Mise à jour mars 2023

En février, nous avons lancé un certain nombre de mises à jour dans les domaines du flux de travail, du CRM et de la facturation. En outre, des mises à jour de documents et d’interface utilisateur ont été réalisées pour vous aider à traverser la saison chargée aussi facilement que possible. Nous allons nous plonger dans ces mises à jour et plus encore.

En avant-première : les factures récurrentes sont sur le point de voir le jour, y compris la possibilité de demander une autorisation de paiement et d’être payé automatiquement (par carte de crédit ou prélèvement bancaire).

🤖 Flux de travail

Nouveau : @mention des collaborateurs dans les commentaires de projets pour une collaboration d’équipe plus efficace

Pour rendre plus efficace la collaboration dans votre entreprise, nous avons ajouté la possibilité de mentionner vos collègues directement dans les commentaires de projet.

Pendant que vous travaillez sur un projet, tapez simplement @ et choisissez votre collègue — et vous pourrez discuter directement sur le document, sans avoir à quitter la page et le projet sera terminé 2 fois plus rapidement.

Lorsque vous les taggez, les collaborateurs mentionnés recevront une notification par e-mail et/ou Inbox+. Ils auront la possibilité de répondre directement à partir de la fenêtre de notification, sans se rendre sur la fiche de projet — tout comme les demandes d’accès.

Avec cet ajout, les @mentions seront disponibles sur les tâches, les notes de compte et les messages, et nous prévoyons d’incorporer cette fonctionnalité dans toute la plateforme TaxDome.

En savoir plus sur les mentions dans les projets dans notre centre d’aide >>

Envoyer des messages automatisés à des fils de discussion existants : la nouvelle fonction « Envoyer un message automatisé » vous permet de choisir d’envoyer des messages automatisés en réponse à un fil de discussion existant ou de créer un nouveau fil de discussion.

Nos recherches montrent que les entreprises qui utilisent l’automatisation des messages ont tendance à envoyer plusieurs messages pour un projet, alertant les clients des mises à jour au fur et à mesure que le projet progresse dans le flux de travail de l’entreprise. Avec cette version, ces mises à jour peuvent désormais être envoyées dans les fils de discussion existants au lieu de créer un nouveau fil de discussion à chaque fois.

Organisez vos chats : choisissez « Répondre au dernier fil de discussion » lorsque vous créez une automatisation « Envoyer un message » s’il s’agit d’une mise à jour au fur et à mesure que le projet progresse dans le flux de travail de l’entreprise.

Nous vous recommandons de mettre à jour vos automatisations afin d’envoyer les messages suivants d’un flux de travail au fil de discussion dont l’activité est la plus récente. De plus, lors de la création d’un nouveau projet, le premier message devrait créer un nouveau fil de discussion.

Exemple :

Étape 1 : premier message (création d’un nouveau fil de discussion)

Étape 2 : message de mise à jour (réponse au fil de discussion existant)

Étape 3 : message de mise à jour (réponse au fil de discussion existant)

Découvrez comment les automatisations de message peuvent vous faciliter la vie>>

💰 Facturation

Nouveau : créer des factures en masse

Vous pouvez désormais créer des factures pour plusieurs clients en même temps. Il vous suffit de vous rendre dans votre onglet « Clients », de sélectionner les comptes dont vous avez besoin, de cliquer sur « Plus d’actions » en haut à droite et de choisir « Créer une facture ».

La création de factures en masse permet de réduire les erreurs potentielles et d’éliminer le travail redondant.

Plus d’informations sur la création de factures groupées>>

En avant-première : les factures récurrentes avec autorisation de paiement seront bientôt disponibles. Exemple : services de comptabilité mensuels, 1000 € par mois, 12 fois, payables par paiement SEPA. Le client signe et fournit les informations relatives à son compte une fois. Le client sera débité 12 fois sans qu’aucune autre action ne soit requise de la part de l’entreprise ou du client.

📞 CRM

Exportation de données améliorées pour les projets, les tâches, les comptes, les contacts, les factures, les entrées de temps et les paiements.

La nouvelle exportation de données complète inclut toutes les métadonnées et les relations entre les éléments de TaxDome. Par exemple, lorsque vous exportez des comptes, vous pouvez voir combien de postes de travail y sont associés, etc.

Les données sont exportées dans des cellules séparées pour faciliter l’analyse et accroître les capacités de reporting, la flexibilité et la compatibilité avec les tableurs couramment utilisés.

Contrôle plus précis du contexte de notification dans les e-mails de notification

Lorsque vous envoyez un message ou que vous êtes @mentionné, une notification par e-mail est envoyée. Auparavant, vous aviez la possibilité d’afficher ou non le contexte du message dans les notifications par courrier électronique, mais il s’agissait d’une solution unique pour les communications internes au cabinet et les communications avec les clients. Dans les paramètres de votre entreprise, vous pouvez désormais choisir d’afficher séparément le contexte des messages destinés aux clients et celui des messages destinés à l’entreprise.

Par défaut, les notifications destinées aux clients sont désactivées et seront cachées dans les notifications par courrier électronique, tandis que les notifications internes sont activées et seront visibles dans les notifications par e-mail.

Voir comment gérer le contexte dans les notifications par e-mail>>

Largeur des colonnes et tableaux

Les colonnes des pages les plus fréquemment consultées : clients, documents, projets ont été mises à jour. Le champ « nom » a été élargi et d’autres champs ont été réduits pour que vous puissiez voir plus d’informations à l’écran. Lorsque votre écran s’agrandit, le champ « nom » s’élargit. Auparavant, les autres champs s’élargissaient en même temps ; maintenant, ils restent fixes (la date ne s’élargit pas au-delà de la taille prédéterminée, par exemple).

Nous sommes en train de procéder à une refonte globale des tableaux qui comportera davantage de fonctionnalités, notamment la possibilité de contrôler les colonnes que vous voyez (ajouter plus que ce qui existe, masquer ce dont vous n’avez pas besoin). Il s’agit d’une étape intermédiaire pour vous montrer plus de contenu en attendant.

📚 Gestion des documents

Améliorations mineures

Au cours du mois dernier, nous avons apporté un certain nombre de petites améliorations aux documents.

• L’indicateur « Nouveau » a été mis à jour pour les fichiers téléchargés avant décembre 2022, afin de correspondre à l’algorithme actuel.
• Filtre « Téléchargé par » : permet de trier les documents en fonction de la personne qui les a téléchargés. Ce filtre est disponible dans l’onglet « Documents » du client, ainsi que dans la section globale « Documents » (pour les sous-onglets « Récents » et « Documents »).
• Voir quel document n’a pas passé l’authentification basée sur la connaissance : vous pouvez maintenant voir quel document n’a pas passé l’authentification basée sur la connaissance (et combien de tentatives ont été faites) en allant dans Paramètres -> Solde de l’entreprise -> Piste d’audit. Vous saurez ainsi où va l’argent des tentatives d’authentification qui ont échoué.
• Échec de la  KBA » au lieu de « Partiellement signé » : lorsqu’un responsable de cabinet signe un document, mais que le client ne passe pas la KBA, le statut du document s’affiche désormais comme « Échec de la KBA » – de même que dans l’infobulle. (La KBA ne s’applique qu’aux États-Unis)

🔥 Autres

• Apprenez tout ce que vous devez savoir pour utiliser TaxDome pour la préparation des impôts : comment configurer les processus, communiquer avec les clients et plus encore dans le cours pour les préparateurs d’impôts.
• Freeze release : nous ne publions pas de changements dans la semaine précédant les échéances majeures – il n’y aura pas de nouvelles versions avant le 15 mars.
• Avez-vous rejoint notre programme d’accès anticipé ? Les membres du programme d’accès anticipé sont les premiers à utiliser et à commenter nos nouvelles fonctionnalités. En savoir plus et adhérer au programme>>

Tout ce qui précède – plus 42 autres améliorations et corrections ! Rejoignez notre communauté Facebook pour poser des questions, demander des fonctionnalités ou discuter avec d’autres utilisateurs de TaxDome. 

Au cas où vous l’auriez manqué, voici un résumé des principales fonctionnalités que nous avons abordées dans notre article précédent.