Amélioration des automatisations de flux de travail : La première étape vers les pipelines conditionnels

Beaucoup de professionnels fiscaux et comptables de notre communauté ont demandé la possibilité d’utiliser un pipeline pour différents types de clients. Par exemple, pour utiliser un pipeline (exemple: Déclaration impôt 1040 (seulement pour les clients américains) ) pour les nouveaux et les anciens clients comme les étapes sont les mêmes, mais les tâches et les actions pour ces clients peuvent différer. 

Pour permettre plus de personnalisation, nous sommes heureux de vous annoncer le lancement des automatisations conditionnelles qui sont déclenchées en fonction des tags de compte. Les tags vous permettent de créer une règle de ‘SI-ALORS’ qui déclenche des automatisations pour différents types de clients dans un seul pipeline:

Par exemple, SI le compte contient le tag ‘nouveau client’, ALORS envoyer une lettre de mission pour les nouveaux clients. Pour les comptes sans ce tag, cette automatisation ne sera pas déclenchée.

Autre exemple : SI le compte contient le tag ‘CC STMT’, ALORS envoyer un message avec les tâches du client pour le téléchargement des relevés bancaires. Pour les comptes sans ce tag, cette automatisation ne sera pas déclenchée.

Et ainsi de suite – les options de personnalisation sont sans fin.

Vous pouvez désormais faire que toutes les automatisations de flux de travail soient conditionnelles, vous offrant plus de flexibilité pour créer des flux de travail spécifiques à chaque client. Dans les versions futures, nous ajouterons aussi la même fonctionnalité à toutes les étapes (étapes conditionnelles).

Utilisons un exemple simple de la règle ‘SI-ALORS’ : le pipeline 1040 (seulement pour les clients américains) pour les nouveaux et les anciens clients. 

Comment les automatisations conditionnelles fonctionnent

Les automatisations conditionnelles sont déclenchées en fonction des tags de compte. Vous pouvez ajouter beaucoup d’automatisations identiques  à une étape et spécifier avec des tags pour quel compte client chaque automatisation sera déclenchée.

Imaginons, nous voulons envoyer différents e-mails pour différents types de clients: nouveaux et anciens. Nous voulons présenter notre entreprise à de nouveaux clients et rappeler aux anciens ce que nous allons faire pour eux pendant cette saison fiscale.

Pour ce faire, allez dans les paramètres de Pipeline et cliquez sur l’icône engrenage à côté d’une automatisation. Dans la barre latérale, spécifier un tag qui déclenchera cette automatisation.

Note : si vous choisissez plusieurs tags dans les automatisations conditionnelles, les comptes client doivent avoir tous ces tags pour que les automatisations soient déclenchées.

Ajouter et supprimer des tags automatiquement 

Pour faire que le processus d’application des tags se fasse de manière plus facile, nous avons aussi amélioré l’automatisation ‘Mise à jour des tags de compte’. Auparavant, vous pouviez seulement AJOUTER des tags par les automatisations. Cette fonctionnalité a été étendue pour fonctionner de la même façon que l’automatisation ‘mise à jour des accès au compte’: vous pouvez automatiquement ajouter et supprimer des tags spécifiques à chaque étape ou supprimer tous les tags en utilisant le bouton ‘Supprimer tous les tags du compte’.

Rappel : Quand de nouveaux clients s’inscrivent avec votre entreprise, vous déclenchez des automatisations telles que ‘Ajouter des tags: Nouveau Client’ automatiquement, en plus de l’envoie d’e-mail de bienvenue, de lettre de mission et plus. À l’étape finale de votre pipeline, quand vous avez complété au moins un projet pour le compte client vous pouvez automatiquement faire la mise à jour des tags en supprimant ‘nouveau client’ et en ajoutant ‘ancien client’.

Plus d’idées sur comment utiliser les automatisations conditionnelles 

Vous pouvez utiliser les automatisations conditionnelles de plusieurs façons. Voici quelques suggestions de l’équipe TaxDome:

SI le compte contient le tag ‘parrainage’, ALORS envoyer la facture ‘réduction25’.

SI le compte contient le tag ‘nouveau client’, ALORS envoyer la facture ‘prépaiement’ avec une lettre de mission.

SI le compte contient le tag ‘1065’(seulement pour les clients américains). ALORS envoyer le questionnaire pour les clients 1065(seulement pour les clients américains).

SI le compte contient le tag ‘extension’, ALORS créer une tâche ‘demande d’extension’.

SI le compte contient un tag ‘Préparateur 1’, ALORS créer une tâche en utilisant le modèle assigné au préparateur 1. 

SI le compte contient un tag ‘nouveau client’, ALORS supprimer le tag ‘nouveau client’ & ajouter le tag ‘ancien client’ à l’étape de ‘remplissage électronique’.

Avez- vous d’autres combinaisons ‘SI-ALORS’ en tête? N’hésitez pas à les partager avec notre communauté!

Qu’est ce qui vient après?

C’est la première de plusieurs mises à jour qui vont être faites au flux de travail. Premièrement, nous travaillons sur l’ajout de plus de flexibilité pour les plannings de projet. Pour le moment, les plannings de projets sont déclenchés avec le même modèle et la même programmation pour chaque compte client dans un pipeline. Grâce au commentaire de notre communauté, ça a été modifié pour permettre à chaque compte client d’avoir un modèle de projet différent  et une périodicité différente, le tout dans un pipeline.  

Une fois lancée, nous hébergerons un webinaire avec un Q&R pour vous accompagner à travers ces changements et comment vous pouvez les utiliser au mieux dans votre cabinet.

Les conditions décrites dans cette version se réfèrent aux automatisations uniques, mais nous travaillons aussi sur l’ajout des conditions ‘SI-ALORS’ pour toutes les étapes. 

Pour finir, nous analysons la possibilité de déplacer les projets entre les pipelines. Suivez notre communauté pour voir les avant-goût !

Et si vous avez des idées sur comment améliorer les automatisations de flux de travail — N’hésitez pas à les partager avec nous dans notre Tableau de demande de fonctionnalité.