Maria Kris
5 Min
Wir freuen uns, Ihnen noch vor Beginn der Steuersaison die Verbesserungen dieses Monats vorstellen zu können, damit Sie die arbeitsreiche Zeit so reibungslos wie möglich überstehen. Hier sind die Neuheiten.
Im Einklang mit unserer Vision, alle Aspekte Ihrer Kanzlei in einem Portal zu organisieren, haben wir einen neuen Bereich eingeführt: Dokumente. Dieser neue, globale Bereich enthält alle Dokumente für alle Mandanten in Ihrer Kanzlei. Dieser globale Bereich schließt sich an andere „globale“ Bereiche an: Aufträge, Aufgaben, Rechnungen, Zeiteinträge. Für die Zukunft planen wir, globale Abschnitte für andere Bereiche (Chats, Verträge usw.) hinzuzufügen.
Mit der zunehmenden Digitalisierung des Geschäftslebens wird es notwendig, dass Chats interaktiv werden. Mit dieser Version können Sie nun Bilder und Videos einbetten, und Videos können direkt im In-App-Viewer angesehen werden, ohne dass neue Tabs geöffnet werden müssen. Darüber hinaus können Sie jetzt den gesamten Inhalt der Nachricht in E-Mail-Benachrichtigungen anzeigen lassen, wenn Sie dies wünschen.
Außerdem haben wir die Funktion “ Upload abgeschlossen“ um eine Schaltfläche im Kundenportal erweitert. Diese Funktion ist optional – wenn sie jedoch aktiviert ist, haben Ihre Kunden eine auffällige Schaltfläche “ Upload abgeschlossen“ in ihrem Portal.
Außerdem profitieren Teams von einer neuen Schaltfläche „Zugriff anfordern“, mit der Mitarbeiter leichter auf Teile des Systems zugreifen können, die ihnen nicht zur Verfügung stehen.
Ein kleiner Vorgeschmack: Wir arbeiten an der Integration von SMS in die verfügbaren Kommunikationsmittel. Bleiben Sie dran!
Sehen wir uns diese und viele andere Verbesserungen im Detail an.
📚 Dokumentenmanagement
Globale Dokumente: zentralisiertes und effizientes Dokumentenmanagement
Der spezielle Bereich Dokumente ermöglicht Ihnen den Zugriff auf alle Dokumente für alle Mandanten in Ihrer Kanzlei. Mit einer überarbeiteten Benutzeroberfläche und einer verbesserten Navigation können Sie jetzt schneller und einfacher die benötigten Dateien finden.
Globale Dokumenten-Organisation
- „Zuletzt angesehen“ ist eine brandneue Ansicht, die den Zugriff auf die 100 zuletzt angesehenen/kürzlich hochgeladenen Dateien in allen Mandanten ermöglicht.
- Dokumente ist eine neue Schnittstelle, die es ermöglicht, Dokumente im Kontext eines Mandanten zu betrachten. Ähnlich wie im Windows Explorer oder Mac Finder können Sie in dieser Ansicht zwischen den Kundenprofilen wechseln, ohne die Seite zu verlassen und zum Abschnitt Kunden zu gehen. Außerdem können Sie ganz einfach Dokumente und Ordner hochladen, Ordnervorlagen erstellen und anwenden, Signaturen anfordern und alle anderen Aktionen durchführen.
- Der Papierkorb ist der Papierkorb Ihrer Kanzlei – hier können Sie auf alle gelöschten Dokumente aller Mandanten der letzten 120 Tage zugreifen. Nach 120 Tagen werden die Dokumente automatisch gelöscht. Mehr über das Löschen und Wiederherstellen von Dateien>>
Das Filtern von Dateien nach Kontonamen, Datum oder auf der Grundlage Ihrer Präferenzen ermöglicht es Ihnen, alle Unterschriften, alle Genehmigungen und die jüngsten Aktionen Ihres Unternehmens und Ihrer Kunden innerhalb eines bestimmten Zeitraums für alle Konten zu finden. Wie bei anderen Filtern können Sie Vorlagen erstellen, um schnell auf Ihre bevorzugten Ansichten zuzugreifen.
Ein kleiner Vorgeschmack: Für die Zukunft planen wir, den Bereich Dokumente zu verbessern, indem wir Unterabschnitte für Unterschriften und Genehmigungen hinzufügen, ein neues Tool für Suchvorschläge in die Suchleiste integrieren und vieles mehr.
✉️ Sichere Nachrichten
Mehr interaktive Chats: Bilder und Videos einbetten
Diese Version bringt Verbesserungen für Sichere Nachrichten (Chats), um Ihre Kommunikation noch interaktiver und näher an anderen Messaging-Tools wie WhatsApp und iMessage zu gestalten.
- Unser neuer In-App-Medienbetrachter ermöglicht es Ihrem Unternehmen und Ihren Kunden, alle angehängten Mediendateien, Bilder und Videos, innerhalb des Chat-Threads zu betrachten, so dass Sie sich konzentrieren können und nicht eine neue Registerkarte öffnen müssen.
- Bilder anhängen. Sie können bis zu 10 Bilder in den Formaten .png, .jpg, .jpeg, .gif und .svg anhängen. Wenn Sie Bilder anhängen, können Sie und Ihre Kunden diese drehen und je nach Dateigröße vergrößern oder verkleinern (z. B. Screenshots von Kontoauszügen).
- Videos von YouTube, Loom, Vimeo und Google Drive in Chats einbetten, so dass Kunden sofort und jederzeit darauf zugreifen können (z. B. Videoanleitung für das Onboarding, Überblick über die Steuererklärung, Durchlaufen des Vorauszahlungsprozesses usw.)
- Links umbenennen. Sie konnten schon immer Links zu Chats hinzufügen, aber jetzt können Sie den Text wählen, den der Kunde sieht. Statt langer Links (https://www.google.com/search?q=yesterday+beatles) können Sie sagen: Ich liebe dieses Lied!
Weitere Informationen zum Hinzufügen interaktiver Elemente zu Ihren Chats finden Sie in unserem Hilfe-Center.
Kleiner Vorgeschmack: Die oben genannten Funktionen wurden bisher zu Chats hinzugefügt, aber die Unterstützung von Bildern und Videos wird in TaxDome allgemein implementiert werden (in Vorlagen, E-Mails usw.).
Option zur Anzeige des Nachrichteninhalts in E-Mail-Benachrichtigungen
Zuvor hatten wir diese Möglichkeit zur Verwaltung der Sichtbarkeit von Kundenaufgaben in den entsprechenden Kundenbenachrichtigungen freigegeben. Diese Praxis hat sich als zeitsparend und produktiv erwiesen, da Ihre Kunden sich nicht im Kundenportal anmelden müssen, um zu erfahren, was von ihnen benötigt wird.
Basierend auf dieser Erfahrung führen wir die Option ein, den Inhalt der Nachricht im Textkörper von E-Mails für Firmen, Kunden und Teammitglieder anzuzeigen, um die Geschwindigkeit und Effizienz der Kommunikation zu verbessern. Sie können diese Funktion in den Firmeneinstellungen aktivieren. Für Firmen, die ein höheres Maß an Sicherheit wünschen, ist dies eine optionale Funktion, die Sie auch ausschalten können.
So wird die E-Mail-Benachrichtigung für Ihren Kunden aussehen:
Mehr über die neue Einstellung für E-Mail-Benachrichtigungen erfahren Sie in unserem Blog.
Kleine Vorschau: Die SMS-Kommunikation kommt noch vor der Steuersaison! Sie werden in der Lage sein, Kunden per SMS zu erinnern und zu aktualisieren und Texte manuell und automatisch zu versenden.
👨👩👧👧 Kundenportal
Auffällige Schaltfläche “ Upload abgeschlossen“ hinzugefügt
Viele Firmen kämpfen mit der Frage: „Wie lässt mich mein Kunde wissen, dass er mit dem Hochladen von Dokumenten fertig ist? Während viele Kanzleien Funktionen nutzen, die einen eindeutigen “ Abgeschlossen“-Status haben, wie z. B. Fragebogen (die der Kunde einreichen kann) und Kundenaufgaben (die der Kunde abschließen kann), haben diejenigen, die diese Funktionen nicht nutzen, eher unklare Arbeitsabläufe. Zu Beginn dieses Jahres haben wir Funktionen eingeführt, die dieses Problem angehen sollen, nämlich das Kontrollkästchen „Upload abgeschlossen“, das erscheint, nachdem ein Kunde ein Dokument hochgeladen hat. Tests und Rückmeldungen haben gezeigt, dass dies zwar hilfreich ist, die Unternehmen jedoch eine klarere Lösung wünschten, die jederzeit sichtbar ist, nicht nur nach dem Hochladen.
Mit dieser Version kann auf der Startseite des Kundenportals und im Bereich „Dokumente“ eine eindeutige Schaltfläche „Upload abgeschlossen“ hinzugefügt werden. Wenn diese Schaltfläche gedrückt wird, werden die Mitglieder Ihres Teams, die dem Konto folgen, je nach Ihren Benachrichtigungseinstellungen in Inbox+ und/oder per E-Mail benachrichtigt. Diese Funktion ist optional und kann in Ihren Firmeneinstellungen ein- und ausgeschaltet werden.
Mehr darüber, wie es funktioniert, erfahren Sie in unserem Blog>>
Möglichkeit zum Drucken von Fragebogen
Praktiker können schon seit langem direkt aus TaxDome heraus Fragebogen ausdrucken oder als PDF speichern. Mit dem heutigen Update wird die gleiche Funktionalität in das Mandantenportal eingeführt: Mandanten können jetzt Fragebogen als PDFs ausdrucken und Ausdrucke zum späteren Nachschlagen speichern.
Um mehr über das Drucken von Fragebogen zu erfahren, besuchen Sie bitte unser Hilfe-Center>>
🤓 Team-Management
Schaltfläche “ Zugriff beantragen“ hinzugefügt
Wenn Sie in einer Aufgabe oder Nachricht erwähnt werden, auf die Sie keinen Zugriff haben, können Sie jetzt mit einem Klick auf eine Schaltfläche den Zugriff anfordern. Wenn Sie schon einmal Google Docs verwendet haben, ist diese Funktion sehr ähnlich, wie wenn Sie auf ein Dokument zugreifen, das noch nicht für Sie freigegeben wurde.
Wenn Sie den Zugriff anfordern, wird eine Benachrichtigung an Ihre Teamkollegen gesendet, die den Zugriff gewähren.
Wenn einem Mitarbeiter der Kanzlei Aufgaben zugewiesen wurden, er aber noch keinen Zugriff auf sein Konto hatte, erhielt er bisher eine Fehlermeldung und musste sich an jemanden wenden. Dieser Ablauf wurde neu gestaltet und gestrafft. Die Benachrichtigung über die Gewährung des Zugriffs erfolgt per E-Mail und über Inbox+, so dass Sie den Zugriff mit einem Klick gewähren können.
Mehr über die Beantragung von Zugriff>>
Teamtraining und Zusammenarbeit: Wiki-Seiten verbessert
Die Wiki-Seiten von TaxDome steigern die Produktivität des Teams und sichern die Qualität des Outputs durch die Integration von SOPs (Standardarbeitsanweisungen). Indem Sie alles in ein System integrieren, sparen Sie bis zu 37 Stunden pro Mitarbeiter und Monat.
Mit dem heutigen Update wird die Erstellung einer neuen Wiki-Seite vereinfacht, ohne dass zusätzliche Registerkarten geöffnet werden müssen. Außerdem gibt es jetzt eine Registerkarte „Papierkorb“ in der Wiki-Seiten-Oberfläche, in der Sie alle gelöschten Seiten und relevante Informationen über sie finden können: den Autor (der die Seite erstellt hat), den Titel, wer und wann die Seite entfernt wurde und die Anzahl der Tage, bis die Seite endgültig gelöscht wird. Standardmäßig werden gelöschte Seiten nach 120 Tagen endgültig gelöscht.
Mehr über das Erstellen von Wiki-Seiten>>
💰 Fakturierung und Rechnungsstellung
UX/UI-Verbesserungen
Das Hinzufügen von Dienstleistungen zu Rechnungen ist jetzt dank der Autovervollständigung einfacher; beginnen Sie mit der Eingabe und das Dropdown-Menü zeigt alle Optionen an, die Ihrer Suche entsprechen.
Mehr über die Zahlungsabwicklung in TaxDome>>
Kleiner Vorgeschmack: Wiederkehrende Rechnungen kommen noch vor der Steuersaison und ermöglichen es Ihrer Kanzlei, Zahlungen (CC oder SEPA) zu voreingestellten Zeitplänen zu erhalten!
✍️ E-Signaturen
Widerruf von e-Signaturen: Benachrichtigung des Kunden ist optional
Bisher wurde bei der Widerruf ausstehender Signaturanfragen eine E-Mail-Benachrichtigung an diejenigen gesendet, die das Dokument zuvor elektronisch signiert hatten. Aus dem Feedback der Benutzer ging hervor, dass viele Benutzer es vorzogen, diese E-Mail-Benachrichtigung optional zu haben. Mit dieser Version können Sie nun die E-Mail-Benachrichtigung ein- oder ausschalten.
Erfahren Sie mehr über den Widerruf von Unterschriftenanforderungen in unserem Hilfe-Center>>
🔥 Sonstiges
- Neu: Frühzeitiges Zugangsprogramm: Sie erhalten neue Funktionen als Erster – sehen Sie, wie Sie sich anmelden können
- Neuer TaxDome Akademie-Kurs: Leitfaden zur Rechnungsstellung: Erfahren Sie, wie Unternehmen erfolgreich ihre Forderungen kontrollieren und immer pünktlich bezahlt werden
Alle oben genannten Funktionen und 56 weitere Verbesserungen und Korrekturen! Treten Sie unserer Facebook-Community bei, um Fragen zu stellen, Funktionen anzufordern oder einfach mit Gleichgesinnten zu chatten.
Falls Sie es verpasst haben, finden Sie hier eine Zusammenfassung der wichtigsten Funktionen, die wir in unserem letzten Beitrag vorgestellt haben.
Maria Kris
Maria ist Marketingexpertin bei TaxDome. Da sie sowohl in der kundenspezifischen Software- als auch in der Produktentwicklung tätig war, weiß sie, worauf es den Kunden ankommt und wie sie dem Unternehmen zum Erfolg verhelfen kann. Sie hat Spaß an jeglichen Arten des Schreibens. Wenn sie nicht schreibt, sucht sie nach einer neuen Hypothese, die sie überprüfen kann.
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