Vad är bokföringsbrott och hur man kan förebygga det?

I en bransch som präglas av förtroende, noggrannhet och integritet är bokföringsbrott förvånansvärt utbrett. Enligt en ny studie uppskattas 41% av företag begå bokföringsbrott varje år genom att medvetet förvränga sina finansiella rapporter.

Bokföringsbrott är att leka med elden, med saftiga böter och skadat rykte för de företag som åker fast. Därför är det viktigt att förstå vad som utgör bokföringsbrott, konsekvenserna av att begå dem och hur de kan förebyggas.

I den här artikeln förklarar vi allt du behöver veta om bokföringsbrott, så att du kan skydda din personal, dina kunder och din redovisningsbyrå från skada.

Vad är bokföringsbrott?

Bokföringsbrott är en uppsåtlig manipulation av finansiella rapporter och bokföring i syfte att ge en osann bild av ett företags finansiella ställning. Det handlar vanligtvis om att dölja, lägga till eller ändra transaktioner så att de finansiella rapporterna ser sundare ut än vad de faktiskt är.

Bokföringsbrott är ett allvarligt brott som får långtgående konsekvenser för inblandade personer och organisationer. Genom åren har det förekommit många uppmärksammade exempel på bokföringsbrott, från Enron-skandalen i början av 2000-talet till Lehman-brödernas fall flera år senare. Men bokföringsbrott är inte begränsat till globala storföretag – det kan förekomma på alla nivåer i näringslivet. 

Olika typer av bokföringsbrott

Bokföringsbrott kan anta många former, och gärningspersonerna använder sig av alla möjliga ”kreativa” metoder och olagliga kryphål för att dölja sanningen om företagets ekonomiska tillstånd. I det här avsnittet belyser vi några av de vanligaste typerna av redovisningsfusk. 

Förfalskade finansiella rapporter

Det här inbegriper avsiktlig ändring av finansiella poster för att ge en förvrängd bild av ett företags finansiella ställning. Målet är att vilseleda intressenter, inklusive investerare, borgenärer och tillsynsmyndigheter, ofta i ett försök att dölja dåliga ekonomiska resultat. Företagets insiders kan t.ex: 

• Överdriva försäljningssiffror eller skapa falska fakturor för att få företaget att framstå som mer lönsamt än det faktiskt är, i ett försök att locka investerare eller få lån med mer gynnsamma villkor
• Avsiktligt dölja eller utelämna rörelsekostnader i ett försök att ”förbättra” företagets resultat

Förskingring av företagets medel  

Förskingring är en form av ekonomiskt bedrägeri som innebär att en anställd, chef eller företagsägare stjäl företagets tillgångar eller medel för personlig vinning. Det kan handla om att avleda företagets pengar från det som de ursprungligen var avsedda för eller att använda företagets medel utan tillstånd. Till exempel: 

• En företagsägare överför investerares pengar som var avsedda för expansion till ett privat konto utan att investeraren eller andra intressenter vet om det.
• Företagsägaren kan sedan dölja sina handlingar genom att förfalska bokföringsunderlag för att undvika att bli upptäckt

Förskingring av bolagets tillgångar

Här handlar det om att anställda eller chefer missbrukar företagets resurser för egen vinning. Denna typ av bedrägeri kan vara svår att upptäcka eftersom det kan röra sig om små, gradvis ökande belopp över tid. Till exempel:  

• En anställd på ekonomiavdelningen för över företagsmedel till ett privat konto under täckmantel av ett ”inköp”.
• En lageransvarig kan stjäla fysiska varor och sedan dölja sina spår genom att manipulera bokföringen

Bedrägeri i samband med löneutbetalningar

Lönebedrägeri innebär att man manipulerar löneprocessen för att stjäla företagets pengar utan att ha tjänat dem. Det kan handla om att ändra arbetstider i lönesystemet, skapa ”spökanställda” som inte finns i verkligheten eller att ta emot obehöriga eller olagliga bonusar eller förmåner. En chef kan t.ex: 

• Skapa falska anställningsregister och sedan stoppa deras löner och/eller förmåner i fickan
• Tilldela sig själv prestationsrelaterade bonusar baserat på falska resultat

Bedrägeri med kostnadsersättningar

Denna typ av bokföringsbrott går ut på att anställda lämnar in falska eller vilseledande utläggsrapporter, vilket gör att de kan få ersättningar som de inte har rätt till. En chef kan till exempel:

• Skicka in kvitton eller underlag för icke arbetsrelaterade resekostnader
• Köpa personliga föremål och felaktigt kategorisera dem som arbetsrelaterade utgifter 

Så här identifierar man varningstecken på bedrägeri

Om du som redovisningsekonom kan upptäcka varningssignaler på bedräglig verksamhet hjälper det dig att upprätthålla integriteten och riktigheten i dina finansiella räkenskaper. I det här avsnittet tar vi upp några varningstecken på bokföringsbrott som du bör hålla utkik efter. 

Avvikelser i finansiella register

Om du upptäcker avvikelser, oförklarliga diskrepanser eller ovanliga mönster i ett företags finansiella rapporter är det värt att undersöka saken närmare. Det kan till exempel vara:

• Oförklarliga avvikelser mellan rapporteringssiffror
• Ökande intäkter samtidigt som kassaflödet stagnerar
• Kvartalsresultat som går emot långsiktiga trender, särskilt i Q4
• Stark finansiell utveckling trots tydliga ekonomiska eller organisatoriska motvindar

Misstänksamma transaktioner

Håll utkik efter ovanligt stora transaktioner som inte stämmer överens med företagets vanliga mönster eller verksamhet. Till exempel: 

• Upprepade små transaktioner som hamnar strax under tröskeln för manuella godkännanden
• Oförklarliga stora kontantuttag eller insättningar
• Stora överföringar till okända leverantörer eller offshore-konton

Oförklarliga justeringar    

Oförklarliga justeringar är en annan varningssignal, särskilt om de sker mot slutet av en rapporteringsperiod och inte kan motiveras eller backas upp med dokumentation. Exempel på detta:  

• Väsentliga avskrivningar av varulager eller fordringar utan adekvat förklaring
• Frekventa justeringar av finansiella rapporter som görs nära räkenskapsårets slut
• Stora justeringar av runda tal med vaga beskrivningar som ”diverse”

Dokument som saknas

Om du upptäcker ofullständiga register eller avsaknad av styrkande dokumentation för transaktioner, kan det vara värt att gräva lite djupare. Det kan till exempel vara: 

• Fakturor och kvitton som saknas för större transaktioner/utgifter
• Centrala finansiella poster som inte kan lokaliseras under en revision
• Leverantörskontrakt eller avtal som saknas i samband med stora transaktioner

Överskridande av redovisningskontroller

Interna kontroller finns av en anledning – för att säkerställa konsekventa processer som är i linje med bästa affärspraxis och lagstadgade krav. När interna kontroller åsidosätts på regelbunden basis är det en allvarlig varningssignal. Ett exempel: 

• Chefer godkänner sina egna utgifter
• Ekonomiavdelningen ignorerar eller åsidosätter rekommendationer från revisionen
• Anställda kringgår standardprocesserna för godkännande av stora inköp

Konsekvenser av bokföringsbrott

Bokföringsbrott är en brottslig handling som medför allvarliga rättsliga och ekonomiska konsekvenser. Beroende på vilket brott det rör sig om kan gärningsmännen dömas till långa fängelsestraff, medan företag kan få sexsiffriga böter från tillsynsmyndigheter och myndigheter.

Utöver dessa konkreta konsekvenser kan bokföringsbrott också orsaka betydande skador på företagets rykte och varumärke, vilket kan lamslå affärsverksamheten och hämma tillväxten. När kunder, investerare och till och med personal tappar förtroendet för ett företag kan det vara mycket svårt att återhämta sig och gå vidare.

Vem ansvarar för att upptäcka bokföringsbrott?

Att upptäcka bokföringsbrott är ett samarbete mellan intern personal, oberoende tredje parter och myndigheter. I det här avsnittet tittar vi på olika personer och organ som är involverade i att upptäcka bokföringsbrott och vilka roller de spelar.

Internrevisorer

Internrevisorer är ett företags första försvarslinje mot bokföringsbrott. Genom att utvärdera hur effektiva företagets interna kontroller, riskhantering och styrningsprocesser är, har de goda förutsättningar att införa skyddsåtgärder och upptäcka potentiella avvikelser som kan tyda på bedrägeri.

Externrevisor

Externrevisorer ger en ytterligare nivå av försäkran. Eftersom de är oberoende tredje parter kan de tillhandahålla en mer objektiv och fristående granskning av processer och finansiella rapporter. De kan också utföra efterlevnadskontroller för att säkerställa att ett företags finansiella rapportering följer redovisningsregler och standarder.

Tillsynsorgan

Tillsynsorgan, som t.ex. den amerikanska finansinspektionen (SEC), ansvarar för att fastställa och upprätthålla finansiella regler. Dessa tillsynsmyndigheter agerar som poliser på gatan, genomför utredningar, vidtar tillsynsåtgärder och utdömer höga böter för bristande efterlevnad. 

Brottsbekämpande myndigheter

Brottsbekämpande myndigheter som Department of Justice (DOJ) och Federal Bureau of Investigation (FBI) i USA, eller Ekobrottsmyndigheten i Sverige ansvarar för att utreda brottmål som rör ekobrott. De har befogenhet att utfärda arresteringsorder och stämningar samt väcka åtal mot de personer och organisationer som är inblandade i bedrägliga aktiviteter.

Visselblåsare

Visselblåsare spelar också en viktig roll i rapporteringen av fall av bokföringsbrott. De är oftast insatta i företaget och träder fram för att varna högre tjänstemän eller till och med brottsbekämpande myndigheter när de misstänker att något lurt pågår. I USA är visselblåsare i de flesta fall skyddade mot repressalier enligt Sarbanes-Oxley Act.

Så här förebygger du bokföringsbrott

Att upptäcka bokföringsbrott är en sak, men hur gör man för att förhindra dem helt och hållet? I det här avsnittet tar vi upp några åtgärder som du kan vidta för att skydda din verksamhet och skapa en kultur av ansvarstagande och transparens.

1. Implementera starka interna kontroller

Interna kontroller är till för att säkerställa integriteten i den finansiella rapporteringen och skydda företaget från oregelbundna, icke-kompatibla eller oseriösa processer, inklusive bokföringsbrott. Här är några tips på åtgärder du kan vidta:

• Uppdelning av arbetsuppgifter: se till att ingen enskild anställd har kontroll över en kritisk finansiell process
• Auktoriseringsprotokoll: inför tydliga godkännandeprocesser på flera nivåer för transaktioner över ett visst tröskelvärde
• Avstämningar: se till att konton avstäms med jämna mellanrum så att bokföringen stämmer överens med de faktiska beloppen
• Systematisera processer: använd interna checklistor, mallar och verifieringskedjor för att säkerställa att processerna är konsekventa och transparenta

2. Genomför regelbundna revisioner

Genom att genomföra regelbundna revisioner säkerställer du att dina redovisningsprocesser och rutiner är effektiva, transparenta och kompatibla med regelverket. Det finns olika tillvägagångssätt som du kan kombinera för att maximera effekten av revisionerna, t.ex: 

• Interna revisioner med jämna mellanrum
• Externa revisioner av en oberoende tredje part
• Överraskningsrevisioner för att fånga upp avvikelser

3. Använd er av teknologi

Tekniken är din bästa vän vad gäller effektiva redovisningsprocesser – detsamma gäller för bedrägeribekämpning. Det finns alla möjliga verktyg som du kan använda för att förhindra bedräglig verksamhet, från AI-drivna program för bedrägeridetektering och revision till plattformar för byråstöd, som TaxDome.

TaxDome erbjuder följande funktioner för att hjälpa dig att förbättra er effektivitet, noggrannhet och transparens:

• Automatiserade arbetsflöden, inklusive fakturering och betalningar
• Detaljerade åtkomsträttigheter och behörigheter
• Robust säkerhet med tvåfaktors- och biometrisk autentisering
• Säker dokumenthantering
• Tidsstämplade verifieringskedjor och aktivitetsloggar 
• CRM för en komplett bild av alla kunddata och interaktioner 

4. Ordna personalutbildningar

Utbildning kan spela en viktig roll för att förhindra bokföringsbrott. Genom att genomföra regelbundna utbildningar som är utformade för att hjälpa medarbetarna att känna igen och flagga för misstänkta aktiviteter kan ni kanske upptäcka problem innan de eskalerar. Dessutom kan ni upprätta tydliga policyer för att skydda och uppmuntra visselblåsare att träda fram utan rädsla för repressalier.

5. Etablera en etisk och transparent kultur

Du kan i viss utsträckning förebygga bedrägerier genom att skapa en kultur som främjar vikten av etiska affärsmetoder och transparenta processer. Här är några sätt att uppnå detta:

• Upprätta en företagsövergripande uppförandekod som de anställda måste läsa och formellt gå med på att upprätthålla
• Se till att företagets ledare uppvisar ett etiskt och pålitligt beteende
• Främja en miljö som präglas av öppen kommunikation, transparenta rutiner och ansvarstagande 

Sammanfattningsvis

Bokföringsbrott är en allvarlig överträdelse som innebär avsiktlig manipulation av finansiella rapporter, register och transaktioner i ett försök att vilseleda intressenter om den verkliga karaktären av ett företags ekonomi. Företag som befinns skyldiga till bokföringsbrott riskerar höga böter, åtal och försämrat anseende.

Med detta i åtanke bör ni göra allt ni kan för att förhindra att bokföringsbrott begås. Det innebär att införa rigorösa interna kontroller, genomföra regelbundna revisioner och vara vaksam när man granskar bokföringsmaterial.

Tekniken kan också hjälpa till här. Med TaxDome får du till exempel detaljerade verifieringskedjor som övervakar, registrerar och tidsstämplar varje interaktion med dokument, uppgifter, kunder och mycket mer. Och med verktyg för tidsspårning tillsammans med automatiserade fakturor och betalningar kan du vara säker på att du alltid fakturerar rätt belopp för rätt arbete.

För att se hur TaxDome kan hjälpa dig att driva en högeffektiv, transparent och revisionsbar byrå, boka en demo idag.