Perché i commercialisti hanno bisogno di un CRM: sbloccate vantaggi chiave per il vostro studio

Se gestite uno studio contabile, i vostri clienti sono al centro di tutto ciò che fate. Ma tenere traccia di tutti i dati, le comunicazioni e i flussi di lavoro può essere un vero grattacapo. È qui che il giusto CRM contabile può fare la differenza.

Continuate a leggere per scoprire come il CRM giusto può contribuire a migliorare la scalabilità e l’efficienza delle vostre attività contabili.

Che cos’è un CRM per studi contabili?

CRM è l’acronimo di “customer relationship management”. Come suggerisce il nome, gli strumenti CRM aiutano le aziende a tenere traccia di tutte le interazioni con clienti e potenziali clienti. I CRM per studi contabili fanno tutto questo, ma con una differenza fondamentale: sono progettati specificamente per gli studi contabili e i professionisti.

Ciò significa che è possibile tenere sotto controllo i principali dati contabili, oltre ai contatti e alla cronologia delle comunicazioni , e ottimizzare alcuni flussi di lavoro specifici per il settore. Ad esempio, alcuni sistemi CRM sono in grado di automatizzare i processi di fatturazione e pagamenti.

I vantaggi dell’utilizzo di un CRM per studi contabili

Il miglioramento del lavoro di squadra, la semplificazione dei processi e il miglioramento del servizio sono solo alcuni dei numerosi vantaggi. Vediamo in dettaglio perché un CRM è indispensabile per uno studio di qualsiasi dimensione.

1. Centralizzare la gestione dei clienti

Un CRM incentrato su un settore riunisce i dati e i file dei clienti, in modo da poterli utilizzare per le principali funzioni aziendali, quali:

• Marketing: accesso alle fonti di potenziali clienti, ai dati delle campagne di marketing e alle comunicazioni passate per personalizzare l’invio di informazioni.
• Gestione dell’account: conservare tutti i documenti e i record dei clienti in un unico posto per vedere l’intera situazione di ogni rapporto.
• Vendite: tracciare gli interessi dei clienti e le entrate previste per gestire meglio il ciclo di vita dei clienti.
  

Collegando il CRM al software fiscale e di contabilità, è possibile condividere facilmente i dati tra queste piattaforme. In questo modo si ottiene una visione completa e consolidata di ogni relazione con i clienti. Con il CRM giusto, i giorni delle infinite email e delle diverse versioni dei file saranno finiti.

Consultate il nostro articolo sui 10 migliori CRM per commercialisti, ragionieri e fiscalisti>>

2. Automatizzare le attività di routine

Un CRM per la contabilità semplifica diversi processi ripetitivi, liberando tempo per lavori di maggior valore. Ad esempio, alcuni sistemi sono in grado di inviare richieste e promemoria. Gli strumenti più avanzati possono archiviare automaticamente i dati e i documenti inviati tramite moduli e questionari.

Questo elimina la necessità di inserire e gestire manualmente i dati, con un notevole risparmio di tempo.

3. Semplificare la collaborazione del team

Non è più necessario cercare nelle caselle di posta o nelle cartelle condivise i dati più recenti dei clienti. Tutti i dati rilevanti sono disponibili in un unico luogo, a disposizione di tutto il team. Inoltre, alcuni CRM consentono al team di comunicare direttamente all’interno del sistema e di utilizzare i tag per semplificare i processi.

Questa facilità di accesso semplifica la comunicazione e il coordinamento all’interno dello studio. I vostri collaboratori possono aggiornarsi rapidamente sulla cronologia e sullo stato di un cliente. In questo modo, è meno probabile che si verifichino errori di comunicazione o duplicazioni di sforzi.

4. Garantire l’archiviazione sicura dei dati

Uno dei motivi più validi per utilizzare un moderno CRM per la contabilità è rappresentato dai vantaggi della tecnologia cloud. Queste soluzioni rendono la gestione delle relazioni con i clienti più accessibile e sicura che mai.

Gli attuali sistemi CRM su cloud offrono:

• Aggiornamenti regolari con i più recenti protocolli di efficienza e sicurezza
• Possibilità di utilizzare modelli di lavoro remoti e ibridi. Risparmio su costosi spazi d’ufficio mantenendo la produttività.

Inoltre, una delle principali preoccupazioni – la protezione dei dati sensibili dei clienti – viene affrontata grazie a funzioni di sicurezza avanzate come la crittografia, i controlli di accesso e i backup regolari. Le vostre informazioni rimangono al sicuro, anche con una forza lavoro distribuita e mobile.

5. Avere un vantaggio competitivo

La centralizzazione dei dati, l’automazione e la collaborazione efficiente consentono al vostro team di rispondere prontamente alle richieste dei clienti e di offrire un’esperienza coerente e di alta qualità. Questo livello di professionalità e di approccio incentrato sul cliente produce numerosi vantaggi:

• Maggiore soddisfazione e fidelizzazione dei clienti
• Miglioramento della reputazione
• Recensioni positive e referenze da parte di clienti soddisfatti
• Significativo vantaggio nell’attrarre e trattenere i clienti.

Molte soluzioni CRM offrono anche opzioni personalizzate, che consentono di aggiungere il logo e i colori della vostra azienda per offrire ai clienti un’esperienza personalizzata che rafforza l’identità del vostro marchio.

6. Ottimizzare le vendite e le entrate

Il sistema tiene traccia di ogni interazione e aggiorna automaticamente gli stati man mano che i potenziali clienti o i clienti si muovono nella pipeline. Grazie alla comprensione dell’intero ciclo di vita del cliente, è possibile rimanere al top delle opportunità:

• Ottenere una visione chiara dei clienti interessati e dare conseguentemente la priorità ai follow-up.
• Identificare le opportunità di cross-selling o upselling con i clienti esistenti.
• Analizzare le tendenze e identificare le aree di miglioramento dei processi.

L’ottimizzazione della gestione delle vendite porta alla crescita del fatturato del vostro studio contabile, massimizzando l’efficienza e l’efficacia delle vendite.

7. Prendere decisioni informate e basate sui dati

Il vostro CRM raccoglie una grande quantità di dati che potete utilizzare per prendere decisioni più informate. Le dashboard e i report visivi forniscono una visione immediata di metriche chiave come le ore fatturabili e la redditività dei progetti. Molti CRM utilizzano persino l’intelligenza artificiale per generare automaticamente dei report approfonditi.

Con questi dati a portata di mano, potete identificare le aree più forti e più deboli del vostro studio. Alcune offerte di servizi possono sembrare più redditizie di altre, oppure alcuni impegni dei clienti possono richiedere in media più tempo. Grazie a queste informazioni, potrete perfezionare i processi e l’allocazione delle risorse per migliorare continuamente le vostre attività.

Il CRM in azione: maggiore efficienza su tutta la linea

Per vedere l’impatto reale di un sistema CRM per i commercialisti, esaminiamo la storia di successo di Numeralis, una società danese di contabilità online.

Avendo sperimentato le insidie di processi contabili disorganizzati in ruoli precedenti, Munim Hassouni era determinato a evitare tali inefficienze quando ha avviato il suo studio.

Ha scelto TaxDome, una piattaforma di gestione dello studio con potenti funzioni di CRM. I flussi di lavoro automatizzati, il semplice onboarding e le firme elettroniche legalmente vincolanti di TaxDome hanno fornito a Numeralis gli strumenti per crescere in modo efficiente. I risultati sono notevoli:

• Uno stack tecnologico semplificato utilizzando solo TaxDome e un programma di contabilità.
• Meno tempo speso in attività amministrative come email e domande ai clienti
• Aumento dell’efficienza grazie all’automazione del lavoro ripetitivo
• Processi adattabili per aggiungere facilmente altri clienti
  

Come ha detto Munim: “Rimango fedele a TaxDome perché mi sembra sicuramente completo. Hai tutto ciò che ti serve davanti a te. Ha tutte le funzioni necessarie ed è molto facile da configurare”.

Principali insegnamenti

Con il CRM giusto, potete trasformare le operazioni del vostro studio e le relazioni con i clienti grazie a:

• Centralizzazione dei dati per una visione a 360 gradi di tutte le comunicazioni con i clienti
• Automatizzazione delle attività amministrative ripetitive
• Facilitazione della collaborazione tra i team
• Archiviazione e gestione sicura dei dati sensibili dei clienti
• Decisioni aziendali più ponderate e che si basano sui dati.
  

In definitiva, la chiave è scegliere un CRM progettato tenendo conto delle esigenze specifiche dei professionisti della contabilità. Con lo strumento giusto, potrete posizionare il vostro studio per una crescita a lungo termine, migliorare la soddisfazione dei clienti e ottenere un significativo vantaggio competitivo sul mercato.