TaxDome osallistui toista kertaa Taloushallintoliiton Tili -ja Veropäivät -tapahtumaan Messukeskuksessa

TaxDome osallistui jälleen Taloushallintoliiton vuotuiseen Tili -ja Veropäivät 2023 -tapahtumaan ja on mukana toista kertaa tärkeimmässä ja odotetuimmassa vuosittaisessa kirjanpito-, vero-, tilitoimisto- ja taloushallintoalan tapahtumassa Helsingissä. Viime vuoden virtuaalitapahtuman jälkeen, TaxDomella oli ilo esitellä ohjelmistoaan live-tapahtumassa Messukeskuksessa Helsingissä. Useat esiintymiset Taloushallintoliiton tapahtumissa tekee TaxDomesta jo tunnetun yhteistyökumppanin vierailijoiden keskuudessa.

Tapahtuma järjestettiin Helsingin Messukeskuksessa kahden vuoden virtuaalitapahtumien jälkeen, ja tunnelma oli katossa. Järjestäjät, osallistujat ja näytteilleasettajat olivat koko tapahtuman ajan hymyssä suin, ja tapahtuma lähetettiin osittain myös virtuaalisesti osallistujille, joten sadat kirjanpitäjät, kirjanpitäjät, palkanlaskijat ja päättäjät pystyivät myös seuraamaan kursseja ja luentoja pysyäkseen ajan tasalla alan muutoksista ja kehityksestä. Tapahtumassa oli yhteensä 1200 osallistujaa, joista puolet osallistui paikan päällä.

TaxDomen pääyhteistyökumppani Suomessa joulukuusta 2021 lähtien, Taloushallintoliitto, isännöi tapahtumaa. TaxDome käytti tilaisuutta hyväkseen verkostoituakseen muiden alan ammattilaisten kanssa, jakaakseen näkemyksensä alan tulevaisuudesta ja keskustellakseen siitä, miten sen ohjelmistoilla voi olla rooli tilitoimistojen innovaation ja kasvun edistämisessä.

Kaiken kaikkiaan tapahtuma oli TaxDomelle suuri menestys, sillä se tarjosi arvokasta näkyvyyttä ja yhdisti yrityksen monenlaisiin taloushallintoalan ammattilaisiin. TaxDomen tiimi haluaa kiittää kaikkia osallistujia osallistumisesta ja siitä, että he tekivät tapahtumasta suuren menestyksen. Odotamme innolla, että näemme teidät kaikki jälleen seuraavilla Tili- ja Veropäivillä.

Asiakasviestinnän keskittäminen sekä aineiston ja tietojen jakaminen asiakkaiden kanssa oli tapahtuman kuuma aihe.

Tapahtuman toisen päivän aikana saimme paljon kysymyksiä tästä aiheesta, ja meillä oli tilaisuus näyttää, miten ohjelmisto voi auttaa tukemaan päivittäistä rutiinityötä ja tiimiyhteistyötä yhdistettynä uusimpaan teknologiaan.

Ajatellaan asiaa tästä näkökulmasta: Sinulla saattaa olla yksi sovellus, jolla arkistoit asiakkaisiisi liittyviä tärkeitä asiakirjoja. Sinulla saattaa olla myös toinen tai useampi sovellus tai tapa kommunikoida asiakkaidesi kanssa. Saatat myös käyttää toista ohjelmistoa, jotta asiakkaat voivat allekirjoittaa tärkeät asiakirjasi, ja sinun on sitten vedettävä asiakirja arkistosovellukseen manuaalisesti. Miten nämä ohjelmistot ja sovellukset kommunikoivat keskenään? Jos asiakas lähettää sähköpostia, joka sisältää tärkeän asiakirjan, tallennetaanko se automaattisesti tiedostojenhallintaohjelmistoon? Tämä ei kuulosta käytännölliseltä, mutta useimmille tilitoimistoille tämä on edelleen päivittäinen käytäntö.

Katsellaan tätä esimerkin avulla:

Tilitoimistolla on yritysasiakas. Heidän pääasiallinen yhteydenpitotapansa on sähköposti, puhelut ja WhatsApp. He ovat sopineet, että suurin osa rutiininomaisen kirjanpidon ja palkanlaskennan suorittamiseen tarvittavasta aineistosta jaetaan suoraan kirjanpito-ohjelmistoon. Joka kuukausi heillä on kokous, jossa he keskustelevat asiakkaan liiketoiminnan edistymisestä. Yritysasiakas lähettää säännöllisesti sähköposteja ja WhatsApp-viestejä, jotka sisältävät liitetiedostoja, kuvia kuiteista ja tositteista, hallituksen kokousten pöytäkirjoja, jotka edellyttävät osallistujien allekirjoitusta, ja muita tärkeitä asiakirjoja, jotka tilitoimiston on säilytettävä tai käsiteltävä. Tilitoimisto vastaanottaa säännöllisesti noin 100 sähköpostia, 20 puhelua ja 50 WhatsApp-viestiä päivässä kaikilta asiakkailtaan. 

Yritysasiakas lähettää tilitoimistolle sähköpostiviestin, joka sisältää samana päivänä pidetyn hallituksen kokouksen pöytäkirjan, ja kaikkien osapuolten on allekirjoitettava se sähköisesti. Tilitoimisto vastaanottaa sähköpostin, lukee sen, tallentaa liitetyn asiakirjan tietokoneensa paikalliselle asemalle ja lataa sen sähköiseen allekirjoitusohjelmaan. Tilitoimisto lähettää sen kaikille osapuolille, jotka on lueteltu kokouksen pöytäkirjassa, allekirjoitettavaksi allekirjoitusohjelmiston kautta. Allekirjoitusohjelmisto ei automaattisesti muistuta asiakkaita allekirjoittamaan, joten tilitoimiston on seurattava, että kaikki osapuolet ovat allekirjoittaneet asiakirjan. 

Kun kaikki osapuolet ovat lopulta allekirjoittaneet asiakirjan, tilitoimisto saa ilmoituksen ja arkistoi asiakirjan. Asiakirjan arkistoimiseksi tilitoimiston on ladattava allekirjoitukset sisältävä tiedosto allekirjoitusohjelmasta ja siirrettävä se sitten asiakkaan kanssa jaettuun pilvitallennustilaan, Google Driveen. Heillä on Google Drivessa jokaiselle asiakkaalle oma kansionsa, ja asiakirjan sijoittamiseksi oikeaan kansioon heidän on käytävä läpi hakemisto ja valittava se manuaalisesti. Lopulta asiakirja löytää tiensä oikeaan kansioon ja arkistoidaan. Tilitoimisto lähettää asiakkaalle sähköpostin, että tehtävä on suoritettu, ja asiakas jatkaa muiden tehtävien parissa.

Kuulostaako tutulta? Katsotaanpa, miten sama prosessi voidaan toteuttaa hyödyntämällä TaxDomen työkaluja ja ominaisuuksia:

TaxDomen kaltaisten ohjelmistojen tärkeimmät edut:

1. Kaikki tärkeät asiakirjasi jaetussa tilassa tiimillesi ja asiakkaillesi
   –  Asiakirjojen lataaminen asiakasportaalin kautta on todella helppoa
   – Logit ja historia siitä, kuka teki mitä millekin asiakirjalle
   – Turvallinen tallennus pilvipalvelussa, joka varmuuskopioidaan päivittäin
2. Keskitetty asiakasviestintä
   – Portaaliin integroidut pikaviestintävälineet
   – Automaattiset muistutukset, jotka voivat lyhentää tärkeiden asiakirjapyyntöjen käsittelyaikaa 1 viikosta 1 päivään
   – Automatisoitu viestien ja sähköpostiviestien lähettäminen, joihin voidaan sisällyttää tehtäviä asiakkaille
   – Tallenna sähköpostien liitetiedostot automaattisesti asiakkaan omaan kansioon

Takaisin esimerkkiin. Oletetaan, että yritysasiakas lähettää tilitoimistolle sähköpostitse hallituksen kokouksen pöytäkirjan, joka kaikkien osapuolten on allekirjoitettava sähköisesti. Tilitoimisto avaa TaxDomen ja vastaanottaa sähköpostin suoraan alustalle. Sen jälkeen se tallentaa liitetyn asiakirjan ja lataa sen sisäänrakennettuun sähköisen allekirjoituksen ohjelmistoon. Allekirjoitusohjelmisto on integroitu TaxDomeen, ja se muistuttaa automaattisesti kaikkia osapuolia allekirjoittamisesta, mikä vähentää jatkuvan manuaalisen seurannan tarvetta.

Kun kaikki osapuolet ovat allekirjoittaneet asiakirjan, tilitoimisto saa ilmoituksen ja voi arkistoida asiakirjan TaxDomen turvalliseen pilvitallennukseen. Asiakirja tallennetaan helposti oikeaan asiakaskansioon, sillä TaxDome mahdollistaa tiedostojen helpon organisoinnin ja luokittelun.

Lopuksi tilitoimisto lähettää asiakkaalle ilmoituksen siitä, että tehtävä on suoritettu, ja kaikki tämä tapahtuu TaxDomen sisällä. Ei enää jonglööraamista useiden alustojen välillä ja manuaalista organisointia, sillä TaxDome virtaviivaistaa kaiken viestinnän, asiakirjojen hallinnan ja tehtävät yhteen paikkaan.

TaxDomen avulla koko prosessi on tehokkaampi, turvallisempi ja vähemmän aikaa vievä, joten se on ihanteellinen ratkaisu tilitoimistoille, jotka haluavat parantaa työnkulkuaan.

Asiakasviestinnän keskittäminen ja asiakirjojen sujuva jakaminen on olennaisen tärkeää kaikille tilitoimistoille. Se ei ainoastaan paranna tehokkuutta, vaan auttaa myös varmistamaan, että kaikki tärkeä tieto on helposti saatavilla ja järjestetty yhteen paikkaan. TaxDomen toiminnanohjausohjelmisto tarjoaa keskitetyn alustan asiakasviestinnälle, asiakirjojen jakamiselle ja hallinnoimiselle ja muille elintärkeille tilitoimiston prosesseille.

Katso, miten Kalle Granlund (TaxDome), Janne Fredman (Taloushallintoliitto) ja Marko Salo (Tilitoimisto Smartoffice Oy) pureutuvat TaxDomen kaltaisten ohjelmistojen kanssa työskentelyn todellisiin käyttötapauksiin tilitoimistossa:

Videolla Kalle Granlundia haastattelee Taloushallintoliiton johtava taloushallinnon ja ohjelmistojen asiantuntija Janne Fredman mukanaan Marko Salo (TaxDomen asiakas) Tilitoimisto Smartoffice Oy:stä. He keskustelevat saumattoman aineiston välityksen ja kommunikaation merkityksestä tilitoimistojen ja niiden asiakkaiden välillä. TaxDomen tiimi toi esiin TaxDomen kaltaisen keskitetyn alustan käytön edut asiakasviestinnässä ja asiakirjojen jakamisessa sekä sen, miten se paransi Tilitoimisto Smartoffice Oy:n tehokkuutta ja tehtävien organisointia. Haastattelu on loistava lähde kaikille, jotka ovat kiinnostuneita oppimaan lisää TaxDomen käytön tosielämän hyödyistä tilitoimistossa.

TaxDome tarjoaa useita muita ominaisuuksia, kuten tehtävien ja projektienhallinnan, ajanseurannan ja raportoinnin. Nämä ominaisuudet auttavat parantamaan yleistä tuottavuutta ja tehokkuutta, jolloin yritykset voivat työskennellä tehokkaammin.

Kaiken kaikkiaan TaxDome on tehokas toiminnanohjausohjelmisto, joka tarjoaa keskitetyn alustan asiakasviestinnälle ja aineiston jakamiselle. Automatisoimalla viestinnän ja aineiston jakamisen se auttaa parantamaan tehokkuutta, vähentämään virheitä ja virtaviivaistamaan tilitoimistojen prosesseja.

Jos haluat lisätietoja ja nähdä TaxDomen toiminnassa, käy verkkosivuillamme ja varaa aika sitoumuksettomaan esittelyyn. Kokeile TaxDomea jo tänään ja paranna työnkulkuasi.