Automatizaciones Avanzadas de Flujos de Trabajo: El Primer Paso a los Proyectos Condicionales

Muchos profesionales de impuestos y contabilidad en nuestra comunidad pidieron la capacidad de utilizar un proyecto para diferentes tipos de clientes. Por ejemplo, utilizar un proyecto (ejemplo: Declaraciones de impuestos 1040 – clientes en los Estados Unidos) tanto para los clientes nuevos como para los que regresan, ya que las etapas del proceso son las mismas, pero las tareas y acciones para estos clientes pueden ser diferentes. 

Para permitir una mayor personalización, nos complace lanzar automatizaciones condicionales que se activan en función de las etiquetas de la cuenta. Las etiquetas le permiten crear reglas «SI-ENTONCES» que ejecutan diferentes automatizaciones para distintos tipos de clientes dentro de una mismo proyecto:

Por ejemplo, SI la cuenta tiene la etiqueta ‘nuevo cliente’, ENTONCES envíe una carta  compromiso para los nuevos clientes. Para las cuentas sin esa etiqueta, esta automatización no se ejecutará.

Otro ejemplo: SI la cuenta tiene la etiqueta ‘CC STMT’, ENTONCES envíe el mensaje con las tareas del cliente para cargar los extractos. Para las cuentas sin esa etiqueta, esta automatización no se ejecutará.

Y así sucesivamente: las opciones de personalización son infinitas.

Ahora puede hacer que todas las automatizaciones del flujo de trabajo sean condicionales, lo que le da más flexibilidad para crear flujos de trabajo específicos para el cliente. En futuras versiones, también agregaremos la misma funcionalidad a etapas completas (etapas condicionales).

Vamos a sumergirnos en las reglas «SI-ENTONCES» utilizando un ejemplo sencillo: la tramitación de los 1040 (clientes en Estados Unidos) para los clientes nuevos y los que regresan.

Cómo Funcionan las Automatizaciones Condicionales

Las automatizaciones condicionales se activan en función de las etiquetas de la cuenta. Puede agregar varias automatizaciones idénticas a una etapa y especificar por etiquetas para qué cuenta de cliente se disparará cada automatización.

Supongamos que queremos enviar diferentes correos electrónicos a distintos tipos de clientes: nuevos y antiguos. Queremos presentar nuestra empresa a los nuevos clientes y recordar a los que regresan lo que ocurrirá en esta temporada fiscal

Para ello, vaya a la configuración de Proyecto y haga click en el ícono de engranaje situado junto a una automatización. En la barra lateral, especifique una etiqueta que activará esta automatización.

Nota: si elige varias etiquetas en las automatizaciones condicionales, las cuentas de los clientes deben tener todas estas etiquetas para que se active la automatización.

Agregar y Eliminar Etiquetas Automáticamente

Para facilitar el proceso de aplicación de etiquetas, también hemos mejorado la automatización «Actualizar Etiquetas de la Cuenta». Anteriormente, sólo podía AGREGAR etiquetas a través de la automatización. Esta función se ha ampliado para que funcione del mismo modo que la automatización «Actualizar el acceso a la cuenta»: puede agregar y eliminar automáticamente etiquetas específicas en cada etapa o borrar todas las etiquetas activando «Borrar las etiquetas existentes de la cuenta».

Recordatorio: cuando los nuevos clientes se inscriben en su empresa, se activan automatizaciones como «Agregar etiqueta: Nuevo cliente» automáticamente, además de enviar correos electrónicos de bienvenida, cartas compromiso, etc. En la etapa final de su proyecto, cuando haya completado al menos un trabajo para la cuenta del cliente, puede actualizar automáticamente las etiquetas eliminando ‘nuevo cliente’ y agregando ‘cliente que regresa’.

Más Ideas sobre Cómo Utilizar las Automatizaciones Condicionales

Puede hacer uso de las automatizaciones condicionales de muchas maneras diferentes. Aquí hay un par de sugerencias del equipo de TaxDome:

Si la cuenta tiene la etiqueta «referencia», ENTONCES envíe la factura «descuento25».

SI la cuenta tiene la etiqueta «nuevo cliente», ENTONCES envíe la factura «prepago» junto con una carta compromiso.

Si la cuenta tiene la etiqueta «1065». ENTONCES envíe el formulario para los clientes 1065 (clientes en los Estados Unidos)

SI la cuenta tiene la etiqueta «extensión», ENTONCES cree una tarea «solicitar extensión».

SI la cuenta tiene la etiqueta «Preparador 1», ENTONCES cree una tarea usando la plantilla asignada al Preparador 1. 

SI la cuenta tiene la etiqueta «nuevo cliente», ENTONCES elimine la etiqueta «nuevo cliente» y agregue la etiqueta «cliente que regresa» en la etapa «Presentar Electrónicamente».

¿Tiene alguna otra condición «SI-ENTONCES» en mente? No dudes en compartirla con nuestra comunidad.

¿Qué viene?

Esta es la primera de las próximas actualizaciones del flujo de trabajo. En primer lugar, estamos trabajando para agregar más flexibilidad a las Programaciones de Trabajos. En la actualidad, las Programaciones de Trabajos se activan con la misma plantilla y el mismo programa para todas las cuentas de cliente de un proyecto. De acuerdo con los comentarios de la comunidad, esto se está modificando para permitir que cada cuenta de cliente tenga diferentes plantillas de trabajo y diferentes periodicidades, todo dentro de un proyecto.  

Una vez que se publique, organizaremos un seminario web con preguntas y respuestas para explicar estos cambios y cómo puede utilizarlos mejor en su empresa.

A continuación, las condiciones descritas en esta versión se refieren a las automatizaciones individuales, pero estamos trabajando en la adición de las mismas condiciones «SI-ENTONCES» para las etapas completas, también. 

Por último, estamos analizando la idea de mover trabajos entre proyectos. Siga a nuestra comunidad para ver los avances.

Y si tiene alguna idea sobre cómo mejorar las automatizaciones del flujo de trabajo, no dude en compartirla en nuestro Tablero de Solicitud de Funciones.