Rationalisation de la formation et de la collaboration des équipes grâce aux pages wiki de TaxDome

En moyenne, les employés passent beaucoup de temps chaque semaine à chercher des informations pour les aider à faire leur travail ; cela représente des heures perdus par employé et par mois qui auraient pu être consacrées à du travail facturable. Notre nouvelle fonctionnalité Pages Wiki permet aux entreprises de toutes tailles de créer des procédures opérationnelles standard (POS) et de s’assurer que tous les employés savent précisément ce qu’ils doivent faire pour accomplir leur travail.

Comment créer des procédures opérationnelles standard à l’aide des pages Wiki ?

Si vous avez déjà des procédures opérationnelles standard existantes dans Microsoft Word ou Google Docs, vous pouvez les copier-coller dans de nouvelles pages Wiki et conserver tout le formatage. Vous pouvez intégrer des images, des vidéos, des puces et de nombreux autres outils de mise en forme disponibles dans l’éditeur de texte enrichi.  

Incorporez les pages Wiki dans votre flux de travail

Pour vous assurer que chaque tâche est suivie conformément au processus de l’entreprise, liez les pages Wiki aux modèles de tâches. Ainsi, lorsqu’une tâche est créée, elle contient toutes les informations importantes:

1. Qui doit l’effectuer (personne chargée de la tâche)
2. Comment le faire et le SOP (page wiki)
3. Quelle est la priorité de cette tâche ?
4. Quelle est la date d’échéance du travail ?

Une fois la tâche lancée, elle servira également de guichet unique pour toutes les informations relatives à ce travail. Tous les éléments liés au projet (messages, factures, entrées de temps, contrats, etc.) apparaîtront également sur la fiche du projet, fournissant ainsi aux employés et aux responsables toutes les informations dont ils ont besoin en un seul endroit.

Par exemple, si vous engagez un comptable contractuel, son processus de travail sera beaucoup plus facile et plus productif si des instructions claires lui sont fournies dès le départ. De votre côté, vous n’aurez pas à répondre à des questions répétitives et à craindre que quelque chose ne passe à travers les mailles du filet.

Modifiez automatiquement les pages Wiki aux différentes étapes du travail

Au lieu d’avoir un seul document qui explique comment faire le travail de A à Z, si vous voulez des documents séparés pour chaque étape du processus, vous pouvez utiliser les automatismes de pipeline et lier la page wiki à l’étape spécifique ; lorsque le travail atteint cette étape, la page wiki liée changera. 

La façon dont vous envisagez d’utiliser les pages Wiki dépendra du flux de travail de votre entreprise. À l’avenir, les pages Wiki contiendront des contrôles d’autorisation qui vous permettront de restreindre l’accès à certains wikis pour différents membres de votre équipe.

Améliorer la qualité du travail et la productivité des employés

Un employé peut jongler avec de nombreux projets par jour. Dans ces conditions, la productivité exige non seulement des compétences professionnelles, mais aussi la possession des informations pertinentes pour le travail en cours. Grâce aux pages Wiki, ils n’auront plus jamais besoin de poser de simples questions à leurs collègues ou à leurs supérieurs, car ils disposeront de toutes les informations dont ils ont besoin. 

Exemple:

Vous voulez que votre responsable de la facturation s’assure de l’exactitude des factures de l’entreprise au cours du processus des comptes fournisseurs. Rappelez-lui ce à quoi il doit faire attention à l’étape « Comptes créditeurs » en ajoutant les directives nécessaires:

Accueillir plus rapidement les nouvelles recrues

L’accueil d’un nouvel employé devient plus facile et prend moins de temps lorsque les documents de formation et d’intégration, les descriptions de poste, les politiques et les liens Internet communs sont rassemblés en un seul endroit. Grâce à un processus d’intégration plus rapide, votre personnel peut consacrer moins de temps aux tâches administratives et plus de temps à apporter de la valeur à vos clients et à développer votre entreprise.

Exemple :  

En tant que comptable, vous engagez un responsable de la facturation saisonnier. Vous pouvez l’intégrer beaucoup plus rapidement grâce aux pages Wiki en conservant tous les fichiers nécessaires dans un hub wiki central, auquel il a accès, ainsi que tout autre employé, en cas de besoin.

Pour mettre en œuvre Wiki dans votre flux de travail, veuillez consulter notre article d’aide et les vidéos ci-dessus.

Les pages Wiki étant une nouvelle fonctionnalité de TaxDome, nous attendons avec impatience vos commentaires et suggestions sur la façon dont elles peuvent être améliorées. Veuillez partager les cas d’utilisation que vous souhaitez en créant de nouveaux messages ou en votant les suggestions de vos pairs dans notre tableau de demandes de fonctionnalités. Notre équipe produit les examinera et sera en mesure de vous tenir au courant des changements à venir dans notre feuille de route.