Was ist ein Steuerberatungs-Workflow? Der ultimative Leitfaden mit Beispielen 

Wenn die Arbeitsbelastung zunimmt, zahlt es sich aus, organisiert zu sein. Natürlich sieht Organisation für viele Menschen und Unternehmen unterschiedlich aus – abhängig von ihren Zielen und Bedürfnissen.  Für Steuerberater müssen gut organisiert und strukturiert sein, wenn sie Kundenkommunikation, Marketing, Wachstum und Buchhaltung erfolgreich unter einen Hut bringen wollen. Hier kommt ein effektiver Steuerberatungs-Workflow ins Spiel. 

Was ist ein Steuerberatungs-Workflow?

Ein Workflow in der Steuerberatung legt die Schritte fest, die zum erfolgreichen Abschluss eines Prozesses gehören. Betrachten Sie ihn als Organisationsinstrument. Ihr Workflow führt Sie vom ersten Schritt einer bestimmten Aufgabe bis zum Abschluss.

Die monatlichen Abläufe eines Steuerberaters lassen sich in Workflows standardisieren: Von der Erstellung von Buchungsposten im Laufe des Monats bis hin zum Abschluss und der Abstimmung dieser Eintragungen schafft ein Workflow einen organisierten Prozess, dem man folgen kann.

Für Steuerberater könnte ein Workflow das Sammeln von Unterlagen über Einnahmen und Ausgaben, das Vorbereiten und Überprüfen von Steuererklärungen, die Überprüfung und Unterzeichnung durch den Mandanten, das Erstellen von Rechnungen und das Einfordern von Zahlungen für die geleisteten Dienste umfassen. 

Warum Steuerberater-Kanzleien Workflows brauchen

Auch wenn die Arbeitsabläufe in den einzelnen Kanzleien entsprechend der Fachrichtungen variieren, sind organisierte Workflows dennoch essenziell. Die Einführung eines effektiven Workflows bietet Steuerkanzleien jeder Größe Vorteile.

Lassen Sie uns einen genaueren Blick auf diese Vorteile werfen.

• Höhere Effizienz: Ein klar definierter Workflow verringert den Zeit- und Arbeitsaufwand für das Abarbeiten von Aufgaben. Indem Sie klären, wer was wann tut, können Sie Doppelarbeit vermeiden und die Bearbeitung von Aufgaben beschleunigen.
• Weniger Fehler: Strukturierte Workflows, bei denen jeder Schritt darauf ausgelegt ist, Fehler zu erkennen und zu korrigieren, verringern die Fehlerwahrscheinlichkeit. Diese Genauigkeit ist nicht nur für die Compliance entscheidend, sondern auch für das Vertrauen Ihrer Mandanten.
• Klar definierte Verantwortlichkeiten: Klar definierte Arbeitsabläufe bedeuten, dass einzelnen Teammitgliedern bestimmte Aufgaben zugewiesen sind. Das fördert die Eigenverantwortung innerhalb des Teams, da jedes Mitglied weiß, wofür es zuständig ist, und versteht, wie sich seine Arbeit auf das Gesamtergebnis auswirkt.
• Mandantenzufriedenheit: Effiziente und genaue Arbeitsabläufe führen zu kürzeren Bearbeitungszeiten und damit zu einer höheren Zufriedenheit Ihrer Mandanten.
• Compliance: Ein effektiver Workflow umfasst Compliance-Kontrollen an kritischen Punkten, um sicherzustellen, dass alle Finanzberichte und Steuererklärungen den gesetzlichen Vorschriften entsprechen. Auf diese Weise vermeiden Sie Verstöße und festigen den Ruf als vertrauenswürdige und gesetzeskonform arbeitende Kanzlei.
• Kontinuierliche Verbesserung: Wenn sich Ihre Kanzlei weiterentwickelt, müssen sich auch Ihre Arbeitsabläufe anpassen. Diese Anpassung ist wichtig, um die Effektivität Ihrer Workflows zu erhöhen und Effizienzgewinne zu identifizieren.

Schlüsselelemente eines effektiven Steuerberatungs-Workflows

Ein effektiver Workflow in der Steuerberatung umfasst mehrere Komponenten. Im Folgenden erfahren Sie, was Sie brauchen, um Ihren Arbeitsablauf funktional, strategisch und anpassungsfähig zu gestalten.

Automatisierungstools und -software

Der erste Schritt zur Verbesserung der Arbeitsabläufe besteht darin, das richtige Tool zu finden, das Sie bei Ihrer Arbeit unterstützt. Zum Glück gibt es heutzutage hervorragende Werkzeuge für Steuerberater, etwa Workflow-Management-Software. 
Workflow-Management-Software erhöht die Effizienz von Steuerkanzleien erheblich, indem sie eine Vielzahl von Verwaltungsaufgaben automatisiert, z.B.:

• Versenden von Auftragsschreiben
• Anforderung von Dokumenten
• Anforderung von E-Signaturen
• Rechnungsstellung
• Zahlungserinnerungen

Dies spart Ihrer Kanzlei Zeit, da der personelle Aufwand reduziert wird und die Mitarbeitenden sich auf komplexere Aufgaben konzentrieren können.
Manche Software bietet sogar einen Überblick über die Effizienz und Produktivität Ihres Teams und hilft Ihnen, Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren. 

Vorlagen verwenden

Buchhaltungsvorlagen ersparen Ihnen nicht nur die Zeit und den Aufwand, Dokumente jedes Mal von Grund auf neu zu erstellen. Sie garantieren auch eine gewisse Einheitlichkeit und Standardisierung für alle Dokumente und Berichte. Mitarbeitende können die Dokumente schneller ausfüllen, ohne sich um Layout oder Design kümmern zu müssen. Zudem wird die Fehlerwahrscheinlichkeit verringert. 

Vorlagen dienen auch als wertvolle Schulungsinstrumente für neue Teammitglieder. Sie veranschaulichen die Verfahren für die Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten in Ihrer Kanzlei. Dies erleichtert die Einarbeitung und stellt sicher, dass auch weniger erfahrene Teammitglieder den Standards Ihrer Kanzlei entsprechend arbeiten können. Dank der Vorlagen wird es darüber hinaus einfacher, Aufgaben zu delegieren – denn die Ergebnisse werden den Anforderungen genügen.

Standardisierte Prozesse

Bei der Standardisierung von Prozessen in einem Workflow geht es darum, einen einheitlichen Ansatz für die Bearbeitung von Aufgaben zu schaffen. Sie sind wie eine Vorlage dafür, wie Teammitglieder Aufgaben bearbeiten. Tatsächlich bieten standardisierte Prozesse die gleichen Vorteile wie Vorlagen. Sie tragen dazu bei, die Effizienz und Genauigkeit zu verbessern, und erleichtern die Einarbeitung neuer Mitarbeitender. 
Unternehmen mit standardisierten Prozessen halten Compliance-Standards leichter ein. Und Mandanten erhalten einheitliche, qualitativ hochwertige und gesetzeskonforme Ergebnisse. 

Integration

Wenn Sie mit mehreren Plattformen arbeiten, um Ihre Aufgaben zu erledigen, kann eine Integration alles wesentlich einfacher machen. 
Nehmen Sie zum Beispiel DATEV. Für viele Steuerberater in Deutschland ist die Lösung nahezu unentbehrlich, bietet aber möglicherweise nicht alle Funktionen, die Sie für maximal effiziente Prozesse in Ihrer Kanzlei benötigen.
Das Hin- und Herwechseln zwischen verschiedenen Programmen kostet Zeit und kann dazu führen, dass Sie und Ihr Team sich bei der Arbeit verzetteln. Daher ist eine Workflow-Management-Software, die sich nahtlos in DATEV und andere wichtige Software integrieren lässt, ein Schlüssel zur Verbesserung Ihres Steuerberatungs-Workflows. 

Skalierbarkeit

Höhere Effizienz ermöglicht es Ihnen, mehr Mandanten zu betreuen und Ihr Geschäft auszubauen. Die Anpassung Ihres Workflows an eine große Anzahl neuer Mandanten bringt jedoch einige Herausforderungen mit sich. Um Ihren Arbeitsablauf effektiv zu skalieren, sollten Sie Folgendes beachten:

• Implementieren Sie skalierbare Technologielösungen: Workflow-Management-Software ist so konzipiert, dass sie mit dem Wachstum des Unternehmens Schritt halten kann. Setzen Sie daher auf solche Software zur Neugestaltung Ihres Steuerberatungs-Workflows.
• Bieten Sie eine gründliche Einarbeitung und Weiterbildung an: Je mehr Ihr Team über die von Ihnen verwendete Software weiß, desto eher ist es in der Lage, das Beste aus den Funktionen herauszuholen.
• Optimieren Sie die Ressourcenzuweisung: Nutzen Sie Zeiterfassungstools, um Einblicke in die Effizienz Ihres Teams zu erhalten und Schwachstellen und andere Ineffizienzen zu beseitigen.
• Überprüfen und verfeinern Sie Ihre Workflows: Stellen Sie Ihre Prozesse regelmäßig auf den Prüfstand und passen Sie sie notfalls an, um stetig besser zu werden.

Feedback-Mechanismen

Bei der Überprüfung und Verfeinerung Ihrer Workflows geht es jedoch nicht nur um die Analyse von Zahlen. Es gibt mehrere Möglichkeiten für Kanzleien, sich Feedback über die Effektivität ihrer Arbeitsabläufe einzuholen.
Das Feedback der Angestellten ist von unschätzbarem Wert, da die Mitarbeitenden täglich mit den Workflow-Prozessen interagieren. Wenn Sie Ihre Angestellten ermutigen, ihre Beobachtungen und Anregungen einzubringen, können Sie Ineffizienzen, Redundanzen und zu klärende Fragen schneller und besser erkennen.
Das Feedback der Mandanten ist eine weitere wichtige Informationsquelle. Fragen Sie Ihre Mandanten regelmäßig nach ihren Erfahrungen mit den Dienstleistungen Ihrer Kanzlei. So stellen Sie sicher, dass Ihre Arbeitsabläufe auf die Mandanten ausgerichtet sind und ihren Bedürfnissen entsprechen. Auch positives Feedback kann wichtig sein und Ihre Stärken aufzeigen! 
Darüber hinaus tragen Management-Reviews zu einer strategischen Ebene des Feedbacks bei. Sie konzentrieren sich darauf, wie gut der Workflow auf die Gesamtziele der Kanzlei abgestimmt ist.

5 Beispiel für Steuerberatungs-Workflows

Natürlich gibt es in einer Steuerkanzlei verschiedene Workflows, mit denen unterschiedliche Ziele erreicht werden sollen. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für Arbeitsabläufe, die Sie vielleicht in Ihrer Kanzlei verbessern möchten. 

1. Onboarding von neuen Mandanten

Ein effektives Mandanten-Onboarding trägt dazu bei, die Kommunikation langfristig zu vereinfachen. Formulieren Sie gegenseitig klare Erwartungen und fragen Sie relevante Informationen ab, damit Sie Ihre Mandanten von Anfang an optimal betreuen können. Sie beginnen mit einem ersten Auftragsschreiben, in dem Ihre Geschäftsbedingungen, Leistungen, Kosten und andere wichtige Informationen, die Ihre Mandanten benötigen, klar dargelegt werden.
Sobald Ihr Mandant das Auftragsschreiben unterzeichnet hat, müssen Sie alle erforderlichen Informationen und Unterlagen zusammentragen. Hier kommen CRM-(Customer Relationship Management) und Praxismanagement-Tools ins Spiel. Sie können: 

• die erste Mitteilung automatisch versenden
• das unterzeichnete Dokument erfassen und speichern
• alle Begrüßungsunterlagen bereitstellen
• eine Liste der erforderlichen Informationen und Dokumente übermitteln, die der Mandant vorlegen muss
• diese Informationen automatisch in Ihr CRM importieren

Sie können bei diesem Prozess viel Zeit sparen, wenn Ihr Workflow standardisiert und automatisiert ist – vor allem, wenn Sie viele neue Mandanten gleichzeitig an Bord holen wollen.

2. Kommunikation mit den Mandanten

Kommunikation ist ein wichtiger Aspekt bei der Führung einer Steuerkanzlei – ganz gleich, ob Sie Ihre Mandanten über den Status ihrer Aufträge auf dem Laufenden halten oder sie um zusätzliche Informationen bitten. Um die Kommunikation so organisiert und effizient wie möglich zu gestalten, ist es am besten, klare Kommunikationskanäle über eine zentrale Schnittstelle einzurichten. So verschwenden Sie keine Zeit mit dem Hin- und Herspringen zwischen Ihrem E-Mail-Posteingang oder sonstigen Chats.

Diese zentrale Schnittstelle kann Ihnen helfen, mit Ihren Mandanten auf vielfältige Weise zu kommunizieren. TaxDome ermöglicht es Mandanten beispielsweise, über synchronisierte E-Mails, integrierte Chats, eine mobile App für Mandanten und sogar SMS-Nachrichten sicher mit Steuerberatern zu kommunizieren. Die gesamte Kommunikation wird dann innerhalb der TaxDome-Plattform an die Steuerberater und Buchhalter weitergeleitet, sodass es einfacher ist, den Überblick zu behalten und Zeit zu sparen. 

3. True-up der Buchhaltung

Mit einem True-up stellen Sie sicher, dass Ihre Finanzunterlagen die tatsächliche Finanzlage Ihres Mandanten korrekt wiedergeben. Dabei werden vorläufige Schätzwerte, Rückstellungen und Verbindlichkeiten an die tatsächlichen Beträge angepasst und Unstimmigkeiten zwischen den geschätzten Zahlen und den tatsächlichen Ergebnissen korrigiert. 
Zu den wichtigsten Bestandteilen dieses Workflows gehören:

• Anpassung von Steuerrückstellungen nach Einreichung der Steuererklärungen
• Aktualisierung von Rückstellungen für Ausgaben wie Versorgungsleistungen und Miete auf der Grundlage der tatsächlichen Rechnungen
• Abgleich von Bestandskosten
• Anpassung der Anlagenabschreibung entsprechend der Nutzung

4. Monatlicher Finanzabschluss

Apropos Workflows, um die Finanzunterlagen Ihrer Kanzlei in Ordnung zu halten: Sie sparen Ihrem Team Zeit und Aufwand, wenn Sie einen konsistenten Workflow für Ihren monatlichen Finanzabschluss definieren. Dazu müssen Sie für jeden Schritt klare Abläufe festlegen, die jeweiligen Verantwortlichen bestimmen und Zeitpläne für die Erledigung dieser Aufgaben aufstellen. Die Aufgaben umfassen folgende Schritte:

• Alle Konten abgleichen
• Überprüfung der Debitorenbuchhaltung
• Überprüfung der Verbindlichkeiten
• Anpassung der Buchungssätze
• Erstellen von Jahresabschlüssen
• Prüfen und Genehmigen

Wenn alles abgeschlossen und genehmigt ist, teilen Sie die Abschlussberichte mit allen Beteiligten. Auf diese Weise sind alle Beteiligten informiert und kennen den gesamten Workflow, um Feedback für Verbesserungen geben zu können.

5. Debitoren

Um die finanzielle Situation Ihres Unternehmens im Auge zu behalten, ist es wichtig, den Überblick über das Geld zu behalten, das Ihre Mandanten Ihnen schulden. Vorlagen helfen Ihnen dabei, alles zu organisieren und zu klären und gleichzeitig einen optimierten Prozess zu schaffen.
Die Verwendung einer Vorlage für die Debitorenbuchhaltung bietet eine Vielzahl von Vorteilen, z.B.:

• Ein konsistenter und standardisierter Prozess, der die Wahrscheinlichkeit von Fehlern verringert
• Zeitersparnis, da keine Zeit für die Formatierung aufgewendet werden muss
• Bessere Möglichkeiten zur Verfolgung und Verwaltung von Finanzdaten
• Zeitersparnis bei der Vorbereitung auf Audits
• Geringerer Aufwand für die Einarbeitung neuer Teammitglieder unter Beibehaltung der Standards

Wie man einen Steuerberatungs-Workflow etabliert

Die Einrichtung eines effektiven Workflows in der Steuerberatung ist nicht immer einfach und erfordert ein gewisses Maß an Experimentieren. Regelmäßige Anpassungen sind Teil der Entwicklung eines Systems, das wirklich auf die individuellen Bedürfnisse Ihrer Kanzlei zugeschnitten ist. Wenn Sie strukturiert vorgehen, können Sie eine solide Grundlage schaffen, auf der Sie aufbauen können. Starten Sie mit diesen Schritten:

1. Bewerten Sie die derzeitigen Prozesse
   Führen Sie eine gründliche Überprüfung der bestehenden Buchhaltungsprozesse und Arbeitsabläufe in Ihrer Kanzlei durch. Untersuchen Sie, wie Transaktionen erfasst werden, wie Daten durch das System laufen und wie Aufgaben wie Rechnungsstellung, Zahlungen und Reporting gehandhabt werden. Auf diese Weise lassen sich Ineffizienzen, Redundanzen und Schwachstellen in Ihrem derzeitigen Arbeitsablauf ermitteln.
2. Recherchieren Sie Tools für Steuerberatungs-Workflows
   Suchen Sie nach einer Software für Buchhaltungsabläufe, die Ihren Anforderungen entspricht. Berücksichtigen Sie Funktionen, Kosten, Integration und Skalierbarkeit. Sie brauchen eine Software, die einfach zu bedienen ist, die Ihnen durch Automatisierung Zeit spart, die die Genauigkeit durch bessere Organisation erhöht und die weitere nützliche Funktionen für Ihre Arbeitsabläufe bietet.
3. Schulen Sie Ihre Angestellten
   Organisieren Sie umfassende Schulungen, in denen die effektive Nutzung der neuen Tools, alle Änderungen in den Arbeitsabläufen und der Umgang mit auftretenden Problemen behandelt werden. Stellen Sie sicher, dass Sie ausreichend Zeit für diese Schulungsmaßnahmen einplanen, damit Ihre Mitarbeitenden gut vorbereitet sind, wenn die neuen Workflows zum Einsatz kommen.
4. Kontrollieren und optimieren Sie regelmäßig
   Überwachen Sie Ihre neuen Workflows laufend, um festzustellen, welche Aspekte übersehen wurden und wo es Verbesserungspotenzial gibt. Dadurch steigern Sie im Laufe der Zeit die Effizienz und schulen die Fähigkeit Ihres Teams, sich an Veränderungen anzupassen.

Sobald Sie Ihre Arbeitsabläufe eingerichtet haben, sollten Sie Key Performance Indicators (KPIs) entwickeln, die Ihnen bei der Überwachung und Optimierung Ihrer automatisierten Workflows helfen. Das Einholen von Feedback von Teammitgliedern auf allen Ebenen hilft Ihnen außerdem, Anpassungen vorzunehmen, um die Effizienz jedes Einzelnen zu verbessern.

Die wichtigsten Erkenntnisse

Durch die Schaffung automatisierter Steuerberatungs-Workflows spart Ihre Kanzlei Zeit und Geld und ermöglicht es den Teammitgliedern, sich auf anspruchsvollere Aufgaben zu konzentrieren und mehr Mandanten zu betreuen. 

Wenn Sie auf der Suche nach einer Lösung für das Kanzleimanagement sind, die nicht nur Ihre Workflows optimiert, sondern auch leistungsstarke KI-gestützte Reporting-Funktionen, eine erstklassige mobile App für Mandanten sowie ein sicheres Kommunikations- und Dokumentenmanagement bietet, dann fordern Sie eine Demo an und erfahren Sie, wie TaxDome Kanzleien jeder Größe auf das nächste Level hebt.