Die Erfahrung von Total Tax Services: Wie Sie den Kundenstamm mit minimalem Aufwand verdoppeln

Treffen Sie Cassandra Centeno, Inhaberin von Total Tax Services. Cassandra bereitet sich auf ihre dritte Steuersaison vor. Letztes Jahr wuchs ihr Kundenstamm auf 150 Kunden, und sie plant, diese Zahl dieses Jahr zu verdoppeln.

In den vorherigen Jahren erhielt Total Tax Services Kunden nur durch Empfehlungen. In diesem Jahr vergrößern sie den Kundenstamm mit Hilfe von Social Media und bezahltem Marketing. Cassandra plante zunächst, Mitarbeiter einzustellen, erkannte aber, dass sie mit TaxDome den Großteil ihrer Verwaltungsarbeit automatisieren konnte. Durch die Steuertipps in TikTok-Videos haben sich bereits neue Kunden für ihren Service angemeldet.

„Ich habe gesehen, dass TaxDome das Onboarding automatisieren kann – das ist enorm wichtig für das Anwerben von Kunden, wenn sie über Anzeigen auf meine Website kommen. Bei mir haben sich zwei Leute angemeldet, von denen ich nicht einmal weiß, wer sie sind. Manchmal poste ich Videos auf TikTok mit Steuertipps – und ich füge meine Website in meinem Profil ein. Sie gingen auf meine Website, klickten auf „Loslegen“ und konnten im Portal starten, ohne dass ich etwas tun musste.

Ein paar Beispiele aus Facebook, die die Kunden mit Total Tax Services verbindet.

Kunden davon überzeugen, virtuell zu arbeiten

Total Tax Services war von Anfang an eine virtuelle Kanzlei, aber nicht so virtuell, wie Cassandra es wollte. Glücklicherweise hat TaxDome Total Tax Services ein Kundenportal zur Verfügung gestellt, sodass die Kunden keine anderen Tools mehr verwenden müssen.

„Wenn sich der Kunde anmeldet, wird er als gototaltax.com anstelle einer generischen Website angezeigt. Das ist riesig für meine Marke.“

Cassandra tut alles daran, ihre Kunden so selten wie möglich persönlich zu treffen und ihre gesamte Kommunikation online zu führen. Das gefällt natürlich nicht allen Kunden. Wir haben sie gefragt, wie sie solche Kunden überzeugt:

„Ich erkläre ihnen, dass online zu ihrem Vorteil ist. Alles, was persönlich erledigt werden kann, kann auch online erledigt werden. 

Ich hatte schon ein paar Leute, die sagten, dass sie es vorziehen, sich persönlich zu treffen, und wenn sie zurückschrecken, erkläre ich ihnen, was ich gerade sagte. Heutzutage ist es nicht mehr notwendig, die Arbeit oder das Haus zu verlassen, um einen Steuertermin wahrzunehmen. Wir können alles remote machen – und seit ich das vorantreibe, funktioniert es hervorragend. Es ist sehr selten, dass man deswegen einen Kunden verliert. Aber am Ende ist es wichtig, sein Geschäft so zu führen, wie man es möchte.“

Um den Kunden den Einstieg in die virtuelle Welt zu erleichtern, verschickte Total Tax Services einen Brief mit der Einladung, dem Portal beizutreten. Cassandra erklärt:

„Ich habe nicht die E-Mail-Adressen aller meiner Kunden, aber ich habe sie per Post wissen lassen, dass sie sich auf meiner Website anmelden können, und viele von ihnen haben das bereits getan. Viele meiner Kunden folgen mir in den sozialen Medien, sodass sie alle Informationen dort finden. Der einfache Anmeldeprozess macht es mir sehr leicht, meine alten Kunden auf die neue Plattform umzustellen.“

Automatisierung der Steuer

Total Tax Services nutzt TaxDome in vollem Umfang, um lästige Verwaltungsarbeit loszuwerden. Cassandra hat einen einfachen Prozess (Workflow) eingerichtet, der die Steuererklärungsaufträge automatisch vorantreibt – wie ein riesiges Trello-Board -, ohne dass sie den Status manuell ändern muss. 

Es zeigte sich, dass viele Aufgaben im Prozess nicht ihre Aufmerksamkeit erforderten: E-Mails, Steuer-Organizer, Auftragsbestätigung – all das wird jetzt automatisch verschickt, während Cassandra Zeit mit ihrer Tochter verbringt. 

„Wenn sich Kunden anmelden, werden sie im Anmeldeformular gefragt, ob sie an den Steuern für ein Unternehmen oder als Privatperson interessiert sind. Abhängig von ihren Antworten weist es ihnen automatisch einen Steuer-Organizer zu, der auf ihren Bedürfnissen basiert. Sie erhalten außerdem eine automatische Auftragsbestätigung. Vorher habe ich das manuell gemacht und DocuSign verwendet, wofür ich zahlen musste. Sobald sie ihre Auftragsbestätigung unterschreiben, erhalten sie eine E-Mail und eine Nachricht, dass ich bereits an ihrer Steuererklärung arbeite.

Kosteneinsparung bei der Steuer

Als neue Geschäftsinhaberin hat Cassandra das Ziel, überall wo es nur möglich ist die Kosten zu senken. Wir haben sie gefragt, welche Software Total Tax Services vor TaxDome verwendet hat.

„Vor TaxDome habe ich verschiedene Softwares ausprobiert, aber sie waren zu mühsam. Der Kunde musste zu viel ausfüllen. Der Kunde könnte es mit Turbotax machen, und ich möchte, dass der Kunde die Dokumente einreicht, und ich mache die restliche Arbeit für ihn. Jetzt bin ich DocuSign, PayPal und Wave Accounting, meine alte Verwaltungs-App, losgeworden. TaxDome ist nicht nur ein CRM – es ist ein Portal, die Unterschriften, die Rechnungsstellung – alles ist an einem Ort.“

Um das Geschäft schneller zu skalieren, musste Total Tax Services die Bedürfnisse der Kunden mit minimalen Ausgaben erfüllen. Und TaxDome erfüllte alle Kriterien, sodass Cassandra nur einmal für viele verschiedene Tools zahlen musste.

„Ich fragte eine meiner Kundinnen, wie ihr der Prozess gefiel, und sie sagte, es sei toll, alles an einem Ort zu haben und sich weniger Passwörter merken zu müssen. Ich bin erst 24 – meine Kunden sind im gleichen Alter wie ich, und sie bevorzugen definitiv ein einfaches Online-Portal.“Schauen Sie sich das vollständige Video an, in dem Cassandra ihren Workflow mit Beispielen beschreibt: