Vad är ett arbetsflöde för redovisning? En komplett guide med exempel

När arbetsbelastningen stiger lönar det sig att vara organiserad. Organisering ser förstås olika ut för människor och företag beroende på mål och behov. För redovisningsekonomer är det viktigt att hålla sig organiserad om man vill kunna balansera kommunikation, marknadsföring, tillväxt och fokuserat redovisningsarbete. Det är här som ett effektivt arbetsflöde för redovisning kommer in i bilden.  

Vad är ett arbetsflöde för redovisning?

Ett arbetsflöde för redovisning beskriver stegen som krävs för att genomföra en process. Tänk på det som ett organisatoriskt verktyg. Ditt arbetsflöde tar dig från första till sista steget i ett visst arbete.

Arbetsflöden för bokförare standardiserar månatliga processer. Från att skapa bokföringsposter genom hela månaden till att stänga och stämma av konton skapar ett arbetsflöde en organiserad process att följa.

För skatterådgivare kan ett arbetsflöde innefatta att samla in dokument om inkomster och utgifter, förbereda och granska skattedeklarationer, genomgångar med kunder, signaturer, deklarera och ta betalt för tjänster.

Varför det är viktigt att hantera arbetsflöden i en redovisningsbyrå

Även om varje byrås arbetsflöden varierar beroende på tjänster som erbjuds, är vikten av ett organiserat arbetsflöde universellt. Att implementera ett effektivt arbetsflöde ger följande fördelar för redovisningsbyråer av alla storlekar.

Vi tittar närmare på dessa fördelar.

• Ökad effektivitet: ett väldefinierat arbetsflöde minskar tiden och ansträngningen som krävs för att slutföra uppgifter. Genom att tydliggöra vem som gör vad och när kan du eliminera överlappningar och påskynda slutförandet av uppgifter.
• Högre noggrannhet: varje steg är utformat för att fånga upp och korrigera misstag, vilket innebär att strukturerade arbetsflöden minskar sannolikheten för fel. Noggrannheten är inte bara viktig för regelefterlevnaden utan också för att bygga upp förtroendet hos kunderna. 
• Personligt ansvar: tydligt definierade arbetsflöden innebär att specifika uppgifter tilldelas enskilda teammedlemmar. Detta främjar ansvarstagande inom teamet, varje medlem vet vad de ansvarar för och förstår hur deras arbete påverkar det övergripande resultatet.
• Nöjda kunder: effektiva och noggranna arbetsflöden leder till kortare handläggningstider, vilket i sin tur leder till nöjdare kunder.
• Efterlevnad av lagar och regler: ett effektivt arbetsflöde innehåller efterlevnadskontroller vid kritiska punkter för att säkerställa att all finansiell rapportering och alla skattedeklarationer uppfyller lagstadgade krav. Detta bidrar till att förhindra överträdelser och stärker ditt företags rykte som trovärdigt och regelefterlevande.
• Kontinuerlig förbättring: när ditt företag förändras kommer även dina arbetsflöden att förändras. Anpassningen är viktig för att utvärdera hur effektiva arbetsflödena är och för att upptäcka möjligheter till förbättringar. 

Vilka delar är viktiga i ett effektivt arbetsflöde för redovisning?

Ett effektivt arbetsflöde för redovisning består av flera viktiga beståndsdelar. Här är vad du behöver för att göra ditt arbetsflöde funktionellt, strategiskt och anpassningsbart.

Verktyg och programvara för automatisering

Det första steget mot ett bättre arbetsflöde är att hitta rätt verktyg som hjälper dig att göra jobbet. Revisorer har fantastiska verktyg till sitt förfogande, till exempel programvara för att hantera arbetsflöden.

Programvara för att hantera arbetsflöden förbättrar effektiviteten hos redovisningsbyråer avsevärt genom att automatisera en mängd olika administrativa uppgifter, till exempel:

• Skicka uppdragsbrev
• Begära dokument
• Begäran om e-signaturer
• Fakturor
• Påminnelser

Det sparar ditt företag tid genom att minska manuellt arbete, så att personalen kan fokusera på uppgifter på högre nivå.

Vissa program ger till och med insikter om teamets effektivitet och produktivitet, vilket hjälper dig att förfina dina arbetsflöden för att maximera fördelarna. 

Att använda mallar

Redovisningsmallar sparar inte bara tid och möda på att göra allt från början varje gång, de ger också en konsekvent och standardiserad hantering av alla dokument och rapporter. Det gör arbetet mer effektivt eftersom personalen snabbt kan fylla i dokument utan att behöva fokusera på layout eller design. Det minskar också sannolikheten för fel. 

Mallar fungerar också som ett värdefullt utbildningsverktyg för nya teammedlemmar. De illustrerar standardförfarandena för dokumentskapande och dokumenthantering inom företaget. Detta underlättar upplärningen och säkerställer att mindre erfarna teammedlemmar ändå kan producera arbete som uppfyller företagets standarder. Mallar gör det också lättare att delegera uppgifter med tillförsikt, eftersom man vet att resultatet alltid kommer att uppfylla kraven.

Standardiserade processer

Att standardisera processer i arbetsflöden handlar om att skapa ett konsekvent tillvägagångssätt för att hantera uppgifter. Man kan se det som en mall för hur teammedlemmarna ska utföra uppgifter. Standardiserade processer ger samma fördelar som mallar. De bidrar till att öka effektiviteten och noggrannheten och gör det lättare att utbilda ny personal i hur de ska utföra sina arbetsuppgifter. 

Företag med standardiserade processer kan dessutom känna sig säkrare på att de följer efterlevnadsstandarder på vägen. 

Allt detta leder till en mer konsekvent upplevelse av kvalitet och efterlevnad för dina kunder. 

Skalbarhet

Med ökad effektivitet kan du ta in fler kunder och skala ditt företag. Men det finns utmaningar med att anpassa arbetsflödet för att kunna ta emot ett stort antal nya kunder. För att effektivt skala upp ditt arbetsflöde bör du tänka på följande:

• Implementera omfattande tekniska lösningar: programvara för hantering av arbetsflöden är byggd för att skala i takt med att företag växer, därför är det ett måste för att omforma arbetsflödet för redovisning
• Erbjud omfattande utbildning och utveckling: ju mer ditt team vet om programvaran du använder, desto bättre rustade är de för att dra största nytta av dess lösningar
• Optimera din resursallokering: använd verktyg för att spåra tid. Få insikter i ditt teams effektivitet och eliminera flaskhalsar och andra brister
• Granska och förfina arbetsflödet: identifiera områden som kan förbättras genom att regelbundet granska processerna och göra nödvändiga justeringar

Mekanismer för återkoppling

Att granska och förbättra arbetsflöden handlar inte bara om siffror. Det finns flera sätt för företag att få återkoppling på hur effektiva deras arbetsflöden är.

Personalens feedback är ovärderlig eftersom de arbetar med arbetsflödesprocesser varje dag. Genom att uppmuntra dem att dela med sig av sina observationer och förslag kan man identifiera ineffektivitet, redundans eller frågor som behöver förtydligas.

Återkoppling från kunder är en annan viktig informationskälla. Genom att regelbundet fråga kunderna om deras erfarenheter av byråns tjänster kan du se till att arbetsflödet är kundcentrerat och uppfyller deras behov. Feedbacken kan lyfta fram aspekter av tjänsteleveransen som fungerar bra eller avslöja områden där kunderna stöter på svårigheter.  

Dessutom bidrar management reviews med ett strategiskt lager av feedback, med fokus på hur väl arbetsflödet stämmer överens med företagets övergripande mål. På så sätt skapas ett arbetsflöde för redovisningen som fungerar smidigt i vardagen och som stöder bredare affärsmål och strategier.

5 exempel på arbetsflöden för redovisning

Det finns olika typer av arbetsflöden på en redovisningsbyrå som har olika mål. Här är några exempel på arbetsflöden som du kan tänkas förbättra inom din byrå. 

1. Kundonboarding

En effektiv kundonboarding effektiviserar kommunikationen, skapar tydliga förväntningar och ger dig informationen du behöver för att hjälpa dina kunder. Du börjar med ett första uppdragsbrev som tydligt beskriver dina villkor, tjänster, priser och annan viktig information som dina kunder behöver.

När allt är överenskommet och din kund har undertecknat uppdragsbrevet behöver du samla in all viktig information och dokumentation. Det är här som CRM-verktyg (Customer Relationship Management) och verktyg för byråstöd kommer väl till pass. De kan: 

• Automatiskt inleda kommunikationen
• Samla in och lagra signerade dokument
• Tillhandahålla allt välkomstmaterial
• Skicka en lista med nödvändig information och dokument som kunden behöver tillhandahålla
• Automatiskt importera informationen till ditt CRM-system

Du kan spara mycket tid i den här processen om ditt arbetsflöde är standardiserat och automatiserat – särskilt när du onboardar många nya kunder samtidigt.

2. Kundkommunikation

Kommunikation är centralt när man driver redovisningsbyrå, oavsett om det handlar om att uppdatera kunder om status för deras jobb eller begära ytterligare information. För att hålla denna kommunikation så organiserad och effektiv som möjligt är det bäst att ha tydliga kommunikationskanaler genom en enda källa, så att du inte slösar tid på att hoppa mellan din e-postinkorg eller andra chattar som du använder. 

En enda källa kan hjälpa dig att kommunicera med dina kunder på många olika sätt. TaxDome gör det till exempel möjligt för kunder att kommunicera säkert med redovisningsexperter via synkroniserad e-post, chattar i portalen, mobilappen för kunde. All denna kommunikation levereras sedan till revisorer och bokförare inom TaxDome-plattformen, vilket gör det lättare att hålla reda på och sparar tid. 

3. Bokföringsjusteringar

Avstämningar är nödvändig för att säkerställa att de ekonomiska rapporterna på ett korrekt sätt återspeglar företagets finansiella status. Den justerar preliminära uppskattningar, periodiseringar och avsättningar för att matcha faktiska belopp och korrigerar eventuella avvikelser mellan uppskattade siffror och verkliga utfall.

Viktiga delar av detta arbetsflöde inkluderar:

• Justering av skatteavsättningar efter att skattedeklarationer har lämnats in
• Uppdatering av periodiseringar för kostnader som el och hyra baserat på faktiska fakturor
• Avstämning av lagerkostnader
• Justera avskrivningar av tillgångar enligt användning

Läs mer i vår blogg om bästa praxis för avstämningar för att skapa ett effektivt arbetsflöde.

4. Månatligt bokslut

På tal om arbetsflöden för att hålla ordning på företagets finansiella poster, kan du spara tid och energi åt ditt team om du har ett konsekvent arbetsflöde för det månatliga bokslutet. Detta kräver att du upprättar tydliga processer för varje steg, identifierar vem som är ansvarig för varje steg och fastställer tidsramar för att slutföra dessa uppgifter

• Stäm av alla konton
• Granska kundfordringar
• Granska leverantörsreskontran
• Justera bokföringsposter
• Förbered finansiella rapporter
• Granska och godkänn

När allt är klart och godkänt delar du med dig av slutrapporterna till alla inblandade. På så sätt hålls alla informerade om företagets finansiella resultat och medvetna om hela arbetsflödet, så att de kan ge feedback.

5. Kundfordringar

Att hålla reda på pengarna som kunderna är skyldiga dig är nödvändigt för att förstå ditt företags ekonomiska hälsa. Mallar hjälper dig att organisera och rensa allt samtidigt som du har en smidig process.

Att använda en mall för kundfordringar innebär många fördelar, t.ex:

• En konsekvent och standardiserad process som minskar sannolikheten för fel
• Tidsbesparingar då man inte behöver lägga tid på formatering
• Ökad förmåga att spåra och hantera finansiella data
• Tidsbesparingar vid förberedelser inför revisioner
• Minskar tiden det tar att utbilda nya medarbetare samtidigt som standarderna upprätthålls

Hur man implementerar och underhåller ett arbetsflöde för redovisning

Att skapa ett effektivt arbetsflöde för redovisning är inte alltid enkelt – man får prova sig fram. Anpassningarna är dock en del av arbetet med att ta fram ett system som verkligen passar ditt företags unika behov. Genom att följa ett strukturerat upplägg kan du skapa en stark grund att arbeta utifrån. Börja med dessa steg:

1. Utvärdering av aktuella rutiner

Gör en grundlig genomgång av de befintliga redovisningsprocesserna och arbetsflödena inom ditt företag. Utvärdera hur transaktioner registreras, hur data flödar genom systemet och hur uppgifter som fakturering, betalningar och rapportering hanteras. Detta kommer att identifiera ineffektivitet, redundans och områden där ditt nuvarande arbetsflöde brister.

2. Gå igenom olika verktyg för arbetsflöden inom redovisning

Leta efter en programvara för arbetsflöden i redovisning som passar dina behov. Beakta funktioner, kostnader, integration och skalbarhet. Du vill ha något som är lätt att använda, sparar tid med automatisering, hjälper till att förbättra noggrannheten genom organisation och ger andra användbara funktioner till dina arbetsflöden.

3. Utbilda din personal

Organisera omfattande utbildningstillfällen som går igenom hur man använder de nya verktygen på ett effektivt sätt, eventuella skillnader i arbetsflödet och hur man hanterar eventuella problem som uppstår. Se till att du avsätter tillräckligt med tid för utbildningen så att personalen är väl förberedd när de nya arbetsflödena börjar användas.  

4. Monitorera för optimering

Följ kontinuerligt upp de nya arbetsflödena för att upptäcka om något har missats eller om det finns möjligheter till förbättringar. Detta ökar effektiviteten över tid och gör också att företaget lär sig att anpassa sig till förändringar. 

När du har ditt arbetsflöde på plats kan du utveckla nyckeltal (KPI:er) som hjälper dig att övervaka och optimera dina automatiserade arbetsflöden. Att samla in feedback från teammedlemmar på alla nivåer kommer också att hjälpa dig att göra justeringar som förbättrar allas effektivitet.

Något att ta med sig

Att skapa effektiva arbetsflöden för redovisning som använder automatisering sparar tid och pengar för ditt företag. Låt dina teammedlemmar fokusera på uppgifter på högre nivå och att betjäna fler kunder.  

Om du letar efter en lösning för byråstöd som inte bara effektiviserar dina arbetsflöden utan också erbjuder kraftfulla AI-drivna rapporteringsfunktioner, en topprankad mobilapp för kunder samt säker kommunikation och dokumenthantering, boka en demo för att upptäcka hur TaxDome tar redovisningsbyråer av alla storlekar till nästa nivå.