Caracteristicile cheie ale platformei de management a activității pentru contabili

În condițiile în care contabilii se bazează mai mult ca niciodată pe tehnologie, alegerea unui platforme de gestionare a activității este una dintre cele mai importante decizii pe care le poate lua firma dumneavoastră de contabilitate. Programul de management a activității combină mai multe instrumente într-o singură platformă, permițându-vă să vă consolidați tehnologiile folosite, să centralizați datele și să simplificați procesele.

În acest articol, vom trece în revistă principalele caracteristici la care vă puteți aștepta de la un program de gestionare a firmei de contabilitate – și cum vă pot ajuta să creați fluxuri de lucru mai eficiente.

Să intrăm în subiect.

Managementul proiectelor și sarcinilor

Contabilitatea implică o mulțime de părți în mișcare, cu echipe care gestionează simultan mai mulți clienți, proiecte și sarcini. Fără tehnologia potrivită, urmărirea tuturor aspectelor poate fi o provocare, ceea ce poate duce la greșeli sau întârzieri.

Programul de gestionare a activității vă permite să atribuiți proiecte și sarcini și să urmăriți progresul până la finalizarea acestora. Acest lucru aduce un nou nivel de transparență și claritate în muncă, permițând membrilor echipei să vadă cine lucrează și la ce, în orice moment.

Cele mai bune platforme de gestionare a activităților oferă, de asemenea, automatizarea sarcinilor. În TaxDome, puteți crea și atribui automat sarcini ca parte a unui flux de lucru automatizat mai amplu. Astfel, de exemplu, atunci când o sarcină intră în etapa “Pregătirea declarației fiscale” a fluxului de lucru pentru declarații fiscale, contabilul desemnat va fi notificat automat cu privire la această sarcină.

Managementul echipei

Gestionarea eficientă a echipei este esențială pentru buna funcționare a unui cabinet de contabilitate. Cu ajutorul unei platforme de gestionare a activității, puteți obține o imagine de ansamblu a ceea ce lucrează echipa dumneavoastră, puteți repartiza contabilii pe diferite sarcini sau clienți și puteți stabili drepturi de acces la un nivel de detaliu. Contabilii pot, de asemenea, să comunice unii cu alții prin intermediul chat-urilor interne.

Unele platforme merg mai departe, oferind analize și tablouri de bord pentru echipe, oferindu-vă o vizualizare în timp real a volumelor de lucru și a resurselor. În TaxDome, puteți crea chiar și proceduri standard de operare (SOP) care să vă ghideze echipa în procesele interne.

Automatizarea fluxului de lucru

Fie că este vorba de comunicarea cu clienții sau de actualizarea datelor, contabilitatea este plină de sarcini repetitive. Automatizarea acestor sarcini îi eliberează pe contabili de munca de rutină, oferă coerență proceselor și elimină riscul de eroare. Cea mai bună platformă de gestionare a activităților nu doar automatizează sarcini individuale, ci și fluxuri întregi de lucru.

Să luăm exemplul pregătirii declarațiilor fiscale. În afară de completarea efectivă a formularului, majoritatea etapelor – inclusiv comunicarea cu clienții, trimiterea de oferte și contracte, colectarea documentelor și solicitarea de plată – pot fi complet automatizate.

În TaxDome, puteți crea fluxuri de lucru care cuprind mai multe etape. Fiecare etapă poate conține propriile automatizări care se declanșează atunci când o lucrare intră în etapa respectivă. Odată ce anumite sarcini sunt finalizate, lucrarea trece automat la etapa următoare, declanșând o nouă rundă de automatizări – și așa mai departe.

De asemenea, puteți utiliza șabloane pentru e-mailuri de la clienți, oferte, sarcini, facturi și chiar fluxuri de lucru întregi – și le puteți personaliza cu ajutorul codurilor scurte(shortcodes). Rezultatul este un proces automatizat fără cusur, în care totul funcționează pe pilot automat. Și de acest lucru nu beneficiază doar contabilii. Cu toată comunicarea automatizată și personalizată, clienții sunt ținuți în permanență informați.

Gestionarea documentelor

Contabilii au de-a face cu o mulțime de documente, dintre care multe conțin informații personale sau financiare extrem de sensibile. Acest lucru face ca gestionarea eficientă a documentelor să fie o prioritate pentru firmele de contabilitate. 

Platforma de gestionare a activității acționează ca un sistem centralizat pentru toate documentele clienților dumneavoastră, permițându-vă să încărcați, să partajați și să colaborați cu ușurință cu documentele la scară largă – fără a face compromisuri în ceea ce privește securitatea. În loc să fiți nevoit să treceți de la un sistem de gestionare a documentelor la altul și de la un sistem CRM la altul, alegeți un singur furnizor de încredere.

Unele platforme oferă portaluri securizate pentru clienți, unde aceștia pot încărca, gestiona și semna electronic documentele cu ușurință. Astfel, gestionarea documentelor devine un angajament de colaborare între clienți și contabili.

Printre alte caracteristici legate de documente pe care trebuie să le căutați se numără semnăturile electronice obligatorii din punct de vedere juridic, editorii PDF și ofertele integrate. TaxDome oferă chiar și o aplicație pentru Windows care vă permite să încărcați în masă dosare, să vizualizați și să editați fișiere, să asociați documente cu lucrări și să solicitați semnături electronice fără a fi nevoie să vă conectați la spațiul de lucru TaxDome.

Managementul clienților

Platforma de gestionare a activității oferă instrumentele și procesele de care aveți nevoie pentru a gestiona eficient relațiile cu clienții. Cele mai multe platforme vin cu un CRM, unde puteți gestiona toate datele, înregistrările, documentele și comunicările clienților într-un singur loc.

În ceea ce privește clienții, platformele de gestionare a activității, cum ar fi TaxDome, oferă, de asemenea, portaluri pentru clienți. Acestea sunt spații de lucru securizate în care clienții pot interacționa cu firma, pot vizualiza sarcinile, pot încărca documente și pot efectua plăți – de pe orice dispozitiv, din orice loc.

Portalurile pentru clienți duc gestionarea clienților la un nivel superior, oferindu-le acestora o experiență digitală integrată și un singur punct de legătură pentru toate nevoile lor din sfera contabilității.

Monitorizarea timpului și facturarea

Firmele de contabilitate utilizează adesea ore facturabile, astfel încât un sistem eficient de urmărire a timpului este esențial pentru a înțelege cât trebuie să factureze clienților. De asemenea, ajută la obținerea unei imagini mai clare a nivelului de productivitate a echipelor de contabilitate. Atunci când este cuplat cu capabilități privind monitorizarea timpul și facturarea, puteți utiliza datele obținute pentru a genera și trimite automat facturi exacte.

Automatizarea acestui proces elimină necesitatea de a crea și trimite facturi manual, iar cu o platformă precum TaxDome, puteți încorpora facturarea în fluxurile de lucru automatizate. De asemenea, puteți stabili condițiile de plată și facturarea în timpul etapei de ofertare, cu opțiunea de a configura facturi unice sau recurente. Puteți chiar să încasați bani în avans sub forma unei garanții.

Când vine vorba de încasări, majoritatea sistemelor de gestionare a firmei de contabilitate vă permit să procesați plățile în siguranță. În TaxDome, de exemplu, puteți accepta plăți cu carduri de credit, de debit și SEPA prin conectarea contului dumneavoastră Stripe.

Raportarea

Având toate aceste instrumente și procese într-un singur loc, platforma de gestionare a cabinetului conține o cantitate uriașă de date. Cu ajutorul capacităților de raportare, puteți exploata puterea acestor date, transformându-le în informații valoroase care pot conduce la luarea unor decizii mai inteligente pentru întreaga firmă. 

Cele mai bune platforme de gestionare a activităților vă permit să detaliați datele pentru a obține informații legate de productivitatea echipei, venituri, finalizarea sarcinilor și multe altele. De asemenea, acestea vă permit să generați și să exportați rapoarte personalizate.

Prețuri

Prețul nu este chiar o caracteristică, dar este totuși un factor important de luat în considerare atunci când alegeți o platformă de gestionare a cabinetului de contabilitate.

Prețurile diferă de la produs la produs. Majoritatea furnizorilor de programe includ niveluri de preț, iar nivelurile mai scumpe oferă o gamă mai largă de caracteristici. Uneori, diferitele niveluri de preț se adresează și echipelor de dimensiuni diferite. Alți furnizori, cum ar fi TaxDome, păstrează simplitatea cu un singur plan de prețuri pentru toți clienții – astfel încât, indiferent dacă sunteți un profesionist individual sau o firmă multinațională de contabilitate, veți avea acces la aceleași instrumente excelente.

De asemenea, este important să aveți grijă la costurile ascunse. Unii furnizori percep taxe suplimentare pentru anumite servicii, caracteristici ale produselor sau funcții suplimentare, iar costul real poate depăși cu mult cel anunțat pe site.

Concluzia

Platforma de gestionare a activității combină mai multe funcții într-un singur loc. Acest lucru nu numai că vă permite să vă simplificați pachetul de instrumente din domeniul contabilității, dar asigură și procese unitare, date centralizate și o experiență superioară atât pentru contabili, cât și pentru clienți.

În acest articol am acoperit câteva dintre caracteristicile cheie ale platformei de gestionare a cabinetului, dar această listă nu este exhaustivă. Atunci când decideți care este soluția potrivită pentru dumneavoastră, vă recomandăm să vă acordați timp pentru a vă înțelege nevoile și obiectivele specifice. 

La urma urmei, alegerea platformei corecte de gestionare a activității este una dintre cele mai importante decizii pe care le poate lua firma dumneavoastră.