Updates für elektronische Signaturen: Höhere Effizienz mit Signatur-Reihenfolge & Vorlagenbibliothek

Ende 2021 wurden Unterschriftsvorlagen herausgebracht, um jedem Unternehmen Tools zur Verfügung zu stellen, mit denen sie Standarddokumente kennzeichnen können – z.B. Steuererklärungen, Lohnabrechnungen – einmalig und bei allen zukünftigen Kundeninteraktionen. Ziel ist es, den manuellen Arbeitsaufwand zu reduzieren und Ihnen und Ihrem Team die Möglichkeit zu geben, sich auf hochwertige Arbeit zu konzentrieren und Ihr Unternehmen auszubauen.  

Obwohl die Vorlagen den manuellen Arbeitsaufwand um mehr als 33 Stunden reduzierten (ausgehend von 1000 zu signierenden Dokumenten), gab es noch Raum für Verbesserungen. Nachdem eine Vorlage angewandt wurde, musste noch immer angegeben werden, welche Felder für welchen Unterzeichner bestimmt sind.

Neue Einstellung: Signatur-Reihenfolge

Wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu können, dass die heutige Version erleichtert den Ablauf. Sie können jetzt in Kundenkonten eine Unterschriftspriorität festlegen – dies steuert die Reihenfolge, in der die Unterschriftsfelder der einzelnen Unterzeichner ausgefüllt werden (Beispiel: Die Signatur des Hauptsteuerpflichtigen wird vor der des Ehepartners platziert). Sobald die Signaturvorlage angewendet wird, werden die Signaturfelder im gesamten Dokument in der gewünschten Reihenfolge eingefügt, wobei die Initialen und E-Mail-Adressen der Unterzeichner automatisch aus den Kontodaten abgerufen werden.

Standardmäßig entspricht die Reihenfolge der Unterzeichner der Reihenfolge, in der die verknüpften Kontakte in jedem Konto erscheinen. Um die Reihenfolge der Unterzeichner zu ändern, klicken Sie auf „Signatur-Reihenfolge“ – Sie können die Reihenfolge durch Ziehen und Ablegen nach Belieben ändern.

Bei der Anwendung einer Vorlage während einer Signaturanforderung oder bei der Bearbeitung der Vorlage entspricht die Reihenfolge der Signaturen der von Ihnen voreingestellten Reihenfolge. Außerdem wurde die Benutzeroberfläche so verbessert, dass die Unterschriften der Firmenmitglieder am Ende der Liste „Unterzeichner auswählen“ stehen.

Vorlagenbibliothek für allgemeine Formulare

Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, haben wir Vorlagen für häufig verwendete Formulare (Einkommensteuererklärung, Lohnabrechnung) hinzugefügt, die über die Schaltfläche “Aus Bibliothek kopieren” zugänglich sind. Zur Erinnerung: TaxDome hat Vorlagen für Aufgaben, E-Mails, Fragebogen, Verträge, Nachrichten, Rechnungen, Pipelines und Aufträge. Wenn es häufig verwendete Formulare gibt, die Sie hinzufügen möchten, lassen Sie es uns bitte wissen.

Erfahren Sie mehr über die Erstellung von E-Signaturen in unserem Hilfe-Center

Was kommt als Nächstes?

Wir planen, den Prozess der Signatur für Ihre Kunden zu verbessern. Wir planen, die Möglichkeit hinzuzufügen, ihre Signatur zu erstellen, zu speichern und in Zukunft wiederzuverwenden. 

Wenn Sie Vorschläge zur Verbesserung des Ablaufs der elektronischen Unterschriften haben, lassen Sie es uns einfach im Feature Request Board wissen!