Steuerkanzleiprozesse automatisieren: 10 wichtige Schritte

In der heutigen, äußerst wettbewerbsintensiven Welt der Buchhaltung müssen Kanzleien hocheffizient und schlank aufgestellt sein, um erfolgreich zu sein. Sie müssen Technologien einsetzen, die es ihnen ermöglichen, mit weniger mehr zu erreichen – wie z. B. Prozessautomatisierung.

Prozessautomatisierung bedeutet, dass viele repetitive Aufgaben der Buchhaltung automatisch ablaufen. Dadurch werden Mitarbeitende von alltäglichen, wenig wertschöpfenden Arbeiten befreit und können mehr Zeit darauf verwenden, ihren Kunden einen echten Mehrwert zu bieten.

In diesem Artikel beschäftigen wir uns eingehend mit der Automatisierung von Prozessen in der Buchhaltung und behandeln folgende Themen:

• Die damit einhergehenden Vorteile
• Schlüsselprozesse, die automatisiert werden können
• Wie Sie Ihre Prozesse in der Buchhaltung erfolgreich automatisieren können
• Beispiele für die Prozessautomatisierung in der Kanzlei
• Risiken und Herausforderungen, die Sie kennen sollten

Steuerkanzleiprozesse verstehen

Bevor wir uns mit der Prozessautomatisierung in der Buchhaltung beschäftigen, müssen wir zunächst verstehen, mit welchen Herausforderungen Mitarbeitende traditionell innerhalb dieser Prozesse konfrontiert sind.

Sehen wir uns einige wichtige Beispiele an.

1. Kreditorenbuchhaltung

Die Kreditorenbuchhaltung umfasst die Verwaltung der Gelder, die Sie Ihren Lieferanten und Gläubigern schulden. Dieser Prozess umfasst die Rechnungsbearbeitung, die Zahlungsautorisierung und die Sicherstellung rechtzeitiger Zahlungen.

2. Debitorenbuchhaltung

Das Debitorenmanagement befasst sich mit der systematischen Verwaltung von Kundenverbindlichkeiten gegenüber Ihrem Unternehmen. Der Prozess beinhaltet die professionelle Rechnungserstellung, das Zahlungsmonitoring sowie die konsequente Verfolgung offener Forderungen – wesentliche Elemente für eine stabile Liquiditätssicherung.

Tauchen Sie tiefer in die Debitorenbuchhaltung ein und laden Sie unsere kostenlose Vorlage herunter >

3. Finanzberichterstattung

Die Finanzberichterstattung umfasst die Erstellung und Präsentation von Finanzberichten für interne und externe Interessengruppen. Sie gibt Einblicke in die finanzielle Performance Ihres Unternehmens und ermöglicht eine fundierte Entscheidungsfindung.

4. Hauptbuchhaltung

Die Hauptbuchhaltung bildet das zentrale Element Ihrer Unternehmensfinanzen. Sie erfasst sämtliche Transaktionen – ob bar oder per Überweisung – strukturiert diese nach Konten und gewährleistet einen detaillierten Einblick in die finanzielle Gesamtsituation Ihres Unternehmens.

5. Budgetierung und Prognose

Dieser Bereich umfasst die strategische Entwicklung von Budgets, Prognosen und Finanzplänen als Grundlage für fundierte Unternehmensentscheidungen. Die Basis hierfür bilden genaue, aktuelle Finanzdaten sowie deren professionelle Analyse mittels bewährter Methoden.

6. Steuerdeklaration

Während der Hochsaison verzeichnen Steuerkanzleien ein erhöhtes Aufkommen an Steuererklärungen. Die effiziente Bewältigung dieses Arbeitsvolumens stellt Steuerberater vor besondere Anforderungen – von der sorgfältigen Erfassung relevanter Steuerdokumente bis zur kontinuierlichen Mandantenkommunikation.

Erfahren Sie, wie Sie einen Mandatsvertrag für Ihre Mandanten erstellen können >

7. Kanzleimanagement

Neben den eigentlichen Buchhaltungs- und Steueraufgaben müssen Steuerberater und Buchhalter verschiedene administrative Prozesse für den täglichen Kanzleibetrieb bewältigen. Dazu gehören: 

• Die Aufnahme neuer Mandanten
• Die Mandantenkommunikation
• Projekt- und Aufgabenmanagement
• Das Versenden von Angeboten, Mandatsvereinbarungen und Rechnungen

Die hier aufgeführten Prozesse sind für den Erfolg Ihrer Steuerkanzlei oder Ihres Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Ohne die richtige Technologie können jedoch verschiedene Herausforderungen Sie daran hindern, qualitativ hochwertige und präzise Arbeit in großem Umfang zu leisten. Betrachten wir einige Beispiele::

• Menschliche Fehler bei manuellen Prozessen
• Manuelle Prozesse können sehr ressourcenintensiv sein und das Wachstum Ihres Unternehmens erschweren
• Fehlende Echtzeitdaten und -einblicke
• Komplexität bei Compliance und Berichterstattung

Die Entwicklung der Automation in der Buchhaltung

Um die bahnbrechende Bedeutung der Buchhaltungsautomation zu verstehen, betrachten wir zunächst einmal, wie Technologie die Buchhaltungslandschaft bis heute geprägt hat.

In diesem Abschnitt untersuchen wir den historischen Kontext und die treibenden Kräfte hinter der Einführung der Prozessautomatisierung in der Buchhaltung.

1. Das vortechnologische Zeitalter

Einst erledigten Buchhalter alle Aufgaben von Hand. Es gab weder Taschenrechner noch Computer und schon gar keine Buchhaltungssoftware. Seit dieser Zeit haben technologische Fortschritte die Arbeitsweise von Buchhaltern grundlegend verändert.

2. Die Ära der Tabellenkalkulationen

Die Einführung von Microsoft Excel in den 1980er Jahren revolutionierte die Verwaltung von Finanzdaten und ermöglichte eine effizientere Dateneingabe und grundlegende Berechnungen. Allerdings mussten Buchhalter weiterhin alle Daten manuell eingeben.

3. Spezialisierte Buchhaltungssoftware

Im späten 20. Jahrhundert entstanden dedizierte Buchhaltungsprogramme wie QuickBooks und Peachtree (heute Sage 50). Diese Systeme automatisierten bestimmte Aufgaben, erforderten jedoch häufig manuelle Dateneingaben. Ihnen fehlten zudem die Integrationsmöglichkeiten, die wir heute kennen.

4. Cloud-basierte Lösungen

Mit dem Aufkommen der Cloud-Technologie im 21. Jahrhundert verlagerte sich die Buchhaltungssoftware in die Cloud und bot Echtzeit-Zusammenarbeit, Datenzugriff und vereinfachte Aktualisierungen. Auch die Integrationsmöglichkeiten verbesserten sich, sodass verschiedene Plattformen nahtlos Daten austauschen können.

5. Prozessautomatisierung in der Buchhaltung

Heute stehen wir am Beginn einer neuen technologischen Revolution: der Prozessautomatisierung. Diese stellt sicher, dass sich Menschen nicht mehr um all jene sich wiederholenden Routineaufgaben kümmern müssen, die traditionell die Produktivität behindern.

Da die Buchhaltung viele solcher Aufgaben umfasst, ist das Potenzial der Automatisierung im Rechnungswesen enorm. Aufgaben wie Mandantenkommunikation, Kontenabstimmungen, Dokumentenversand und Rechnungsstellung können automatisiert werden, sodass sich Buchhalter auf wertvollere Tätigkeiten konzentrieren können.

Die Einführung der Buchhaltungsautomatisierung ist nicht nur ein Trend – sie ist ein fundamentaler Wandel in der Branche. Was einst eine Zukunftsvision war, ist heute Realität, wie diese Statistiken zeigen:

• Fast die Hälfte (43 %) der Buchhalter nutzt bereits Software mit Automatisierungsfunktionen
• In 30 % der Unternehmen erzielt der Finanzbereich durch Automatisierung einen höheren ROI als alle anderen Abteilungen
• Nur eine kleine Minderheit der Buchhalter (6 %) ist der Meinung, dass Automatisierung für ihre Kanzlei nicht nützlich ist

Vorteile der Buchhaltungsautomatisierung

In diesem Abschnitt betrachten wir die wichtigsten Vorteile, die Automatisierung Ihrer Kanzlei bieten kann.

Effizienz und Zeitersparnis

Der offensichtlichste Vorteil der Automatisierung von Routineaufgaben ist die gesteigerte Effizienz Ihrer Kanzlei. Wenn Ihre Buchhalter von monotonen Arbeiten befreit sind, bleibt mehr Zeit für die Betreuung von Mandanten und das Wachstum Ihres Unternehmens.

Kosteneinsparungen

Wenn Automatisierung Zeit spart, spart sie auch Geld. Ihre Mitarbeitenden arbeiten effizienter, wodurch die Mandantenbetreuung weniger Aufwand erfordert.

Erhöhte Genauigkeit

Die Automatisierung von Dateneingabe und Berechnungen minimiert nicht nur das Risiko kostspieliger menschlicher Fehler, sondern ermöglicht auch die Erkennung von Unregelmäßigkeiten in Echtzeit. Zudem gewährleistet sie konstante Prozessabläufe in großem Umfang.

Echtzeit-Dateneinblicke

Automatisierung stellt sicher, dass Entscheidungsträger Zugang zu Finanzinformationen in Echtzeit haben und damit fundierte Entscheidungen treffen sowie präzise Analysen und Prognosen erstellen können.

Compliance und Berichterstattung

Automatisierung erleichtert auch die Einhaltung regulatorischer Anforderungen und Berichtsstandards. Compliance-Prüfungen können in Echtzeit automatisiert werden, was das Risiko von Verstößen und damit verbundenen Strafen reduziert. Auch die Erstellung von Finanzberichten lässt sich automatisieren.

Skalierbarkeit

Anders als menschliche Buchhalter kann Ihr Automatisierungstool ehemals zeitaufwändige Aufgaben sofort ausführen. Es kann auch mehrere Aufgaben gleichzeitig bearbeiten. Dies ermöglicht Inhabern eine deutliche Skalierung ihrer Kanzlei und die Betreuung zusätzlicher Mandanten ohne Personalaufstockung.

Das Mandantenerlebnis

Eine aktuelle Studie zeigt, dass 87 % der Buchhalter der Meinung sind, dass Mandanten heute mehr Flexibilität und besseren Service erwarten – ohne Erhöhung der Honorare. Automatisierung ermöglicht es Kanzleien, diese Erwartungen zu erfüllen, indem sie Bearbeitungszeiten verkürzt, die Mandantenkommunikation verbessert und das gesamte Mandantenerlebnis optimiert.

Wichtige Steuerkanzleiprozesse, die automatisiert werden können

Wir haben über die Vorteile der Automatisierung in der Buchhaltung gesprochen. Lassen Sie uns nun einige praxisnahe Beispiele für automatisierbare Prozesse betrachten.

1. Rechnungsstellung

Steuerberatungskanzleien arbeiten mit vielen Mandanten zusammen. Das bedeutet, dass monatlich eine Vielzahl von Rechnungen erstellt und versandt werden muss. Diese Aufgabe manuell zu erledigen kann sehr zeitaufwendig sein, doch mit dem passenden Werkzeug können Sie:

• Rechnungen automatisch zu festgelegten Terminen oder bei bestimmten Auslösern generieren und versenden
• Automatisierte Erinnerungen für ausstehende Rechnungen verschicken
• Bestimmte Aktionen auslösen (wie den Versand einer fertigen Steuererklärung), sobald eine Rechnung bezahlt wurde

Die Automatisierung des Rechnungsprozesses spart nicht nur Zeit, sondern stellt auch sicher, dass Rechnungen stets zum richtigen Zeitpunkt, im korrekten Format und fehlerfrei versendet werden.

Welche Tools kann ich benutzen?

Beliebte Steuerberater Software wie DATEV und Lexware neue steuerkanzlei sowie Kanzleimanagementsoftware wie TaxDome

2. Kontenabstimmung

Die Abstimmung ist von entscheidender Bedeutung für die Genauigkeit der Finanzbuchhaltung. Durch Automatisierung kann dieser Prozess wie folgt verbessert werden:

• Automatischer Abgleich von Finanztransaktionen mit Kontoauszügen
• Erkennung von Abweichungen und Kennzeichnung potenzieller Fehler
• Erstellung von Abstimmungsprotokollen mit minimalem manuellen Aufwand

Welche Tools kann ich nutzen?

Neben Buchhaltungssoftware gibt es spezialisierte Tools zur Automatisierung von Kontenabstimmungen, wie beispielsweise SAP Financial Closing Cockpit, ADDISON von Wolters Kluwer und BMD NTCS (In Österreich).

3. Lohnbuchhaltung

Die Lohnbuchhaltung umfasst die Berechnung und Auszahlung von Mitarbeitergehältern, Abzügen und Steuern. Die Automatisierung kann diesen Prozess durch folgende Funktionen vereinfachen:

• Automatische Lohnberechnung basierend auf vordefinierten Regeln
• Automatische Erstellung von Lohnabrechnungen und Steuerformularen
• Direkte Überweisung der Gehälter auf die Bankkonten der Mitarbeitenden

Welche Tools kann ich nutzen?

Buchhaltungssoftware wie DATEV, BMD (stark in Österreich vertreten) und Run my Accounts (Schweizer Anbieter) sowie Personal- und Lohnabrechnungssoftware wie Sage HR Suite, rexx systems und Personio.

4. Spesenabrechnung

Die manuelle Erfassung, Überprüfung und Abrechnung von Spesen kann eine zeitaufwändige und komplexe Aufgabe sein. Automatisierung kann diese Prozesse durch folgende Aspekte optimieren:

• Automatische Erfassung von Belegen und Spesendaten
• Überprüfung der Ausgaben anhand der Unternehmensrichtlinien
• Erstellung von Spesenabrechnungen zur Genehmigung und Erstattung

Welche Tools kann ich nutzen?

Zu den Tools für die Automatisierung der Spesenverwaltung gehören u.a. BMD mit Reisekostenabrechnungstool, Lexware und Abacus für die Schweiz.

5. Erstellung von Finanzberichten

Die manuelle Erstellung von Finanzberichten ist eine weitere zeitaufwendige Aufgabe. Angesichts der damit verbundenen Komplexität besteht auch ein hohes Risiko von Ungenauigkeiten oder Fehlern. Die Automatisierung kann den Prozess durch folgende Aspekte vereinfachen:

• Zusammenführung von Daten aus verschiedenen Buchhaltungsquellen
• Generierung standardisierter Finanzberichte wie Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen
• Anpassung der Berichte an spezifische Unternehmensanforderungen

Welche Tools kann ich nutzen?

Die meisten modernen Buchhaltungsprogramme können die Erstellung von Finanzberichten automatisieren. Zusätzlich können KI-gestützte Tools bei der Generierung und Formatierung von Finanzberichten unterstützend eingesetzt werden.

6. Mandantenkommunikation

Neben den bereits erwähnten Prozessen müssen Buchhalter sicherstellen, dass sie einen hervorragenden Kundenservice bieten – das bedeutet, ihre Mandanten in allen Phasen informiert und auf dem Laufenden zu halten.

Das manuelle Verfassen und Versenden zahlreicher Nachrichten kann viel Zeit in Anspruch nehmen, aber mit dem richtigen Automatisierungstool können Sie:

• Willkommens-E-Mails automatisch erstellen und versenden
• Mandantenbenachrichtigungen verschicken, wenn bestimmte Aktionen ausgelöst werden
• Automatische Erinnerungen für ausstehende Rechnungen oder Aufgaben versenden

Welche Tools kann ich nutzen?

Kanzleimanagement-Plattformen wie TaxDome ermöglichen den automatischen Versand von Mandanten-E-Mails und Nachrichten als Teil eines umfassenderen automatisierten Workflows.

Sie können auch Marketing-Automation, E-Mail-Marketing und CRM-Plattformen nutzen, um die Mandantenkommunikation zu automatisieren. Alternativ können Sie KI-Tools wie ChatGPT verwenden, um bei der Erstellung von Mandanten-E-Mails, Nachrichten und wiederverwendbaren Vorlagen zu unterstützen.

7. Dokumentenmanagement

Die Buchhaltung erfordert, ob bei der Einarbeitung neuer Mitarbeitenden oder der Bearbeitung individueller Steuererklärungen, typischerweise das Sammeln, Speichern und Versenden von Dokumenten. Die Automatisierung des Dokumentenmanagements spart unzählige Stunden manueller Arbeit.

Hier sind einige Möglichkeiten, wie ein Automatisierungstool unterstützen kann:

• Automatischer Dokumentenversand während der Mandantenaufnahme oder Mitarbeitereinarbeitung
• Automatischer Versand von Formularen zum Sammeln wichtiger Dokumente
• Automatische Anwendung von Ordnervorlagen für Mandantenkonten
• Automatische Anforderung von E-Signaturen

Welche Tools kann ich nutzen?

Auch hier ermöglicht es Kanzleimanagement-Software wie TaxDome, Dokumente, Fragebögen oder Anfragen für E-Signaturen automatisch zu versenden, wenn bestimmte Aktionen ausgelöst werden. Spezialisierte Dokumentenmanagementsysteme wie Agenda und Addison verfügen ebenfalls über Automatisierungsfunktionen.

Alternativ können Sie ein Automatisierungstool wie ELO oder M-Files nutzen, um Ihren Dateispeicherdienst (Google Drive, OneDrive, iCloud etc.) mit anderen Tools zu verbinden und auf diese Weise automatisierte Arbeitsabläufe zu erstellen.

10 Schritte zur erfolgreichen Automatisierung von Steuerberatungsprozessen

Die Automatisierung Ihrer Steuerberatungsprozesse kann sich grundlegend auf Ihre Kanzlei auswirken, erfordert jedoch sorgfältige Planung und Umsetzung. Hier sind 10 Schritte für Ihren Weg zur Automatisierung.

Schritt 1: Automatisierungsziele definieren

Bevor Sie mit der Automatisierung beginnen, müssen Sie Ihre Ziele klar definieren. Nehmen Sie sich Zeit, um festzulegen, welche Steuerberatungsprozesse Sie automatisieren möchten und was Sie erreichen wollen.

Schritt 2: Aktuelle Arbeitsabläufe analysieren

Betrachten Sie Ihre bestehenden Steuerberatungsprozesse oder Steuerberatungsprozesse genau und identifizieren Sie Engpässe. Berücksichtigen Sie den Datenfluss, Abhängigkeiten und Schwachstellen in Ihren aktuellen Arbeitsabläufen.

Schritt 3: Die richtigen Automatisierungswerkzeuge wählen

Es gibt zahlreiche Automatisierungstools auf dem Markt. Wählen Sie eines, das zu Ihren Anforderungen, Zielen und Ihrem Budget passt. Berücksichtigen Sie Faktoren wie Skalierbarkeit, Integration, Benutzerfreundlichkeit und Datensicherheit. Prüfen Sie unbedingt die Nutzerbewertungen.

Schritt 4: Integration planen

Ihre Automatisierungstools sollten nahtlos mit Ihrer Buchhaltungssoftware, CRM und anderen Tools zusammenarbeiten. Wählen Sie ein Tool mit vorgefertigten Integrationen oder ein System, das mehrere Werkzeuge durch eines ersetzt.

Schritt 5: Datenmigration und Schulung

Sie müssen Ihre Daten in das neue Automatisierungssystem übertragen und Ihr Team schulen. Machen Sie Ihre Mitarbeitenden mit den neuen Prozessen, Tools und Arbeitsabläufen vertraut.

Schritt 6: Automatisierungsregeln und Workflows festlegen

Richten Sie Automatisierungsregeln ein, die Ihre gewünschten Prozesse und Ziele widerspiegeln. Definieren Sie Workflows für Aufgaben wie Rechnungsfreigabe, Abstimmung und Berichtserstellung.

Noch besser: Wählen Sie Tools mit vorgefertigten Workflow-Vorlagen. TaxDome bietet beispielsweise eine Bibliothek von Prozessen mit Automatisierungen, die Sie auswählen und anpassen können. Es gibt fertige Abläufe für Mandantenaufnahme, Einkommensteuererklärungen, monatliche Buchführung und vieles mehr.

Schritt 7: Überwachen und optimieren

Nach der Implementierung müssen Sie die Leistung Ihrer automatisierten Workflows kontinuierlich überwachen. Verfolgen Sie wichtige Kennzahlen wie Fehlerquoten, Verarbeitungszeiten und Kosteneinsparungen.

Schritt 8: ROI messen

Bewerten Sie die Investmentrendite (ROI) Ihrer Automatisierungsbemühungen durch den Vergleich der eingesparten Kosten und erzielten Verbesserungen. Nutzen Sie diese Daten zur weiteren Optimierung Ihrer Automatisierungsstrategie.

Schritt 9: Skalieren und erweitern

Wenn Sie mit der Automatisierung einiger Kernaufgaben begonnen haben, können Sie Ihre Automatisierungsinitiativen auf weitere Steuerberatungsprozesse ausweiten. Sie können die Automatisierung sogar in andere Geschäftsbereiche wie Marketing, Kundenservice oder Personalwesen integrieren.

Schritt 10: Über neue Technologien informiert bleiben

Die Buchhaltungsbranche entwickelt sich schnell weiter. Behalten Sie neue Technologien und Trends in der Buchhaltungsautomatisierung im Auge. Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Automatisierungswerkzeuge und -prozesse, um sicherzustellen, dass sie wettbewerbsfähig bleiben und den Branchenstandards entsprechen.

Beispiele für die Automatisierung von Steuerberatungsprozessen

Um die transformative Wirkung der Buchhaltungsautomatisierung zu verdeutlichen, betrachten wir drei praxisnahe Beispiele von Unternehmen, die diese Technologie erfolgreich für sich genutzt haben.

1. Wie Polaris Tax & Accounting seinen Mandantenstamm von 50 auf 1.500 durch automatisierte TaxDome-Workflows ausbauen konnte

Polaris Tax & Accounting ist eine virtuelle Steuerberatungskanzlei mit Sitz in Florida. Durch die Übernahme einer hiesigen Kanzlei wuchs der Mandantenstamm von 50 auf 1.500. Um diese enorme Flut der Nachfrage zu bewältigen, benötigte Polaris möglichst skalierbare und effiziente Prozesse. Hier kam TaxDome ins Spiel.

Durch den Wechsel zu TaxDome konnte Polaris wichtige Steuerberatungsprozesse von Anfang bis Ende automatisieren, einschließlich der gesamten Mandantenkommunikation und des Dokumentenversands. Steuerberatungssaufträge durchlaufen nun automatisch verschiedene Phasen einer Pipeline, wobei bei jedem Abschluss wichtiger Aktionen neue Automatisierungen ausgelöst werden.

Joseph Serrone, Präsident und geschäftsführender Partner von Polaris, sagt dazu: „Wenn wir einen Mandanten aufnehmen, erhält er automatisch eine Kopie des Mandatsvertrags zur Unterschrift. Sobald dieser unterschrieben ist, wechselt er in die nächste Phase und wird per E-Mail darüber informiert, dass wir an seiner Steuererklärung arbeiten. Nach Fertigstellung geht er in die nächste Phase über und wird informiert, dass die Steuererklärung geprüft wurde.“

Die Automatisierung der Kanzleiabläufe hat es Polaris ermöglicht, intelligenter, schneller und effizienter als je zuvor zu arbeiten und dabei gleichzeitig ein erstklassiges Mandantenerlebnis zu bieten.

Lesen Sie die vollständige Erfolgsgeschichte hier >

2. Wie Acc Pro Group die Effizienz durch die Eliminierung manueller Prozesse steigerte

Acc Pro, eine Compliance- und Beratungsfirma mit Sitz in Singapur, erlebte aufgrund manueller Steuerberatungsprozesse verschiedenste Effizienzengpässe.

Als sie ihr altes Buchhaltungssystem aufgaben und zu QuickBooks Online wechselten, konnten sie viele der hemmenden manuellen Prozesse eliminieren, einschließlich Buchführung und Berichtserstellung. Dadurch sparten die Kanzlei und ihre Mandanten unzählige Stunden, bei verbesserter Datengenauigkeit.

3. Wie Firebolt ihre Kreditorenbuchhaltung durch Automatisierung optimieren konnte

Firebolt ist ein schnell wachsendes Cloud-Data-Warehouse, arbeitet aber mit einem relativ kleinen Finanzteam von drei Mitarbeitern, darunter nur ein interner Buchhalter.

Mithilfe von DOKKA, einem KI-gestützten Buchhaltungs- und Buchführungsautomatisierungssystem, konnten sie ihren Rechnungsstellungs- und Kreditorenprozess automatisieren und optimieren. Dies ermöglichte es ihnen, ihr Geschäft, trotz kleinem Team, schnell zu skalieren. Sie haben nur eine Person, die für die Kreditorenbuchhaltung verantwortlich ist, was ohne Automatisierung unmöglich wäre.

Effizienzsteigerung durch automatisierten Steuerkanzlei-Workflow

Wir haben bereits darüber gesprochen, wie der Steuerberatungsberuf von sich wiederholenden Transaktionsaufgaben geprägt ist, die sich hervorragend für Automatisierung eignen. Während die Automatisierung einzelner Aufgaben bereits sehr effektiv ist, wird es bei der Automatisierung des Steuerkanzlei-Workflows erst richtig interessant.

Der Steuerkanzlei-Workflow umfasst eine Reihe miteinander verbundener Aufgaben und Prozesse. Mit der richtigen Workflow-Management-Software können diese umfassenderen Prozesse nahezu vollständig automatisiert werden. Jede Aufgabe ist mit der nächsten im Arbeitsablauf verknüpft, sodass bei Abschluss einer Aufgabe die nächste automatisch ausgelöst wird.

Schauen wir uns an, wie dieser Prozess bei einem spezifischen Workflow in Steuerkanzleien funktionieren könnte: Einkommensteuererklärungen für Neumandanten.

1. Eine Begrüßungs-E-Mail und ein Mandatsvertrag werden automatisch an neue Mandanten versendet
2. Nach Unterzeichnung des Mandatsvertrags wird automatisch ein Steuerfragebogen verschickt, um wichtige Informationen und Unterlagen zu erfassen
3. Nach Ausfüllen des Steuerfragebogens wird automatisch eine Aufgabe für einen Steuerberater erstellt, der diese Unterlagen prüft und die Steuererklärung erstellt – der Mandant erhält eine automatische Nachricht über den aktuellen Stand
4. Nach Fertigstellung der Steuererklärung wird automatisch eine Rechnung erstellt und an den Mandanten verschickt
5. Nach Zahlungseingang wird die fertige Steuererklärung automatisch an den Mandanten übermittelt

So könnte ein automatisierter Workflow für Einkommensteuererklärungen in TaxDome aussehen:

Dies ist nur ein Beispiel dafür, wie ein Steuerberatungsworkflow automatisiert werden kann. Es gibt noch viele weitere Prozesse, die sich für eine Automatisierung eignen, darunter die Mandantenaufnahme, die Rechnungsverarbeitung und die monatliche Buchhaltung.

Der entscheidende Punkt ist, dass Sie nicht nur einzelne Aufgaben automatisieren, sondern vollständige Prozesse von Anfang bis Ende. Dies kann einen erheblichen Mehrwert für Ihre Kanzlei schaffen: gesteigerte Effizienz, Zeitersparnis, verbesserte Genauigkeit und ein besseres Mandantenerlebnis – all das mit minimalem manuellem Aufwand.

Stellen Sie eine erfolgreiche Implementierung der Automatisierung in Ihrer Kanzlei sicher – mit unseren 7 wichtigen Schritten zur Automatisierung von Steuerkanzlei-Workflows.

Die Risiken und Herausforderungen der Steuerkanzleiautomatisierung

Wir haben die Vorteile besprochen, die Steuerkanzleiautomatisierung Ihrer Kanzlei bringen kann. Allerdings ist es auch wichtig, die möglichen Herausforderungen zu verstehen, die mit der Einführung dieser relativ neuen Technologie verbunden sind.

Lassen Sie uns einige der wichtigsten Risiken sowie Strategien für einen reibungslosen Übergang zur automatisierten Buchhaltung näher betrachten.

Datensicherheit

Risiko: Die Automatisierung von Steuerberatungsprozessen erfordert häufig die Verarbeitung sensibler Finanzdaten. Ohne angemessene Sicherheitsmaßnahmen könnten diese Daten für Datenlecks oder unbefugten Zugriff anfällig sein.

Maßnahmen: Implementieren Sie robuste Datensicherheitsmaßnahmen, einschließlich Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und regelmäßiger Sicherheitsaudits. Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden in Datensicherheits-Best-Practices und stellen Sie die Einhaltung relevanter Vorschriften wie der DSGVO sicher.

Arbeitsplatzveränderungen

Risiko: Automatisierung führt zu erhöhter Effizienz, kann aber auch den Bedarf an bestimmten manuellen Tätigkeiten reduzieren. Personalumstrukturierungen können zu schlechter Stimmung und Unsicherheit bei Angestellten führen.

Maßnahmen: Betonen Sie, dass Automatisierung menschliche Tätigkeiten ergänzen und nicht ersetzen soll. Investieren Sie in die Weiterbildung Ihrer Mitarbeitenden, um ihnen den Übergang zu strategischeren, wertschöpfenden Tätigkeiten wie Datenanalyse, Strategieentwicklung und Entscheidungsfindung zu ermöglichen.

Integrationsprobleme

Risiko: Die Integration von Automatisierungstools in Ihre bestehende Steuerkanzlei-IT-Infrastruktur und -prozesse kann komplex sein und zu Kompatibilitäts- oder Datenübertragungsproblemen führen.

Maßnahmen: Prüfen Sie die Kompatibilität vor der Auswahl eines Automatisierungstools. Es empfiehlt sich, mit IT-Experten zusammenzuarbeiten, um eine reibungslose Integration in Ihre bestehenden Systeme sicherzustellen. Führen Sie nach der Toolauswahl gründliche Tests durch, um Integrationsprobleme zu erkennen und zu beheben, bevor Sie es in Ihrer Kanzlei einführen.

Technische Störungen

Risiko: Automatisierungstools können technische Störungen oder Systemausfälle erleiden. Diese Probleme können den Betrieb stören und zu finanziellen Ungenauigkeiten führen. 

Maßnahmen: Entwickeln Sie einen robusten Notfallplan und Backup-Systeme. Überwachen Sie Automatisierungstools regelmäßig auf Störungen und stellen Sie sicher, dass IT-Support zeitnah zur Verfügung steht.

Mangelnde Expertise und Verständnis

Risiko: Selbst ein ausgereiftes Automatisierungstool ist unwirksam, wenn Ihre Mitarbeitenden nicht damit umgehen können.

Maßnahmen: Investieren Sie in Schulungen für Mitarbeitende, damit sie die nötigen Fähigkeiten und das Selbstvertrauen für einen effektiven Umgang entwickeln. Erklären Sie Ihren Angestelten die Ziele und Vorteile der Automatisierung und gehen Sie auf mögliche Bedenken ein.

Fazit

Für Steuerkanzleien, die im heutigen schnelllebigen Geschäftsumfeld wettbewerbsfähig bleiben möchten, ist Prozessautomatisierung keine bloße Annehmlichkeit – sie ist eine strategische Notwendigkeit.

Die Einführung von Automatisierung ermöglicht Ihnen bisher unerreichbare Effizienz- und Genauigkeitsniveaus, spart Zeit und Geld. Sie können Ihre Angestellten von monotonen Verwaltungsaufgaben befreien und sie befähigen, sich auf Wertschöpfung und Geschäftswachstum zu konzentrieren.

Wenn Sie den in diesem Leitfaden dargelegten Empfehlungen, Schritten und Best Practices folgen, sind Sie bestens gerüstet, um die Automatisierung von Steuerkanzleiprozessen und alle damit verbundenen Vorteile erfolgreich zu nutzen.