Fluxul de lucru în contabilitate: Ghid complet și exemple practice

Atunci când volumul de muncă crește, organizarea devine crucială. Desigur, modul în care vă organizați poate varia în funcție de obiectivele și nevoile dumneavoastră. Pentru contabili, o organizare eficientă este esențială pentru a echilibra comunicarea, marketingul, creșterea și operaționalul. Aici intervine importanța unui flux de lucru contabil bine structurat.

Ce este un flux de lucru în contabilitate?

Un flux de lucru contabil detaliază pașii necesari pentru finalizarea unui proces. Puteți considera acest flux un instrument de organizare care vă ghidează de la începutul până la finalizarea unei activități specifice.

Pentru contabili, fluxurile de lucru standardizează procesele lunare. De la înregistrările contabile zilnice până la închiderea de lună, un flux de lucru bine structurat asigură un proces organizat și eficient.

Pentru profesioniștii contabili, un flux de lucru poate include colectarea documentelor justificative, reconcilierea tranzacțiilor, efectuarea verificărilor finale, pregătirea și analiza declarațiilor fiscale, depunerea acestora și încasarea onorariilor pentru servicii.

De ce este esențial să gestionați fluxurile de lucru într-o firmă de contabilitate

Deși detaliile fluxului de lucru pot varia în funcție de serviciile oferite de fiecare firmă, importanța unei organizări eficiente este universală. Implementarea unui flux de lucru bine structurat aduce următoarele beneficii firmelor de contabilitate, indiferent de dimensiunea lor:

Să analizăm mai îndeaproape aceste beneficii:

• Eficiență crescută: un flux de lucru bine structurat minimizează timpul și efortul necesare pentru finalizarea sarcinilor. Prin clarificarea responsabilităților și a termenelor, puteți elimina redundanțele și accelera procesul de lucru.
• Acuratețe sporită: cu fiecare pas conceput pentru a detecta și corecta greșelile, fluxurile de lucru structurate reduc probabilitatea erorilor. Această acuratețe nu este vitală doar pentru conformitate, ci și pentru construirea încrederii clienților dumneavoastră.
• Claritate în atribuții: fluxurile de lucru clar definite înseamnă că sarcinile specifice sunt atribuite fiecărui membru al echipei. Acest lucru promovează responsabilitatea în cadrul echipei, deoarece fiecare membru știe pentru ce este responsabil și înțelege modul în care munca sa influențează rezultatul general.
• Experiență client excelentă: fluxurile de lucru eficiente și precise conduc la termene de finalizare mai rapide, ceea ce duce la creșterea satisfacției clienților.
• Respectarea normelor legale: un flux de lucru eficient include verificări de conformitate la etapele esențiale pentru a asigura că toate raportările financiare respectă standardele legale. Acest lucru previne posibile încălcări și întărește reputația firmei dumneavoastră ca fiind de încredere și conformă cu reglementările
• Optimizare constantă: pe măsură ce firma dumneavoastră se schimbă, la fel se întâmplă și cu fluxurile de lucru. Această adaptare este esențială pentru evaluarea eficacității fluxurilor de lucru și pentru descoperirea îmbunătățirilor în materie de eficiență.

Elementele cheie ale unui flux de lucru contabil eficient

Un flux de lucru contabil eficient include mai multe componente esențiale. Iată ce trebuie să aveți pentru a asigura funcționalitatea, strategia și adaptabilitatea fluxului de lucru:

Instrumente și programe de automatizare

Găsirea instrumentului potrivit pentru a vă eficientiza munca este primul pas în crearea unui flux de lucru îmbunătățit. Din fericire, tehnologia oferă contabililor soluții valoroase, cum ar fi platforma de gestionare a fluxului de lucru, care facilitează acest proces.

Platforma de gestionare a fluxurilor de lucru îmbunătățește semnificativ eficiența firmelor de contabilitate prin automatizarea diverselor sarcini administrative, inclusiv:

• Trimiterea contractelor
• Cereri de documente
• Solicitări de semnătură electronică
• Facturare
• Reamintiri

Astfel, firma dumneavoastră economisește timp prin reducerea efortului manual, permițând personalului să se concentreze mai mult pe sarcinile cu valoare adăugată.

Unele platforme oferă chiar și informații despre eficiența și productivitatea echipei dumneavoastră, permițându-vă să optimizați fluxurile de lucru și să valorificați aceste avantaje cheie.

Folosirea șabloanelor

Șabloanele contabile nu doar că economisesc timp și efort prin evitarea creării documentelor de la zero, dar asigură și coerență și standardizare în toate documentele și rapoartele. Acest lucru sporește eficiența, permițând personalului să finalizeze documentele rapid, fără a se preocupa de aspect sau design, și reduce astfel probabilitatea apariției erorilor.

Șabloanele servesc, de asemenea, ca instrumente de formare valoroase pentru noii membri ai echipei. Acestea ilustrează procedurile standard pentru crearea și gestionarea documentelor în cadrul firmei dumneavoastră. Acest lucru ajută la formare și asigură că membrii mai puțin experimentați ai echipei pot produce în continuare lucrări care respectă standardele firmei dumneavoastră. Șabloanele facilitează, de asemenea, delegarea sarcinilor cu încredere, știind că rezultatele vor îndeplini în mod constant cerințele.

Procese standardizate

Standardizarea proceselor într-un flux de lucru contabil implică dezvoltarea unei abordări uniforme pentru gestionarea sarcinilor. Puteți considera aceasta ca pe un șablon pentru modul în care membrii echipei ar trebui să execute sarcinile. În fapt, procesele standardizate oferă aceleași beneficii ca și șabloanele. Ele contribuie la îmbunătățirea eficienței și a acurateței și facilitează instruirea noilor angajați în privința modului de îndeplinire a sarcinilor.

Firmele cu procese standardizate pot fi, de asemenea, mai sigure că respectă standardele de conformitate pe parcursul activităților.

Acest lucru contribuie la o mai bună coerență în furnizarea unei experiențe de calitate și conforme pentru clienții dumneavoastră.. 

Scalabilitatea

Odată cu îmbunătățirea eficienței vine și capacitatea de a accepta mai mulți clienți și de a vă dezvolta afacerea. Totuși, ajustarea fluxului de lucru pentru a gestiona un număr mare de clienți noi prezintă provocări. Pentru a adapta eficient fluxul de lucru, luați în considerare următoarele:

• Implementați soluții tehnologice cuprinzătoare: Platformele de gestionare a fluxului de lucru sunt concepute să se adapteze la creșterea firmelor, așa că utilizarea acestora pentru a reimagina fluxul de lucru contabil este esențială.
• Oferiți formare și dezvoltare complete: Cu cât echipa dumneavoastră este mai familiarizată cu platforma utilizată, cu atât va fi mai bine pregătită pentru a valorifica soluțiile oferite.
• Optimizați alocarea resurselor: Folosiți instrumente de urmărire a timpului pentru a obține informații despre eficiența echipei și pentru a elimina blocajele și alte ineficiențe.
• Revizuiți și rafinați fluxul de lucru: Identificați domeniile ce necesită îmbunătățiri prin revizuirea periodică a proceselor și implementarea modificărilor necesare.

Mecanismele de feedback

Revizuirea și perfecționarea fluxurilor de lucru nu se limitează doar la analiza cifrelor. Există mai multe resurse disponibile pentru a obține feedback cu privire la eficiența fluxurilor de lucru.

Feedback-ul personalului este extrem de valoros, deoarece angajații interacționează zilnic cu procesele fluxului de lucru. Încurajarea echipei să împărtășească observațiile și sugestiile lor poate dezvălui ineficiențe, redundanțe sau aspecte ce necesită clarificare.

Feedback-ul clienților reprezintă o altă sursă esențială de informații. Întrebarea periodică a clienților despre experiența lor cu serviciile firmei ajută la asigurarea faptului că fluxul de lucru este orientat spre client și răspunde nevoilor acestuia. Acest feedback poate evidenția aspectele care funcționează bine sau poate dezvălui domenii în care clienții întâmpină dificultăți.

În plus, evaluările conducerii oferă un nivel strategic de feedback, concentrându-se pe modul în care fluxul de lucru se aliniază cu obiectivele generale ale firmei. Acest lucru contribuie la crearea unui flux de lucru contabil care funcționează eficient zilnic și sprijină obiectivele și strategiile de afaceri mai ample.

4 exemple de fluxuri de lucru contabile

Desigur, în cadrul unei firme de contabilitate, există diferite fluxuri de lucru care vizează atingerea unor obiective specifice. Iată câteva fluxuri de lucru care ar putea beneficia de îmbunătățiri în cadrul firmei dumneavoastră:

1. Noi clienți potențiali – KYC (Cunoașteți-vă clientul) – oferta.

O integrare eficientă a clienților ajută la optimizarea comunicării, stabilirea așteptărilor clare și colectarea informațiilor necesare pentru a oferi servicii de calitate. Procesul începe cu un ofertă inițială care detaliază termenii și condițiile, serviciile oferite, prețurile și alte informații esențiale de care au nevoie clienții dumneavoastră.

Un exemplu de flux pentru potențialii clienți ar putea fi următorul: trimiterea unui chestionar inițial, urmat de prezentarea unei oferte de colaborare. După ce clientul răspunde (DA sau NU), procesul se ajustează în consecință. Dacă se finalizează pozitiv, clientul este inclus în următoarele etape, toate acestea având loc pe o perioadă de câteva luni (de exemplu, 2-3 luni).2

2. Înrolarea noilor clienți.

După ce totul este convenit, va trebui să colectați toate informațiile și documentele esențiale. În acest context, instrumentele CRM și de gestionare a activității devin extrem de utile. Acestea pot:

• Trimite automat contractul 
• Colecta și stoca documentele semnate
• Furniza materiale de bun venit
• Trimite o listă cu informațiile și documentele necesare pe care clientul trebuie să le furnizeze
• Importa automat aceste informații în CRM

Un exemplu practic ar putea fi următorul: semnarea contractului și colectarea documentelor necesare, cum ar fi împuternicirea, documentele de înființare și baza de date de contabilitate. După confirmare, procesul continuă cu onboardingul tehnic, invitarea clientului pe portal și finalizarea procesului, urmată de mutarea în etapa următoare a fluxului de lucru.

3. Contabilitatea

Un exemplu de flux de lucru pentru contabilitate lunară ar putea fi următorul: solicitarea documentelor necesare, verificarea și înregistrarea acestora, urmată de închiderea contabilă. În cazul documentelor lipsă, se trimit notificările necesare, apoi după finalizarea proceselor se trimit declarațiile și ordinele de plată (OP-uri), iar ulterior se obține feedback-ul de la client prin intermediul unui formular dedicat.

4. Salarizarea

Fluxul de lucru pentru configurarea salariilor poate include următorii pași: solicitarea informațiilor relevante despre salarii, revizuirea datelor primite, setarea sistemului de salarizare pe baza acestor informații, confirmarea finalizării și verificarea corectitudinii setărilor.

Odată ce sistemul de salarizare este setat, fluxul de lucru recurent ar putea include următoarele etape: colectarea și verificarea informațiilor salariale – lunar, procesarea salariilor conform datelor actualizate, generarea documentelor de plată și trimiterea acestora către clienți.

Cum să implementați și să gestionați un flux de lucru contabil

Crearea unui flux de lucru contabil eficient nu este întotdeauna simplă și poate implica unele încercări și ajustări. Aceste modificări sunt esențiale pentru dezvoltarea unui sistem care să răspundă nevoilor specifice ale firmei dumneavoastră. Urmând o abordare structurată, puteți construi o bază solidă pentru succes. Începeți cu acești pași:

1. Evaluarea practicilor actuale|
   Începeți prin a efectua o analiză detaliată a proceselor contabile și a fluxurilor de lucru existente în cadrul firmei dumneavoastră. Examinați modul în care sunt înregistrate tranzacțiile, cum circulă datele prin sistem și cum sunt gestionate sarcinile precum facturarea, plățile și raportarea. Această evaluare va ajuta la identificarea ineficiențelor, redundanțelor și aspectelor deficitare ale fluxului de lucru actual.
2. Explorați instrumentele de flux de lucru pentru contabilitate
   Explorați opțiunile disponibile pentru platforme de flux de lucru contabil care să corespundă nevoilor firmei dumneavoastră. Evaluați caracteristicile, costurile, integrarea și scalabilitatea fiecărei soluții. Alegeți un instrument care să fie intuitiv, să faciliteze automatizarea sarcinilor pentru economisirea timpului, să îmbunătățească acuratețea printr-o organizare eficientă și să ofere funcționalități suplimentare utile pentru fluxurile dumneavoastră de lucru.
3. Instruiți-vă personalul
   Organizați sesiuni de formare detaliate pentru a acoperi utilizarea eficientă a noilor instrumente, modificările aduse proceselor de flux de lucru și gestionarea eventualelor probleme. Asigurați-vă că alocați timp adecvat pentru această instruire, astfel încât personalul să fie complet pregătit înainte de implementarea noilor fluxuri de lucru.
4. Monitorizați pentru optimizare
   Supravegheați constant noile fluxuri de lucru pentru a identifica eventualele omisiuni sau oportunități de îmbunătățire. Această practică nu doar că va crește eficiența în timp, dar va ajuta și firma dumneavoastră să se adapteze mai bine la schimbări.

Odată ce ați implementat fluxul de lucru, stabiliți indicatori-cheie de performanță (KPI) pentru a monitoriza și optimiza automatizările. Feedback-ul din partea echipei, de la toate nivelurile, va fi esențial pentru a face ajustări care să îmbunătățească eficiența globală.

Aspecte cheie

Dezvoltarea unor fluxuri de lucru contabile optimizate, care integrează automatizarea, economisește timp și bani. Aceasta permite echipei să se concentreze pe sarcini de nivel superior și să deservească un număr mai mare de clienți.

Dacă sunteți în căutarea unei soluții de gestionare a activității care nu doar că optimizează fluxurile de lucru, dar oferă și funcții avansate de raportare bazate pe inteligență artificială, aplicație mobilă pentru clienți, precum și comunicare securizată și gestionare eficientă a documentelor, solicitați o demonstrație pentru a descoperi cum TaxDome poate transforma firma dumneavoastră de contabilitate și să o ducă la nivelul următor.