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Conozca a Cassandra Centeno, dueña de Total Tax Services. Cassandra se prepara para su tercera temporada fiscal. El año pasado aumentó su base de clientes a 150 clientes, y planea doblar esa cantidad este año.
Previamente Total Tax Services solo recibía clientes por recomendación de otros clientes. Este año se han dedicado a aumentar su base de clientes por medio de las redes sociales y mercadeo patrocinado. Cassandra inicialmente planeaba contratar empleados, pero se dio cuenta que podía automatizar la mayoría de su trabajo administrativo con TaxDome. Nuevos clientes ya han comenzado a inscribirse a sus servicios por sus videos de TikTok con consejos fiscales.
“Vi que TaxDome puede automatizar la incorporación- eso es importantísimo para convertir clientes cuando llegan de anuncios a mi página web. Ya ha habido dos personas que se inscriben que yo ni siquiera conozco. Hay veces publico videos en TikTok con consejos fiscales- y pongo mi página web en mi perfil. Estas personas llegaron a mi página, pulsaron en empezar y se incorporaron al portal sin que yo tuviera que hacer nada.”
Ejemplos de historias de Facebook que mantienen a los clientes involucrados.
Convencer a los clientes de digitalizarse
Total Tax Services ha sido una empresa virtual desde el principio, pero no tan virtual como Cassandra quería que fuera. Por suerte, TaxDome le brindó a Total Tax Services un portal de clientes con su propia marca para que sus clientes no tuvieran que usar otras herramientas.
“Cuando el cliente se inscribe al portal, aparece como gototaltax.com en vez de una página web genérica. Esto es importantísimo para mi marca.”
Cassandra intenta encontrarse con clientes en persona lo menos posible y mantener toda su comunicación virtual. Claro, no a todos sus clientes les gusta esto. Le preguntamos cómo logra convencer a estos clientes:
“Les explico que la transición virtual es para su beneficio. Todo lo que se puede hacer en persona también se puede hacer virtualmente.
He tenido a varias personas que dicen que prefieren encontrarse en persona, y cuando se resisten, les explico lo anterior. Hoy en día, perder tiempo de su trabajo o su hogar para ir a una reunión fiscal no es necesario. Lo podemos hacer todo a distancia- desde que he estado impulsando eso ha servido muy bien. Es muy raro llegar a perder un cliente por esto. Pero al final, es importante manejar su negocio como usted prefiera.”
Para ayudar a los clientes a digitalizarse, Total Tax Services envió correo físico invitando a los clientes a unirse a su portal virtual. Cassandra explica:
“No tenía los correos electrónicos de todos mis clientes, pero les informé por medio de de correo físico que se podían inscribir en mi página web, y muchos de ellos ya han empezado a hacerlo. Muchos de mis clientes me siguen en redes sociales, así que ahí pueden encontrar esa información. Tener un proceso de incorporación sencillo me facilita el proceso de convertir a mis antiguos clientes a mi nueva plataforma.”
Automatizar el negocio fiscal
Total Tax Services utiliza TaxDome para eliminar el trabajo administrativo tedioso. Cassandra ha establecido un simple proceso (flujo de trabajo) que avanza sus proyectos fiscales de etapa en etapa automáticamente- como un gran tablero de Trello- sin que ella tenga que cambiar sus estatus manualmente.
Aparentemente muchas de las tareas del proceso no requieren su atención: los correos electrónicos, organizadores fiscales, cartas de compromiso- todos estos ahora se envían automáticamente mientras Cassandra pasa tiempo con su hija.
“Cuando los clientes se inscriben, el formulario de inscripción les pregunta si les interesa la contabilidad personal o comercial. Según sus respuestas se les asigna un organizador fiscal basado en sus necesidades. También reciben una carta de compromiso automáticamente. Antes me tocaba hacer todo esto a mano y usando DocuSign, por el cual tenía que pagar. Apenas los clientes firman la carta de compromiso, reciben un correo electrónico de bienvenida y un mensaje informándoles que estoy trabajando en su declaración.
Todo se mueve automáticamente a través del flujo de trabajo- no me toca mover el trabajo por cada etapa manualmente.”
Recortar los gastos del negocio fiscal
Como nueva empresaria, Cassandra intenta recortar gastos donde se pueda. Le preguntamos qué softwares usaba Total Tax Services antes de TaxDome.
“Antes de TaxDome probé algunos sistemas, pero eran demasiado complicados. El cliente tenía que completar demasiada información. El cliente lo podía hacer a través de Turbotax, y como yo quería que completara los documentos, yo hacía el trabajo por ellos. Ahora me deshice de DocuSign, PayPal y Wave Accounting, mi antigua aplicación de gerencia empresarial. TaxDome no es solo un CRM- es un portal, son firmas, es facturación- todo en un solo lugar.”
Para ampliar su negocio rápidamente, Total Tax Services tenía que satisfacer las necesidades de sus clientes manteniendo los gastos al mínimo. TaxDome marcaba todas las casillas, dejando a Cassandra pagar un solo precio por muchas herramientas.
“Le pregunté a una de mis clientes como le parecía el proceso y ella me dijo que era genial tener todo en un solo lugar y menos contraseñas para recordar. Solo tengo 24 años- mis clientes tienen la misma edad y definitivamente prefieren un portal virtual fácil de usar.”
Vea el video completo de Cassandra describiendo sus flujos de trabajo con ejemplos:
María es mercadóloga en TaxDome. Con experiencia tanto en la personalización de software como en el desarrollo de productos, entiende las necesidades de los clientes y sabe cómo ayudar a los negocios a llegar al éxito. Disfruta todo tipos de escritura, y cuando no está escribiendo es porque está en la búsqueda de una nueva hipótesis que probar.
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