16 02 2021 / Gestión de Documentos

Empresas Digitales: todo lo que debería saber acerca de las firmas electrónicas

Empresas Digitales: todo lo que debería saber acerca de las firmas electrónicas

Cada declaración de renta debe ser firmada, y con más de 150 millones de declaraciones independientes previstas por el IRS esta temporada fiscal, es difícil imaginarse la cantidad de papeleo que esto involucra. Afortunadamente, la mayoría de los declarantes optan por presentar sus declaraciones digitalmente. Para presentar una declaración digital correctamente, debe estar firmada digitalmente. Ahí es donde entran en juego las firmas electrónicas reconocidas jurídicamente. 

Empresas fiscales que ofrecen servicios de preparación y declaración de renta a contribuyentes también necesitan firmas electrónicas para poder presentar las declaraciones. Navegar el mundo de las declaraciones con firmas electrónicas le puede parecer agobiante aun a los mejores asesores fiscales. Esto se debe principalmente a que los contribuyentes que presentan sus propias declaraciones tienen una serie de requerimientos para firmar, mientras que los asesores fiscales tienen otros distintos.

En este artículo compartiremos perspectivas expertas acerca de los beneficios de las declaraciones firmadas digitalmente, cómo las empresas fiscales pueden hacer el cambio a firmas electrónicas, y cómo volverse 100% digital utilizando TaxDome– una simple solución inclusiva que ofrece firmas electrónicas ilimitadas.

Beneficios de las declaraciones de renta firmadas digitalmente

Las empresas fiscales manejan muchos documentos y acuerdos que deben ser firmados. Con las firmas electrónicas puede disfrutar de una manera simple y más conveniente de firmar y autorizar documentos a lo largo de todos sus procesos de trabajo. La buena noticia es que además se pueden pedir firmas electrónicas a más de un cliente en un documento, y hasta agregar firmas de autenticación basada en conocimiento (KBA) para optimizar la seguridad.

Las firmas electrónicas han facilitado el proceso de firmar documentos para ambos asesores fiscales y contribuyentes desde donde estén, al implementar software digital. Esto hace que el proceso se vuelva más simple, rápido y directo. Pero yendo más lejos, cuáles son los beneficios que le brindan las declaraciones firmadas digitalmente a los asesores fiscales?

  • Ahorra su valioso tiempo- Con las firmas electrónicas, puede acelerar el tiempo de entrega de documentos importantes como declaraciones y contratos en su empresa fiscal. Ya no tocará imprimir, escanear, cargar documentos y esperar ansiosamente a que sus clientes los firmen y los devuelvan. Así podrá ahorrar su valioso tiempo y notará grandes mejoras en su eficiencia.
  • Conduce a tomar decisiones más rápidamente- Las declaraciones firmadas digitalmente hacen que sea más rápido y sencillo tomar decisiones y avanzar con el proceso de preparación de impuestos. Las firmas electrónicas agilizan los trámites involucrados en el proceso de aprobación. Al poder usted y sus clientes firmar declaraciones electrónicamente, se vuelve mucho más rápido tomar decisiones y recibir aprobaciones sobre sus productos finales. 
  • Reduce los costos- Firmar declaraciones de renta digitalmente es mucho más rentable para su empresa y sus clientes. Ahorrará en papel, embalajes y envíos, y además podrá reducir el uso de papel e implementar un proceso de preparación y aprobación de declaraciones mucho más eficiente.
  • Asegura el flujo de documentos- Un pequeño error tal como una firma pendiente puede retrasar toda la entrega del servicio cuando se trata de preparar y presentar declaraciones de clientes. Al ofrecerles a sus clientes la opción de firmar documentos digitalmente, puede asegurar el flujo de documentos y eliminar errores evitables. Además puede disfrutar del control total sobre el flujo de documentos con riesgos minimizados.
  • Legalmente vinculante- El IRS reconoce las firmas electrónicas como legalmente vinculantes- lea más acerca del proceso de autorización de firmas electrónicas de la IRS. Así que en vez de lidiar con una cantidad de papeleo, adoptar las firmas electrónicas en sus declaraciones de renta es la mejor opción. Mientras utilice una solución de firmas electrónicas que cumpla con los requisitos del IRS, puede estar seguro de que sus documentos serán reconocidos y legalmente vinculantes.
  • Ganancia para todos: sus clientes y su empresa- Usar firmas electrónicas simplifica el flujo de envío y devolución de documentos que implica el papeleo físico de servicios fiscales. El mismo IRS promueve fuertemente que los contribuyentes presenten sus declaraciones digitalmente para recibir reembolsos más rápido. Al aceptar el uso de firmas electrónicas en su empresa, usted y sus clientes disfrutarán de un proceso de preparación y presentación de impuestos más sencillo y más conveniente.

Volverse 100% digital- Cómo las empresas pueden usar las firmas electrónicas

Volverse digital reducirá drásticamente sus tareas administrativas. Para comenzar, consiga un software de gestión como TaxDome que ofrezca la función de firmar documentos digitalmente. Para hacer el proceso de firma electrónica simple y directo, asegúrese que su software de gestión le permita:

  • Cargar documentos al perfil de los clientes
  • Pedir firmas electrónicas de clientes
  • Agregar varios signatarios
  • Indicar dónde deben firmar los clientes
  • Enviar documentos por firmar facilmente
  • Recordarle a los clientes que deben firmar un documento
  • Agregar autorización basada en conocimiento (KBA) para comprobar la identidad de los contribuyentes
  • Ver quién ha firmado documentos o quién se ha negado
  • Ver que cuentas de cliente tienen firmas pendientes
  • Descargar documentos una vez el cliente ha firmado

Estados americanos que aceptan declaraciones de renta firmadas digitalmente

Es fundamental entender cuáles estados aceptan declaraciones de renta firmadas digitalmente y cuáles no requieren firmas o declaraciones, para poder comunicarle la información correcta a sus clientes acerca de la nueva función de firmas electrónicas en su software de gestión. 

Estados que aceptan las firmas electrónicas  Estados sin documento de firma requerido Estados sin declaraciones de renta individuales
= Connecticut Alaska
Arizona Hawaii Florida
Arkansas Idaho Nevada
California Kansas South Dakota
Colorado Maine Washington
Delaware Minnesota Wyoming
District of Columbia Montana  
Georgia Nebraska  
Illinois New Hampshire  
Indiana North Carolina  
Iowa North Dakota  
Kentucky Ohio  
Louisiana* Rhode Island  
Maryland Tennessee  
Massachusetts Texas  
Michigan Utah  
Mississippi Wisconsin  
Missouri    
New Jersey    
New Mexico    
New York    
Oklahoma    
Oregon    
Pennsylvania    
South Carolina    
Vermont    
Virginia    
West Virginia*    
* Estados con condiciones especiales

  • Louisiana. No se permite para declaraciones de no-residentes o cuando se declara como estatal
  • West Virginia. No se permite cuando se declara como estatal

Países que han legalizado las firmas electrónicas

  • Brazil
  • Chile
  • Colombia
  • France
  • Germany
  • Italy
  • Israel
  • Japan
  • Mexico
  • Netherlands
  • Peru
  • Portugal
  • Spain 
  • United Kingdom 

Vea la lista completa de países donde las firmas electrónicas son legales

Cómo incorporar las firmas electrónicas en su empresa

Las firmas electrónicas le ahorrarán tiempo a su empresa y le darán a sus clientes una manera eficiente para firmar documentos como declaraciones de renta desde cualquier dispositivo. Aunque hay muchas aplicaciones y programas de firmas electrónicas independientes, depender de ellas puede ser inconveniente para su empresa.

Usar una aplicación para cada función no solo será frustrante para sus clientes sino también innecesariamente intensivo en recursos para usted. Para asegurar procesos continuos en la gestión de su empresa, debería elegir en vez una solución todo en uno que le permita manejar todo, desde la incorporación de clientes hasta pedidos de documentos y firmas electrónicas. Aquí es donde un software de gestión confiable como TaxDome hace la diferencia. 

Si está buscando una manera simple de incorporar las firmas electrónicas en su empresa, la función de firmas electrónicas de TaxDome podría ser la mejor solución en el mercado.

  • TaxDome ofrece firmas electrónicas ilimitadas con una funcionalidad sencilla
  • Cumple y supera las medidas de seguridad de ESIGN Act & UETA
  • TaxDome ofrece KBA asegurando que su empresa de fiscal cumpla con los estrictos requisitos del IRS para las firmas electrónicas
  • TaxDome ofrece KBA a un costo por debajo del estándar del sector (1$ vs 3$ por firma)
  • Las firmas electrónicas de TaxDome son legales y vinculantes
  • TaxDome cumple y supera las medidas de seguridad de la Ley eIDAS
  • TaxDome ofrece la experiencia de usuario que su negocio exige y sus clientes necesitan, todo en un solo lugar
  • TaxDome le permite gestionar las firmas electrónicas dentro de las cuentas de los clientes
  • TaxDome ofrece múltiples funciones, incluyendo recordatorios automáticos, múltiples signatarios, visualización en tiempo real del flujo de trabajo y mucho más

Izquierda: la empresa revisa los estados de los documentos del cliente. Derecha: el cliente firma el documento

Empezar a trabajar con TaxDome

Las firmas electrónicas han impactado drásticamente la manera en la cual empresas fiscales autentican declaraciones de renta y otros documentos importantes de clientes. Ahora sus clientes y usted podrán firmar documentos con facilidad usando la función de firmas electrónicas incorporada en el portal de TaxDome.

Lisa Chaud

Lisa Chaud

Lisa es mercadóloga en TaxDome. Con experiencia en B2B (negocio a negocio) y mercadeo electrónico, Lisa es una apasionada de la investigación de mercadeo y de compartir su visión con la comunidad. En su tiempo libre, prefiere hacer diferentes tipos de deportes.

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