Maria Kris
5 Min.
Siamo felici di presentare le novità di questo mese prima dell’inizio della stagione fiscale, per aiutarvi ad affrontare nel modo più agevole possibile la prossima stagione piena di impegni. Ecco le novità.
In linea con la nostra visione di organizzare ogni aspetto dello studio in un unico portale, abbiamo introdotto una nuova sezione: Documenti. Questa nuova sezione contiene tutti i documenti di tutti i clienti dello studio. Questa sezione globale si aggiunge ad altre sezioni “globali”: lavori, attività, fatture, registri orari. In futuro, prevediamo di aggiungere sezioni globali per altre aree (chat, contratti, ecc.).
Con l’aumento del business digitale, diventa necessario rendere interattive le chat. Con questa versione, è ora possibile incorporare immagini e video, e i video possono essere visualizzati direttamente nel visualizzatore in-app senza aprire nuove schede. Inoltre, è possibile scegliere di mostrare l’intero contenuto del messaggio nelle notifiche email, se lo si desidera.
Abbiamo anche aggiornato la funzionalità “Caricamento completato” per includere un pulsante nel portale clienti. Questa funzione è facoltativa, ma se attivata, i vostri clienti avranno un pulsante “Caricamento completato” ben visibile nel loro portale.
Inoltre, i team beneficiano di un nuovo pulsante “Richiedi accesso”, che consente al personale di accedere più facilmente a parti del sistema a loro non disponibili.
Anticipazione: Stiamo lavorando per integrare gli SMS nella suite di strumenti di comunicazione disponibili. Restate sintonizzati!
📚 Gestione dei documenti
Documenti globali: una gestione dei documenti più centralizzata ed efficiente
La sezione dedicata ai Documenti consente di accedere a tutti i documenti di tutti i clienti dello studio. Grazie a un’interfaccia rinnovata e a una navigazione migliorata, ora è possibile trovare i file necessari in modo più semplice e veloce.
Organizzazione globale dei documenti
- Recenti è una nuovissima schermata creata per accedere ai 100 file visualizzati/caricati più di recente, per tutti i clienti.
- Documenti è una nuova interfaccia creata per consultare i documenti di un cliente. Simile a Windows Explorer o Mac Finder, questa schermata consente di passare da un profilo all’altro del cliente senza dover lasciare la pagina e andare alla sezione Clienti. Inoltre, è possibile caricare facilmente documenti e cartelle, creare e applicare modelli di cartelle, richiedere firme e tutte le altre azioni.
- Il Cestino è il cestino del vostro studio: potete accedere a tutti i documenti cancellati da tutti i clienti negli ultimi 120 giorni. Dopo 120 giorni, i documenti vengono eliminati automaticamente. Ulteriori informazioni sull’eliminazione e il ripristino dei file>>.
Filtrare i file in base al nome dell’account, alla data o alle proprie preferenze consente di trovare tutte le firme, tutte le approvazioni e le azioni recenti dello studio e dei clienti in un determinato periodo di tempo per tutti gli account. Come per altri filtri, è possibile creare modelli per accedere rapidamente alle schermate preferite.
Anticipazione: in futuro, abbiamo in programma di migliorare la sezione Documenti aggiungendo le sottosezioni Firma e Approvazioni, implementando un nuovo strumento di “suggerimento di ricerca” nella barra di ricerca e altro ancora.
✉️ Messaggi sicuri
Chat più interattive: inserimento di immagini e video
Questa versione apporta miglioramenti ai Messaggi sicuri (Chat), per rendere la comunicazione ancora più interattiva e vicina ad altri strumenti di messaggistica come WhatsApp e iMessage.
- Il nostro nuovo visualizzatore di file multimediali in-app consente al vostro studio e ai vostri clienti di guardare tutti i file multimediali allegati, immagini e video, all’interno dei thread di chat, permettendovi di concentrarvi e di non aprire una nuova scheda.
- Allegare immagini: è possibile allegare fino a 10 immagini nei formati .png, .jpg, .jpeg, .gif e .svg. Una volta allegate, l’utente e i clienti possono ruotarle e ingrandirle o rimpicciolirle a seconda delle dimensioni del file (ad esempio, screenshot di estratti conto).
- Incorporare video da YouTube, Loom, Vimeo e Google Drive nelle chat, in modo che i clienti possano accedervi immediatamente e in qualsiasi momento successivo (ad esempio, una guida video per l’onboarding, una panoramica sulla dichiarazione dei redditi, una guida al processo di pagamento anticipato, ecc.)
- Rinominare i link: è sempre stato possibile aggiungere link alle chat, ma ora è possibile scegliere il testo che il cliente vedrà. Invece di link lunghi (https://www.google.com/search?q=yesterday+beatles), potete dire Mi piace questa canzone!.
Per maggiori dettagli sull’aggiunta di elementi interattivi nelle vostre chat, consultate il nostro Centro assistenza.
Anticipazione: Le funzioni sopracitate sono state aggiunte finora alle chat, ma il supporto per immagini e video sarà aggiunto universalmente in TaxDome (nei modelli, nelle email, ecc.).
Possibilità di mostrare il contenuto del messaggio nelle notifiche email
In precedenza, abbiamo dato la possibilità di controllare la visibilità delle attività dei clienti nelle relative notifiche. Questa pratica si è dimostrata produttiva e di far risparmiare tempo, in quanto i clienti non devono accedere al portale clienti per sapere che cosa è loro richiesto.
Sulla base di questa esperienza, stiamo introducendo la possibilità di controllare la visualizzazione del contenuto del messaggio nel corpo dell’email per gli studi, i clienti e i membri del team,in modo da migliorare la velocità e l’efficienza della comunicazione. È possibile attivare la funzionalità nelle Impostazioni dello studio. Per gli studi che desiderano mantenere un livello di sicurezza più elevato, si tratta di una funzione opzionale che si può scegliere di mantenere disattivata.
Ecco come apparirà la notifica via email al cliente:
Maggiori informazioni sulle nuove impostazioni per le notifiche email sul nostro blog.
Anticipazione: la comunicazione via SMS è in arrivo prima della stagione fiscale! Potrete ricordare e aggiornare i clienti via SMS e inviare messaggi manualmente e automaticamente.
👨👩👧👧 Portale clienti
Aggiunto il pulsante “Caricamento completato”
Molti studi si chiedono: “Come fa il mio cliente a dirmi che ha finito di caricare i documenti”? Mentre molti studi utilizzano funzioni che hanno un chiaro stato di “completamento”, come i questionari (che il cliente può inviare) e le attività del cliente (che il cliente può completare), quelli che non utilizzano queste funzioni hanno flussi di lavoro più ambigui. All’inizio di quest’anno abbiamo introdotto delle funzioni volte a risolvere questo problema, in particolare la casella “Caricamento completato” che appare dopo che il cliente ha caricato un documento. I test e i feedback hanno dimostrato che, pur essendo utile, gli studi cercavano una soluzione più chiara che fosse visibile in ogni momento, non solo dopo il caricamento.
Con questa versione, è possibile aggiungere un visibile pulsante “Caricamento completato” alla home page del portale clienti e alla sezione Documenti. Quando si clicca sul pulsante, i membri del team che seguono l’account ricevono una notifica nella Inbox+ e/o via email, a seconda delle impostazioni di notifica. Questa funzione è opzionale e può essere attivata/disattivata nelle impostazioni dello studio.
Per saperne di più su come funziona, date un’occhiata al nostro blog>>
Possibilità di stampare i questionari
Da tempo i professionisti possono stampare i questionari o salvarli in formato PDF direttamente da TaxDome. Con l’aggiornamento di oggi, la stessa funzionalità è stata introdotta nel portale clienti: adesso i clienti possono stampare i questionari in PDF e salvare copie cartacee per riferimenti futuri.
🤓 Gestione del team
Aggiunto il pulsante di richiesta di accesso
Se venite menzionati in un’attività o in un messaggio a cui non avete accesso, ora potete richiedere l’accesso con un clic. Se avete già usato Google Docs, questa funzionalità è molto simile a quella che si ha quando si accede a un documento che non è ancora stato condiviso con voi.
Quando richiedete l’accesso, viene inviata una notifica ai vostri colleghi per concedere l’accesso.
In precedenza, quando a un dipendente dello studio venivano assegnate delle attività senza che avesse l’accesso all’account, riceveva un messaggio di errore e doveva contattare qualcuno. Questo flusso è stato ridisegnato e semplificato, la notifica di concessione dell’accesso arriverà tramite email e Inbox+, consentendo di concedere l’accesso con un solo clic.
Per saperne di più sulla richiesta di accesso>>
Formazione e collaborazione dei team: Pagine Wiki migliorate
Le pagine Wiki di TaxDome aumentano la produttività del team e garantiscono un risultato di qualità grazie all’integrazione delle SOP (procedure operative standard). Grazie al fatto di avere tutto integrato in un unico sistema, è possibile risparmiare fino a 37 ore al mese per dipendente.
L’aggiornamento di oggi semplifica il processo di creazione di una nuova pagina Wiki senza aprire altre schede. Inoltre, nell’interfaccia delle Pagine Wiki è ora disponibile una scheda Cestino in cui è possibile trovare tutte le Pagine eliminate e le relative informazioni: l’autore (chi ha creato la pagina), il titolo, chi e quando è stato rimosso, il numero di giorni che mancano alla cancellazione definitiva della pagina. Per impostazione predefinita, le Pagine eliminate vengono cancellate definitivamente dopo 120 giorni.
Per saperne di più sulla creazione delle pagine Wiki>>
💰 Fatturazione
Miglioramenti UX/UI
Ora è più facile aggiungere servizi alle fatture grazie al completamento automatico; iniziate a digitare e il menù a tendina mostrerà tutte le opzioni che corrispondono alla vostra ricerca.
Ulteriori informazioni sull’elaborazione dei pagamenti in TaxDome>>
Anticipazione: Le fatture ricorrenti sono in arrivo prima della stagione fiscale, consentendo al vostro studio di ricevere pagamenti (CC o ACH) a scadenze predefinite!
✍️ Firme elettroniche
Annullamento delle firme elettroniche: la notifica al cliente diventa facoltativa
In precedenza, quando si annullavano le richieste di firma in sospeso, veniva inviata una notifica via email a coloro che avevano precedentemente firmato il documento elettronicamente. Il feedback degli utenti suggeriva che molti preferivano che la notifica via email fosse facoltativa. Con questa versione, è ora possibile attivare o disattivare la notifica via email.
🔥 Altro
- Novità – Programma di accesso anticipato: siate i primi a ricevere le nuove funzionalità – scoprite come iscrivervi
- Nuovo corso della TaxDome Academy: Guida alla fatturazione, per scoprire come gli studi possono ridurre gli A/R e a farsi pagare sempre in tempo.
Tutto questo, più altre 56 modifiche e correzioni! Unitevi alla nostra Facebook Community per fare domande, richiedere funzionalità o semplicemente chiacchierare con i vostri colleghi.
Nel caso in cui ve lo siate perso, ecco un riepilogo delle principali funzionalità che abbiamo trattato nel nostro precedente post.
Maria Kris
Maria è un Marketer di TaxDome. Avendo lavorato sia nel software personalizzato che nello sviluppo di prodotti, sa cosa interessa ai clienti e come aiutare le aziende ad avere successo. Ama tutti i tipi di scrittura. Quando non scrive, è alla ricerca di una nuova ipotesi da testare.
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