Mai 2023 Update

Wir haben einige wichtige Updates eingeführt: wiederkehrende Rechnungen, eine neu gestaltete Oberfläche für Nachrichten (jetzt Chats genannt) und einen besseren Überblick über die für einen Kunden erledigten Aufgaben. Außerdem haben wir das Dokumentmanagement, das Kundenportal und den Workflow-Bereich überarbeitet. Kommen wir gleich zu den Neuerungen.

Vorgeschmack:

In naher Zukunft werden Sie in TaxDome SMS-Nachrichten senden und empfangen können, was Ihrer Kanzlei einen weiteren Kommunikationskanal für die Zusammenarbeit mit Ihren Kunden eröffnet. Wir arbeiten auch an einer neuen mobilen App für Kunden, an Angeboten (um Interessenten ganz einfach in Kunden umzuwandeln) und an einer verbesserten Zeiterfassung und Rechnungsstellung in TaxDome.

Sehen Sie sich einen Videobeitrag über die neuen Funktionen und Verbesserungen an:

💰Rechnungsstellung

Wiederkehrende Rechnungen: Eliminieren Sie Verwaltungsarbeit und werden Sie automatisch bezahlt.

Mit wiederkehrenden Rechnungen können Sie Ihren Kunden in regelmäßigen Abständen (wöchentlich, monatlich usw.) Rechnungen schicken. Sie sind besonders hilfreich, wenn Sie immer wiederkehrende Leistungen erbringen. Wir haben vor kurzem ein ausführliches Webinar veranstaltet, in dem wir diese Funktion vorgestellt haben und Beispiele dafür gegeben haben, wie Sie sie in Ihre Kanzlei einbinden können. Sie können die Aufzeichnung des Webinars und das Transkript der Fragen und Antworten hier abrufen.

Nachfolgend finden Sie einen kürzeren Videobeitrag, der die Funktion vorstellt und Ihnen sowohl die Unternehmens- als auch die Kundenerfahrung zeigt:

Wiederkehrende Rechnungen automatisieren den Rechnungsstellungsprozess, so dass Sie die Rechnungen nur einmal erstellen müssen. Wenn Sie die automatische Zahlungsautorisierung einschalten, müssen Ihre Kunden auch nur einmal ihre Karten-/Bankkontodaten eingeben: Das Geld wird dann automatisch nach einem vereinbarten Zeitplan eingezogen.

Gehen Sie unsere Checkliste zum Einrichten von wiederkehrenden Rechnungen durch, damit Sie für Ihre wiederkehrenden Leistungen automatisch und ohne Verzögerung bezahlt werden.

Die Zahlungsermächtigung ist derzeit nur mit Stripe als Standard-Zahlungsanbieter verfügbar. Sie können weiterhin wiederkehrende Rechnungen erstellen, wenn Sie CPA Charge verwenden – aber Ihre Kunden müssen jedes Mal ihre Zahlungsinformationen eingeben, da die Zahlungsermächtigung deaktiviert ist. Sie können sowohl Stripe als auch CPACharge in Ihrer Plattform aktiviert haben – Sie müssen CPACharge nicht abschalten, um Stripe zu aktivieren.

Erfahren Sie mehr über wiederkehrende Rechnungen und deren Vorteile für Ihre Kanzlei>>

Update der QBO-Integration: weniger Fehlermeldungen und automatischer Abgleich der Rechnungsnummern für diejenigen, die mehrere Rechnungssysteme verwenden

Wir haben eine automatische Überprüfung hinzugefügt, um doppelte Rechnungsnummern zu vermeiden. Die Rechnungsnummern werden jetzt automatisch auf Basis der letzten Rechnungen in QBO vergeben.

Wir vergeben die Rechnungsnummern automatisch, wenn:

• Die Rechnungsnummer wurde leer gelassen
• Die Rechnung wurde über eine Automatisierung erstellt
• Die Rechnung wurde automatisch als Teil einer wiederkehrenden Rechnung erstellt
• Rechnungen werden in großen Mengen erstellt

️ Wenn Sie manuell eine Rechnungsnummer eingeben, die bereits in QBO verwendet wird, benachrichtigen wir Sie und schlagen stattdessen die nächste verfügbare Nummer vor.

Zusätzliche QBO-Synchronisations-Updates, die in Kürze erscheinen werden:

• QuickBooks-Felder für die Klassen- und Standortverfolgung werden dem Rechnungsbildschirm hinzugefügt.
• Es wird möglich sein, für jede Dienstleistung ein separates QuickBooks-Einkommenskonto auszuwählen
• Wir werden eine Statusanzeige hinzufügen, damit Sie sehen können, welche Dienstleistungen mit QuickBooks synchronisiert sind.

Weitere Informationen über das Update finden Sie in unserem Hilfe-Center>>

Benutzerdefinierte Felder zu PDF-Rechnungen hinzufügen

Sie können Ihre Rechnungen jetzt mit benutzerdefinierten Feldern gestalten.  Auf diese Weise können Sie alle gewünschten Informationen über den Kunden in die Rechnung einfügen.

Um Rechnungen benutzerdefinierte Felder hinzuzufügen, navigieren Sie zur Unterregisterkarte Firmendetails in den Einstellungen und schalten Sie die gewünschten Felder ein. Die Felder Adresse, Stadt, Bundesland und E-Mail sind standardmäßig sichtbar, aber Sie können weitere Optionen anzeigen, indem Sie auf Mehr anzeigen klicken.

Weitere Informationen zu benutzerdefinierten Feldern finden Sie in unserem Hilfe-Artikel>>

Verwenden Sie Shortcodes für Rechnungen, um Zeit zu sparen und eine persönliche Note hinzuzufügen.

Passen Sie Ihre Rechnungen mit Shortcodes an, um ihnen eine persönliche Note zu verleihen. Shortcodes können der Rechnungsbeschreibung und den Kundennachrichten hinzugefügt werden und können beliebige Kontoinformationen, einschließlich benutzerdefinierter Felder, enthalten.

Shortcodes sparen auch Ihren Mitarbeitern Zeit. Die Shortcodes können erstellt werden für:

• Einmalige Rechnungen
• Wiederkehrende Rechnungen
• Vorlagen für einmalige Rechnungen
• Massenhafte einmalige Rechnungen

Um mehr darüber zu erfahren, wie Shortcodes funktionieren, besuchen Sie unser Hilfe-Center>>

💬 Chats

Neu gestaltete Chats: Vorbereitung auf einen einheitlichen Kommunikations-Feed

Wir haben die Benutzeroberfläche und die Funktionalität unseres Nachrichtensystems (jetzt Chats genannt) in mehreren Punkten verbessert. Mit dieser Aktualisierung wollen wir drei Ziele erreichen:

1. Neue Funktionen hinzufügen
2. Erstellung einer benutzerfreundlicheren Oberfläche
3. Vorbereitung auf einen einheitlichen Kommunikations-Feed

Hier sind einige der wichtigsten Ergänzungen:

• Übersichtliche Aufgaben-Checklisten (für die Kunden fixiert)
• Sortierung von Chats in „Gelesen“ und „Ungelesen“
• Möglichkeit der Vorschau von Inhalten (z. B. Dokumente, Aufgaben, Links und Bilder)
• Möglichkeit, gesendete Nachrichten zu bearbeiten und zu löschen
• Erneutes Senden von Aufgaben an Kunden
• Ausgeblendete Registerkarte für archivierte Chats

Chats finden Sie auf der Registerkarte „Kommunikation“. Auch die SMS-Integration ist in Kürze verfügbar: Sie können dann innerhalb von TaxDome SMS-Nachrichten an Ihre Kunden senden und von ihnen empfangen.

📚 Dokumentenmanagement

Benutzerdefinierte Benachrichtigungseinstellungen für Dokumente: Sie erhalten nur die Benachrichtigungen, die Sie interessieren

Sie können jetzt entscheiden, welche spezifischen Dokumentenbenachrichtigungen Sie erhalten möchten.  Es gibt jetzt separate Benachrichtigungen, wenn Dokumente elektronisch signiert, hochgeladen und von Ihren Kunden genehmigt wurden.

Auf diese Weise können Sie wählen, welche Ereignisse eine Benachrichtigung auslösen. Sie können auch wählen, wo die Benachrichtigungen erscheinen: in Ihrer Inbox+, per E-Mail oder beides.

In unserem Hilfe-Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihre Benachrichtigungseinstellungen einrichten können.

👨‍👩‍👧‍👧 Kundenportal

Neue Einstellungsmöglichkeiten für die Vorauszahlungsoption im Kundenportal

Standardmäßig haben alle Firmen die Möglichkeit, Vorauszahlungen zu akzeptieren, aber wir haben jetzt zusätzliche Einstellungen hinzugefügt, die Ihnen helfen, dies an Ihre Firmenpräferenz anzupassen.

• Sie können wählen, ob Sie die Schaltfläche für Vorauszahlungen in Ihrem Portal anzeigen oder deaktivieren möchten
• Zahlungsoptionen hinzugefügt – falls aktiviert, entscheiden Sie, mit welchen Zahlungsmethoden Kunden Vorauszahlungen leisten können: Bankabbuchungen, Kreditkarten oder beides.

Um Zahlungen zu akzeptieren (und auch Vorauszahlungen zu ermöglichen), muss ein Zahlungsanbieter (Stripe/CPA Charge) angeschlossen sein. Erfahren Sie, wie Sie die Vorauszahlungsoption konfigurieren>>

🤖 Workflow

Neues Zugriffsrecht: welche Mitarbeiter können Wiederholungspläne für Pipelines bearbeiten

Für jeden Benutzer können Sie die Zugriffsrechte je nach seiner Funktion anpassen. Wir haben ein neues Zugriffsrecht hinzugefügt, das sich speziell auf Arbeitsabläufe bezieht – Sie können entscheiden, welche Ihrer Mitarbeiter Auftragswiederholungen ändern können. Wenn diese Option ausgeschaltet ist, können die Mitarbeiter immer noch Pipelines einsehen (wenn sie im Feld „Verfügbar für“ dieser Pipeline stehen), haben aber nicht die Möglichkeit, den Wiederholungszeitplan zu ändern.

Finden Sie heraus, wie Sie die Workflow-Zugriffsrechte für Ihre Mitarbeiter aktualisieren können>>

Verwenden Sie die Funktion „Letzte Aufträge“, um schnell die letzten Aufträge zu sehen, mit denen der Kunde Sie beauftragt hat.

Der Kontext ist entscheidend: Es ist wichtig zu wissen, welche Aufgaben Sie in der Vergangenheit für einen Kunden erledigt haben. Deshalb haben wir den Bereich „Letzte Aufträge“ zu den Kontoprofilen hinzugefügt. Er zeigt die fünf letzten Aufträge, an denen Sie gearbeitet haben, und bietet schnellen Zugriff auf jeden einzelnen.

Erfahren Sie, wie Sie die neuesten Aufträge anzeigen können>>

Sie können jetzt auch Aufträge miteinander verknüpfen. So kann beispielsweise eine persönliche Steuererklärung (Formular 1040) erst dann abgeschlossen werden, wenn die Partnerschaftserklärung (Formular 1065) fertiggestellt ist. Durch die Verknüpfung der beiden Aufträge können Sie sicherstellen, dass die 1040 nicht vorzeitig abgeschlossen wird.

Sehen Sie, wie man Aufträge miteinander verknüpft>>

📚Hilfe & Ausbildung

• Automatisieren Sie Ihren Payroll-Workflow in 70 minutes mit TaxDome for Payroll
• Wir haben jetzt einen separaten Bereich mit Tipps und Tricks speziell für Steuerberater eingerichtet, der Ratschläge für die Aufnahme neuer Kunden, das Sammeln von Dokumenten, den Umgang mit Verlängerungen und vieles mehr enthält.

🔥 Sonstiges

• Die Schnellnavigation zu allen verknüpften Konten beim Anzeigen eines Kontakts wurde wiederhergestellt.
• Sie können jetzt Zeiteinträge bearbeiten, die den Status „In Bearbeitung“ haben.
• Haben Sie an unserem Early-Access-Programm teilgenommen? Early-Access-Mitglieder können unsere neuen Funktionen zuerst nutzen und kommentieren. Lesen Sie darüber und nehmen Sie am Programm teil>>

Alles oben genannte – plus 63 weitere Optimierungen und Verbesserungen! Treten Sie unserer Facebook-Community bei, um Fragen zu stellen, Funktionen anzufordern oder mit anderen TaxDome-Nutzern zu chatten.

Falls Sie es verpasst haben, finden Sie hier eine Zusammenfassung der wichtigsten Funktionen, über die wir in unserem letzten Beitrag berichtet haben.