Tipps für das Onboarding Ihrer neuen Mitarbeiter

Es gibt nichts Erfreulicheres als Unternehmenswachstum, aber es ist auch mit mehr Verantwortung verbunden. Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter in der Buchhaltung kann für Unternehmen ohne Schulungsprotokolle und -systeme eine entmutigende Aufgabe sein. Die Entwicklung eines detaillierten Onboarding-Plans für neue Mitarbeiter ist ein garantierter Weg, um Ihre Mitarbeiter und Ihr Unternehmen für den Erfolg zu rüsten. 

In diesem Artikel werden wir Tipps zum Onboarding und die Vorteile eines effektiven Schulungsprotokolls erläutern.

Die Vorteile eines Musters für einen Onboarding-Plan für neue Mitarbeiter

Einer der Hauptgründe für das Onboarding neuer Mitarbeiter besteht darin, dass sich alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens auf die gleiche Seite stellen. Wenn alle Mitarbeiter dieselbe Schulung durchlaufen, haben sie ein besseres Verständnis für die Arbeitsweise des Unternehmens und die Aufgaben, die sie in ihrer Rolle erfüllen sollen. 

Viele Menschen, die eine neue Stelle antreten, sind nervös und haben Schwierigkeiten, sich einzugewöhnen, wenn es keinen Onboarding-Plan gibt. Ein Onboarding-Prozess ist notwendig, um sie zu beruhigen und sie in das Unternehmen zu integrieren.  

Das ultimative Ziel des Onboarding ist es, Ihre neuen Mitarbeiter effizient einzugliedern, damit sie schnell zu wichtigen Schlüsselfiguren in der Firma werden können, um Ihr Unternehmen zu unterstützen. 

In-Office vs. Remote-Onboarding: Was Sie wissen müssen 

Der Onboarding-Prozess unterscheidet sich je nach Unternehmen, je nachdem, ob der Mitarbeiter im Büro, in einem kombinierten System oder aus der Ferne arbeiten soll. Ihr Onboarding-Plan muss die richtige Arbeitsumgebung für Ihre Mitarbeiter berücksichtigen. 

Wenn Sie zum Beispiel neue Mitarbeiter in der Buchhaltung einarbeiten, müssen Sie höchstwahrscheinlich einen Computer, ein Telefon, eine E-Mail usw. für die Mitarbeiter einrichten, die im Büro arbeiten. Da sie im Büro arbeiten werden, können Sie sich mehr auf die technische Seite der Einarbeitung konzentrieren und sicherstellen, dass alle Systeme betriebsbereit sind, damit sie mit der Arbeit beginnen können.

Für das Onboarding neuer Mitarbeiter in der Remote-Buchhaltung sollten Sie sich eher auf die Erstellung eines Leitfadens konzentrieren, der die am häufigsten gestellten Fragen beantwortet. Da der Mitarbeiter nicht im Büro ist, ist es nicht so einfach, mit ihm zu kommunizieren, und ein FAQ-Buch ist eine gute Möglichkeit, um sicherzustellen, dass alle seine Fragen beantwortet werden.

Wenn sie ihre eigenen Geräte verwenden, sollten Sie auch eine Liste der Kommunikationstechnologien zusammenstellen, die Ihr Team nutzt, z. B. Slack und Zoom, und sicherstellen, dass Ihre neuen Angestellten die richtigen Anwendungen heruntergeladen haben, um von zu Hause aus zu arbeiten. 

Wie Sie Ihren Onboarding-Leitfaden zusammenstellen

Wenn Ihr Unternehmen gerade neue Mitarbeiter einstellt, ist es an der Zeit, Ihre internen und externen Prozesse zu standardisieren und einen Onboarding-Leitfaden zu erstellen. Der Einarbeitungsleitfaden kann in vielen Formaten erstellt werden, z. B. als Checkliste, Broschüre, Schritt-für-Schritt-Anleitung, Online-Vorlage usw. 

Viele Unternehmen neigen dazu, eine Checkliste für neue Mitarbeiter zu erstellen, in der alle Aufgaben aufgeführt sind, die Ihr neuer Mitarbeiter an seinem ersten Tag oder in seiner ersten Woche erledigen muss. Eine leicht zu befolgende Liste wird Ihren neuen Mitarbeitern helfen, sich an ihr neues Arbeitsumfeld anzupassen. 

Onboarding-Pakete gibt es in der Regel in mehreren Stufen. Sie können die Checkliste beispielsweise so filtern, dass eine Pre-Onboarding-Phase entsteht, die vor dem Arbeitsantritt des Mitarbeiters stattfindet. In dieser Phase muss der Mitarbeiter möglicherweise Dokumente unterschreiben, das Handbuch lesen usw. 

Die zweite Phase ist die Orientierungsphase, d. h. die Phase, in der der Mitarbeiter seine Arbeit im Unternehmen aufnimmt. In dieser Phase können Sie dem Mitarbeiter eine Liste mit Maßnahmen zur Eingewöhnung an die Hand geben, z.B. das Kennenlernen von Teammitgliedern und die Einbindung in das technische System des Unternehmens. 

Was Sie über das Onboarding neuer Mitarbeiter wissen sollten

Sobald Sie als Firmeninhaber einen Musterplan für das Onboarding neuer Mitarbeiter erstellt haben, sollten Sie weitere Dinge beachten, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen auf die Aufnahme der neuen Mitarbeiter vorbereitet ist.

1. Einrichten des Arbeitsplatzes. Vergewissern Sie sich vor der Ankunft Ihres neuen Mitarbeiters, dass sein Arbeitsplatz vollständig eingerichtet ist. Das bedeutet, dass alle Computer, Geräte, Materialien usw. auf dem Schreibtisch vorhanden sein sollten. E-Mail-Konten und Telefonanschlüsse müssen bereits angeschlossen sein, damit der neue Mitarbeiter nicht den ersten Tag damit verbringt, sich mit der Einrichtung von Konten herumzuschlagen.

2. Bereiten Sie die Einarbeitungsunterlagen vor. Es ist an der Zeit, die Unterlagen für Ihren neuen Mitarbeiter vorzubereiten! Vom Begrüßungsschreiben über Stellenbeschreibungen und Organigramme bis hin zu den wichtigsten Ansprechpartnern – stellen Sie sicher, dass Ihr neuer Mitarbeiter seine Rolle und die Erwartungen, die an ihn gestellt werden, genau kennt. Mit TaxDome können Sie einem neuen Mitarbeiter mit Hilfe der Checklistenfunktionen eine Aufgabe zuweisen und den Fortschritt live überprüfen, um sicherzustellen, dass er auf dem richtigen Weg ist!  

3. Beauftragen Sie einen bestehenden Mitarbeiter mit der Eingewöhnung. Einer der unangenehmsten Aspekte beim Antritt einer neuen Stelle ist die Arbeit mit Fremden. Um Ihrem neuen Mitarbeiter die Eingewöhnung zu erleichtern, sollten Sie ihm einen bestehenden Mitarbeiter oder Mentor zuweisen, der ihm alles zeigt und ihm hilft, sich einzuleben. Auf diese Weise können sich die Kollegen kennenlernen.  

4. Erstellen Sie Aufgabenvorlagen für neu eingestellte Mitarbeiter. Die erste Woche an einem neuen Arbeitsplatz kann für jeden entmutigend sein. Um Ihrem neuen Mitarbeiter die Eingewöhnung zu erleichtern, stellen Sie ihm eine Checkliste zur Verfügung, die er in seiner ersten Arbeitswoche abarbeiten muss. Diese Checkliste kann eine Liste von Dokumenten enthalten, die sie lesen und unterschreiben müssen, z. B. NDAs, Verträge, Steuerformulare, Angaben zur Rentenversicherung und vieles mehr. Viele Arbeitgeber lassen ihre Mitarbeiter Formulare ausfüllen, in denen sie Angaben zu ihrer Person und ihren Interessen machen, denn so lernt der Arbeitgeber seinen neuen Mitarbeiter auf einer persönlicheren Ebene kennen. 

5. Überwachen Sie ganz einfach die Fortschritte Ihres neuen Mitarbeiters. Mit TaxDome können Vorgesetzte die Kunden und Aufträge, die sie neuen Mitarbeitern zuweisen, verfolgen und werden über alle Änderungen informiert. So können Sie sich vergewissern, dass Ihr neuer Mitarbeiter sich an die neuen Gegebenheiten anpasst und sich an die Aufgaben hält, ohne dass Sie Fragen stellen müssen. 

Machen Sie den Onboarding-Prozess einfach und effektiv

Die Aufnahme einer neuen Tätigkeit kann eine aufregende und entmutigende Aufgabe sein. Mit TaxDome sind Sie und Ihre Mitarbeiter dank des gemeinsamen Posteingangs, der Teamkommunikation und der standardisierten Prozesse immer auf dem gleichen Stand.

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