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Nous sommes ravis de vous présenter les améliorations de ce mois-ci avant le début de la saison des impôts, afin de vous aider à traverser cette saison chargée le plus facilement possible. Voici ce qu’il y a de nouveau.
Conformément à notre vision d’organiser tous les aspects de votre entreprise dans un seul portail, nous avons introduit une nouvelle section : les documents. Cette nouvelle section globale contient tous les documents de tous les clients de votre cabinet. Cette section globale rejoint d’autres sections « globales » : projets, tâches, factures, entrées de temps. Dans le futur, nous prévoyons d’ajouter des sections globales pour d’autres domaines (chats, contrats, etc.).
À mesure que les entreprises se numérisent, il devient nécessaire que les chats deviennent interactifs. Avec cette version, vous pouvez désormais intégrer des images et des vidéos, et les vidéos peuvent être visualisées directement dans la visionneuse de l’application sans ouvrir de nouveaux onglets. En outre, vous pouvez désormais choisir d’afficher l’intégralité du contenu du message dans les notifications par e-mail, si vous le souhaitez.
Nous avons également mis à niveau la fonctionnalité « Téléchargement terminé » pour inclure un bouton dans le portail client. Cette fonctionnalité est facultative, mais lorsqu’elle est activée, vos clients disposent d’un bouton « Terminé le téléchargement » bien visible dans leur portail.
De plus, votre équipe bénéficie désormais d’un nouveau bouton “Demander l’accès”, permettant à vos employés d’accéder plus facilement aux parties du système qui ne leur sont pas accessibles.
En avant-première : nous travaillons sur l’intégration des SMS dans la suite des outils de communication disponibles. Restez connecté !
Examinons en détail ces améliorations et bien d’autres encore.
📚 Gestion de documents
Documents globaux : une gestion des documents plus centralisée et plus efficace
La section dédiée aux documents vous permet d’accéder à tous les documents de tous les clients de votre cabinet. Avec une interface remaniée et une navigation améliorée, vous pouvez désormais trouver les fichiers dont vous avez besoin plus rapidement et plus facilement.
Organisation des documents globaux
- Récents est une toute nouvelle vue créée pour accéder aux 100 fichiers les plus récemment consultés/téléchargés, sur l’ensemble des clients.
- Documents est une nouvelle interface créée pour consulter les documents dans le contexte d’un seul client. Similaire à l’Explorateur de Windows ou au Finder de Mac, cette vue vous permet de passer d’un profil de client à l’autre sans avoir à quitter la page et à vous rendre dans la section Clients. En outre, vous pouvez facilement télécharger des documents et des dossiers, créer et appliquer des modèles de dossiers, demander des signatures et effectuer toutes les autres actions.
- Corbeille est la poubelle de votre entreprise – accédez à tous les documents supprimés de tous les clients au cours des 120 derniers jours. Après 120 jours, les documents sont supprimés automatiquement. En savoir plus sur la suppression et la restauration des fichiers>>
Filtrer les fichiers par nom de compte, date ou en fonction de vos préférences vous permet de trouver toutes les signatures, toutes les approbations et les actions récentes effectuées par votre entreprise et vos clients au cours d’une période spécifique dans tous les comptes. Comme pour les autres filtres, créer des modèles pour rapidement accéder à vos aperçus préférés.
Avant-goût: à l’avenir, nous prévoyons d’améliorer la section Documents en ajoutant les sous-sections Signature et Approbations, en mettant en place un nouvel outil de « recherche suggérée » dans la barre de recherche, etc.
✉️ Messages sécurisés
Des chats plus interactifs : images et vidéos intégrées
Cette version apporte des améliorations aux messages sécurisés (chats), pour rendre votre communication encore plus interactive et plus proche des autres outils de messagerie tels que WhatsApp et iMessage.
- Notre nouvelle visionneuse de médias intégrée à l’application permet à votre entreprise et à vos clients de regarder tous les fichiers multimédias, images et vidéos jointes, dans le fil de discussion, ce qui vous permet de rester concentré et de ne pas ouvrir un nouvel onglet.
- Joindre des images. Vous pouvez joindre jusqu’à 10 images en format .png,.jpg, .jpeg, .gif and .svg. Une fois jointe, vous et vos clients pouvez les faire pivoter et effectuer un zoom avant/arrière en fonction de la taille du fichier (par exemple, des captures d’écran de relevés bancaires).
- Vidéos intégrées à partir de YouTube, Loom, Vimeo et Google Drive dans les chats pour que vos clients puissent instantanément et à tout moment par la suite (par exemple, une vidéo d’onboarding, un aperçu de la déclaration d’impôt, une vidéo d’explication de la procédure de paiement anticipé, etc.)
- Renommer les liens. Vous pouvez toujours ajouter des liens aux chats, mais vous pouvez désormais choisir le texte que le client verra. Au lieu de lien interminable (https://www.google.com/search?q=yesterday+beatles) – vous pouvez changer pour J’adore cette chanson.
Pour plus de détails sur l’ajout d’éléments interactifs à vos chats, rendez-vous sur notre Centre d’aide
Avant-goût : pour le moment, les fonctionnalités ci-dessus ont été ajoutées aux chats, mais la prise en charge des images et des vidéos sera mise en œuvre de manière universelle dans TaxDome (dans les modèles, les e-mails, etc.).
Option d’afficher le contenu du message dans les notifications e-mail
Auparavant, nous avions publié cette possibilité de contrôler la visibilité des tâches des clients dans les notifications correspondantes. Cette pratique s’est avérée être un gain de temps et de productivité, car vos clients n’ont pas besoin de se connecter au portail client pour savoir ce que l’on attend d’eux.
Sur la base de cette expérience, nous introduisons l’option permettant de contrôler l’affichage du contenu du message dans le corps des e-mails pour les cabinets, les clients et les membres de l’équipe afin d’améliorer la rapidité et l’efficacité de la communication. Vous pouvez activer cette fonctionnalité dans les paramètres de l’entreprise. Pour les entreprises qui souhaitent maintenir un niveau de sécurité plus élevé, il s’agit d’une fonctionnalité facultative que vous pouvez choisir de laisser désactivée.
Voici comment la notification par e-mail apparaîtra pour votre client:
En savoir plus sur les nouvelles fonctionnalités pour les notifications e-mail sur notre blog.
En avant-première: La communication par SMS arrive avant la saison des impôts! Vous pourrez rappeler et mettre à jour les clients par SMS et envoyer des textes manuellement et automatiquement.
👨👩👧👧 Portail client
Ajout d’un bouton proéminent “Téléchargement terminé”
De nombreux cabinets se posent la question suivante : « Comment mon client me fait-il savoir qu’il a fini de télécharger ses documents ? Si de nombreux cabinets utilisent des fonctions dont le statut est clairement « terminé », comme les questionnaires (que le client peut soumettre) et les tâches du client (que le client peut terminer), ceux qui n’utilisent pas ces fonctions ont des flux de travail plus ambigus. Plus tôt cette année, nous avons introduit des fonctionnalités visant à résoudre ce problème, notamment la case à cocher « Téléchargement terminé » qui apparaît après qu’un client ait téléchargé un document. Les tests et le retour d’information ont montré que, bien que cela soit utile, les entreprises recherchaient une solution plus claire, visible à tout moment, et pas seulement après un téléchargement.
Dans cette version, un bouton clair « Terminé le téléchargement » peut être ajouté à la page d’accueil du portail client de votre entreprise et à la section Documents. Lorsqu’ils appuient sur ce bouton, les membres de votre équipe qui sont abonnés au compte seront avertis dans Inbox+ et/ou par courrier électronique, en fonction de vos paramètres de notification. Cette fonction est facultative et peut être activée ou désactivée dans les paramètres de l’entreprise.
En savoir plus sur le fonctionnement dans notre blog>>
Possibilité d’imprimer les questionnaires
Les praticiens ont depuis longtemps la possibilité d’imprimer des questionnaires ou de les enregistrer en PDF directement à partir de TaxDome. Avec la mise à jour d’aujourd’hui, la même fonctionnalité est introduite dans le portail client : les clients peuvent maintenant imprimer les organisateurs en PDF et enregistrer des copies papier pour référence ultérieure.
🤓 Gestion d’équipe
Ajout du bouton “Demander l’accès”
Si vous êtes mentionné dans une tâche ou un message auquel vous n’avez pas accès, vous pouvez désormais demander l’accès en cliquant sur un bouton. Si vous avez déjà utilisé Google docs, cette fonctionnalité est très similaire à celle qui vous permet d’accéder à un document qui n’a pas encore été partagé avec vous.
Lorsque vous demandez l’accès, une notification sera envoyée à vos collègues.
Auparavant, lorsqu’un employé du cabinet se voyait attribuer des tâches, mais n’avait pas encore accès au compte, il recevait un message d’erreur et devait contacter quelqu’un. Ce flux a été repensé et rationalisé. La notification de droits d’accès arrivera par e-mail et sur Inbox+, ce qui vous permettra d’accorder l’accès en un seul clic.
En savoir plus sur la demande d’accès>>
Formation et collaboration d’équipe : pages Wiki améliorées
Les pages Wiki de TaxDome augmentent la productivité de vos équipes et garantissent la qualité de vos résultats en intégrant les SOP (procédures opérationnelles standard). En intégrant tous les éléments dans un seul système, vous pouvez économiser jusqu’à 37 heures par employé, par mois.
La mise à jour d’aujourd’hui rationalise le processus de création d’une nouvelle page Wiki sans ouvrir d’onglets supplémentaires. En outre, vous disposez désormais d’un onglet Corbeille dans l’interface des pages Wiki, où vous pouvez trouver toutes les pages supprimées et les informations pertinentes les concernant : l’auteur (qui a créé la page), le titre, la date et l’heure de la suppression, le nombre de jours avant la suppression définitive de la page. Par défaut, les pages supprimées sont définitivement supprimées après 120 jours.
En savoir plus sur la création des pages Wiki>>
💰 Factures et paiements
Améliorations UX/UI
Il est désormais plus facile d’ajouter des services aux factures grâce à la saisie automatique. Commencez à taper et le menu déroulant affichera toutes les options qui correspondent à votre recherche.
En savoir plus sur le traitement des paiements dans TaxDome>>
En avant-première : les factures récurrentes arrivent avant la saison des impôts, permettant à votre entreprise de recevoir des paiements (carte de crédit ou SEPA) à des dates prédéfinies !
✍️ Signatures électroniques
Annulation des signatures électroniques : la notification du client devient facultative
Auparavant, lors de l’annulation des demandes de signature en attente, une notification par e-mail était envoyée aux personnes ayant précédemment signé électroniquement le document. Les commentaires des utilisateurs suggéraient que de nombreux utilisateurs préféraient que cette notification par e-mail soit facultative. Avec cette version, vous pouvez maintenant activer ou désactiver la notification par e-mail.
En savoir plus sur l’annulation des demandes de signatures dans notre centre d’aide>>
🔥 Autres
- Nouveau : accès au programme en avance : soyez le premier à recevoir les nouvelles fonctionnalités – comment s’inscrire
- Nouveau cours sur la TaxDome Academy : Guide de facturation, découvrez comment les entreprises parviennent à réduire leurs créances et à être payées à temps.
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Au cas où vous l’auriez manqué, voici un résumé des fonctionnalités majeures que nous avons couvertes dans l’article précédent.
Maria est une spécialiste d'étude de marché chez TaxDome. Elle a travaillé sur la personnalisation du logiciel et au développement du produit, elle sait ce que les clients recherchent et comment aider une entreprise à réussir. Elle aime l'écriture. Quand elle n'écrit pas, elle est a la recherche de nouvelle thèse à tester.
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