L’expérience de Boundless Tax : Comment arriver à une croissance de 100% dans votre cabinet virtuel

Faire grandir votre propre business en tant que fiscaliste ou comptable est difficile. Vous devez porter plusieurs casquettes : Vous êtes PDG, agent du marketing, assistant client, manager, donc la plupart du temps vos projets à délivrer (préparation de déclaration ou tenue de compte) ont du mal à se faire une place dans cette charge de travail.

Mais certains chanceux ont réussi à faire grandir leur entreprise avec succès sans travailler 24/7.

Nous avons rencontré l’un de ces rares chanceux pour savoir comment un solopreneur peut faire plus, sans ajouter de surcharge de travail.

Nous vous présentons Dane Janas, un agent agréé et fondateur de l’entreprise Boundless Tax. Dane a fondé l’entreprise Boundless Tax en 2017, et en 2020 il  a rendu son entreprise 100% digitale. Il a automatisé la plupart de ces processus, augmenté sa clientèle, et maintenant il cherche à engager comme sa base de client ne fait que s’agrandir.

Votre site devrait créer une expérience fluide pour vos clients

Nous n’avons pas pu nous en empêcher, de mettre en avant la beauté du site de Boundless Tax. Nous avons demandé à Dane comment il l’avait créé:

“le modèle était sur WordPress, donc j’ai dû faire tout le design moi-même. Mais si j’avais utilisé TaxDome quand j’ai commencé cette compagnie, j’aurais probablement été le premier utilisateur du constructeur de site au lieu de tout faire moi-même »

Le site web de Dane fournit au client une expérience fluide. La page de souscription mène à un formulaire qui lui donne les informations de base sur les nouveaux clients et les services dont ils ont besoin. Cette page est associée à un déclenchement de processus automatique qui rend le flux de travail de Dane plus efficace, mais nous reviendrons sur ce sujet plus tard.

Votre entreprise ne peut pas être 100% digital sans un bon portail client

Nous entendons souvent que les clients des fiscalistes ne peuvent pas utiliser les portails clients, et c’est l’un des gros obstacles à passer au digital. Nous nous sommes demandé comment Dane avait géré cela.

“ Avant de commencer cette entreprise, j’avais un mélange de personnes en réel et à distance. J’avais un portail qui ne m’autorisait que 50% – et les autres 50% étaient un méli-mélo d’autres logiciels.”

“Je voulais le processus le plus fluide possible: vous allez sur mon site web, vous vous enregistrez et passez sur le portail. Tout ça automatiquement. Ça n’aurait pas été possible sans TaxDome. Je n’aurais jamais été capable de les emmener sur le portail et à communiquer avec moi en ligne si facilement”

Voici les trois choses principales qui ont aidé Boundless Tax avec l’adoption du portail de leurs clients:

1. Les messages sécurisés. La communication instantanée avec les clients est essentielle, et leur ancien portail n’avait pas cette possibilité.
2. Tout avoir dans un seul endroit. Faire que les clients s’habitue à utiliser un portail n’est pas chose aisée. Mais pour avoir la moitié  de vos documents envoyés par email, d’autres via dropbox et d’autres outils — utiliser plusieurs solutions pour remplir les trous était compliqué.L’approche TaxDome tout-en-un a permis à Boundless Tax d’avoir toutes les fonctions de l’entreprise dans un seul endroit.
3. Application mobile . Les clients de Dane adorent le portail sur mobile parce qu’il est facile d’utilisation. Ils ne se connectent jamais à TaxDome sur leur ordinateur – ils font tout sur leur mobile.

Travailler sur autopilot

Boundless Tax avait l’habitude d’utiliser Taxaroo comme portail. Ce qui fonctionnait pour pas mal de leurs besoins – organisateurs, les clients pouvaient s’inscrire et payer – mais ça bugger et des pièces importantes manquaient. Dane devait envoyer des emails aux clients pour récupérer des informations – ce qui n’est pas sécurisé.

L’utilisation de TaxDome, a permis de supprimer les processus manuels et Boundless Tax a pu fournir à leurs clients  une méthode de communication sécurisée facile d’utilisation. Nous avons demandé à Dane de décrire une journée chargée typique de travail:

“Je vais vous décrire une journée typique pendant la saison des impôts. Je me connecte sur TaxDome. Je vais voir sur Inbox+ pour lire mes mails + message. Puis je vais dans mon flux de travail pour voir comment sont mes projets à ce point. Ça dépend vraiment des jours. Il y a des jours où je fais beaucoup de préparation, et d’autres jours j’aide mes administrateurs à envoyer des pages de retours en attente de e-signatures. Peu importe le nombre d’heures à faire des factures, de la tenue de comptes ou les impôts – j’ai TaxDome ouvert. C’est un outil que j’utilise toute la journée.”

L’administrateur de Dane l’a trouvé incroyable à utiliser

“ Mon administrateur le trouve INCROYABLE à utiliser. Les anciens systèmes étaient encombrants. Avoir à finir les déclarations dans TaxDome avec l’application windows & le disque virtuel est super facile. La mise en place des e-signatures – toutes ces choses sont simples et faciles d’utilisation.”

Dane est conscient que le plus rapide il peut répondre aux requêtes et avoir des prospects dans son pipeline, plus son taux de conversion sera élevé.

“ Plus rapidement ils obtiennent nos informations, plus rapidement nous pouvons continuer le processus et terminer la déclaration. Quand les clients nous contactent – ils sont enfin prêts sur-le-champ et c’est important pour nous de les convertir”

Dane est vraiment excité de pouvoir utiliser la fonctionnalité auto-route, qui permettra à son équipe de profiler le flux de travail de leurs prospects et de leurs nouveaux clients encore plus vite.

Agrandir votre cabinet

Pendant la saison des impôts qui arrive, Boundless Tax prévoit d’ajouter 50-75 de clients en plus. Ce nombre ne semble pas effrayé Dane:

“Avec les automatisations supplémentaires sur TaxDome, je peux passer plus de temps avec les clients même si mon entreprise grandit. J’ai récemment commencé à faire des comptes-rendus vidéo [de leur déclaration] avec les clients. Il apprécie vraiment et ça aide à me détacher de la concurrence.”

Dane pense à embaucher des employés supplémentaires pour l’assister avec la préparation des déclarations d’impôts – la seule étape qui se passe en dehors de TaxDome.

“ tout le “gros du travail” ainsi que le “travail administratif” seront automatisés dans TaxDome”

Faire le changement

Changer pour un nouveau logiciel est toujours difficile et prend du temps. Évidemment, Dane était hésitant aussi.

“J’ai examiné aussi d’autres solutions. Mais depuis le jour 1, TaxDome a résolu tout ce que je voulais régler et je n’ai pas trouvé ça autre part” 

Dane a réalisé qu’il n’avait pas à payer pour une douzaine d’outils. Étant seul dans son entreprise, il ne pouvait pas utiliser un portail à 5000 € par an, et TaxDome offre tout ce dont il a besoin pour gérer son cabinet à un prix raisonnable:

“Je ne veux pas utiliser Docusign et payer pour Docusign quand TaxDome me propose déjà les signatures électroniques. TaxDome inclut les flux de travail, Inbox+, les e-signatures, et plus, le tout dans un seul produit. Je ne payerait plus pour quelque chose qui a juste une de ces fonctionnalités »

Il lui aura fallu quelques semaines pour être complètement au point: « J’ai fait les onboardings mais j’aime aussi découvrir par moi-même. Je les ai réellement appréciés et découvert de nouvelles fonctionnalités. Je n’ai pas eu peur de demander de l’aide. Au plus tard, je reçois une réponse dans les heures qui suivent, à moins que je sois en train de travailler dans la nuit. Aucun autre logiciel que j’utilisais ne m’a donné cette réactivité »

Vous pouvez aussi adopter l’expérience de Boundless Tax pour agrandir votre cabinet et fluidifier votre flux de travail. Vous voulez savoir comment automatiser votre cabinet?

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