Was ist ein Steuerkanzlei-Workflow? Ultimativer Leitfaden mit Beispielen

Wenn sich Ihr Arbeitsaufkommen erhöht, sollten Sie auf eine strukturierte Organisation setzen, um weiterhin effizient arbeiten zu können. Selbstverständlich variiert die Organisation je nach Zielen und Anforderungen von Kanzlei zu Kanzlei. Für Steuerberater ist es jedoch von entscheidender Bedeutung, Struktur beizubehalten, um Kommunikation, Marketing, Wachstum sowie die eigentliche Steuerberatung optimal in Einklang zu bringen. Hierbei spielt ein effizienter Workflow in der Steuerkanzlei eine zentrale Rolle. 

Was ist ein Steuerberatungs-Workflow?

Ein Steuerkanzlei-Workflow definiert die notwendigen Schritte zur Durchführung eines bestimmten Prozesses. Er dient als strukturelles Hilfsmittel, das Sie vom Beginn einer Aufgabe bis zu ihrem erfolgreichen Abschluss begleitet.

Für Buchhalter helfen standardisierte Workflows, monatliche Prozesse zu optimieren. Sie reichen von der Erfassung der monatlichen Buchungen bis hin zum Abschluss und der Abstimmung dieser Buchungen. Ein gut durchdachter Workflow sorgt hier für eine klare, nachvollziehbare Struktur.

Für Steuerberater umfasst ein Workflow typischerweise das Sammeln von Belegen zu Einnahmen und Ausgaben, das Erstellen und Überprüfen von Steuererklärungen, die Prüfung und Freigabe durch Mandanten, die fristgerechte Einreichung der Steuererklärung sowie die Abwicklung der Zahlung für erbrachte Dienstleistungen. 

Die Bedeutung des Workflow-Managements in einer Steuerkanzlei

Die Arbeitsabläufe in Steuerkanzleien variieren je nach den angebotenen Dienstleistungen, doch die Bedeutung eines strukturierten und effizienten Prozesses ist unumstritten. Die Implementierung eines gut organisierten Arbeitsablaufs bringt Steuerkanzleien jeder Größe folgende Vorteile:

Sehen wir uns diese Vorteile einmal genauer an.

• Effizienzsteigerung: Ein klar definierter Arbeitsablauf minimiert den Zeit- und Arbeitsaufwand bei der Aufgabenerledigung. Durch die genaue Festlegung, wer welche Aufgabe zu welchem Zeitpunkt übernimmt, können Sie unnötige Doppelarbeit vermeiden und Ihre Arbeitsprozesse beschleunigen.  
• Verbesserte Genauigkeit: Strukturierte Arbeitsprozesse reduzieren die Fehlerquote, da jeder Schritt darauf ausgelegt ist, Fehler frühzeitig zu erkennen und zu beheben. Diese Genauigkeit ist entscheidend für die Einhaltung von Vorschriften und den Aufbau langfristigen Vertrauens bei Ihren Mandanten.  
• Persönliche Verantwortung: Durch klar definierte Arbeitsabläufe werden Aufgaben eindeutig einzelnen Mitarbeitern zugewiesen. Dies stärkt das Verantwortungsbewusstsein, da jedes Mitglied seine Rolle versteht und weiß, welchen Einfluss seine Arbeit auf den Gesamterfolg hat.  
• Höhere Mandantenzufriedenheit: Effiziente und fehlerfreie Prozesse führen zu schnelleren Ergebnissen, was die Zufriedenheit der Mandanten deutlich erhöht.  
• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Ein gut organisierter Arbeitsablauf beinhaltet regelmäßige Compliance-Kontrollen an entscheidenden Punkten, um sicherzustellen, dass alle Berichte und Steuererklärungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Dies hilft, gesetzliche Verstöße zu vermeiden und stärkt den Ruf Ihrer Kanzlei als verlässlicher und regelkonformer Partner.  
• Kontinuierliche Verbesserung: Mit dem Effizienz-Wachstum Ihrer Kanzlei entwickeln sich auch die Arbeitsabläufe weiter. Diese Anpassungen sind unerlässlich, um die Wirksamkeit der Prozesse kontinuierlich zu überprüfen und Potenziale für Effizienzsteigerungen zu identifizieren. 

Zentrale Aspekte eines effektiven Steuerkanzlei-Workflows

Ein effektiver Steuerkanzlei-Workflow setzt sich aus mehreren grundlegenden Bestandteilen zusammen. Hier erfahren Sie, was Sie benötigen, um Ihren Workflow funktional, strategisch und anpassungsfähig zu gestalten.

Automatisierungstools und -software

Das Identifizieren geeigneter Hilfsmittel zur Optimierung Ihrer Arbeitsprozesse ist fundamental für die Entwicklung nützlicher Arbeitsabläufe. Steuerberater können heutzutage von leistungsfähigen, innovativen Instrumenten wie zum Beispiel der Workflow-Management-Software profitieren.

Workflow-Management-Software erhöht die Produktivität von Steuerkanzleien ausschlaggebend durch die Automatisierung diverser administrativer Aufgaben, darunter:

• Versenden von Auftragsbestätigungen
• Dokumentenanforderungen
• Anfragen für elektronische Unterschriften
• Rechnungsstellung
• Erinnerungen

Dies spart Ihrer Kanzlei nicht nur Zeit, sondern reduziert gleichzeitig den manuellen Aufwand, sodass Ihre Mitarbeiter sich anspruchsvollen Aufgaben widmen können.

Manche Programme bieten zudem Einblicke in die Effizienz und Produktivität Ihres Teams, wodurch Sie Ihren Workflow optimieren und diese zentralen Vorteile maximieren können. 

Zeiteinsparung dank Vorlagen

Vorlagen für Steuerberater sparen nicht nur Zeit und Aufwand durch die Vermeidung sich wiederholender Routinearbeit, sondern gewährleisten auch Einheitlichkeit und Standardisierung über alle Dokumente und Berichte hinweg. Die effiziente Ausgestaltung der Prozesse führt dazu, dass die Mitarbeiter die Dokumente zügig ausfüllen können, ohne sich auf Layout oder Design konzentrieren zu müssen. Dadurch wird das Fehlerrisiko deutlicher minimiert.

Vorlagen dienen auch als wertvolles Schulungsinstrument für neue Kanzleimitarbeiter und Azubis. Sie veranschaulichen die Standardprozesse für die Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten in Ihrer Kanzlei, was die Einarbeitungsphase für beide Seiten ziemlich erleichtert. Gleichzeitig wird sichergestellt, dass auch weniger erfahrene Mitarbeiter Ergebnisse liefern, die den Qualitätsstandards Ihrer Kanzlei entsprechen. Vorlagen sind ein absolutes Muss für eine sichere Aufgabendelegation. Schließlich gewährleisten sie konsistente und anforderungsgerechte Resultate. 

Standardisierte Abläufe

Bei der Standardisierung von Prozessen im Workflow einer Steuerkanzlei geht es darum, einen einheitlichen Ansatz für die Aufgabenbearbeitung zu etablieren. Dies lässt sich mit einer Vorlage vergleichen, anhand derer Mitarbeiter ihre Aufgaben ausführen. Standardisierte Prozesse bieten ähnliche Vorteile wie Vorlagen: Sie steigern Effizienz und Genauigkeit und erleichtern neuen Mitarbeitern die Einarbeitung in ihre Aufgaben.

Kanzleien mit standardisierten Prozessen können zudem eine höhere Sicherheit in Bezug auf die Einhaltung von Compliance-Standards gewährleisten.

All dies führt zu einer verbesserten Konsistenz bei der Bereitstellung hochwertiger und konformer Dienstleistungen für Ihre Mandanten. 

Integration

Bei der Nutzung mehrerer Plattformen für die Bearbeitung von Steuerangelegenheiten kann eine nahtlose Schnittstelle die Prozesse erheblich vereinfachen. 

Nehmen wir DATEV als Beispiel. Für viele Steuerkanzleien ist es unverzichtbar, bietet jedoch möglicherweise nicht alle Workflow-Funktionen, die Sie zur Effizienzmaximierung benötigen.

Das Wechseln zwischen verschiedenen Programmen ist zeitaufwendig und kann bei Ihnen und Ihrem Team zu Ablenkungen führen. Eine Workflow-Management-Software, die sich nahtlos in DATEV und andere essenzielle Programme integrieren lässt, ist daher ein Schlüsselelement zur Optimierung Ihres Steuerkanzlei-Workflows.

Skalierbarkeit

Mit gesteigerter Effizienz wächst das Potenzial, mehr Mandanten zu betreuen und Ihre Kanzlei zu erweitern. Die Anpassung Ihres Arbeitsablaufs an eine steigende Mandantenzahl bringt jedoch Herausforderungen mit sich. Für eine effektive Skalierung Ihres Workflows sollten Sie Folgendes beachten:

• Implementieren Sie umfassende Technologielösungen: Workflow-Management-Software ist darauf ausgelegt, mit dem Kanzleiwachstum zu skalieren. Daher ist ihre Nutzung zur Neugestaltung Ihres Steuerkanzlei-Workflows unerlässlich.
• Bieten Sie gründliche Schulungen und Weiterbildungen an: Je mehr Ihr Team über die eingesetzte Software weiß, desto besser kann es das Potenzial der Lösungen ausschöpfen.
• Optimieren Sie Ihre Ressourcenzuweisung: Nutzen Sie Zeiterfassungstools, um Einblicke in die Effizienz Ihres Teams zu gewinnen und Engpässe sowie andere Ineffizienzen zu beseitigen.
• Überprüfen und verfeinern Sie Ihren Arbeitsablauf: Identifizieren Sie verbesserungswürdige Bereiche durch regelmäßige Prozessüberprüfungen und nehmen Sie die erforderlichen Anpassungen vor.

Feedback-Mechanismen

Bei der Überprüfung und Optimierung Ihrer Arbeitsabläufe geht es nicht nur um die Analyse von Zahlen. Kanzleien können auf verschiedene Weise wertvolles Feedback zur Effektivität ihrer Workflows einholen.

Das Feedback der Mitarbeiter ist unverzichtbar, da sie täglich mit den Workflows interagieren. Durch die Ermutigung der Mitarbeiter, ihre Beobachtungen und Vorschläge zu teilen, können Ineffizienzen, Redundanzen oder klärungsbedürftige Probleme schnell identifiziert werden.

Das Feedback der Mandanten stellt eine weitere wichtige Informationsquelle dar. Regelmäßige Befragungen zu ihren Erfahrungen mit den Kanzleidienstleistungen gewährleisten, dass der Workflow mandantenorientiert bleibt und deren Anforderungen entspricht. Dieses Feedback kann sowohl gut funktionierende Aspekte als auch Verbesserungspotenziale aufzeigen. 

Managementbewertungen tragen zu einer strategischen Feedbackebene bei, die den Fokus darauf legt, wie gut der Workflow mit den übergeordneten Kanzleizielen harmoniert. So wird ein reibungsloser Steuerberatungs-Workflow sichergestellt, der sowohl den laufenden Betrieb als auch die übergreifende Kanzleientwicklung fördert.

5 Beispiele für Steuerkanzlei-Workflows

In einer Steuerkanzlei existieren diverse Workflows mit unterschiedlichen Zielsetzungen. Nachfolgend stellen wir Ihnen einige Workflows vor, deren Optimierung für Ihre Kanzlei einen Mehrwert darstellen wird:

1. Mandantenonboarding

Ein effektives Onboarding von Mandanten optimiert die Kommunikation, setzt klare Erwartungen und verschafft Ihnen die notwendigen Informationen zur Mandantenbetreuung. Der Prozess beginnt mit einem Erstvertrag, der Geschäftsbedingungen, Dienstleistungen, Preise und weitere wichtige Informationen für Ihre Mandanten klar darlegt.

Nach Vereinbarung und Vertragsunterzeichnung erfolgt die Zusammenstellung aller wesentlichen Informationen und Unterlagen. CRM- und Kanzleimanagement-Tools unterstützen dabei durch:

• Automatischen Versand der ersten Mitteilung
• Sammlung und Speicherung des unterzeichneten Dokuments
• Bereitstellung aller Willkommensmaterialien
• Versand einer Liste erforderlicher Informationen und Dokumente
• Automatischen Import dieser Informationen in Ihr CRM

Ein standardisierter und automatisierter Workflow spart hier erheblich Zeit, besonders bei der gleichzeitigen Aufnahme vieler neuer Mandanten.

2. Mandantenkommunikation

Effiziente Kommunikation ist essenziell für die Führung einer Steuerkanzlei, sei es zur Statusmitteilung oder Informationsanforderung. Für eine optimale Organisation empfiehlt sich die Nutzung klarer, zentralisierter Kommunikationskanäle, um zeitaufwändiges Wechseln zwischen verschiedenen Plattformen zu vermeiden.

Eine zentrale Plattform ermöglicht vielfältige Kommunikationswege mit Mandanten. TaxDome beispielsweise bietet sichere Kommunikation über synchronisierte E-Mails, Chatnachrichten und eine Mandanten-App. Die Bündelung dieser Kommunikation innerhalb der TaxDome-Plattform erleichtert Steuerberatern und Buchhaltern die Übersicht und spart Zeit. 

3. Bilanzielle Korrektur

Eine wesentliche Voraussetzung für die Genauigkeit Ihrer Finanzunterlagen ist die Durchführung einer bilanziellen Korrektur. Die bilanzielle Korrektur umfasst die Anpassung von Schätzungen, Rückstellungen und Rücklagen an tatsächliche Beträge sowie die Korrektur von Diskrepanzen zwischen Schätzungen und realen Ergebnissen. 

Kernelemente dieses Workflows sind:

• Anpassung der Steuerrückstellungen nach Abgabe der Steuererklärungen
• Aktualisierung von Rückstellungen für Ausgaben wie Versorgungsleistungen und Miete anhand tatsächlicher Rechnungen
• Abstimmung der Lagerkosten
• Anpassung der Vermögensabschreibungen entsprechend der Nutzung

4. Monatlicher Finanzabschluss

Ein einheitlicher Workflow für den monatlichen Finanzabschluss spart Ihrem Team Zeit und Energie. Definieren Sie klare Prozesse, Verantwortlichkeiten und Zeitvorgaben für jeden Schritt:

• Kontenabgleich
• Forderungsüberprüfung
• Verbindlichkeitenüberprüfung
• Anpassung der Journalbuchungen
• Erstellung der Finanzberichte
• Überprüfung und Genehmigung

Nach Abschluss und Genehmigung teilen Sie die Berichte mit allen Beteiligten. Dies fördert Transparenz und ermöglicht Feedback zur Prozessverbesserung.

5. Forderungen

Die Überwachung der Forderungen ist wichtig für die finanzielle Gesundheit Ihrer Kanzlei. Vorlagen unterstützen bei Organisation und Klarheit bei gleichzeitiger Prozessoptimierung.

Vorteile einer Forderungsvorlage:

• Konsistenter, standardisierter Prozess mit reduzierter Fehlerwahrscheinlichkeit
• Zeitersparnis durch Wegfall von Formatierungsaufwand
• Verbesserte Verwaltung und Nachverfolgung von Finanzdaten
• Effizienzsteigerung bei der Vorbereitung von Audits
• Vereinfachte Einarbeitung neuer Mitarbeiter bei Einhaltung von Standards

Wie Sie einen Steuerkanzlei-Workflow implementieren und aufrechterhalten

Die Entwicklung eines effektiven Workflows für Ihre Steuerkanzlei erfordert Flexibilität und Anpassungsfähigkeit. Diese Punkte sind entscheidend, um ein System zu schaffen, das den spezifischen Anforderungen Ihrer Kanzlei gerecht wird. Ein strukturierter Ansatz hilft Ihnen, eine solide Grundlage aufzubauen:

1. Bewertung der aktuellen Abläufe

• Führen Sie eine umfassende Überprüfung bestehender Buchhaltungsprozesse und Arbeitsabläufe durch.
• Analysieren Sie die Erfassung von Transaktionen, den Datenfluss und die Verwaltung von Aufgaben wie Rechnungsstellung, Zahlungen und Berichterstattung.
• Identifizieren Sie Ineffizienzen, Redundanzen und Verbesserungspotenziale in Ihren aktuellen Arbeitsabläufen.

2. Recherche von Tools für den Steuerkanzlei-Workflow

• Suchen Sie nach einer Software, die Ihren spezifischen Anforderungen entspricht.
• Berücksichtigen Sie Faktoren wie Funktionalität, Kosten, Integrationsmöglichkeiten und Skalierbarkeit.
• Fokussieren Sie sich auf benutzerfreundliche Lösungen, die durch Automatisierung Zeit sparen, die Genauigkeit erhöhen und zusätzliche nützliche Funktionen für Ihre Arbeitsabläufe bieten.

3. Schulung Ihrer Mitarbeiter

• Organisieren Sie umfassende Schulungen zur effektiven Nutzung neuer Tools, zu Änderungen in den Arbeitsabläufen und zum Umgang mit möglichen Herausforderungen.
• Planen Sie ausreichend Zeit für diese Schulungen ein, um Ihre Mitarbeiter optimal auf die Einführung der neuen Arbeitsabläufe vorzubereiten.

4. Überwachung zur Optimierung

• Beobachten Sie Ihre neuen Arbeitsabläufe kontinuierlich, um Verbesserungspotenziale zu identifizieren.
• Dies steigert nicht nur die Effizienz langfristig, sondern fördert auch die Anpassungsfähigkeit Ihrer Kanzlei. 

Nach Einrichtung Ihres Workflows entwickeln Sie Leistungskennzahlen (KPIs) zur Überwachung und Optimierung Ihrer Workflow-Automatisierung. Regelmäßiges Feedback von Mitarbeitern aller Ebenen unterstützt Sie bei der Integration effizienzsteigernder Anpassungen.

Wichtige Erkenntnisse

Durch die Implementierung optimierter, automatisierter Steuerkanzlei-Workflows sparen Sie Zeit und Ressourcen. Ihre Mitarbeiter können sich auf wichtige Aufgaben konzentrieren und mehr Mandanten betreuen.

Wenn Sie eine Kanzleimanagement-Lösung suchen, die nicht nur Ihre Arbeitsabläufe optimiert, sondern auch KI-gestützte Berichte, eine erstklassige Mandanten-App sowie sichere Kommunikation und Dokumentenmanagement bietet, fordern Sie eine Demo an. Erfahren Sie, wie TaxDome Steuerkanzleien jeder Größenordnung hilft, über sich hinauszuwachsen.