Come fatturare efficacemente i tuoi servizi contabili e fiscali

Come revisore fiscale, offrire servizi di qualità ai clienti ed essere pagati in tempo costituisce un elemento fondamentale delle fiorenti operazioni del vostro studio. Ma è il modo in cui gestite i processi di fatturazione e di pagamento del vostro studio a fare la differenza. Chiedetevi: Siete preparati per un flusso di lavoro regolare e per l’intenso flusso finanziario nella prossima stagione fiscale? Se non è così, dovete imparare come far sì che i clienti paghino le loro fatture in tempo, ogni volta.

Se non stai gestendo la fatturazione dei tuoi clienti in un modo efficace, finirai per perdere denaro a causa di ritardi, avrai clienti non impegnati ed altri problemi. Ecco cinque metodi con cui puoi aggiornare, migliorare e automatizzare il tuo processo di fatturazione con TaxDome in modo da poterti concentrare di più sul tuo lavoro ed evitare problemi di liquidità.

Controlla e aggiorna le tue politiche di pagamento

Quando inviate le fatture? I clienti versano un acconto in anticipo? Cosa succede se un cliente non ti paga? Quando si fa il follow-up? Addebitate interessi sui ritardi di pagamento? Queste sono alcune delle domande sulla fatturazione con cui si confrontano gli studi di commercialisti e revisori legali.

Per le piccole imprese, avere a che fare con ritardi di pagamento è più comune di quanto si pensi. Diversi commercialisti hanno condiviso le loro esperienze su Facebook, raccontando i problemi che hanno affrontato nell’inviare manualmente le fatture e sperare che i clienti le pagassero in tempo. In alcuni casi, i clienti non hanno pagato per i servizi forniti fino a quando non è stata intrapresa un’azione legale, con un ulteriore costo per i commercialisti.

Questi commercialisti e revisori legali concordano sul fatto che automatizzare il loro processo di fatturazione gli ha permesso di risparmiare un sacco di stress, tempo prezioso e anche denaro, dando loro più tempo per gestire la loro attività invece di inseguire i crediti.

Fonte: Facebook

Per evitare questi problemi, per prima cosa controllate e aggiornate le vostre politiche di pagamento, il che significa specificare termini e condizioni di fatturazione chiari. 

Questo è probabilmente il modo migliore per evitare malintesi con i clienti. Ecco alcuni dei termini che i professionisti fiscali dovrebbero includere nei loro contratti con i clienti, compresa la fatturazione: 

• Una chiara definizione dei servizi forniti al cliente
• I termini di pagamento e le date di scadenza
• La tempistica per la consegna del servizio
• Garanzie fornite con il servizio
• Tasse di ritardo – ad esempio, il 2% al mese
• I termini per i ritardi nella consegna e nei pagamenti
• Il preavviso necessario per terminare l’accordo azienda-cliente

TaxDome semplifica la raccolta dei pagamenti dei clienti permettendovi di includere automaticamente le vostre politiche di pagamento con la fatturazione utilizzando i nostri contratti TaxDome. È possibile inviare automaticamente ai clienti un contratto da firmare. La cosa buona è che possono firmarlo in TaxDome utilizzando un’applicazione web o mobile – con le notifiche push diventa ancora più facile! 

Come i clienti firmano i contratti di TaxDome tramite l’app. 

Forniamo modelli di contratto già pronti, che puoi modificare in base alle tue esigenze.

Copia qualsiasi contratto dalla libreria di TaxDome e adattalo alle esigenze della tua azienda.

Offrire varie opzioni di pagamento facili e veloci

Un recente sondaggio della Fiserv ha notato che fino al 70% delle persone ha affermato che avere a disposizione più modi per pagare le fatture aumenta la loro soddisfazione complessiva riguardante l’emittente di fatture. Alcuni clienti potrebbero ancora pagarvi con un assegno, ma che dire di quelli che preferiscono altre forme di pagamento come le carte di credito? E amano fare pagamenti dai loro smartphone o PC? 

Per garantire una fatturazione efficace, dovresti accettare diverse opzioni di pagamento veloci, facili e convenienti. Informate i vostri clienti che ora accettate diversi tipi di pagamento per aumentare la probabilità di pagamenti rapidi e migliorare la soddisfazione dei clienti. TaxDome offre un’elaborazione sicura dei pagamenti completamente integrata in modo che i tuoi clienti possano pagarti sempre e ovunque. Accettiamo pagamenti con carta di credito tramite Stripe e CPACharge. Il pagamento SEPA è in arrivo.

Rendere operativa la fatturazione rapida

Uno dei modi migliori per massimizzare il flusso di liquidità del vostro studio è l’invio tempestivo e costante di fatture. Ma durante l’intensa stagione fiscale, è facile che le attività di fatturazione scivolino nella vostra estesa lista di cose da fare. La soddisfazione del cliente è spesso legata al completamento del lavoro, e se i servizi vengono forniti come previsto, è allora che i clienti sono più propensi a pagarvi rapidamente. 

Più aspetti a fatturare i clienti, più è probabile che impieghino più tempo per pagarti. Assicurati un pagamento rapido impostando automaticamente il tempo e la frequenza di fatturazione in base al tipo di servizi offerti. Per esempio, immediatamente dopo aver completato le dichiarazioni dei redditi e per i servizi mensili in corso. TaxDome automatizza questo processo per la vostra azienda.

Permette, a voi e ai membri autorizzati del team, di inviare fatture per servizi unici o creare fatture con invio automatico ai clienti quando un lavoro viene spostato a una nuova fase nella pipeline. Tutto quello che devi fare è creare prima dei modelli di fatture personalizzati. Puoi anche impostare dei promemoria  per avvisare i clienti delle fatture.

Standardizzare le opzioni di pagamento

Quando si tratta di semplificare il processo di fatturazione, dovresti anche standardizzare le opzioni di pagamento. Volete che i clienti versino un deposito del 25% o del 50% prima di iniziare i servizi? O volete offrire loro un pagamento flessibile con rate mensili uguali? Il modo in cui decidete di fatturare ai clienti dipende da voi, ma avete bisogno di un modo standardizzato per rendere i pagamenti più efficaci.

TaxDome semplifica l’impostazione di pagamenti ricorrenti automatici da effettuare con carta di credito o con un altro metodo in date specifiche, consentendo inoltre di inviare automaticamente e-mail di fatturazione e promemoria ai clienti.

Blocca i documenti dei clienti alle fatture

Come ti assicuri che i clienti paghino i servizi che offri e il tempo impiegato per la preparazione dei documenti? TaxDome semplifica tutto questo. Dimentica i conti attivi bloccando i file dei clienti a fatture specifiche. In questo modo, i clienti vedranno che un nuovo file è disponibile, ma non potranno scaricarlo o visualizzarlo finché non avranno saldato la fattura. 

Una volta pagato, il documento si sbloccherà automaticamente per permettere l’accesso del cliente al suo conto. Il collegamento dei documenti alle fatture assicura che tu verrai pagato ogni volta per i tuoi servizi ed evitai l’incertezza di aspettare che i clienti paghino per i servizi forniti. 

 Kimberlian C. – “La funzione che mi ha conquistato è stata la capacità di collegare un documento ad una fattura. Non ho dovuto inseguire un cliente per il pagamento”.

Date ai vostri clienti un’esperienza di fatturazione unificata

A questo punto, dovreste aver già aggiornato le vostre politiche di pagamento, impostato diverse opzioni di pagamento facili da usare e veloci, implementato la fatturazione rapida e standardizzato le vostre opzioni di pagamento. Tutti questi processi giocano un ruolo immenso nell’ottimizzazione del tuo processo di fatturazione. TaxDome automatizza il tuo processo di fatturazione in modo da poter dare ai tuoi clienti un’esperienza unificata.

I clienti possono facilmente pagare le fatture, firmare i documenti, caricare i documenti e inviare messaggi, il tutto in un portale personalizzato senza dover ricordare più accessi. Inoltre è possibile integrare TaxDome con opzioni di pagamento come QuickBooks e Stripe per sincronizzare tutte le fatture e i pagamenti con il sistema di contabilità interna della vostra azienda.