Ta kontroll över ditt arbetsflöde: undantag blir till sömlösa processer med anpassade projektstatusar

Arbetsflöden är sällan linjära. Försenade deadlines, oavslutade arbetsuppgifter, oförutsedda förlängningar – plötsliga händelser kan ställa till det för en noggrant planerad pipeline. Men tänk om ditt arbetsflöde kunde vara lika flexibelt som din byrå?

Med anpassade projektstatusar kan det bli verklighet. Nu kan du omvandla undantag till unika regler som är anpassade till varje kund. Med anpassade projektstatusar kan du hantera olika delar av din process smidigt och se till att projekten utförs enligt dina önskemål.

Och det handlar inte bara om spårning – du får fullständig kontroll över processer, oavsett hur komplicerade saker och ting blir.

Håll projekten på rätt spår

För att hantera undantag i arbetsflödet behöver du i första hand skydda din process. Projekt är som standard antingen ”aktiva” eller ”arkiverade” – men med anpassade projektstatusar kan du nu tydligare beskriva statusen för ditt arbete utan att rubba sammanhanget eller flödet.

Istället för att flytta projekt ur sina faser kan du nu tilldela en unik status som ”Saknar information” eller ”Behöver förlängas” till alla projekt som behöver det. På så sätt stannar projektet kvar i sin ursprungliga fas och hela dess arbetsflödeshistorik bibehålls. Med andra ord tappar du inte bort var ett projekt befinner sig i pipeline, och behöver inte heller återställa det till rätt fas.

Vi finns här för att hjälpa till, och för att du ska komma igång har vi förinstallerat några statusar för vanliga scenarier. Den verkliga kraften här ligger dock i anpassningarna. Du kan skapa så många unika projektstatusar som ditt företag behöver.

Se det som är viktigt, när det är viktigt

I en delad pipeline kan prioriteringar bli otydliga. Vilka uppgifter ligger på is? Vad behöver hanteras just nu? Med anpassade projektstatusar är det enkelt att överblicka det här.

Tack vare en tydlig bakgrund och distinkta statusfält sticker pågående projekt ut, så att ditt team snabbt vet vad de ska fokusera på.

Vill du fokusera på projekt som inväntar kundinformation? Eller spåra projekt med pågående förlängningar? Använd filtret för att fokusera på det som är viktigast.

Tydligheten hjälper ditt team att arbeta mer effektivt, eftersom de vet exakt vad de ska prioritera och var de ska lägga sin energi.

Tidigare var det möjligt att uppnå denna nivå av visuell tydlighet, men det krävdes extra steg, vilket inte bara gjorde att processerna verkade mer komplexa än de behövde vara, utan också begränsade automatiseringsmöjligheterna.

Sätt repetitivt arbete på autopilot

Anpassade projektstatusar hjälper dig inte bara att organisera projekt – de säkerställer också att projekten fortskrider utan manuella interventioner.

Vi tittar på två vanliga arbetsflöden och går igenom hur de kan konfigureras på bästa sätt. Vissa scenarier är engångsföreteelser, t.ex. när information saknas, vilket kräver att ditt team anger exakt vad som saknas. I det här scenariot sätter du projektstatus till ”Saknar information” och skapar en kundförfrågan där du specificerar informationen som saknas. Så snart kundförfrågan är klar kommer projektstatusen automatiskt att återgå till ”Aktiv”.

Även om informationen som saknas är olika varje gång, är andra scenarier enhetliga och kan användas som mallar, t.ex. förlängningar. I ett sådant scenario kan du använda den anpassade projektstatusen ”Behöver förlängning” och utnyttja statusbaserade automatiseringar, t.ex. genom att tilldela en administratör en uppgift att registrera förlängningen. Så snart administratören har slutfört uppgiften kan projektet automatiskt återgå till ”Aktivt”. 

I båda scenarierna – specifika, kundspecifika förfrågningar eller standardiserade företagsprocesser – kan projekten stanna kvar i samma fas, ditt team har alltid full insyn i vilka projekt som ligger utanför standardprocesserna och en tydlig process där de automatiskt återgår till ”Aktiv”, så att ditt team kan fortsätta göra det de är bäst på.

Genom att automatisera övergångarna minskar du risken för mänskliga fel, sparar tid och ser till att projekten går framåt. Ditt team kan fokusera på värdefullt arbete i vetskap om att varje uppgift är precis där den ska vara.

Ta kontroll med TaxDome

På TaxDome utvecklar vi inte bara programvara – vi skapar lösningar som är designade för att stötta din framgång. Vår plattform hjälper dig att hantera arbetsflöden, delegera mer, spara tid och fokusera på det som verkligen betyder något: att leverera enastående service till dina kunder.

Bli en av 10 000+ företag som använder TaxDome för att hantera sina rutiner mer effektivt och få sina företag att växa. Boka en demo idag och upptäck skillnaden själv.