Cerințe privind semnătura digitală pentru contabilii din UE: un ghid cuprinzător

Semnăturile digitale au revoluționat contabilitatea, permițând trecerea de la procesele tradiționale pe hârtie la fluxuri de lucru digitale eficiente. Deși par simple, semnăturile digitale sunt mai complexe decât se crede.

În acest articol, vom explora cerințele legale pentru semnăturile digitale în Uniunea Europeană, diferitele tipuri disponibile și cum pot contabilii să le utilizeze eficient.

Înțelegerea semnăturilor digitale în UE

Semnăturile digitale elimină necesitatea de a tipări, semna fizic și trimite documente. Acum, contabilii și clienții pot semna documente și oficializa acorduri în câteva secunde, folosind orice dispozitiv.

Cu toate acestea, trecerea de la pix și hârtie la semnături digitale ridică întrebări de validitate și autenticitate. Dacă un document poate fi semnat rapid de pe orice dispozitiv, cum putem fi siguri că semnătura aparține persoanei indicate?

Pentru a răspunde la aceste întrebări, au fost stabilite reglementări care asigură că semnăturile digitale respectă cerințe stricte de verificare și securitate, garantând că acestea sunt obligatorii din punct de vedere juridic și de încredere.

Semnătura digitală și semnătura electronică – care este diferența?

Termenii „semnătură digitală” și „semnătură electronică” sunt adesea folosiți în mod similar, dar au înțelesuri ușor diferite. Înțelegerea acestor diferențe este esențială pentru alegerea corectă a soluției de semnătură electronică și pentru asigurarea conformității cu legislația aplicabilă.

Semnătura electronică

Semnătura electronică este un termen general care acoperă diverse metode utilizate pentru a obține consimțământul sau aprobarea unui semnatar pe un document digital.

Semnătura digitală

O semnătură digitală este un tip specific de semnătură electronică care folosește tehnici criptografice pentru a garanta identitatea semnatarului, oferind o securitate ridicată și fiind imposibil de falsificat. Din această cauză, semnăturile digitale sunt frecvent utilizate în domenii profesionale și industrii foarte reglementate, inclusiv în contabilitate.

Ce este regulamentul eIDAS?

În UE, Regulamentul privind identificarea electronică, autentificarea și serviciile de încredere, cunoscut sub numele de eIDAS, stabilește standardele pentru tranzacțiile electronice, inclusiv semnăturile, marcajele temporale, sigiliile și documentele. Adoptat acum aproape un deceniu, eIDAS are scopul de a garanta că interacțiunile digitale între companii sunt de încredere, rapide, sigure și eficiente.

Deși Regatul Unit a părăsit UE, a adoptat o versiune modificată a eIDAS, cunoscută sub numele de UK eIDAS, care menține multe dintre aspectele esențiale ale regulamentului UE original.

Diferite tipuri de semnături electronice în Europa

eIDAS împarte semnăturile electronice în trei categorii distincte: semnături electronice simple (SES), semnături electronice avansate (AdES) și semnături electronice calificate (QES). Fiecare tip are o greutate juridică diferită și oferă niveluri diferite de asigurare a validității. Să le analizăm mai în detaliu.

Semnături electronice simple (SES)

SES este cea mai simplă formă de semnătură electronică disponibilă. În loc să necesite autentificarea strictă a semnatarului sau verificarea identității, SES necesită doar cunoașterea adresei de e-mail a semnatarului sau confirmarea că acesta a primit un cod de acces unic înainte de semnare.

Semnături electronice avansate (AdES)

AdES reprezintă un pas înainte față de SES, necesitând respectarea unor reguli mai stricte privind încrederea, validitatea și securitatea datelor. Conform eIDAS, există trei cerințe cheie pentru AdES:

1. Semnatarul trebuie să fie asociat semnăturii prin intermediul unui identificator unic – gândiți-vă la aceasta ca la un stilou digital deținut de semnatar
2. Semnatarul deține controlul exclusiv asupra acestui „stilou digital” – nimeni altcineva nu îl poate accesa
3. Semnătura trebuie să permită detectarea modificărilor
   

Semnături electronice calificate (QES)

QES presupune un pas mai departe, îndeplinind toate cele trei cerințe ale AdES, dar utilizând, de asemenea, certificate calificate și verificarea cu mai mulți factori pentru a identifica semnatarul

În plus, QES utilizează părți terțe, cunoscute drept furnizori de servicii de încredere calificați, pentru a verifica identitatea semnatarului. Acest lucru oferă un nivel suplimentar de asigurare, oferind QES cel mai înalt nivel de securitate și încredere posibil pentru semnăturile electronice în UE. De fapt, QES sunt singurele semnături electronice recunoscute explicit de eIDAS ca fiind echivalente din punct de vedere juridic cu semnăturile olografe.

Cum pot contabilii să utilizeze semnăturile electronice?

Semnăturile electronice, în special semnăturile digitale, reprezintă o schimbare radicală pentru contabili, permițându-le să renunțe la procesele învechite bazate pe hârtie și să adopte în schimb fluxuri de lucru complet digitale.

Semnăturile electronice pot fi utilizate pentru a semna orice tip de document sau formular electronic. Însă, deoarece fiecare tip de semnătură digitală are propriile beneficii, unele sunt mai adecvate pentru anumite cazuri de utilizare decât altele. Iată câteva exemple:

• Când poate fi utilizat SES? Contabilii utilizează de obicei SES pentru tranzacțiile de zi cu zi și pentru contractele de vânzare și achiziție de zi cu zi. De asemenea, acestea pot fi încorporate în formulare simple care necesită o semnătură electronică, cum ar fi chestionarele utilizate pentru colectarea de documente sau informații despre clienți.
• Când poate fi utilizat AdES? Deoarece AdES oferă un nivel mai ridicat de securitate și asigurare, contabilii le pot utiliza pentru semnarea de contracte, acorduri și alte documente juridice similare.
• Când pot fi utilizate QES? Fiind cea mai sigură și de încredere formă de semnătură digitală, contabilii pot utiliza QES pentru tranzacții de valoare mare sau pentru orice document sau proces supus unor cerințe stricte de reglementare.

Este legală utilizarea semnăturilor electronice în scopuri contabile și fiscale?

Da, utilizarea semnăturilor electronice este legală în scopuri contabile și fiscale, însă cerințele legale specifice variază în funcție de jurisdicție, tipul de document și sectorul sau tranzacția implicată.

Pentru scopuri contabile și fiscale, semnătura electronică avansată (QES) este standardul de referință. Este singurul tip de semnătură digitală care are o echivalență juridică explicită cu semnătura scrisă de mână, fiind astfel obligatorie din punct de vedere juridic și extrem de fiabilă.

Procesul de verificare QES implică o terță parte de încredere, iar furnizorii de semnături electronice pot percepe o taxă per QES pentru a acoperi costurile asociate. Pentru documente mai puțin importante, cum ar fi formularele pentru colectarea documentelor clienților, poate fi mai economic să folosiți o semnătură electronică simplă (SES), care tinde să fie gratuită.

Cum să creați o semnătură electronică

Deși există diverse soluții gratuite pe care le puteți utiliza, cum ar fi scrierea de mână, scanarea și încărcarea unei imagini a semnăturii dvs., acestea necesită mult timp și sunt foarte neprofesionale. Pentru a crea semnături digitale eficiente și cu valoare juridică la scară largă, aveți nevoie de programul potrivit.

Există o mulțime de instrumente independente de gestionare a documentelor și de semnătură electronică, precum DocuSign, Adobe Acrobat Sign și Dropbox Sign, care pot fi integrate în programul de contabilitate existent. Alternativ, puteți utiliza o platformă completă de gestionare a activității, cum ar fi TaxDome, care oferă semnături electronice obligatorii din punct de vedere juridic, alături de o serie întreagă de instrumente concepute pentru a vă automatiza fluxurile de lucru contabile.

Care sunt avantajele utilizării semnăturilor electronice?

Semnăturile electronice oferă o gamă largă de beneficii pentru firmele de contabilitate, de la reducerea costurilor și creșterea eficienței la procese mai ecologice. Iată câteva dintre principalele avantaje:

• Eficiență sporită: contabilii și clienții pot semna documente oriunde, oricând și pe orice dispozitiv cu doar câteva click-uri – nu mai este nevoie să piardă timp tipărind, scanând sau trimițând documente
• Economii: deși programul de semnătură electronică are un cost, veți economisi bani pe hârtie, cerneală și echipamente de imprimare, ca să nu mai vorbim de timpul pe care îl veți elibera prin trecerea la digital
• Securitate și conformitate îmbunătățite: deși semnăturile QES sunt echivalente din punct de vedere juridic cu cele scrise de mână, ele sunt de fapt mai sigure și mai demne de încredere, deoarece nu pot fi falsificate
• Istoric al acțiunilor: majoritatea programelor de semnătură electronică oferă un istoric detaliat al acțiunilor, inclusiv marcaje temporale, facilitând procesul de verificare.
• Comoditate și accesibilitate: posibilitatea de a semna documente oriunde aveți acces la internet reprezintă o schimbare radicală – în special pentru clienți, care se așteaptă acum la o experiență digitală fără cusur atunci când interacționează cu firma dumneavoastră
• Beneficii pentru mediu: semnăturile electronice reduc la minimum nevoia de hârtie și alte consumabile fizice, ceea ce contribuie la reducerea amprentei de carbon
  

Cele mai bune practici pentru implementarea semnăturilor electronice

Beneficiile menționate nu sunt garantate automat. Pentru a le obține, este esențial să urmați cele mai bune practici. În această secțiune, vom descrie pașii cheie pentru a integra eficient semnăturile electronice în fluxurile de lucru contabile.

Înțelegeți cerințele legale și de reglementare

Merită să vă familiarizați cu reglementările relevante pentru semnăturile digitale și cu modul în care acestea se aplică activității pe care o desfășurați în calitate de contabil. Acest lucru vă va ajuta, de asemenea, să alegeți programul potrivit.

În UE și în Regatul Unit, acesta ar fi eIDAS, dar dacă aveți clienți în SUA, va trebui să vă uitați și la Legea privind semnăturile electronice în comerțul mondial și național (ESIGN), precum și la Legea uniformă privind tranzacțiile electronice (UETA).

Alegeți soluția potrivită de semnătură electronică

Nu există doi furnizori de semnătură electronică la fel. Unii sunt instrumente de semnătură electronică independente, în timp ce alții sunt platforme complete de gestionare a activităților. Unii oferă doar SES de bază, iar alții oferă QES, care sunt obligatorii din punct de vedere juridic. În plus, unii furnizori impun limite stricte privind numărul de semnături electronice, în timp ce alții oferă semnături nelimitate.

Petreceți ceva timp cercetând opțiunile disponibile. Evaluați-le în funcție de obiectivele profesionale, cerințele legale și buget. De asemenea, verificați recenziile online ale utilizatorilor pentru a obține perspectivele clienților existenți.

Stabilirea unor politici și proceduri clare

Având în vedere cerințele legale stricte asociate semnăturilor electronice, este important să stabiliți politici și proceduri clare care să răspundă la întrebări precum:

• Cum se vor integra semnăturile electronice în fluxurile de lucru contabile actuale?
• Ce tip de semnătură electronică (SES, AdES, QES) veți utiliza în diferite situații?
• Cine este autorizat să creeze și să solicite semnături electronice?
  

Furnizați instruire detaliată

Implementarea cu succes a unui nou sistem de semnătură electronică necesită o formare detaliată privind modul de utilizare a programului, precum și cerințele legale și repercusiunile nerespectării acestora. Pentru a crește eficiența, asigurați-vă că angajații știu cum să integreze semnăturile electronice în fluxurile lor de lucru existente.

Vă prezentăm TaxDome: soluția de semnătură digitală pentru contabili – și multe altele!

TaxDome acceptă toate cele trei tipuri de semnături electronice descrise în eIDAS. Primiți SES gratuit nelimitat ca parte a licenței TaxDome, în timp ce AdES și QES implică o mică taxă per semnătură pentru a acoperi procesul de verificare.

În plus față de respectarea standardelor eIDAS, toate semnăturile noastre electronice îndeplinesc cerințele cheie ale ESIGN Act, precum și UETA, asigurând siguranța, securitatea și conformitatea juridică a semnăturilor electronice și a fluxurilor de lucru cu documentele.

Pentru mai multe informații despre modul în care AdES și QES funcționează în TaxDome, consultați acest articol.

Cu toate acestea, TaxDome este mult mai mult decât un program de semnătură electronică. Fiind o platformă completă de gestionare a activității, beneficiați de toate instrumentele de care aveți nevoie pentru a vă gestiona clienții, echipele, proiectele, documentele și fluxurile de lucru. Spre deosebire de multe sisteme de semnătură electronică, TaxDome este conceput special pentru contabili, cu caracteristici precum:

• Șabloane de semnături specifice domeniului
• Integrare perfectă cu programele contabile
• Plăți recurente cu semnături electronice integrate
• Fluxuri de lucru automatizate care trimit automat cereri de semnătură electronică atunci când sunt declanșate anumite acțiuni
  

Concluzie

Semnăturile electronice permit contabililor și clienților să semneze documente rapid, de pe orice dispozitiv. În lumea digitală de astăzi, aceasta nu este doar un avantaj, ci o necesitate. Firmele care continuă să folosească formulare pe hârtie și semnături manuale vor fi lăsate în urmă.

Pentru a implementa în mod eficient semnăturile electronice în firma dvs. este nevoie de planificare, pregătire și formare corespunzătoare. Dar poate cel mai important factor de luat în considerare este tehnologia pe care o utilizați. 

Cu TaxDome, beneficiați de semnături electronice conforme din punct de vedere legal – inclusiv SES, AdES și QES – alături de o serie de funcții puternice de gestionare a documentelor.

Dar asta nu este tot. Spre deosebire de instrumentele de semnătură electronică de sine stătătoare, TaxDome este o platformă completă de gestionare a activității, care oferă toate instrumentele și procesele necesare pentru a conduce o firmă de contabilitate eficientă și profitabilă.

Pentru a experimenta personal, solicitați o demonstrație astăzi!