Documentos, copias, archivos: ¿cuánto le cuesta el papel a un despacho?

Un Papel: ¿Cuánto nos cuesta?

Deshacerse del papel de las oficinas no sólo es la opción más responsable, sino también la más rentable. Pero las empresas y los despachos profesionales, ¿se han dado cuenta? Analicemos juntos la situación.

El papel y el mantenimiento de los archivos cuestan a las empresas recursos y espacio, mientras que la digitalización de los documentos ofrece sin duda beneficios a largo plazo.

Aunque la tecnología ha sustituido gran parte de los procesos dentro de una empresa, una media de 10.000 hojas de papel al año pasan por las manos de un empleado, y teniendo en cuenta que el coste de una resma de papel es de unos 3,30 dólares, los costes que conlleva la gestión del papel dentro de una empresa son mucho mayores. Según un estudio realizado por PairSoft, el coste de almacenar un documento es de 20 dólares, recuperar un documento perdido cuesta 120 dólares y reproducirlo 220 dólares… a todas estas cifras hay que añadir los costes de las estanterías, armarios y cajas necesarias para el almacenamiento, por no hablar del coste de comprar o alquilar una impresora de oficina con su tóner. Y no olvidemos uno de los costes clave de todo esto: el coste de la persona que imprime, hace fotocopias y luego las archiva… horas y horas pagadas para que alguien imprima y archive documentos, que podrían guardarse en la nube en unos pocos clics. Al final, el coste del papel para una empresa es 30 veces su precio de compra. Digitalizar los documentos y almacenarlos en la nube significa que todos los documentos están almacenados y organizados en un solo lugar: encontrar el documento que buscas te llevará sólo unos momentos.

Eliminación del papel: digitalización de documentos

La principal solución a este despilfarro de recursos es la digitalización, y la transición se ve favorecida por dos factores clave:

1. El almacenamiento en la nube
2. Uso de un escáner integrado

Afortunadamente, TaxDome ofrece todo esto con su software todo en uno para despachos profesionales. 

El almacenamiento seguro de documentos minimiza el riesgo de pérdida de documentos e información. Las empresas tienen acceso constante a sus archivos, por lo que no hay riesgo de pérdida de datos. Los documentos se digitalizan y pueden crearse o archivarse, desde cualquier lugar en el que haya una conexión a Internet. Además, una de las razones por las que hay que preferir los documentos digitales a los de papel es que los archivos de papel corren más riesgo de sufrir daños por factores naturales y meteorológicos. Este aspecto no debe subestimarse, teniendo en cuenta también el periodo de graves crisis meteorológicas y catástrofes naturales que estamos viviendo actualmente. Todos estos aspectos subrayan el hecho de que la gestión segura de documentos aumenta la rentabilidad y la profesionalidad de una empresa. 

La digitalización de documentos no sólo ayuda a las empresas a ahorrar en costes operativos, sino que también aumenta la productividad de la empresa. Todas las horas que se dedican a buscar y archivar documentos pueden dedicarse a actividades más rentables.  Con la digitalización de documentos, los empleados tienen acceso instantáneo a todos los documentos de la empresa. Los archivos se pueden editar y compartir, lo que aumenta la colaboración en el lugar de trabajo. Al digitalizar los documentos y eliminar el papel, se pueden eliminar del presupuesto los gastos fijos en papel de una empresa y destinar estos recursos a otras actividades.

TaxDome fomenta la gestión sostenible de las empresas fiscales, permitiéndoles ser simultáneamente ecológicas, rentables y económicamente eficientes. Eliminar el papel será bueno para el medio ambiente y para su empresa.