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Im August freuen wir uns, wichtige Änderungen am Kundenportal vorzustellen. Der Dokumentenbereich enthält jetzt eine ordnerlose Registerkarte „Aktuelle Dokumente“ sowie „Warten auf Aktion„, in der alle Dateien zusammengefasst sind, bei denen Ihr Mandant etwas tun muss.
Die Kundenerfahrung wurde auch in der mobilen Kunden-App überarbeitet, indem die Scan-Option überall dort verfügbar gemacht wurde, wo die Mandanten Dokumente hochladen können, um die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass sie den systemeigenen Scanner und nicht die iPhone/Android-Kameraanwendung verwenden.
Falls Sie es verpasst haben, wir haben kürzlich unsere Roadmap für Q3 vorgestellt, die wiederkehrende Rechnungen, SMS-Kommunikation, ein neu gestaltetes Dashboard und vieles mehr beinhaltet!
Schauen wir uns im Detail an, was wir im letzten Monat veröffentlicht haben.
👨👩👧👧 Kundenportal
Neue Bereiche in “Dokumente”: Neueste Dateien & Warten auf Aktion
Der Bereich „Dokumente“ im Kundenportal wurde neu gestaltet, um eines der Hauptprobleme zu lösen: Kunden sollten die notwendigen Dateien leichter finden und einsehen können. Wir haben zwei neue Abschnitte hinzugefügt – „Neueste“ und „Warten auf Aktion“ – unsere Tests zeigen, dass dies eine deutliche Verbesserung für Ihre Kunden darstellt.
Wenn eine Datei eine Aktion von Ihrem Mandanten erfordert (elektronische Signatur, Genehmigung oder Zahlung), wird sie in einem separaten Bereich oberhalb der Dokumentenliste hervorgehoben. Und unter diesem wichtigen Bereich haben wir eine ordnerlose Liste der Dateien hinzugefügt, auf die kürzlich zugegriffen wurde (angesehen, geöffnet, umbenannt, hochgeladen, unterzeichnet, genehmigt usw.).
Ein kleiner Vorgeschmack! Auf der Unternehmensseite arbeiten wir an der Einführung eines Bereichs für globale Dokumente, in dem Sie alle Dokumente für alle Kunden in einer übersichtlichen Ansicht finden können.
Vereinfachter Upload: 2x schneller
Wir haben den Prozess des Datei-Uploads für Ihre Mandanten neu gestaltet. Er ist jetzt schneller und erfordert weniger Klicks. Die Verbesserungen betreffen sowohl den Webbrowser als auch die mobile App.
Hier erfahren Sie mehr über die Verbesserungen im Abschnitt “Dokumente”>>
Mobiler Scanner: Verbesserte UX/UI
Analysen ergaben, dass viele Mandanten den eingebauten Scanner, der PDFs erstellt, nicht nutzten, sondern stattdessen die Kamera ihres Handys verwendeten. Eine Überprüfung der mobilen Kunden-App ergab, dass der Button „Scannen“ weniger stark hervorgehoben wurde. Dies wurde nun geändert und „Scannen“ erscheint nun überall dort, wo Kunden Dateien hochladen können, als primäre Option. In Tests hat dies die Nutzung des Scanners um über 200 % erhöht.
Werfen Sie hier einen Blick darauf, wie man mit der mobilen App Dokumente scannt >>
🤖 Workflow Automatisierung
Aufgabe einem Beauftragten zuweisen: Neue Methode zur Verwaltung der Teamauslastung
Die Verwaltung und Zuweisung von Arbeit kann stressig und zeitaufwendig sein. Unsere Nutzungsdaten zeigen, dass die Aufgaben in einem Auftrag oft von dem oder der Auftragsbeauftragten erledigt werden. Auf der Grundlage dieser Daten führen wir eine neue Methode zur Verwaltung der Arbeitsauslastung ein, indem wir die in einem Auftrag erstellten Aufgaben automatisch dem Auftragnehmer zuweisen.
Beim Hinzufügen von Automatisierungen für die Erstellung von Aufgaben steht die neue Option „Aufgabe einem Auftragsbeauftragten zuweisen“ zur Verfügung. Ist diese Option aktiviert, wird die Aufgabe dem Auftragsbeauftragten zugewiesen. Dies ermöglicht es Unternehmen, doppelte Aufgabenvorlagen zu reduzieren und deutlich weniger Zeit mit der manuellen Zuweisung von Aufgaben an Mitarbeiter zu verbringen.
Erfahren Sie mehr über die Zuweisung von Aufgaben an den oder die Auftragsbeauftragte(n)>>
✒️ E-Signaturen
Möglichkeit, ausstehende Signaturanforderungen zu widerrufen
Mit der neuen Option zum Widerruf ausstehender Signaturanforderungen können Sie alle ausstehenden Signaturanforderungen widerrufen. Wenn Sie eine elektronische Signatur anfordern, der Kunde aber persönlich signiert, können Sie die ausstehende Anforderung widerrufen und so Verwirrung bei Ihnen und Ihrem Mandanten vermeiden.
Wenn Sie die automatische Verschiebung aktiviert haben, wird der Auftrag aufgrund der Gleichwertigkeit des widerrufenen Dokuments mit dem signierten Dokument in die nächste Stufe verschoben, ohne dass Ihr Workflow unterbrochen wird. Das Dokument, dessen Signaturanforderung widerrufen wurde, wird im Audit Trail mit „Signaturanforderung widerrufen“ gekennzeichnet.
Mehr über den Widerruf von E-Signaturen>>
Bald können Sie nicht nur die vorgefertigten Formate der Signaturen verwenden, sondern auch eine Unterschrift von Hand zeichnen.
Platzhalter für Initialen und Signaturen im Text jetzt für Firmenmitglieder verfügbar
Mit dieser Aktualisierung haben Sie die Möglichkeit, die Felder Initialen und Text für Ihre Firmenmitglieder per Drag & Drop hinzuzufügen. Wenn Sie mehrere Mitarbeiter zur Signatur benötigen, fügen Sie die Felder hinzu und geben Sie die Namen der einzelnen Teammitglieder an.
Dieselbe Methode funktioniert auch bei Signaturvorlagen, was Ihnen noch mehr Klicks erspart: Sie können die Platzhalter für Ihre Teammitglieder voreinstellen, und sobald die Vorlage angewendet wird, werden die Felder für die Unterschrift des Kunden und die der Mitarbeiter der Kanzlei automatisch im Dokument angeordnet.
📞 CRM
Drucken von Chat-Threads
Sie können jetzt den Verlauf der Kommunikation mit Kunden speichern und exportieren, indem Sie die Chat-Threads für sichere Nachrichten im PDF-Format oder auf einem lokalen Drucker ausdrucken. Die Möglichkeit, E-Mails zu drucken, wird in Q3 2022 eingeführt.
🔥 Weiteres
- TaxDome Roadmap Q3 veröffentlicht – ein kleiner Einblick in die kommenden Versionen, an denen wir derzeit arbeiten und die wir in den kommenden Monaten einführen werden.
- Sie können jetzt benutzerdefinierte Parameter für „Startdatum“ und „Fällig in“ in den Aufgaben– und Auftragsvorlagen festlegen (bis zu 10.000 Stück – Tage/Monate/Jahre).
Alles oben Genannte – und 67 weitere Verbesserungen und Korrekturen! Treten Sie unserer Facebook-Community bei, um Fragen zu stellen, Funktionen anzufordern oder einfach mit anderen Nutzern zu chatten.
Falls Sie es verpasst haben, finden Sie hier eine Zusammenfassung der wichtigsten Funktionen, die wir in unserem letzten Artikel vorgestellt haben.
Maria ist Marketingexpertin bei TaxDome. Da sie sowohl in der kundenspezifischen Software- als auch in der Produktentwicklung tätig war, weiß sie, worauf es den Kunden ankommt und wie sie dem Unternehmen zum Erfolg verhelfen kann. Sie hat Spaß an jeglichen Arten des Schreibens. Wenn sie nicht schreibt, sucht sie nach einer neuen Hypothese, die sie überprüfen kann.
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