assim a necessidade de acompanhamento.

Após todas as partes assinarem o documento, a empresa de contabilidade é notificada e pode prosseguir com o arquivamento do documento no armazenamento seguro da TaxDome na cloud (nuvem). O documento é facilmente armazenado na pasta correta do cliente, uma vez que TaxDome permite uma fácil organização e categorização dos ficheiros.

Por fim, a empresa de contabilidade envia uma notificação ao cliente empresarial de que a tarefa foi concluída, tudo no âmbito da TaxDome. Deixará de ter múltiplas plataformas e de organizar manualmente, dado que TaxDome racionaliza todas as tarefas de comunicação, gestão documental e escrituração num único local.

Com TaxDome, todo o processo torna-se mais eficiente, seguro e menos demorado, tornando-o a solução ideal para as empresas de contabilidade que procuram melhorar o seu fluxo de trabalho.

A centralização da comunicação e partilha de documentos entre clientes é essencial para qualquer empresa de contabilidade, escrituração ou consultoria fiscal. Não só melhora a eficiência, como também ajuda a assegurar que toda a informação importante seja facilmente acessível e organizada num único local. TaxDome é um software de gestão de empresas que fornece uma plataforma centralizada para a comunicação do cliente, partilha de documentos, tornando-a a solução ideal para os profissionais do sector.

Observe como Kalle Granlund (TaxDome), Janne Fredman (Taloushallintoliitto) e Marko Salo (Tilitoimisto Smartoffice Oy) aprofundam casos de utilização na vida real – casos de utilização de software como o da TaxDome numa empresa de contabilidade:

No vídeo, Janne Fredman, especialista líder em contabilidade e software da Taloushallintoliitto, e Marko Salo do Tilitoimisto Smartoffice Oy, um cliente da TaxDome, discutem a importância de uma transferência de documentos e de uma comunicação sem falhas entre as empresas de contabilidade e os seus clientes. A equipa da TaxDome salientou os benefícios de utilizar uma plataforma centralizada como a TaxDome para comunicar com os clientes e partilhar documentos, e de que forma melhorou a eficiência e a organização de Tilitoimisto Smartoffice Oy. Trata-se de um excelente recurso para qualquer pessoa interessada em saber mais sobre os benefícios reais da utilização da TaxDome num escritório de contabilidade.

TaxDome oferece uma série de outras funcionalidades, tais como a gestão de tarefas e reuniões, monitorização de tempo e relatórios. Estas funcionalidades ajudam a melhorar a produtividade global e a eficiência, permitindo às empresas trabalharem de forma mais eficaz.

Em termos gerais, TaxDome é um software eficiente de gestão de práticas que fornece uma plataforma centralizada para a comunicação com o cliente e partilha de documentos. Ao automatizar a comunicação e a partilha de documentos, ajuda a melhorar a eficiência, reduzir erros, e racionalizar o processo de contabilidade, escrituração e consultoria fiscal.

Para saber mais e ver TaxDome em ação, visite o nosso website e agende uma demonstração. Experimente hoje mesmo TaxDome e melhore o seu fluxo de trabalho.