Webinar und Q&A: TaxDome Q4-Produkt-Roundup

Vor kurzem haben wir ein Live-Webinar über fünf bahnbrechende TaxDome-Produktaktualisierungen veranstaltet, die Ihnen allen bald zur Verfügung stehen werden. Mehr als 2.000 Menschen nahmen an dem Webinar teil, das von Ilya Radzinsky, Mitbegründer und Chief Product Officer, geleitet wurde – vielen Dank an alle, die sich die Zeit genommen haben, um die Veranstaltung zu einem solchen Erfolg zu machen. 

Wenn Sie nicht dabei sein konnten, können Sie sich die vollständige Aufzeichnung des Webinars unten ansehen. Um einige Ihrer Fragen zu beantworten, haben wir die Fragerunde in diesem Blog-Beitrag transkribiert.

• SMS-Kommunikation in beide Richtungen
• Verträge und Angebote
• TaxDome Marketplace
• Reporting (KI-gestützte Analyseplattform)
• Neue mobile Firmenapp für Unternehmen

Möchten Sie mehr über diese spannenden TaxDome-Funktionen erfahren? Vereinbaren Sie einen Termin für eine Demo mit unserem Implementierungsteam:

Q&A Transkript

Hier finden Sie die Abschrift des Q&As aus dem Webinar. Wir haben die Fragen und Antworten in die folgenden Kategorien eingeteilt, um Ihnen die Navigation zu erleichtern:

• SMS Kommunikation
• Verträge und Angebote
• TaxDome Marketplace
• Reporting und KI
• Rechnungen und Zahlungen
• Alles andere

SMS Kommunikation

Müssen Kunden eine App herunterladen, um auf von TaxDome gesendete SMS-Nachrichten zu antworten?

Nein, Kunden können antworten und Unterhaltungen initiieren, wie sie es normalerweise mit ihrem Handy tun würden.

Können Sie SMS-Nachrichten mithilfe von Automatisierungen versenden?

In der ersten Version ist die SMS-Automatisierung noch nicht enthalten, aber wir planen, dies in eine der nächsten Versionen zu integrieren.

Können Sie bestätigen, dass bei Massen-SMS-Nachrichten die Kunden nur ihre eigenen Nachrichten sehen?

Ja, jeder Kunde erhält seine eigene, individuelle SMS-Nachricht. Wenn er antwortet, ist dieser Nachrichten-Thread nur für ihn und Sie sichtbar, nicht für andere Kunden. Sie können Shortcodes zur Personalisierung von Massennachrichten verwenden.

Unterscheidet sich SMS von der Art und Weise, wie wir derzeit mit unseren Kunden über TaxDome kommunizieren? 

Ja, die SMS-Kommunikation ermöglicht es Ihnen, Ihre Kunden dort zu erreichen, wo sie sind – auf ihren Handys – auf eine Weise, die ihnen sehr vertraut ist. Und das alles, ohne dass sich Ihre Kunden in ihr Kundenportal einloggen müssen. Zusammen mit sicheren Chats und synchronisierten E-Mails haben Sie nun Zugriff auf die drei beliebtesten Kommunikationskanäle an einem Ort. 

Müssen sich die Kunden für die SMS-Kommunikation entscheiden?

Ihre Mandanten müssen nichts tun, um SMS-Nachrichten von Ihrer Kanzlei zu erhalten. Wenn sie sich in TaxDome registrieren und die Allgemeinen Geschäftsbedingungen akzeptieren, stimmen sie dem Erhalt von SMS-Nachrichten von Ihnen zu. 

Können wir SMS-Nachrichten mit Hilfe von Tags versenden?

Ja. Sie können Ihre Mandantenliste filtern – zum Beispiel nach Tags – und dann eine Massen-SMS an die daraus resultierenden Kontakte senden.

Wird es eine Option geben, um SMS-Nachrichten zu deaktivieren, wenn wir sie in unserer Firma nicht verwenden wollen?

Ja, natürlich. Die SMS-Kommunikation ist optional – Sie entscheiden selbst, ob Sie sie nutzen möchten. Sobald sie eingerichtet ist, können Sie sie jederzeit wieder deaktivieren.

Unterstützt die SMS-Kommunikation MMS (Multimedia Messaging Service)? 

Da die meisten Unternehmen SMS zum Versenden von Mahnungen verwenden werden, wird SMS das Hauptsystem sein, und MMS wird in der ersten Version nicht unterstützt. Angesichts der Bedenken in Bezug auf personenbezogene Daten empfehlen wir die Verwendung von sicheren Chats oder anderen sicheren Tools innerhalb von TaxDome, um Dokumente und andere personenbezogene Daten auszutauschen. 

Müssen wir den Mobilfunkanbieter eines jeden Kunden kennen?

Sie müssen nur die Telefonnummer des Kunden kennen, um eine SMS zu senden. Sie brauchen den Betreiber nicht zu kennen.

Brauchen wir eine eigene Telefonnummer für SMS? Ich habe noch eine von meiner alten Software.

Im Rahmen des Registrierungsprozesses erhalten Sie eine neue Telefonnummer für SMS-Nachrichten. Sie können eine alte Telefonnummer nicht wiederverwenden. 

SMS-Nachrichten sind manchmal mit Sicherheitsproblemen verbunden. Gibt es etwas, das wir bei der Verwendung von SMS in TaxDome beachten müssen?

SMS eignen sich hervorragend, um eine Erinnerung, eine Kurznachricht oder eine Aufforderung zum Handeln zu versenden – Textnachrichten haben eine deutlich höhere Öffnungsrate als herkömmliche E-Mails. Allerdings ist sie nicht ideal für den Versand von Dokumenten oder anderen vertraulichen Informationen. Hierfür empfehlen wir die sichere Chat-Funktion in TaxDome. Zur Erinnerung: Sie können unbegrenzt Chatnachrichten versenden.

Wird es eine Registerkarte „Kommunikation“ auf der linken Seite geben, um Massennachrichten richtig zu bedienen?

Ja, unser Team arbeitet an der Neugestaltung der Plattform und der Schaffung weiterer übersichtlicher Abschnitte, die die Navigation in TaxDome noch einfacher machen werden. Das neue Design ist für Anfang nächsten Jahres geplant.

Unterstützt die SMS-Kommunikation Telefonnummern aus allen der über 25 Länder, in denen TaxDome verwendet wird?

Die erste Version der SMS-Kommunikation wird nur für Unternehmen in den USA und Kanada verfügbar sein. In zukünftigen Versionen werden wir weitere Optionen für die anderen Länder hinzufügen.

Hier in den USA mussten wir damit beginnen, „Kampagnen“ einzurichten und detaillierte Pläne zu erstellen, wie wir SMS für geschäftliche Zwecke nutzen wollen. Wird dies für die Verwendung von SMS in TaxDome erforderlich sein?

Wenn Sie die SMS-Kommunikation in TaxDome einrichten, werden Sie aufgefordert, alle erforderlichen Informationen für die Kampagnenregistrierung anzugeben. Diese Informationen werden von Twilio überprüft.

Wann wird die SMS-Kommunikation freigegeben? Muss ein Kunde bei TaxDome registriert sein, um SMS-Nachrichten zu erhalten?

Wir planen die Freigabe dieser neuen Funktion für Ende Dezember. SMS-Nachrichten werden direkt an die Telefonnummer eines Kontakts gesendet – der Kunde muss nicht bei TaxDome angemeldet sein, um den Text zu erhalten. Um einem Kunden eine Nachricht zu senden, müssen Sie ihn jedoch als Kontakt in einem Konto in TaxDome hinzufügen.

Wenn wir eine SMS senden und ein Kunde in Zukunft keine SMS mehr erhalten möchte, können wir dann eine Abmeldeoption einrichten? 

Diese Option ist nicht Teil der ersten Version, aber wenn es genügend Nachfrage danach gibt, werden wir sie auf jeden Fall in Betracht ziehen.

Wird der SMS-Verlauf gespeichert?

Auf jeden Fall! Sie finden Ihren SMS-Verlauf unter der Registerkarte „Kommunikation“ im Profil eines Kunden.

Werden SMS-Nachrichten in den normalen Nachrichten auf unseren Telefonen oder im TaxDome-Portal angezeigt?

Sie werden in Ihrem TaxDome-Portal unter der Registerkarte „Kommunikation“ für ein bestimmtes Kundenkonto angezeigt. Sie erhalten auch Benachrichtigungen in TaxDome, wenn Sie neue SMS-Nachrichten von Ihren Kunden erhalten.

Können Kunden uns SMS-Nachrichten schicken, ohne dass wir das Gespräch initiieren?

Ja, sobald Sie ihnen die Telefonnummer mitgeteilt haben, können Sie Ihnen SMS-Nachrichten senden.

Verwendet Twilio nach der Auswahl einer Telefonnummer jedes Mal dieselbe Nummer, wenn es dem Kunden eine SMS schickt?

Ja, genau so ist es.

Wird die neue SMS-Nummer auch Anrufe empfangen? Wenn ja, wie beantwortet man die Anrufe über die TaxDome-App? Wenn nein, was passiert, wenn jemand die Nummer anruft (anstatt eine SMS zu schicken)?

Die Nummer, die Sie erhalten, steht nur für SMS-Nachrichten zur Verfügung, nicht für Anrufe. Wenn ein Kunde versucht, die Nummer anzurufen, wird er die Meldung „Nummer nicht verfügbar“ hören. 

Fällt für SMS-Nachrichten eine zusätzliche Gebühr an?

Ja. Für die Markenregistrierung und -verifizierung sowie für die Telefonnummer wird eine Gebühr an Twilio gezahlt. Separat wird die SMS auf Nutzungsbasis abgerechnet, ähnlich wie bei KBA.

Ich habe die Telefonnummern meiner Kunden nicht in TaxDome. Gibt es eine einfache Möglichkeit, sie alle auf einmal hinzuzufügen, oder muss ich jede Telefonnummer einzeln hinzufügen?

Bitte lesen Sie diesen Artikel über die Massenaktualisierung bestehender Kontakte: CRM (Fortgeschrittene).

Wenn ich mich entscheide, keine SMS-Nachrichten zu verwenden, wird der Kunde dann sehen, dass die Funktion zwar vorhanden, aber nicht verfügbar ist? Oder wird sie einfach gar nicht angezeigt?

Der Kunde wird sie nicht sehen, wenn sie nicht aktiviert ist. Diese Funktion gibt es nur auf der Seite der Firma. Dem Kundenportal wird nichts hinzugefügt.

Verträge und Angebote

Ist es möglich TaxDome mit Ignition zu verbinden um Angebote zu formulieren?

TaxDome ersetzt Practice Ignition durch integrierte Angebote, ohne dass dafür zusätzliche Gebühren anfallen.

Können Verträge und Angebote als Automatisierungen in Workflows hinzugefügt werden?

Ja, sie können als Automatisierungen hinzugefügt werden. Verträge und Angebote ersetzen die Vertragsfunktion, die wir vorher hatten, vollständig – mit einer viel umfassenderen Funktionalität.

Werden Verträge und Angebote eine monatliche automatische Rechnungsstellung ermöglichen?

Ja, diese Funktion ist bereits im Early Access Programm enthalten und wird in den kommenden Wochen für alle Nutzer eingeführt.

Können Verträge und Angebote für jede Art von Unternehmen verwendet werden – z. B. Buchhaltung, Rechnungswesen, Beratung? 

Ja, Verträge und Angebote sind vollständig anpassbar und flexibel. Sie können sie an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen. 

Können wir unseren Kunden in Verträgen und Angeboten verschiedene Optionen vorschlagen, die ihnen dann entsprechend ihrer Auswahl in Rechnung gestellt werden?

Klingt so, als ob Sie nach „Paketen“ fragen – wir planen, in der ersten Hälfte des Jahres 2024 die Möglichkeit einzuführen, dass Kunden in einem Angebot aus mehreren Paketen wählen können.

Können wir die Zahlungsoptionen in Verträgen und Angeboten ausschalten? Wir wollen nicht immer sofort abrechnen.

Ja, Verträge und Angebote sind vollständig anpassbar. Wenn Sie nicht sofort abrechnen möchten, können Sie statt einer Rechnung eine Preisliste für Ihre Dienstleistungen versenden. Wenn Sie diese Option wählen, können Sie später mit einem einzigen Klick Rechnungen erstellen.

Können Verträge und Angebote in ein professionell aussehendes PDF gedruckt werden?

Ja, selbstverständlich.

Werden die Rechnungen, die automatisch über Verträge und Angebote erstellt werden, automatisch mit der Auftragskarte verknüpft, aus der der Vorschlag stammt?

Ja – wenn ein Angebot und eine einmalige Rechnung mithilfe der Workflow-Automatisierung erstellt wurden, werden sie automatisch mit einem Auftrag verknüpft. Wenn jedoch einmalige oder wiederkehrende Rechnungen als Teil eines Angebots erstellt wurden, werden sie nicht automatisch mit einem Auftrag verknüpft. Wir planen, diese Funktion in Zukunft hinzuzufügen.

Wird es mehr Optionen für verschiedene Schriftarten, Farben und andere Designelemente in Verträgen und Angeboten geben?

Der Angebotseditor verfügt derzeit über eine Basisschriftart, aber wir erwägen, in naher Zukunft weitere Anpassungsmöglichkeiten, einschließlich Schriftarten und Designelemente, hinzuzufügen. Wir empfehlen dringend, Multimedia-Optionen zu nutzen, um Ihre Marke zu bewerben – Logos und insbesondere Videos.

Wenn wir jetzt Verträge differenzieren und anpassen können, bedeutet das, dass wir auswählen können, welche automatisch in Pipelines versendet werden?

Ja! Sie können alle Automatisierungen und die von Ihnen verwendeten Vorlagen individuell anpassen.

TaxDome Marketplace

Können wir eine Vorschau auf den Inhalt einer Vorlage sehen, bevor wir sie im TaxDome Marketplace kaufen?

Die Vorlagen im TaxDome Marketplace enthalten Videos und Screenshots sowie ausführliche Beschreibungen.

Wird es im TaxDome Marketplace auch Vorlagen für kanadische Steuern geben?

Das wird es! Es wird viele Vorlagen geben. Wenn Sie Ihre eigenen Vorlagen zu TaxDome Marketplace hinzufügen möchten, können Sie ein Ersteller werden!

Werden wir sehen können, wer die Vorlagen auf dem TaxDome-Marktplatz erstellt hat?

Ja, Sie werden den Namen des Erstellers sehen.

Wird die aktuelle TaxDome-Vorlagenbibliothek durch TaxDome Marketplace ersetzt?

Ja, so ist es.

Können die Benutzer die im TaxDome Marketplace verfügbaren Vorlagen und Tools bewerten oder überprüfen?

Ja, die Benutzer können Bewertungen schreiben und fünf Punkte vergeben.

Reporting und KI

Stehen Reports für alle zur Verfügung oder nur für den Eigentümer und den Administrator?

Der Bereich „Reports“ ist standardmäßig für Eigentümer und Administratoren verfügbar. Mitarbeiter können auf individueller Basis Zugang erhalten.

In der Regel benötigen wir vor Besprechungen Reports, die von TaxDome-Workflows abgeleitet sind. Wird das möglich sein?

Ja! Sie werden in der Lage sein, Reports über fast alle Daten in TaxDome zu erstellen, einschließlich Rechnungen, Zeiteinträge, Jobs, Aufgaben und Pipelines (Workflows). 

Wann werden wir über Reports hinaus weitere KI-Integrationen auf der Plattform sehen? 

Wir werden in den kommenden Monaten mehr und mehr Funktionen und Integrationen hinzufügen, und unser Team ist ständig auf der Suche nach zusätzlichen Optionen und KI-Funktionen. Bleiben Sie dran für weitere Informationen!

Ich zahle meinen Steuerberatern einen Prozentsatz der von ihnen in Rechnung gestellten Gebühren. Können wir jetzt auch Einnahmen von Mitarbeitern erhalten?

Das konnten Sie schon immer – aber jetzt können Sie es mit den in diesem Webinar besprochenen KI-gestützten Reports noch effizienter machen.

Mobile Kunden- und Firmenapp

Gibt es eine Möglichkeit, über die mobile Firmenapp Dokumente in einen Mandantenordner hochzuladen?

Derzeit nicht, aber die gute Nachricht ist, dass wir bald eine aktualisierte Version der Firmenapp veröffentlichen werden, mit der Sie Dokumente hochladen und anzeigen können. Die neue Version der Firmenapp wurde in diesem Webinar behandelt. 

Können Kunden in der App mehrseitige PDF-Dokumente hochladen oder nur eine Seite auf einmal? 

Kunden können PDFs mit beliebiger Seitenzahl hochladen – es gibt keine Begrenzung. Sie können auch den integrierten Scanner verwenden. Hier sind die Links zu den mobilen Kunden-Apps für iOS und Android! 

Gibt es eine E-Mail-Vorlage zur Einführung der App? 

Ja! Die Vorlage in der alten Vorlagenbibliothek heißt „EN (US) Introducing TaxDome -intro email“ – EN steht für Englisch. Wir haben auch diese PDF hinzugefügt, die Sie an Ihre Kunden senden sollten. Darin werden die mobile App und andere kundenorientierte Verbesserungen beschrieben, um den Kunden zu zeigen, dass Ihre Kanzlei in ihre Kundenerfahrung investiert.

Rechnungen und Zahlungen

Wie kennzeichnen Sie eine Rechnung als bezahlt?

Um eine Rechnung als bezahlt zu markieren, müssen Sie eine manuelle Zahlung erstellen. Navigieren Sie dazu oben in der linken Seitenleiste zu +NEU, wählen Sie Zahlung und dann die Rechnung aus, die Sie als bezahlt markieren möchten. Weitere Informationen zu diesem Vorgang finden Sie hier: Rechnungen und Zahlungen korrigieren.

Speichert TaxDome die Bankdaten für Kreditkartenzahlungen?

Nein, TaxDome speichert die Bankdaten nicht. Wenn Sie jedoch automatische Zahlungen verwenden, werden die Zahlungsinformationen Ihrer Kunden in Ihrem Stripe-Konto gespeichert. Das bedeutet, dass die Kunden ihre  Kreditkarteninformationen nur einmal eingeben müssen, und alle zukünftigen Zahlungen werden dann automatisch eingezogen. 

Gibt es eine Option, mit der Kunden Transaktionsgebühren bezahlen können?

Noch nicht, aber wir planen, diese Funktion in Zukunft hinzuzufügen.

Werden wir uns mit wiederkehrenden Rechnungen befassen?

Wiederkehrende Rechnungen sind schon seit einiger Zeit als eigenständige Option verfügbar, aber wir haben diese Funktion jetzt auch in Angebote und Verträge aufgenommen, die nächste Woche für alle Nutzer verfügbar sein werden!

Ist die Zahlung per Debitkarte jetzt auch in Kanada möglich?

Ja, das ist bereits möglich (mehr dazu hier).

Gibt es eine Möglichkeit, einen niedrigeren Preis anzubieten, wenn der Kunde mit seinem Bankkonto statt mit einer Kreditkarte zahlt?

Zurzeit nicht.

Alles andere

Gibt es einen Zeitplan für die Veröffentlichung dieser neuen Produkte?

Ja! Alles, was in diesem Webinar besprochen wurde, soll in den nächsten Wochen veröffentlicht werden.

Sind die Produktversionen, die Sie in diesem Webinar vorgestellt haben, alle in unserem aktuellen Abonnement enthalten, oder werden sie extra kosten? 

Alle diese neuen Funktionen werden jedem TaxDome-Benutzer ohne zusätzliche Kosten zur Verfügung stehen. Für SMS wird eine Nutzungsgebühr erhoben (ähnlich wie bei KBA), und im Marketplace wird es sowohl kostenlose als auch kostenpflichtige Vorlagen geben. Alle TaxDome-Vorlagen sind kostenlos.

Können wir einen TaxDome-Link auf unserer Website einfügen, damit neue Kunden ihre Dokumente hochladen können?

Ja. Bitte lesen Sie diesen Artikel für weitere Informationen: Wie man Dokumente von Kunden erhält. 

Wissen Sie, wann die Xero-Integration abgeschlossen sein wird?

Dies ist in unseren Plänen vorgesehen, und unser Team arbeitet bereits hart an der Einrichtung dieser Integration, aber wir haben derzeit keine konkreten Termine für die Veröffentlichung.

Gibt es Pläne, Pipelines und Fragebögen bei der Verwendung von Tags mit NICHT-Logik zu versehen?

Ja!

Wann werden Sie die Möglichkeit einführen, dass Fragebogenantworten automatisch benutzerdefinierte Kontofelder aktualisieren?

Dies ist für das erste Quartal 2024 geplant.

Können in TaxDome Dateien in großen Mengen gelöscht werden?

Ja, natürlich. Sie können dies entweder über den Webbrowser oder über TaxDome Drive tun.

Gibt es eine Zeiterfassungskomponente in TaxDome?

Ja! Wir haben eine Zeiterfassungsfunktion.  Mehr dazu finden Sie hier: Zeiteinträge.

Gibt es eine Möglichkeit einzuschränken, was Buchhaltungsmitarbeiter in einem Kontodokumentenordner sehen können? Ich habe gesehen, dass ich die regulären Mitarbeiter auf bestimmte Kunden beschränken kann, aber ich habe keine Möglichkeit gefunden, sie nur auf einige der Ordner innerhalb des Kontos zu beschränken.

Gute Frage, wir arbeiten gerade daran! Sie werden in der Lage sein, detaillierte Zugriffsrechte zu Dokumenten hinzuzufügen, damit Ihre Buchhalter keine Dokumente sehen, auf die sie keinen Zugriff benötigen. 

Wie können TaxDome-Erinnerungen automatisch ausgeschaltet werden, wenn der Kunde die gewünschte Aufgabe erledigt hat?

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Erinnerungen einrichten und abstellen können: Manuelle und automatische Erinnerungen.  

Wie versendet man Massen E-Mails an Kunden?

Alles darüber finden Sie in diesem Hilfeartikel: Emails versenden.

Wo erhalten wir weitere Informationen über die Funktionen des Moduls zum Abrufen von IRS-Abschriften?

Please see this Help article: IRS Integration. 

Ich bin in den USA ansässig, habe aber viele russischsprachige Kunden. Für einige von ihnen wäre es sehr hilfreich, TaxDome auf Russisch zu nutzen.

Wir bieten derzeit Dänisch, Niederländisch, Englisch (US und UK), Finnisch, Französisch, Deutsch, Italienisch, Norwegisch, Portugiesisch (einschließlich brasilianisches Portugiesisch), Spanisch und Schwedisch an. Wir werden weitere Sprachen hinzufügen, wenn die Nachfrage danach steigt. Sie können neue Funktionen auf dem Feature Request Board beantragen (mehr dazu hier).

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In den kommenden Wochen werden wir weitere Webinare veranstalten, um jede dieser spannenden TaxDome-Funktionen näher zu erläutern, beginnend mit Angeboten und Verträgen. Bleiben Sie dran für weitere Informationen und Einladungen!