Mise à jour de septembre 2021

Ce mois-ci nous avons fait des améliorations significatives dans la communication, le GRC, le flux de travail et lancé quelques petites fonctionnalités, grandement demandées. Nous avons relooké la messagerie intégrée à l’application pour faciliter la communication des entreprises avec leurs clients via l’utilisation des ‘chats’, similaires au “fil de discussion” dans des outils tels que Slack.

Nous avons aussi facilité l’importation de toutes les données pertinentes avec l’ajout des champs de compte personnalisés. Les documents de l’équipe poursuivent leur quête du mois précédent, en étendant la flexibilité totale de l’organisation des documents aux modèles de dossiers et à TaxDome Drivе. Pour le flux de travail, vous pouvez désormais personnaliser les informations que vous voyez dans les fiches de travail, en vous donnant autant (ou aussi peu) d’informations que vous le souhaitez à un moment donné. Dans le cadre des développements futurs, nous travaillons actuellement sur la facturation récurrente et l’amélioration des signatures électroniques (indice : modèles !). 

📞 GRC

Messages de type Chat

Maintenant les messages ressemblent plus à des chats. L’écran des ‘Chats’ a été complètement remodelé et est désormais plus proche des “fils de discussions » des outils tels que Slack. 

Tout comme iMessage, quand un nouveau message est reçu il se retrouve en haut de la liste, accompagné des informations importantes (nombre des pièces jointes, statut de tâche, s’il a été lu, etc)  Nous l’avons rendu plus direct; si vous ou vos clients attachez des documents, ce sera affiché dans les notifications du fil de discussion et bientôt, vous pourrez voir en temps réel quand vos clients ou collègues sont en train d’écrire (…)

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Note: Si deux ou plus de membre de votre équipe veulent participer à la discussion, l’icône  ‘non lue’ sera individuelle En savoir plus>>

Importation: Champs de compte personnalisés ajoutés 

Pendant l’importation des données client, vous pouvez désormais associer les informations de votre tableur avec les champs de comptes personnalisés (Auparavant, seuls les champs de contacts personnalisés pouvaient être associés). Si vous ajoutez des informations sur l’entreprise de vos clients, vous pouvez aussi ajouter des champs tels que EIN, contact principal, taille de l’entreprise, site Web de l’entreprise, et toute autre information pertinente. Pour un compte personnel, vous voudriez peut-être ajouter le numéro de téléphone ou le numéro de sécurité sociale à afficher directement dans l’onglet info du compte.

Note – cette fonctionnalité n’est pas juste pour les nouveaux clients. Vous pouvez utiliser l’importation autant de fois que vous voulez pour pré-remplir des données déjà existantes, même pour des comptes déjà créés. La nouvelle importation remplira seulement les champs vides, pour que vous puissiez compléter les données des clients avec de nouveaux détails autant de fois que vous voulez . 

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Les personnes assignées par défaut automatiquement assignées aux nouveaux comptes 

Les membres d’équipe notifiés comme personnes assignées par défaut sont désormais automatiquement assignés aux nouveaux comptes, qui sont soit créé manuellement ou en important un fichier CVS.

Bientôt: la possibilité de sélectionner les personnes assignées au compte pendant l’importation. 

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📚 Flux de documents

Mise à jour des dossiers de premier niveau 

Vous pouvez désormais créer, modifier, ou supprimer les dossiers de premier niveau dans vos modèles de dossier, la modification de dossiers de premier niveau peut être faite pour plusieurs clients à la fois. Aussi, les modèles de dossier incluent désormais de nouveaux outils de téléchargement de nouveaux fichiers qui sont similaires à ceux disponibles dans l’onglet Documents. En savoir plus>>

En plus, vous pouvez utiliser les dossiers de premier niveau dans TaxDome Drive directement dans votre explorateur de fichier. Vous pouvez supprimer ou renommer tous les fichiers de premier niveau existants, sauf le dossier par défaut, avec l’accès Client peut voir et modifier. En savoir plus>>

Les paramètres individuels pour le téléchargement de documents de façon groupée 

Les téléchargements de documents ne sont pas seulement plus rapides mais ils sont encore plus personnalisables. Vous pouvez spécifier des paramètres additionnels comme la demande d’approbation, verrouiller des documents à des factures, notifier le client sur les  téléchargements, etc. pour chaque fichier individuellement. 

Par exemple, si vous téléchargez six documents, vous pouvez choisir de notifier les clients à propos de 3 d’entre eux et verrouiller l’un d’entre eux à une facture en même temps.

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Paramètres de rappel de demande d’approbation

Si vous utilisez la fonction d’approbation de document, vous pouvez vous assurer que vos clients donnent suite à votre demande en activant les « rappels » pendant le téléchargement. Vous pouvez désormais utiliser cette fonctionnalité lorsque vous téléchargez plusieurs documents à la fois en moins de clics.

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Questionnaires

Quelques mises à jour mineures pour les questionnaires comme nous sommes en train de travailler sur une grosse mise à jour. Nous avons étendu les conditions à inclure dans les questions à choix multiples. Auparavant, vous pouviez faire ça seulement via les questions oui ou non ou avec les questions avec boutons radios. En savoir plus>>

Nous avons donné plus de flexibilité au niveau de la modification des paramètres de rappel même après que le questionnaire ait été envoyé; vous pouvez dorénavant activer ou désactiver les rappels sur les questionnaires, quand vous voulez. En savoir plus>>

Pour finir, une fonctionnalité petite mais très demandée, vous pouvez désormais prévisualiser les questionnaires avant de les envoyer. Quand vous êtes sur le point d’envoyer un questionnaire, vous pouvez voir toutes les sections et formulaire de questions à partir du modèle sélectionné juste avant de cliquer sur “envoyer” . Pour rappel, si vous voulez utiliser les automatisations vous pouvez avoir des questionnaires envoyés automatiquement dans votre flux de travail.

🤖 Automatisation du flux de travail 

Personnaliser les informations dans les cartes de projet 

Un niveau de personnalisation plus élevé est désormais disponible pour vos cartes de projet. Pour faire court, vous choisissez quelle carte de projet afficher. Vous pouvez activer n’importe lequel des points de données clés suivantes sur les projets, comme indiqué directement sur la carte dans chaque pipeline : 

• Nom de projet
• Description 
• Priorité 
• Date de début
• Date d’échéance
• Personnes assignées (bientôt)

Vous pouvez personnaliser la vue de chaque pipeline. Choisir d’afficher les dates d’échéances pour les projets de tenue de livre de comptes, la date de début, les personnes assignées pour la préparation des impôts, etc. 

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Plus de mises à jour de flux de travail:

• Filtre de tâches en retard. Vous pouvez désormais visualiser toutes les tâches qui ont passé leur date d’échéance sur une page. En savoir plus>>
• Filtre de projets en retard . Vous pouvez désormais visualiser tous les projets dans votre pipeline qui ont une date d’échéance passée. 

🔥 Autres

• Droits d’accès simplifiés pour votre équipe. Pour autoriser votre équipe à créer, modifier ou supprimer des modèles pour les tâches, dossiers, messages, questionnaires, projets, factures, contrats, et emails – vous pouvez activer la permission de gestion de modèle. Si vous voulez que votre équipe visualise ou utilise des modèles existants, ils ont besoin de différentes permissions En savoir plus>>

En plus de 56 améliorations et réparations! 

Au cas où vous l’auriez manqué, voici un résumé des fonctionnalités majeures qui sont couvertes dans l’article précédent a summary of the major features that we in the previous post.